使用屏幕阅读器将 Excel 数据导入 Access 桌面数据库

使用屏幕阅读器将 Excel 数据导入 Access 桌面数据库

朗读符号与屏幕阅读器内容的标签。本主题介绍如何在 Office 中使用屏幕阅读器

本文属于Office 辅助功能内容集,适用于将屏幕阅读器程序与 Office 产品结合使用的视力障碍用户。 若要获取更多常规帮助,请参阅 Office 支持主页

通过键盘和屏幕阅读器使用 Access 将 Excel 工作表导入 Access 或从 Access 桌面数据库链接到 Excel 工作表。 我们已经通过 "讲述人"、"JAWS" 和 "NVDA" 对其进行了测试,但它可能与其他屏幕阅读器配合使用,只要它们遵循常见的辅助功能标准和技术。

注意: 

本主题内容

准备要导入或链接的 Excel 工作表

在将 Excel 工作表中的数据引入 Access 之前,请花一些时间查看工作表并确定如何导入数据。

  • 确定是要链接还是仅导入整个工作表,还是仅链接到部分工作表。 如果只想将工作表的一部分 Access ,可以定义一个命名区域,其中仅包含要导入的单元格。 有关说明,请转到使用屏幕阅读器在 Excel 中命名单元格或数据区域

  • 请确保 Excel 工作表采用平面文件格式,以便向导可以轻松地处理其中的数据。 例如,修复可能的错误值,删除不必要的空白列和行,并检查每个列在每一行中是否包含相同的数据类型。 有关如何准备导入或链接的详细信息,请参阅导入或链接的准备工作表、准备 Excel 数据以及在导入或链接到 Excel 工作簿中的数据时排除缺失或不正确的值部分。

准备要导入的目标 Access 数据库

在从 Excel 工作表导入数据之前,请花一些时间检查数据库的目标 Access 是否已准备好进行导入,并确定要如何存储导入的数据。

  • 请确保目标 Access 数据库不是只读的,并且你有权对数据库进行更改。

  • 确定是否要将数据存储在新表或现有表中:

    • 如果你选择将数据存储在新表中, Access 将创建一个表,并将导入的数据添加到此表中。 如果已存在具有指定名称的表, Access 将使用导入的数据覆盖该表的内容。

    • 如果选择将数据添加到现有表中, Excel 工作表中的行将追加到指定的表中。

  • 如果你决定将 Excel 数据追加到现有 Access 表,请确保源 Excel 数据中的结构和字段设置与 Access 中的目标表中的结构和字段设置相匹配。 若要在检查的 "设计" 视图中打开 " Access " 表,请按 Alt + H、W、D。对照 "准备目标数据库" 部分(步骤2)中的清单检查表,导入或链接 Excel 工作簿中的数据。

导入数据

导入数据时, Access 将在新表或现有表中创建数据的副本,而不更改源 Excel 工作表。

注意: 您可能需要同事帮助您在步骤9中选择要编辑的域。

  1. 如果源 Excel 工作簿处于打开状态,请将其关闭。

  2. 打开将存储导入数据的目标 Access 数据库。

    提示: 如果要创建新的空白数据库,请按 Alt + F、N、L。

  3. 若要打开 "获取外部数据-Excel 电子表格" 对话框,请根据所使用的 Access 版本执行下列操作之一:

    • 在 Office 365 订阅版本或 Access 2019 中,按 Alt + X、N、1、F 和 X。

    • 在 Access 2016 或Access 2013 中,按 Alt + X 转到 "外部数据" 选项卡。 按 Tab 键,直到到达 "导入 & 链接" 组,按向右箭头键,直到听到 "Excel",然后按 enter。

    "获取外部数据-Excel 电子表格" 对话框随即打开。

  4. 在 "获取外部数据-Excel 电子表格" 对话框中,执行下列操作之一以指定包含要导入的数据的 Excel 文件:

    • 若要将焦点移动到"文件名" 文本字段,请按 F,然后粘贴或键入 Excel 文件的路径。

    • 若要浏览文件,请按 R。"文件打开" 对话框随即打开。 导航到所需的文件,并在文件中按 Enter 将其选中。

  5. 若要指定所导入数据的存储方式,请执行下列操作之一:

    • 如果要将数据存储在新表中,请按 "I" 移动到 "当前数据库中的新表" 选项,然后选择 "将源数据导入新表中" 选项。 稍后会提示您命名该表。

    • 如果要将数据追加到现有表中,请按 A 移到并选中 "将记录的副本追加到表" 选项。 若要选择表格,请按一次 Tab 键。 焦点将移动到 "表" 列表。 按 Alt + 向下键展开列表,按向上或向下键,直到听到所需的表格,然后按 Enter 将其选中。 如果数据库不包含任何表,则此选项不可用。

  6. 按 Tab 键,直到到达"确定"按钮,然后按 enter。 "导入电子表格向导" 随即启动。

    提示: 如果屏幕阅读器不会自动读取向导窗口,请按 SR 键 + W。

  7. 如果源 Excel 工作簿只有一个工作表,而没有区域,则可以继续执行下一步操作。 如果工作簿中包含多个工作表或命名区域,请执行下列操作之一以选择要导入的工作表或区域:

    • 若要选择工作表,请按 Alt + W,按一次 Tab 键,然后按向下键,直到听到所需工作表,然后按 Enter 将其选中。

    • 若要选择命名区域,请按 Alt + R,按一次 Tab 键,然后按向下键,直到听到所需的范围,然后按 Enter 将其选中。

    下一个向导窗口随即打开。

  8. 如果源工作表或区域的第一行包含字段名称,请按 "I" 移到并选择 "第一行包含列标题" 选项。 按 Enter 将焦点移动到下一个向导窗口。

    如果要将数据追加到现有表中,您可以继续执行步骤11。

  9. 在 "新建向导" 窗口中,你可以根据需要指定要导入的每个字段的相关信息。 选中工作表或区域中的第一个字段。 可执行下列操作:

    • 若要更改当前字段的名称,请按 Alt + M,然后键入新名称。

    • 若要更改字段的数据类型,请按 Alt + T。 焦点将移动到 "数据类型" 列表。 若要展开列表,请按 Alt + 向下键。 按向下箭头键,直到听到所需的值,然后按 Tab 键一次。

    • 若要更改字段是否已编制索引,请按 Alt + I。 你将听到当前值。 若要展开列表,请按 Alt + 向下键。 按向下箭头键,直到听到所需的值,然后按 Tab 键一次。

    • 如果不想导入当前字段,请按 Alt + S 移动到并选择 "不导入" 字段选项。

    若要选择另一个字段,请按 F6,直到听到 "窗格",让同事帮助您选择所需的域。 按上述说明修改字段。 完成后,按 Enter 移动到下一个向导窗口。

  10. 为新表添加主键。 主键标识表中的记录,以便您可以更快地检索数据。 执行下列操作之一:

    • 若要让 Access 添加主键,请按 A。

    • 若要选择自己的主键,请按 C。若要定义要使用的键,请按一次 Tab 键。 焦点将移动到键列表。 若要展开列表,请按 Alt + 向下键。 按向上或向下键,直到听到所需的键。

    • 如果您不想使用主键,请按 O。

    若要移动最后一个向导窗口,请按 Enter。

  11. 最后一个向导窗口随即打开。 焦点位于 "导入到表" 框中,你将听到目标表的当前名称。 如果要更改表名称,请键入新名称,然后按 Enter 完成导入。

    注意: 如果听到警报表明表已存在,而您想要使用导入的数据覆盖现有的表,请按 Y。如果想要重命名表,请按 N。按 Alt + I 将焦点移回 "导入到表" 框中,键入另一个表名称,然后按 enter。

  12. 如果导入已完全成功或部分成功, Access 将显示导入状态。 Access 还会提示你保存导入步骤,以便在不导入向导的情况下快速重复这些步骤。 若要选择此选项,请按 Alt + V。 若要命名导入步骤,请按 Alt + A,然后键入导入操作的名称。 若要保存导入步骤,请按 Alt + S。

    如果导入失败,您将听到 "尝试导入文件时发生错误",后跟文件名。 按 Enter 键退出通知消息。

在 Excel 中创建数据链接

使用 "链接电子表格向导" 创建从 Access 数据库到 Excel 中数据的链接,因此您可以在 Access 中使用查询和报告工具,而无需保留数据库中 Excel 数据的副本。

链接到 Excel 工作表或命名区域时, Access 会创建一个链接到源单元格的新表。 对 Excel 中的源单元格所做的任何更改都将显示在 Access 中的链接表中。 但是,不能在 Access 中编辑相应表的内容。 如果要添加、编辑或删除数据,必须在源 Excel 文件中进行更改。

一个数据库可以包含多个链接表。

启动链接电子表格向导

在 Access 中,选择要链接到的 Excel 工作簿的两种方法,然后启动 "链接电子表格向导"。 可以在 Access 中打开 Excel 工作簿,也可以使用 "获取外部数据-Excel 电子表格" 对话框。

在 Access 中打开 Excel 工作簿

  1. 打开要在其中创建链接的 Access 数据库。

  2. 按 Alt + F、O 转到 "打开" 菜单。

  3. 若要浏览工作簿,请按 O。将打开 "窗口打开" 对话框。

  4. 若要更改文件类型,请按 Tab 键,直到听到 "文件类型,Microsoft Access",然后按 Alt + 向下键。 按向上键,直到听到 "所有文件",然后按 Enter。

  5. 通过浏览找到所需的工作簿,然后按 Enter 将其选中,并启动 "链接电子表格向导"。

使用 "获取外部数据-Excel 电子表格" 对话框

  1. 打开要在其中创建链接的 Access 数据库。

    提示: 如果不想链接到现有数据库,请按 Alt + F、N、L 创建新的空白数据库。

  2. 若要打开 "获取外部数据-Excel 电子表格" 对话框,请根据所使用的 Access 版本执行下列操作之一:

    • 在 Office 365 订阅版本或 Access 2019 中,按 Alt + X、N、1、F 和 X。

    • 在 Access 2016 或 Access 2013 中,按 Alt + X 转到 "外部数据" 选项卡。 按 Tab 键,直到到达 "导入 & 链接" 组,按向右箭头键,直到听到 "Excel",然后按 enter。

    "获取外部数据-Excel 电子表格" 对话框随即打开。

  3. 在 "获取外部数据-Excel 电子表格" 对话框中,执行下列操作之一以指定要为其创建链接的 Excel 文件:

    • 若要将焦点移动到"文件名" 文本字段,请按 F,然后粘贴或键入 Excel 文件的路径。

    • 若要浏览文件,请按 R。"文件打开" 对话框随即打开。 导航到所需的文件,并在文件中按 Enter 将其选中。

  4. 按 Alt + L 移至并选择指向数据源的链接(通过创建链接表选项),然后按 enter。 "链接电子表格向导" 随即启动。

使用 "链接电子表格向导" 创建 Excel 数据的链接

"链接电子表格向导" 窗口引导你完成链接过程。 只需选择所需的选项,并将 Excel 数据链接到数据库。

提示: 如果屏幕阅读器不会自动读取向导窗口,请按 SR 键 + W。

  1. 如果源 Excel 工作簿只有一个工作表,而没有区域,则可以继续执行下一步操作。 如果工作簿中包含多个工作表或命名区域,请执行下列操作之一以选择工作表或区域:

    • 若要选择工作表,请按 Alt + W,按一次 Tab 键,然后按向下键,直到听到所需工作表,然后按 Enter 将其选中。

    • 若要选择区域,请按 Alt + R,按一次 Tab 键,然后按向下键,直到听到所需的区域,然后按 Enter 将其选中。

    下一个向导窗口随即打开。

  2. 如果源工作表或区域的第一行包含字段名称,请按 "I" 移到并选择 "第一行包含列标题" 选项。 按 Enter 将焦点移动到下一个向导窗口。

  3. 最后一个向导窗口随即打开。 焦点位于 "链接表名称" 框中,你将听到链接表的当前名称。 如果要更改表名称,请键入新的表名称,然后按 Enter 完成导入。

    注意: 如果听到警报表明表已存在,而您想要使用导入的数据覆盖现有的表,请按 Y。如果要重命名目标表,请按 N。按 Alt + I 将焦点移回 "导入到表" 框中,键入另一个表名称,然后按 enter。

  4. 如果链接成功,将听到 "完成链接表到文件",后跟 Excel 文件名。 按 Enter 退出通知。 导航到链接的表并查看其内容。 有关疑难解答信息,请转到疑难解答 #Num!以及链接表中的其他错误值导入或链接 Excel 工作簿中的数据

    如果链接失败,请在 "准备目标数据库" 部分中的 "准备目标数据库" 部分、步骤2、导入或链接 Excel 工作簿中的数据中重新检查 Excel 源文件。

另请参阅

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Access 的键盘快捷方式

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