使用工作流收集关于文档的反馈

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

如果您定期向同事或风险承担者发送 2007 Microsoft Office 系统 文档以便获取他们的反馈,那么您可能需要花费大量的时间来管理反馈收集过程。例如,您可能会发送请求反馈的邮件,并在邮件中包含附件形式的文档或者到文档的链接。然后,您可能至少会向所有审阅者发送一封友好的提醒邮件,提示他们查看文档。如果截止日期过去之后仍未接收到任何反馈,则最终可能要奔走于办公楼内各处,尝试联系审阅者们,确定他们是否审阅了文档。数月过后,当经理询问您是否获得某位同事提供的反馈时,则要手忙脚乱地查看电子邮件收件箱,以便从许多旧邮件中找出所需的反馈。这样的情况,您应该并不陌生吧?

如果您希望节省管理文档审阅过程的时间,从而将更多的时间用在处理文档上,则可使用 Microsoft Office SharePoint Server 2007 网站上的工作流收集反馈。通过管理和跟踪与通用业务流程(例如文档审阅)相关的人员任务,工作流可以节省协调这些流程所需的成本和时间。由于可以使用工作流分配任务,发送提醒,跟踪参与情况,以及创建整个流程的记录,所以您可以将主要精力放在执行任务上,而不是管理文档审阅过程的后勤工作上。

仅在 Microsoft Office 专业增强版 2007、Microsoft Office 企业版 2007 和 Microsoft Office Ultimate 2007 以及 Office Word 2007、Office Excel 2007 和 Office PowerPoint 2007 的独立版本中提供了从 Microsoft Office Word 2007、Microsoft Office Excel 2007 或 Microsoft Office PowerPoint 2007 启动“收集反馈”工作流的功能。

本文内容

工作流如何使文档更易于查看

开始之前

在文档上启动收集反馈工作流

完成收集反馈工作流中的任务

如何使用工作流简化文档审阅

Office SharePoint Server 2007 网站提供了许多可以解决通用业务流程的预定义工作流。其中一个预定义工作流就是“收集反馈”工作流,可将文档或项目传递给一组人员以获得反馈。默认情况下,“收集反馈”工作流与 Office SharePoint Server 2007 网站上的文档内容类型关联,因此在文档库中自动可用。

使用工作流管理文档审阅过程时,服务器将管理所有任务。

启动工作流    在对 2007 Office 版本文档启动“收集反馈”工作流时,系统会提示您填写工作流启动表单,您可以在其中指定需要审阅该文档的人员的姓名。您可以为审阅者提供特定说明,还可以指定希望工作流参与者完成审阅的日期。

完成工作流任务    工作流启动后,服务器会向所有参与者分配审阅任务。如果服务器启用了电子邮件通知,则服务器还会向所有参与者发送电子邮件通知,其中包括任务说明和指向要审阅的文档的链接。参与者单击此链接即可审阅文档,完成文档审阅后,可在 Microsoft Office Outlook 2007 电子邮件中单击“编辑此任务”按钮,以提供他们的反馈批注,然后将该任务标记为已完成。

查看工作流状态    在工作流进行过程中,工作流所有者(在本例中为文档作者)或工作流参与者可以在 Office SharePoint Server 2007 网站上检查“工作流状态”页面,以查看哪些参与者已完成工作流任务。工作流所有者也可以更新活动任务,添加或更新审阅者。所有工作流参与者都完成工作流任务后,工作流就结束了,系统会自动通知工作流所有者工作流已经完成。工作流完成后,“收集反馈”工作流会合并来自审阅者的所有反馈批注,并将这些批注通过电子邮件发送给工作流所有者。

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开始之前

“收集反馈”工作流的启动非常简单,只需依次单击“Office 按钮”“工作流”“启动”。您可以在用来创建文档的 2007 Office 版本程序中直接对文档启动工作流。

但在开始之前,您需要确保:

  • 您使用的是 Office Excel 2007 工作簿、Office PowerPoint 2007 演示文稿或 Office Word 2007 文档。

  • 您已将文件保存到Office SharePoint Server 2007网站上的文档库。有关将文件保存到 SharePoint 库的详细信息,请参阅文章将文件保存到 SharePoint 库或其他 Web 位置

如果下面的过程中有任何命令不可用,您应了解:

  • 要在 2007 Office 版本程序中直接启动“收集反馈”工作流,必须对保存文档的库至少具有“编辑项目”权限。有些工作流可能还要求您具有“管理列表”权限才能启动。换言之,您需要的权限与在浏览器中所需的权限相同。请与网站所有者核实。

  • 网站所有者可以从特定列表或库中删除工作流。必须将文档保存到提供“收集反馈”工作流的库中。请与网站所有者核实。

  • 网站集合管理员可以停用网站集合中所有网站的某种类型的工作流,例如“收集反馈”工作流。

  • 仅在 Office 专业增强版 2007、Office 企业版 2007 和 Office Ultimate 2007 以及 Office Excel 2007、Office PowerPoint 2007 和 Office Word 2007 独立版本中提供了从 Office Excel 2007、Office PowerPoint 2007 或 Office Word 2007 启动“收集反馈”工作流的功能。

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对文档启动“收集反馈”工作流

您可以对文档启动收集反馈工作流之前,您必须将文档保存到收集反馈工作流可在 SharePoint 库。有关详细信息,请参阅在开始之前的上一节。

启动工作流时,根据在将工作流添加到项目的列表、库或内容类型时对工作流进行的自定义,可用选项可能不同。例如,“收集反馈”工作流可设置为串行或并行工作流。串行工作流一次给参与者分配一项任务,并行工作流则同时给所有参与者分配任务。如果“收集反馈”工作流设置为并行工作流,则启动工作流时将显示与并行工作流相关的选项。

如果要确保工作流参与者能在工作流启动后收到有关其工作流任务的电子邮件通知和提醒,请与服务器管理员联系以确认是否为网站启用了电子邮件。

要对 Office Excel 2007、Office PowerPoint 2007 或 Office Word 2007 文件启动工作流,请执行下列操作:

  1. 打开要对其启动“收集反馈”工作流的文件。

    要启动工作流,可以在“只读”或“编辑”模式下打开文档。

    打开 Office 程序中的从服务器文档

    1. 单击“Microsoft Office 按钮” Office 按钮图像 ,然后单击“打开”。

    2. “查找范围”下,单击“网上邻居”“我的 SharePoint 网站”

    3. 单击您的文件所在的 SharePoint 网站的名称,然后单击“打开”

      或者,您可以双击网站的名称将其打开。也可以双击库或文件将其打开。

      如果在任一类别中都找不到您的服务器,请在“文件名”框中键入服务器的 URL,然后单击“打开”

    4. 单击包含该文件的库的名称(如“共享文档”),然后单击“打开”

    5. 单击要打开的文件的名称,然后单击“打开”

  2. 单击 Office 按钮图像 Microsoft Office 按钮,然后再单击工作流

    工作流命令

    如果尚未将文档保存到提供工作流的 SharePoint 库,系统会提示您将其保存到符合要求的位置。

  3. “工作流”对话框中,找到“收集反馈”工作流,然后单击“启动”

    “工作流”对话框

    1. 如果文档已签出给您,则系统会提示您签入文档。您需要重新尝试启动工作流。

    2. 如果您的组织提供了自定义版本的“收集反馈”工作流,则“收集反馈”工作流可能具有不同的名称。

  4. “收集反馈”对话框中单击“审阅者”,选择要向其分配工作流任务的人员的姓名或组的名称。

    如果工作流是串行工作流(每次为参与者分配一项任务),请按照希望的任务分配顺序键入或选择工作流参与者的名称。查看截止日期信息可以确定工作流是串行工作流还是并行工作流。如果为每个人都设置了完成任务的时间量,则该工作流为串行工作流,每次只为参与者分配一项任务。如果只设置了一个截止日期,所有参与者都必须在该日期前完成任务,则工作流为并行工作流,所有参与者将同时收到各自的工作流任务。

  5. 如果工作流参与者包含组,并希望仅为该组分配一项任务,而不是为每个组成员分别分配任务,请选中“向每个输入的组分配一项任务(不展开组)”复选框。然后,组中的人员就可以要求将该任务分配给自己。

  6. 如果要包括消息或特定任务说明,请在“键入消息以包括在您的请求中”下的文本框中键入此信息。

  7. 要指定任务的完成时间,请在“截止日期”下执行下列操作之一:

    1. 对于串行工作流,请键入一个数字,然后选择“天”“周”作为时间增量。

    2. 对于并行工作流,请在“任务截止日期”下键入或选择一个日期。

  8. 如果希望其他人员在工作流启动时接收到通知(不是任务分配),请在“抄送”行上键入他们的姓名,或者单击“抄送”选择人员和组。

  9. 单击“启动”

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完成“收集反馈”工作流中的任务

收到电子邮件任务通知时,您可能会发现收到了审阅文档的任务。可以在 Office Outlook 2007 中直接通过此电子邮件完成任务。

  1. 在任务电子邮件中,单击“若要完成此任务”下显示的文档链接。

    注意: 如果直接在文档中添加批注或进行更改,请务必将更改保存到服务器中。

  2. 若要将任务标记为已完成,请单击任务电子邮件顶部的“编辑此任务”按钮。

    Outlook 邮件中的“编辑此任务”按钮

    在“阅读窗格”中查看任务通知时,任务通知顶部也会显示“编辑此任务”按钮。

  3. “请求的反馈”任务完成表单中,执行下列操作之一:

    • 要将反馈批注提供给工作流所有者,请在显示的文本框中键入反馈,然后单击“发送反馈”

    • 要将审阅任务重新分配给其他人,请单击“重新分配任务”,指定要向其分配任务的人,然后单击“发送”

    • 要请求对项目进行更改,请单击“请求更改”,指定要向其分配更改请求的人,提供有关所请求更改的信息,然后单击“发送”

      根据向此项目的列表、库或内容类型添加工作流时对工作流的自定义方式,重新分配任务或请求更改的选项可能会不可用。

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