使用工作流收集文档中的签名

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

如果文档需要不同位置的不同人员的数字签名,如何通过系统而省时的方法收集这些签名可能是一项艰巨的任务。如果尝试通过电子邮件协调签名过程,您可能会焦头烂额地忙着给需要为文档签名的不同人员发送文档。此外,您将还需要跟踪哪些人员已经为文档签名,哪些人员尚未签名。

如果使用 Microsoft Office SharePoint Server 2007 网站上的“收集签名”工作流管理签名收集过程,即可通过一个步骤来协调所有必要签名的收集过程。“收集签名”工作流可管理和跟踪签名收集过程中涉及的所有人员任务,在签名过程完成后还将提供有关该过程的记录。可以直接在 Microsoft Office Word 2007 或 Microsoft Office Excel 2007 中对文档启动工作流。此外,工作流参与者可直接在 Microsoft Office Outlook 2007 中完成工作流任务。

重要: 仅在 Microsoft Office 专业增强版 2007、Microsoft Office 企业版 2007 和 Microsoft Office Ultimate 2007 以及 Office Word 2007 和 Office Excel 2007 独立版本中提供了从 Office Word 2007 或 Office Excel 2007 启动“收集签名”工作流的功能。

本文内容

如何使用工作流管理数字签名的过程

开始之前

在文档中启动收集签名工作流

签署文档以完成收集签名工作流任务

如何使用工作流管理数字签名过程

Office SharePoint Server 2007 提供的“收集签名”工作流扩展了 Office Word 2007 和 Office Excel 2007 的数字签名功能,使用该工作流可以管理文档中不同数字签名的收集过程。

数字签名如何起作用

在 Office Word 2007 和 Office Excel 2007 中,可以在文档和工作簿中插入签名行以捕获数字签名。签名行看起来类似于打印文档中可能显示的典型的签名占位符,但作用不同。将签名行插入到 Office 文档后,文档作者可以指定有关目标签名人的信息,也可以指定有关签名人的说明。当目标签名人打开文档的电子副本时,他将看到签名行以及请求他进行签名的通知。签名人单击签名行即可对文档进行数字签名。随后签名人可键入签名,选择签名的数字图像,或者使用 Tablet PC 的墨迹功能写入签名。签名人在文档中添加签名的可见表示时,同时也会添加一个用于验证签名人身份的数字签名。对文档进行数字签名后,该文档就变为只读,以防止对文档内容进行修改。

具有已签署签名行的文档

由于 Office 文档中提供了使用签名行捕获数字签名的功能,组织可以对文档(例如合同或其他协议)应用无纸化的签名过程。与书面文件签名不同,数字签名可提供签名内容的准确记录,以后也可以对签名进行验证。2007 Office 版本部分的链接提供了有关 2007 Office 版本中的数字签名的更多信息。

使用工作流收集签名

如果将文档保存到 Office SharePoint Server 2007 网站上,则可方便地使用“收集签名”工作流管理签名收集过程。默认情况下,“收集签名”工作流与 Office SharePoint Server 2007 网站上的文档内容类型关联,因此对文档库中的文档自动可用。

使用工作流管理签名收集过程时,服务器会管理所有任务。

启动工作流    对 2007 Office 版本文档或工作簿启动“收集签名”工作流时,系统会提示您填写一个工作流启动表单,您可以在其中指定需要为文档签名的人员的姓名。该表单会自动显示文档或工作簿中指定的建议签名人的姓名。可以按签名的显示顺序分配签名任务,也可以一次将签名任务分配给所有签名人。

完成工作流任务    工作流启动后,服务器会向每个参与者分配签名任务。如果为服务器启用了电子邮件通知,服务器还会向每个参与者发送有关签名任务的电子邮件通知。参与者单击 Office Outlook 2007 任务邮件中的“编辑此任务”按钮即可打开要签名的文档或工作簿,并完成签名任务。

查看工作流状态    “收集签名”工作流进行过程中,工作流所有者或工作流参与者可以查看“工作流状态”页,以查看哪些参与者已完成工作流任务。所有工作流参与者都完成工作流任务后,工作流就结束了,工作流所有者会收到告知“收集签名”工作流已经完成的电子邮件。该电子邮件将列出所有已为文档签名的人员的姓名,以及原来指定为建议签名人的人员的姓名。

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开始之前

“收集签名”工作流的启动非常简单,您只需依次单击“Office 按钮”“工作流”“启动”

但在开始之前,您需要确保:

  • 您使用的是 Office Excel 2007 工作簿或 Office Word 2007 文档。

  • 您已将文件保存到Office SharePoint Server 2007网站上的文档库。有关将文件保存到 SharePoint 库的详细信息,请参阅文章将文件保存到 SharePoint 库或其他 Web 位置

  • 在文件中至少插入了一个签名行。下一节将介绍如何插入签名行。

如果下面的过程中有任何命令不可用,您应了解:

  • 要在 2007 Office 版本程序中直接启动“收集签名”工作流,必须对保存文档的库至少具有“编辑项目”权限。有些工作流可能还要求您具有“管理列表”权限才能启动。换言之,您需要的权限与在浏览器中所需的权限相同。请与网站所有者核实。

  • 网站所有者可以从特定列表或库中删除工作流。必须将文档保存到提供“收集签名”工作流的库中。请与网站所有者核实。

  • 网站集合管理员可以停用网站集合中所有网站的某种类型的工作流,例如“收集签名”工作流。

  • 仅在 Office 专业增强版 2007、Office 企业版 2007 和 Office Ultimate 2007 以及 Office Excel 2007 和 Office Word 2007 独立版本中提供了从 Office Excel 2007 或 Office Word 2007 启动“收集签名”工作流的功能。

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对文档启动“收集签名”工作流

“收集签名”工作流与 Office SharePoint Server 2007网站上的其他预定义工作流的差异在于:只能在将执行签名任务的 2007 Office 版本程序中启动此工作流。无法在浏览器中从文档库启动此工作流。

注意: 如果您要确保在启动工作流后工作流参与者可收到有关其工作流任务的电子邮件通知和提醒,请向您的服务器管理员核实,以确保已经对您的网站启用了电子邮件。

  1. 打开要在其中收集数字签名的文档或工作簿。

    注意: 要启动工作流,可以在“只读”或“编辑”模式下打开文档。

    打开 Office 程序中的从服务器文档

    1. 单击“Microsoft Office 按钮” Office 按钮图像 ,然后单击“打开”。

    2. “查找范围”下,单击“网上邻居”“我的 SharePoint 网站”

    3. 单击您的文件所在的 SharePoint 网站的名称,然后单击“打开”

      提示: 或者,您可以双击网站的名称将其打开。也可以双击库或文件将其打开。

      注意: 如果在任一类别中都找不到您的服务器,请在“文件名”框中键入服务器的 URL,然后单击“打开”

    4. 单击包含该文件的库的名称(如“共享文档”),然后单击“打开”

    5. 单击要打开的文件的名称,然后单击“打开”

  2. 如果该文档或工作簿尚未包含签名行以捕获要收集的数字签名,请立即插入这些签名行。

    添加签名行

    1. 在打开的 Office Word 2007 文档或 Office Excel 2007 工作簿中,将指针放在文档中要添加签名行的位置。

    2. “插入”选项卡上的“文本”组中,单击“签名行”旁边的箭头,然后单击“Microsoft Office 签名行”

    3. “签名设置”对话框中,键入要在此签名行上进行签署的人员的相关信息。此信息直接显示在文档中签名行的下方。执行下列任意操作:

      • “建议签署人”框中键入签署人的姓名。

      • “建议签署人的职务”框中键入签署人的组织职务(如果有)。

      • “建议的签名人电子邮件地址”框中键入签名人的电子邮件地址(如果有)。

    4. 如果要提供有关签名人的说明,请在“对签名人的说明”框中键入说明。这些说明将显示在签名人用来对文档进行签名的“签名”对话框中。

    5. 如果希望签署人能添加签名与批注,则请选中“允许签名人在‘签署’对话框中添加注释”复选框。

    6. 如果希望显示向签名行添加签名的日期,则请选中“在签名行中显示签署日期”复选框。

    7. 单击“确定”

    8. 要添加其他签名行,则请重复步骤 1 到步骤 7。

  3. 如果添加了新的签名行,请单击“Office 按钮”,然后单击“保存”保存更改。

  4. 如果文档已经签出,则必须签入文档才能启动工作流。要签入文档,请单击“Office 按钮”,指向“服务器”,然后单击“签入”

  5. 要启动工作流,请单击“Office 按钮”,然后单击“工作流”

    工作流命令

  6. “工作流”对话框中,找到“收集签名”工作流,然后单击“启动”

    “工作流”对话框

    注释: 

    1. 如果文档已签出给您,则系统会提示您签入文档。您需要重新尝试启动工作流。

    2. 如果您的组织提供了自定义版本的“收集反馈”工作流,则“收集反馈”工作流可能具有不同的名称。

  7. 工作流名称对话框中,键入您想要签署相应签署人行中,在文档的人员的姓名,或单击以选择您要向其分配工作流任务的人员的姓名的签名

  8. 如果想要按照签名行在文档中的显示顺序分配签名任务,请选中“要求以上面的顺序排列的签名,而不是一次全部出现”复选框。

    注意: 仅在文档中包含多个 Microsoft Office 签名行时,此选项才可用。

  9. 如果希望其他人员在工作流启动时接收到通知(不是任务分配),请在“抄送”行上键入他们的姓名,或者单击“抄送”选择人员和组。

  10. 单击“启动”

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为文档签名以完成“收集签名”工作流任务

收到电子邮件任务通知时,您可能会发现收到了审阅文档的任务。可以在 Office Outlook 2007 中直接通过此电子邮件完成任务。

  1. 在任务电子邮件中单击“编辑此任务”按钮,然后单击“打开文档”

    Outlook 邮件中的“编辑此任务”按钮

    在“阅读窗格”中查看任务通知时,任务通知顶部也会显示“编辑此任务”按钮。

  2. 在活动文档的顶部显示的消息栏中单击“签署”

    显示有关工作流签名任务的通知的消息栏

    注释: 

    • 如果保存此文档的库要求签出文档才能对文档进行编辑,则可能需要先单击消息栏上的“签出”,然后才能单击“签署”

    • 如果文档中的多个位置都请求进行签名,请单击消息栏上的“查看工作流任务”。在“工作流任务”对话框中,选择一个任务,然后单击“打开”以便在特定位置进行签名。对列出的每个签名任务重复此步骤。

  3. 要向文档添加签名,请在“签署”对话框中执行下列操作之一:

    • 要添加签名的打印版本,请在“X”旁边的框中键入您的姓名。

    • 要为写入的签名选择图像,请单击“选择图像”。在“选择签名图像”对话框中,浏览至签名图像文件的位置,选择需要的文件,然后单击“选择”

    • 要添加手写签名(仅限 Tablet PC 用户),请使用墨迹功能在“X”旁边的框中签名。

  4. “签名”对话框中,单击“签名”

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