使用工作流管理对库的内容审批

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您可以使用工作流管理内容审批 (也称为审阅) 在库中的内容审批是必需的启用主要和次要版本控制。当您使用工作流管理内容审批流程时,直到它们被批准或拒绝通过工作流流程处于挂起状态一直是文档的次要版本。如果在工作流批准次要版本,其状态为已批准,会更新从挂起和其作为主要版本发布并向任何人有权查看库显示。如果在工作流拒绝次要版本,其状态从等待更新为已拒绝,并会保留仅对用户有权查看库中的次要版本可见次要版本。内容审批工作流自动启动作者将签入为主要版本、 次要版本时,或者当作者选择发布主要版本命令的文档。您也可以选择允许手动启动内容审批工作流的特定权限的用户。

有关内容审批和版本控制的详细信息,请在请参阅部分中查找指向这些信息的链接。

下列各部分介绍了设置工作流以管理对库的内容审批所涉及的步骤。

本文内容

步骤 1: 启用内容审批,并指定库的草稿项目安全性

步骤 2: 启用库的主要和次要版本控制

步骤 3: 设置工作流管理对库的内容审批

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步骤 1:启用对库的内容审批并指定库的草稿项目安全性

在设置某一库时,您可以要求审批对保存在该库中的文档所做的更改。

当要求对库进行内容审批时,已更改的文档会保持待定状态,直到对该文档具有审批权限的人批准或拒绝它。如果文件得到批准,则会在库中为其分配“已批准”状态,并且会显示给对该库具有查看权限的任何人。如果文件被拒绝,则其状态会更新为“已拒绝”,只有文档作者和具有管理列表权限的人才能看见该文件。

默认情况下,只有待定文档的作者和具有管理列表权限的人才能看见待定文档,但是您可以指定其他组的用户是否可以查看该文档。

  1. 如果该库尚未打开,请在“快速启动”上单击其名称。

    如果未显示该库的名称,请单击“查看所有网站内容”,然后单击库的名称。

    1. 在“设置”菜单上 设置菜单 ,单击要打开的库类型的设置。

      例如,在文档库中,单击“文档库设置”。

  2. “常规设置”下,单击“版本控制设置”

  3. “内容审批”部分的“提交的项目是否需要内容审批?”下,单击“是”

  4. “草稿项目安全性”部分的“哪些用户可查看此文档库中的草稿项目?”下,选择“仅限可批准项目的用户(以及该项目的作者)”

    注意: 如果先前没有更新该库的版本控制设置,那么当您选择要求内容审批时会自动选择此选项。

  5. 单击“确定”

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步骤 2:启用对库的主要和次要版本控制

要使用工作流管理内容审批,还必须启用对库的主要和次要版本控制。

  1. 如果该库尚未打开,请在“快速启动”上单击其名称。

    如果未显示该库的名称,请单击“查看所有网站内容”,然后单击库的名称。

    1. 在“设置”菜单上 设置菜单 ,单击要打开的库类型的设置。

      例如,在文档库中,单击“文档库设置”。

  2. “常规设置”下,单击“版本控制设置”

  3. “文档版本记录”部分中,单击“创建主要版本和次要(草稿)版本”

  4. 单击“确定”

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步骤 3:设置工作流以管理对库的内容审批

Windows SharePoint Services 3.0网站不包括任何可用于管理内容审批的预定义工作流。如果您想要使用工作流管理库中的内容审批,您的组织必须开发和部署专门设计为内容审批工作流的自定义工作流。

当您使用工作流管理库中的内容审批时,内容审批工作流启动只要作为主要版本,或在用户选择发布主要版本命令的文档时,用户将签入文档。尽管工作流正在进行时,文档将保持次要版本的挂起状态。如果在文档审批内容审批工作流,其状态更新为已批准,并将文档发布作为主要版本,使其成为有权查看的文档库中的任何用户均可见。如果在内容审批工作流拒绝了文档,则其状态更新为已拒绝,并保持可见仅对文档作者和列表的那些用户有权管理的次要版本。

注意: 当作者将文档作为主要版本签入或者对文档选择了“发布主要版本”命令时,只有一个指定的对库的内容审批工作流会自动启动。

  1. 打开要向其中添加工作流的库

    1. 在“设置”菜单上 设置菜单 ,单击要打开的库类型的设置。

      例如,在文档库中,单击“文档库设置”

  2. “权限和管理”下,单击“工作流设置”

    注意: 

    • 仅当对网站集激活了工作流时,才会出现“工作流设置”命令。

    • 如果已经向此库中添加了工作流,则此步骤会使您直接进入“更改工作流设置”页面,您需要单击“添加工作流”才会转到“添加工作流”页面。如果尚未向此列表、库或内容类型添加任何工作流,则此步骤会使您直接进入“添加工作流”页面。

  3. 在“添加工作流”页面上的“工作流”部分中,单击要用于管理内容审批的工作流模板的名称。

  4. “名称”部分中,为工作流键入一个唯一的名称。

  5. “任务列表”部分中,指定要用于此工作流的任务列表。

    注意: 

    • 可以使用默认“任务”列表,也可以创建一个新列表。如果使用默认“任务”列表,则工作流参与者将能够使用“任务”列表的“我的任务”视图轻松地查找和查看其工作流任务。

    • 如果此工作流的任务将揭示您要与常规“任务”列表分开保存的敏感或机密数据,则应创建一个新任务列表。

    • 如果您的组织拥有大量工作流,或者如果工作流包含大量任务,那么应创建新的任务列表。在此情况下,可能需要为每个工作流创建任务列表。

  6. “历史记录列表”部分中,选择一个要用于此工作流的历史记录列表。该历史记录列表显示在每个工作流实例进行期间发生的所有活动。

    注意: 可以使用默认“历史记录”列表,也可以创建一个新的历史记录列表。如果您的组织具有大量工作流,可能需要为每个工作流分别创建一个历史记录列表。

  7. “启动选项”部分中,选中“启动此工作流,以便批准发布项目的主要版本”复选框。

    注意: 仅当为库启用了对主要和次要版本控制的支持,并且选定的工作流模板可用于内容审批时,此选项才可用。

  8. 如果要允许手动启动该工作流,请选中“允许由拥有编辑项目权限的已验证用户手动启动此工作流”复选框。如果需要其他权限才能启动该工作流,请选中“要求拥有管理列表权限,以便启动此工作流”复选框。

  9. 如果还有其他可用于工作流的自定义选项,请单击“下一步”,然后在工作流的“自定义”页面上指定所需的选项。

  10. 如果没有其他可用于工作流的自定义选项,请单击“确定”

    注意: 

    • 当作者将草稿作为主要版本签入或者对文档选择了“发布主要版本”命令时,内容审批工作流会自动启动。

    • 具有直接审批文档权限的人员可以通过直接在库中编辑该文档的属性来实现此目的。如果以这种方式批准或拒绝文档,则工作流会自动结束。

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