使用工作流管理文档审批流程

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

如果您曾经必须获得一组人对某个项目计划、提案或一些其他重要文档的批准,您可能已经切身体会到那是一个多么令人烦恼的过程。首先,您如何管理将文档发送给相应人员的具体操作?是否用电子邮件将文档发送给相关人员并请求他们用电子邮件答复?是否安排会议?其次,您如何了解哪些人已对文档进行过审批,如何正式记录他们的审批?是否保存多封电子邮件?是否保存会议笔记?

如果无法证明您获得了相应人员的批准,则需要考虑在以后几周或几个月您可能面临的所有问题。或者,如果您的其中一个审批者拒绝承认审批过您的重要商业文档,该怎么办?除非您的组织已经制定了正式审批流程,否则您可能面临时常措手不及地管理重要商业文档审批或审阅过程的窘境。

通过使用 Microsoft Office SharePoint Server 2007 网站上提供的“审批”工作流将文档传送给同事进行审批,可以避免这样的麻烦。通过管理和跟踪常见业务流程(如文档审批)所涉及到的人员任务,工作流可以节省协调这些流程所需的成本和时间。由于“审批”工作流可以分配任务、发送提醒、跟踪参与情况以及创建整个流程的记录,因此您可以集中精力工作,而不是催促其他人和管理文档审批流程的具体操作。如果您总需要证实或证明您收到过某些内容的审批,您可以向负责人提供一个指向文档工作流历史记录的链接,工作流历史记录将显示哪些人已经批准或拒绝了文档,哪些人未能完成他们的工作流任务。通过这种方式,“审批”工作流使审批流程更加透明。

重要: 仅在 Microsoft Office 专业版 2007、Microsoft Office 企业版 2007 和 Microsoft Office Ultimate 2007 以及独立版本的 Office Word 2007、Office Excel 2007 和 Office PowerPoint 2007 中提供了从 Microsoft Office Word 2007、Microsoft Office Excel 2007 或 Microsoft Office PowerPoint 2007 启动“审批”工作流的功能。

本文内容

如何使用工作流管理审批流程

开始之前

在文档中启动审批工作流

完成审批工作流中的任务

如何使用工作流管理审批流程

Office SharePoint Server 2007 网站提供了许多处理常见业务流程的预定义工作流。其中一个预定义工作流就是“审批”工作流,该工作流可将文档或项目传送给一组人进行审批。默认情况下,“审批”工作流与 Office SharePoint Server 2007 网站上的文档内容类型相关联,因此在文档库中自动可用。

使用工作流管理文档审批流程时,服务器将管理所有任务。

启动工作流     对 2007 Office 版本文档启动“审批”工作流时,系统会提示您填写工作流启动表单,您可以在其中指定需要审批该文档的人员的姓名。您可以为审批者提供具体说明,还可以指定希望工作流参与者完成其任务的日期。

“审批”工作流的工作流启动表单

完成工作流任务     工作流启动后,服务器会向参与者分配审批任务。默认情况下,“审批”工作流是串行工作流,这意味着一次只向一个人分配工作流任务。在串行工作流中,服务器将第一个工作流任务分配给在工作流启动表单中列为审批者的第一个人。如果已将“审批”工作流自定义为并行工作流(在并行工作流中,任务同时分配给所有参与者),则服务器将向所有参与者分配工作流任务。如果网站启用了电子邮件,则服务器还会向所有参与者发送电子邮件,其中包括任务说明和指向待审批文档的链接。参与者可以单击此链接来审阅文档。若要完成审批任务,工作流参与者可以单击 Microsoft Office Outlook 2007 电子邮件中的“编辑此任务”按钮,以批准或拒绝文档。

“审批”工作流的任务完成表单

查看工作流状态     在工作流进行过程中,工作流所有者(启动工作流的人)或工作流参与者可以在 Office SharePoint Server 2007 网站上检查“工作流状态”页面,以查看哪些参与者已完成工作流任务。工作流所有者也可以更新当前任务,或者添加或更新参与者列表。当所有工作流参与者均完成其工作流任务或者指定数量的人员已经提供了他们的审批时,该工作流便告结束并且会自动通知工作流所有者该工作流已经完成。工作流完成后,“审批”工作流会合并来自参与者的所有批注,并将这些批注通过电子邮件发送给工作流所有者。

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开始之前

“审批”工作流的启动非常简单,只需依次单击“Office 按钮”“工作流”“启动”。您可以在用来创建文档的 2007 Office 版本程序中直接对文档启动工作流。

在开始之前,您需要确保:

  • 您在处理 Office Excel 2007 工作簿、Office PowerPoint 2007 演示文稿或 Office Word 2007 文档。

  • 您已将文件保存到Office SharePoint Server 2007网站上的文档库。有关将文件保存到 SharePoint 库的详细信息,请参阅文章将文件保存到 SharePoint 库或其他 Web 位置

如果下面的过程中有任何命令不可用,则应知道:

  • 若要在 2007 Office 版本程序中直接启动“审批”工作流,必须对在其中保存文档的库至少具有“编辑项目”权限。有些工作流可能还要求您具有“管理列表”权限才能启动工作流。换言之,您需要的权限与在浏览器中所需的权限相同。请与网站所有者核实。

  • 网站所有者可以从特定的列表或库中删除工作流。必须将文档保存到提供“审批”工作流的库中。请与网站所有者核实。

  • 网站集管理员可以为网站集中的所有网站停用某种类型的工作流,例如“审批”工作流。

  • 仅在 Office 专业增强版 2007、Office 企业版 2007 和 Office Ultimate 2007 以及独立版本的 Office Excel 2007、Office PowerPoint 2007 和 Office Word 2007 中提供了从 Office Excel 2007、Office PowerPoint 2007 或 Office Word 2007 启动“审批”工作流的功能。

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对文档启动“审批”工作流

您可以对文档启动审批工作流之前,您必须将文档保存到审批工作流可在 SharePoint 库。有关详细信息,请参阅在开始之前的上一节。

启动工作流时,可供您使用的选项可能会有所不同,具体则取决于将工作流添加到项目的列表、库或内容类型时如何对该工作流进行自定义。例如,“审批”工作流可设置为串行工作流或并行工作流。串行工作流一次向一位参与者分配任务。如果“审批”工作流已设置为串行工作流(这是“审批”工作流在默认情况下的配置方式),启动工作流时您将看到与串行工作流相关的选项。例如,您将可以指定让每个人完成任务的天数。

注意: 如果要确保工作流参与者能在工作流启动后收到有关其工作流任务的电子邮件通知和提醒,请与服务器管理员联系以确认是否为网站启用了电子邮件。

若要对 Office Excel 2007、Office PowerPoint 2007 或 Office Word 2007 文件启动工作流,请执行下列操作:

  1. 打开要对其启动“审批”工作流的文件。

    若要启动工作流,可以在“只读”或“编辑”模式下打开文档。

    打开 Office 程序中的从服务器文档

    1. 单击“Microsoft Office 按钮” Office 按钮图像 ,然后单击“打开”。

    2. “查找范围”下,单击“网上邻居”“我的 SharePoint 网站”

    3. 单击您的文件所在的 SharePoint 网站的名称,然后单击“打开”

      或者,您可以双击网站的名称将其打开。也可以双击库或文件将其打开。

      注意: 如果在任一类别中都找不到您的服务器,请在“文件名”框中键入服务器的 URL,然后单击“打开”

    4. 单击包含该文件的库的名称(如“共享文档”),然后单击“打开”

    5. 单击要打开的文件的名称,然后单击“打开”

  2. 单击 Office 按钮图像 Microsoft Office 按钮,然后再单击工作流

    工作流命令

    注意: 如果尚未将文档保存到提供工作流的 SharePoint 库,系统会提示您将其保存到符合要求的位置。

  3. “工作流”对话框中,找到“审批”工作流,然后单击“启动”

    “工作流”对话框

    注释: 

    1. 如果文档已签出给您,则系统会提示您签入文档。您需要重新尝试启动工作流。

    2. 如果您的组织提供了自定义版本的“审批”工作流,则“审批”工作流可能具有不同的名称。

  4. “审批”对话框中单击“审批者”,选择要向其分配工作流任务的人员的姓名或组的名称。

    注意: 如果工作流是串行工作流(每次为参与者分配一项任务),请按照希望的任务分配顺序键入或选择工作流参与者的名称。查看截止日期信息可以确定工作流是串行工作流还是并行工作流。如果为每个人都设置了完成任务的时间量,则该工作流为串行工作流,每次只为参与者分配一项任务。如果只设置了一个截止日期,所有参与者都必须在该日期前完成任务,则工作流为并行工作流,所有参与者将同时收到各自的工作流任务。

  5. 如果工作流参与者包含组,并希望仅为该组分配一项任务,而不是为每个组成员分别分配任务,请选中“向每个输入的组分配一项任务(不展开组)”复选框。然后,组中的人员就可以要求将该任务分配给自己。

  6. 如果要包括消息或特定任务说明,请在“键入消息以包括在您的请求中”下的文本框中键入此信息。

  7. 要指定任务的完成时间,请在“截止日期”下执行下列操作之一:

    1. 对于串行工作流,请键入一个数字,然后选择“天”“周”作为时间增量。

    2. 对于并行工作流,请在“任务截止日期”下键入或选择一个日期。

  8. 如果希望其他人员在工作流启动时接收到通知(不是任务分配),请在“抄送”行上键入他们的姓名,或者单击“抄送”选择人员和组。

  9. 单击“启动”

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完成“审批”工作流中的任务

收到电子邮件任务通知时,您可能会发现收到了审批文档的任务。可以在 Office Outlook 2007 中直接通过此电子邮件完成任务。

  1. 在任务电子邮件中,单击“若要完成此任务”下显示的文档链接。

    注意: 如果直接在文档中添加批注或进行更改,请务必将更改保存到服务器中。

  2. 若要将任务标记为已完成,请单击任务电子邮件顶部的“编辑此任务”按钮。

    Outlook 邮件中的“编辑此任务”按钮

    在“阅读窗格”中查看任务通知时,任务通知顶部也会显示“编辑此任务”按钮。

  3. “请求的审批”任务完成表单中,执行下列操作之一:

    • 若要向工作流所有者提供批注并批准或拒绝文档,请在提供的文本框中键入您的批注,然后单击“批准”“拒绝”

    • 要将审批任务重新分配给其他人,请单击“重新分配任务”,指定要向其分配任务的人,然后单击“发送”

    • 要请求对项目进行更改,请单击“请求更改”,指定要向其分配更改请求的人,提供有关所请求更改的信息,然后单击“发送”

      注意: 根据向此项目的列表、库或内容类型添加工作流时对工作流的自定义方式,重新分配任务或请求更改的选项可能会不可用。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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