使用快速步骤自动处理常规任务或重复性任务

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快速步骤可同时对电子邮件应用多个操作。 这可帮助你快速管理你的邮箱。 例如, 如果你经常将邮件移动到特定文件夹, 则可以通过一次单击快速步骤移动邮件。 或者, 如果您将邮件转发给您的经理或对等, 单击快速步骤可以简化该任务。

快速步骤"快速步骤" 图标

可自定义Outlook 附带的快速步骤。 您也可以创建自己的, 以便快速步骤库执行您最常用的邮件操作。

注意: 快速步骤无法使用菜单命令或使用键盘快捷方式 (如 Ctrl + Z) 撤消。 这是因为快速步骤可能包含不能撤消的操作, 如永久删除。

默认快速步骤

您可以自定义任何默认的快速步骤。 首次使用某些快速步骤时, 系统会提示您进行配置。 例如, 如果你希望快速步骤将邮件移动到某个文件夹, 则必须先指定该文件夹, 然后才能使用该快速步骤。

Outlook 中的默认快速步骤包括以下内容:

快速步骤

操作

移至:

将所选邮件移动到您指定的邮件文件夹, 并将邮件标记为 "已读"。

到经理

将邮件转发给您的经理。 如果您的组织使用 Microsoft Exchange Server 或Office 365, 则会在全局地址列表 中检测到经理的姓名, 并将其插入"收件人" 框中, 也可以指定收件人。

工作组电子邮件

将邮件转发给团队中的其他人。 如果你的组织使用 Microsoft Exchange Server 或Office 365, 将在全局地址列表 中检测到团队成员名称, 并将其插入 "收件人" 框中。

完成

将邮件移动到指定邮件文件夹, 将邮件标记为 "已完成", 然后将其标记为 "已读"。

答复和删除

打开所选邮件的答复, 然后删除原始邮件。

创建新

创建你自己的快速步骤以执行任何命令序列, 为其命名, 然后应用一个图标以帮助你识别它。

若要配置或更改现有快速步骤, 请执行下列操作:

  1. 在 "邮件" 中, 选择 "开始"。

  2. 在 "快速步骤" 组中, 选择 "快速步骤" 框旁边的 "更多 功能区上的“对话框启动器”按钮 " 箭头以打开 "管理快速步骤"。

  3. 在 "快速步骤" 框中, 选择要更改的快速步骤, 然后选择 "编辑"。

  4. 在 "操作" 下, 更改或添加希望此快速步骤执行的操作。

  5. 如果需要, 请在 "快捷键" 框中, 选择要分配给该快速步骤的键盘快捷方式。

  6. 如果要更改快速步骤的图标, 请选择 "名称" 框旁边的图标, 选择一个图标, 然后选择"确定"

创建快速步骤

  1. 在 "邮件" 中, 选择 "开始"。

  2. 在 "快速步骤" 组中的 "快速步骤" 库中, 选择 "创建新的快速步骤"。

  3. 在 "名称" 框中, 键入新快速步骤的名称。

  4. 选择 "名称" 框旁边的图标按钮, 选择一个图标, 然后选择"确定"

  5. 在 "操作" 下, 选择希望快速步骤执行的操作。 为任何其他操作选择 "添加操作"。

  6. 若要创建键盘快捷方式, 请在 "快捷键" 框中, 选择要分配的键盘快捷方式。

注意: 新的快速步骤显示在 "快速步骤" 组中 "开始" 选项卡上的库顶部。 虽然更改的快速步骤在库中保持相同的位置, 但你可以在 "管理快速步骤" 中重新排列它们。

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