使用快速步骤自动处理常规任务或重复性任务

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快速步骤可同时向电子邮件应用多项操作。这有助于快速管理您的邮箱。例如,如果您经常将邮件移到某个特定的文件夹,便可以使用快速步骤一键即可将邮件移到目标位置。或者,如果要将邮件转发给经理或同事,则一键式快速步骤可令任务得到简化。

功能区上的快速步骤库

您可以对 Microsoft Outlook 2013 中包含的快速步骤进行自定义。您也可以创建自己的快速步骤,以便将经常执行的邮件操作都纳入快速步骤库中。

默认的快速步骤

您可以对所有默认的快速步骤进行自定义。首次使用某些快速步骤时,系统将提示您对它们进行配置。例如,如果要通过快速步骤将邮件移到某个特定的文件夹中,则必须在使用快速步骤前指定该文件夹。

Outlook 2013 中的默认快速步骤包括:

快速步骤

操作

移至:

将选定的邮件移至指定的邮件文件夹并将邮件标记为“已读”。

给经理

将邮件转发给经理。如果您的组织使用的是 Microsoft Exchange Server,则系统将在全局地址列表中检测经理的姓名,并将其插入到“收件人”框中,您也可以指定收件人。

小组电子邮件

将邮件转发给小组中的其他成员。如果您的组织使用的是 Microsoft Exchange Server,则系统在全局地址列表中检测各个小组成员的姓名并将其插入到“收件人”框中。

完成

将邮件移到指定的邮件文件夹,将邮件标记为“已完成”,然后将邮件标记为“已读”。

答复和删除

打开选定邮件的答复邮件,然后删除原来的邮件。

新建

创建自己的快速步骤来执行任何命令序列,同时还可以通过命名和应用图标的方式来帮助自己标识快速步骤。

若要配置或更改现有的快速步骤,请执行下列操作:

  1. 在“邮件”中,单击“开始”。

  2. 在“快速步骤”组中,单击“快速步骤”框旁边的“其他功能区上的“对话框启动器”按钮 箭头,然后单击“管理快速步骤”。

  3. 在“快速步骤”框中,单击要更改的快速步骤,然后单击“修改”。

  4. 在“操作”下,更改或添加需要快速步骤执行的操作。

  5. 如果需要,可在“快捷键”框中单击要分配给该快速步骤的键盘快捷方式。

  6. 如果要更改快速步骤的图标,请单击“名称”框旁边的图标,再单击要使用的图标,然后单击“确定”。

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创建快速步骤

  1. 在“邮件”中,单击“开始”。

  2. 在“快速步骤”组中的“快速步骤”库中,单击“新建”快速步骤。

  3. 从列表中单击一种操作类型,或单击“自定义”。

  4. 在“名称”框中,为新的快速步骤键入一个名称。

  5. 单击“名称”框旁边的图标按钮,再单击一个图标,然后单击“确定”。

  6. 在“操作”下,选择需要快速步骤执行的操作。若要添加任何其他操作,请单击“添加操作”。

  7. 若要创建键盘快捷方式,请在“快捷键”框中单击要分配的键盘快捷方式。

注意: 新建的快速步骤将显示在“开始”选项卡上“快速步骤”组的库顶部。尽管经过更改的快速步骤在库中的位置仍保持不变,您可以通过“管理快速步骤”对它们进行重新排列。

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