使用屏幕阅读器在 Excel 中对表格进行排序或筛选

使用屏幕阅读器在 Excel 中对表格进行排序或筛选

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朗读符号与屏幕阅读器内容的标签。本主题介绍如何在 Office 中使用屏幕阅读器

本文属于Office 辅助功能内容集,适用于将屏幕阅读器程序与 Office 产品结合使用的视力障碍用户。若要获取更多常规帮助,请参阅 Office 支持主页

将Excel与键盘和屏幕阅读器配合使用以对表格进行排序和筛选。我们已使用 "讲述人"、JAWS 和 NVDA 对其进行了测试, 但只要它们遵循通用的辅助功能标准和技术, 它就可以与其他屏幕阅读器配合使用。排序数据可帮助您快速组织和查找所需的数据, 以实现更快的分析。筛选数据可帮助您专注于特定的数据集, 这在大型工作表中尤其有用。

注意: 

  • Office 365 的新增功能是逐渐向 Office 365 订阅者发布的,因此你的应用可能还没有这些功能。若要了解如何更快速地获取新功能,请加入 Office 预览体验计划

  • 要深入了解屏幕阅读器,请转到屏幕阅读器在 Microsoft Office 中的工作原理

  • 使用讲述人时,键盘会默认使用标准布局。若要在讲述人设置中更改此布局,请按 Windows 徽标键+Ctrl+N。按 Tab 键,直至听到:“选择键盘布局,标准。”若要将布局更改为“旧版”,请按一次向下键。此时会听到:“旧版,已选。”如果旧版命令的按键方式与讲述人新功能中使用的按键方式相冲突,将无法在旧版键盘布局中使用新的讲述人命令。

  • 本主题假定你在电脑上使用此应用。对于 Windows 手机或平板电脑,某些导航和手势可能有所不同。

本主题内容

用于排序和筛选的键盘快捷方式

下表展示用于排序和筛选的键盘快捷方式。

执行的操作

在列标题中关闭“自动筛选”下拉菜单

Ctrl+Shift+L

从列标题中打开“自动筛选”下拉菜单

Alt+向下箭头键

按从小到大或从 A 到 Z 排序

Alt + A、S + A 或 Alt + 向下键、S

按从大到小或从 Z 到 A 排序

Alt + A、S + D 或 Alt + 向下键、O

打开“排序”对话框

Alt+A、S+S 或 Alt+H、S、U

更改数据后重新应用排序

Ctrl+Alt+L(或 Alt+A、Y+3)

按颜色筛选

Alt + 向下键, I

按数字或文本进行筛选

Alt + 向下键、F

打开“设置单元格格式”对话框

Alt + H、O、I

使用 TRIM 函数

Alt + M, T, 然后按向下键移动到 TRIM

了解 Excel 中的排序

可按文本(从 A 到 Z 或从 Z 到 A)、数字(从小到大或从大到小)以及日期和时间(从旧到新或从新到旧)对一列或多列中的数据进行排序。也可通过自定义列表(例如大、中和小)或者格式(包括单元格颜色、字体颜色或图标集)进行排序。大多数排序是按列进行的,但也可按行排序。

在对表格进行排序时, Excel将保存您在工作簿中使用的条件, 以便您可以在每次打开工作簿时重新应用它。这对于多列排序或需要很长时间才能创建的排序尤其重要。但是, 这仅适用于表格中的数据, 它不能只应用于单元格区域。如果要保存排序条件, 以便您可以在打开工作簿时定期重新应用排序, 最好使用表格。

注意: 对数据进行排序后, 无法还原原始订单。如果您未在排序后保存文件, 则可以使用 "撤消" (Ctrl + Z) 返回。

对表格或区域中的文本进行排序

对表格中的文本进行排序

  1. 使用箭头键导航到表格中的标题行。当您位于标题行时, 在 "讲述人" 中, 你将在单元格位置后听到 "页眉项"。

  2. 按向右键或向左键移到要排序的数据的列标题。

  3. 按 Alt + 向下键打开 "筛选" 菜单, 然后按 Tab 键移动到菜单中。在 "讲述人" 中, 你将听到: "菜单, 对 A 到 Z、未选中的菜单项进行排序。"

  4. 显示的选项取决于列中的数据类型。例如, 你可以按从小到大或从大到小的顺序对数字数据进行排序。您可以从 A 到 Z 对字母数字数据进行排序, 或从 z 到 A 或按颜色进行排序。

    使用向下键浏览选项, 然后按 enter 选择一个选项。在 "讲述人" 中, 你将听到 "已排序", 后跟所选的选项。

对区域中的文本进行排序

  1. 使用箭头键导航到单元格区域中的一列字母数字数据, 或包含字母数字数据的表格列。

  2. 按 Alt + A。"数据" 选项卡随即打开, 你将听到: "' 上层 ' 功能区, ' 分组框, 数据 ' 选项卡"。在 "讲述人" 中, 你将听到: "功能区选项卡, 已选中, 数据选项卡项"。执行下列操作之一:

    • 若要按字母数字顺序升序排序 (从 A 到 Z 排序), 请按 S + A。

    • 若要按字母数字顺序降序排列(从 Z 到 A 排序),请按 S+D。

进行区分大小写的排序

  1. 使用箭头键导航到单元格区域中的一列字母数字数据, 或包含字母数字数据的表格列。

  2. 按 Alt + H、S、U。"排序" 对话框随即打开, 在 "讲述人" 中, 你将听到: "排序, 确定按钮"。在 JAWS 中, 你将听到: "排序对话框, ' 确定 ' 按钮"。

  3. 按 Alt + O 打开 "排序选项" 对话框。在 "讲述人" 中, 你将听到: "排序选项"。"未选中, 区分大小写" 复选框。在 JAWS 中, 你将听到: "排序选项" 对话框, "区分大小写" 复选框, 未选中。

  4. 按空格键选中 "区分大小写" 复选框。

  5. 按 enter。"排序选项" 对话框将关闭, 在 "讲述人" 中, 你将听到: "排序, 选项按钮"。在 JAWS 中, 你将听到: "排序对话框"。

  6. 若要关闭 "排序" 对话框并应用所做的更改, 请按 tab 键, 直到听到 "' 确定 ' 按钮", 然后按 enter。

  7. 根据对区域中的文本进行排序中的说明对文本进行排序。

提示: 如果您排序的列中包含数字和文本的混合, 那么您可能需要将它们设置为文本格式。否则, Excel将数字首先作为数字进行排序, 然后对文本进行排序。若要设置数据格式, 请按 Ctrl + 空格键选择列中的所有数据, 然后按 Alt + H、F、N。按向左键, 直到听到 "已选择, 数字选项卡项", 按 tab 键, 直到听到: "文本"。按一次 tab 键移动到"确定"按钮, 然后按 enter。

提示: 

  • 导入或复制其他位置的数据时,数据前面可能插入前导空格。例如,姓名“Sue Lidman”可能以“(空格)(空格)Sue Lidman”的形式输入。

  • 如果使用屏幕阅读器,可能不会知道有这些空格,因为 JAWS 不读取单元格中的空格。

  • 为了帮助您查找它们, Excel将具有前导空格的单元格置于已排序的列的顶部。

对数字进行排序

  1. 使用箭头键导航到单元格区域中的一列数值数据, 或移动到包含数值数据的表格列。

  2. 按 Alt + A。"数据" 选项卡随即打开, 在 "讲述人" 中, 你将听到: "功能区选项卡, 已选择, 数据选项卡项在 JAWS 中, 你将听到: "上层功能区, 分组框, 数据" 选项卡。执行下列操作之一:

    • 若要按从小到大的顺序排序,请按 S+A。

    • 若要按从大到小的顺序排列,请按 S+D。

检查数字是否存储为数字

  1. 使用箭头键导航到单元格区域中的一列数值数据, 或包含数值数据的表格列, 然后按 Ctrl + 空格键选择列中的所有数据。

  2. 按 Alt + H、F + N。"设置单元格格式" 对话框随即打开, 并且在 "讲述人" 中听到: "设置单元格格式"。在 JAWS 中, 你将听到: "设置单元格格式" 对话框。

  3. 若要移动到 "数字" 选项卡, 请使用向左箭头键 (或按 Ctrl + tab)。在 "讲述人" 中, 你将听到: "' 数字 ' 选项卡项"。在 JAWS 中, 你将听到: "数字" 选项卡。

  4. 按 tab 键。此时将打开 "类别" 列表, 你将听到当前所选的类别, 如 "常规" 或 "日期"。

  5. 按向上或向下箭头键, 直到听到: "编号"。

  6. 按 tab 键。在 "讲述人" 中, 你将听到 "小数位数", 后跟当前使用的小数位数。若要更改此值, 请键入新的小数位数。若要完全删除小数位数, 请键入0

  7. 若要关闭 "设置单元格格式" 对话框并应用所做的更改, 请按 tab 键, 直到听到 "' 确定 ' 按钮", 然后按 enter。

对日期和时间进行排序

  1. 使用箭头键导航到单元格区域中的一列日期或时间, 或包含日期或时间的表格列。

  2. 按 Alt + A。"数据" 选项卡随即打开, 在 "讲述人" 中, 你将听到: "功能区选项卡, 已选择, 数据选项卡"在 JAWS 中, 你将听到: "上层功能区, 分组框, 数据" 选项卡。在中, 执行下列操作之一:

    • 若要按从旧到新的顺序排序,请按 S+A。

    • 若要按从最新到最旧的顺序排序, 请按 S + D。

    • 若要在更改数据后重新应用排序,请选择区域或表格中的单元格,然后按 Ctrl+Alt+L。

按多个列进行排序

如果你有希望按一列或一行中的相同值组合在一起的数据,然后对这组相等值内的其他列或行排序,你可能希望按多列或多行排序。 例如,如果有一个“部门”列和“雇员”列,可以先按“部门”排序(将同一部门中的所有员工汇集在一起),然后按姓名排序(按字母顺序排列每个部门中的姓名)。 最多可以按 64 列排序。

注意: 为了获得最佳结果, 排序的单元格区域应包含列标题。若要按行排序, 请确保已清除 "排序" 对话框中的 "表包含标题" 复选框。按 Alt + H、S 可打开 "排序" 对话框, 然后按 tab 键, 直到听到: "已选中, 我的数据具有标题" 复选框 "或" 未选中, 我的数据具有标题 "复选框。如果需要清除该复选框, 请按空格键, 按 tab 键, 直到听到 "确定, 按钮", 然后按 enter 应用更改。

  1. 使用箭头键导航到包含两列或更多列数据的单元格区域, 或包含两列或更多列的表格。

  2. 按 Alt + A、S + s。"排序" 对话框随即打开, 在 "讲述人" 中, 你将听到: "排序, ' 确定 ' 按钮"。在 JAWS 中, 你将听到: "排序对话框, ' 确定 ' 按钮"。

  3. 按 tab 键, 直到找到 "列: 排序依据" 组合框。在 "讲述人" 中, 你将听到 "排序依据, <column 名称 >, 可编辑的组合框"。使用向上键和向下键选择要排序的第一列。

  4. 按 tab 键, 直到找到 "排序依据" 组合框。在 "讲述人" 中, 你将听到 "排序依据、单元格值、可编辑的组合框"。如果未听到 "单元格值", 请按向上键和向下键, 直到执行操作。

  5. 若要选择如何对单元格的值进行排序, 请按 tab 键, 直到找到 "顺序" 组合框。在 "讲述人" 中, 你将听到 "Order, <Currently 选定的选项" > "可编辑的组合框"。使用向上键和向下键选择 " a 到 Z"、"从z 到 A"、" 升序" 或 "降序"。

  6. 若要添加另一列作为排序依据, 请使用 Tab 键移动到 "添加级别" 按钮, 按 enter, 然后重复步骤三到步骤五。

    注意: 然后, "排序依据" 组合框被称为其他列的 "排序依据" 组合框。

  7. 若要在更改数据后重新应用列排序, 请在区域或表中选择一个单元格, 然后按 Ctrl + Alt + L。

    注意: Ctrl + Alt + L 不会重新应用行排序。

有关排序的问题的提示

如果在对你的数据进行排序时出现意外的结果,请执行以下操作:

  • 请检查由公式返回的值是否已发生改变。如果你排序的数据包含一个或多个公式,当工作簿重新计算时,这些公式的返回值可能会发生改变。在这种情况下,请务必重新应用排序以获得最新结果。

  • 在排序前取消隐藏行和列。对列进行排序时,不会移动隐藏的列;对行进行排序时,不会移动隐藏的行。在对数据进行排序之前,最好取消隐藏列和行。

  • 选中 "区域设置"。排序顺序因区域设置而异。请确保你的计算机上的 "控制面板" 中的 "区域设置" 或 "区域和语言选项" 中有适当的区域设置。

  • 打开或关闭标题行。通常,对列进行排序时最好使用标题行,以便于理解数据的意义。默认情况下,排序操作中不包括标题中的值。有时,可能需要打开或关闭标题,使排序操作中包括或不包括标题中的值。

  • 若要排除排序中的第一行数据, 因为它是列标题, 请按 Alt + H、s、U。在 "自定义排序" 对话框中, 选中 "我的数据包含标题" 复选框。

  • 若要包含排序中的第一行数据, 因为它不是列标题, 请按 Alt + H、S、U。在 "自定义排序" 对话框中, 清除 "数据包含标题" 复选框。

对表格中的数据进行筛选

将数据放入表格中时, Excel会自动向每个列标题添加"自动筛选"下拉菜单。您可以打开此菜单以快速筛选。若要从列标题中删除 "自动筛选" 下拉菜单, 请选择标题, 然后按 Ctrl + Shift + L。

  1. 在要筛选的列的表格标题中, 按 Alt + 向下键。"自动筛选" 下拉菜单随即打开, 在 "讲述人" 中, 你将听到: "菜单。"在 JAWS 中, 你将听到: "上下文菜单"。

  2. 在 "自动筛选" 菜单上, 如果列有数字, 请使用向下键移动到 "数字筛选", 然后按 enter。如果列中包含文本条目, 请移动到 "文本筛选器", 然后按 enter。该子菜单随即打开, 你将听到 "等于"。

  3. 若要移动到所需的筛选选项, 请使用箭头键, 然后按 enter。"自定义自动筛选" 对话框随即打开, 并且在 "讲述人" 中听到: "自定义自动筛选"。在 JAWS 中, 你将听到: "自定义自动筛选对话框。"

  4. 键入或选择筛选条件。

    例如,若要显示高于一定数量的金额,请选择“大于或等于”,然后在下一组合框中输入所需数字。

    若要按两个条件进行筛选,请将筛选条件输入两组编辑组合框;如需同时满足两个条件,请选择“”,如需满足两个条件之一,请选择“”。

  5. 若要关闭该对话框, 请按 tab 键, 直到找到"确定"按钮, 然后按 enter。

筛选区域中的数据

  1. 选择要筛选的单元格。导航到要作为所选区域左上角单元格的单元格, 然后按住 Shift 并使用向右和向下键展开选定的单元格区域。

  2. 按 Ctrl + Shift + L Excel将"自动筛选"下拉菜单添加到区域中每一列的第一个单元格。

  3. 选择包含 "自动筛选" 下拉菜单的单元格。按 Alt + 向下键。"自动筛选" 下拉菜单随即打开, 在 "讲述人" 中, 你将听到: "菜单。"在 JAWS 中, 你将听到: "上下文菜单"。

  4. 使用箭头键和 Tab 键移动到所需的筛选选项。使用空格键清除或选中 "筛选值" 复选框。

  5. 完成选择后, 按 enter 以应用筛选器。

若要清除筛选器并删除 "自动筛选" 下拉菜单, 请选择区域中的任意单元格, 然后按 Ctrl + Shift + L。

另请参阅

使用屏幕阅读器在 Excel 中插入标题

使用屏幕阅读器在 Excel 的表格中创建列标题

Excel for Windows 中的键盘快捷方式

在 Excel 中使用屏幕阅读器执行基本任务

设置设备以使用 Office 365 中的辅助功能

使用屏幕阅读器浏览和导航 Excel

将Excel for Mac与键盘和屏幕阅读器 (如 Voiceover, 如内置的 Mac OS 屏幕阅读器) 配合使用, 以筛选区域或表中的数据。筛选数据可帮助您专注于特定的数据集, 这在大型工作表中尤其有用。

注意: 

本主题内容

对表格中的数据进行筛选

对表格中的数据进行筛选时,筛选控件会自动添加到表格表头中。

  1. 导航到要筛选的数据区域的第一个单元格。

  2. 按 Fn + F8 以打开使用箭头键扩展所选区域的功能。然后, 使用箭头键选择区域所需的所有数据。

    注意: 或者,可以使用以下键盘快捷方式选择工作表的特定部分:

    • 按 Command + A 选择整个工作表。

    • 按 Command + A + * (星号符号) 以仅选择可见单元格。

    • 按 ctrl + 空格键选择整列。

    • 按 Shift + 空格键可选择整个行。

  3. 按 Fn + F6 开始在功能区选项卡上导航。

  4. 使用向左和向右箭头键切换选项卡, 直到听到 "' 开始 ' 选项卡"。然后, 按 Control + Option + 向下键访问 "开始" 选项卡选项。

  5. 按 tab 键滚动浏览各个选项, 直到听到 "套用表格格式", 然后按 Return。

  6. 你将听到你正在创建的表中包含的单元格区域。然后, 你将听到: "我的表包含标题, 已取消选中复选框"。如果希望Excel for Mac在表中的数据上方添加占位符标题, 请按空格键选中该复选框。你可以稍后重命名标头。

  7. 按一次 tab 键。你将听到: "好, 按钮"。按 Return。你将听到: "表已创建"。

  8. 若要应用筛选器, 请按 Fn + F6, 直到听到: "工作表"。

  9. 使用箭头键导航到要筛选的列数据标题。

  10. 按空格键。你将听到: "筛选器, 弹出式菜单。"

  11. 使用向上键和向下键浏览主筛选器选项。按 Control + Option + 向下键以选择一个筛选器, 然后打开该选项的弹出菜单。

  12. 使用向上键和向下键浏览选项。按空格键进行选择。

  13. 按一次 tab 键。在文本框中输入筛选条件, 或按空格键选中相应的复选框或单选按钮。

  14. 按 Return。你应该会听到: "已应用筛选器"。

对区域中的数据进行筛选

还可以筛选区域中的数据。为了获得最佳效果,每列应有一个标题。

  1. 使用箭头键导航到要筛选的数据区域中的第一个单元格,直至听到所需单元格中的数据。

  2. 按 Fn + F8 以打开使用箭头键扩展所选区域的功能。然后, 使用箭头键选择区域所需的所有数据。

    注意: 或者,可以使用以下键盘快捷方式选择工作表的特定部分:

    • 按 Command + A 选择整个工作表。

    • 按 Command + A + * (星号符号) 以仅选择可见单元格。

    • 按 ctrl + 空格键选择整列。

    • 按 Shift + 空格键可选择整个行。

  3. 按 Fn + F6 打开功能区选项卡。

  4. 按向左或向右箭头键, 直到听到 "数据选项卡"。然后, 按 Control + Option + 向下键打开 "数据" 选项卡选项。

  5. 按 tab 键在选项中向前移动, 直到听到: "筛选器"。然后按空格键以打开 "筛选" 对话框。

  6. 按 tab 键浏览筛选器选项。按空格键进行选择, 并打开 "自定义筛选" 对话框。

  7. 按 tab 键浏览所选筛选器的可用选项。输入必要的条件, 或根据需要使用空格键选中或取消选中这些选项。

  8. 按 tab 键, 直到听到: "好, 按钮"。按 Return。你应该会听到: "已应用筛选器"。

区域和表格的筛选选项

Excel for Mac允许你应用常规筛选器选项, 这随后允许你自定义筛选器以满足你的需求。

选择主筛选器类型时,可听到该特定筛选器可用的“自定义筛选”选项。你将听到“数字​​筛选”的数字范围和选项、“颜色筛选”的颜色选项和“文本​​筛选”的文本。(数字、颜色或文本选项来自正在筛选的数据。)

“文本筛选”选项

  • 等于/不等于:筛选列数据以显示或隐藏“自定义筛选”对话框中键入的确切文本。

  • /结尾开始: 筛选列数据以显示以您在 "自定义筛选" 对话框中键入的准确文本开头或结尾的数据。

  • 包含/不包含:筛选列数据以显示或隐藏包含“自定义筛选”对话框中键入的确切文本的数据。

“数字筛选”选项

  • 等于/不等于:筛选列数据以显示或隐藏“自定义筛选”对话框中键入的确切数字。

  • 大于/小于: 筛选列数据以显示值大于或小于 "自定义筛选" 对话框中所键入数字的所有数字。

  • 介于:筛选列数据以显示在“自定义筛选”对话框提供的两个文本框中键入的特定数值范围内的所有数字。

    注意: 若要使用此选项, 请输入区域的起始编号, 按一次 tab 键, 然后输入区域的结束编号。

  • 前10位: 筛选列数据以显示前10个 (最高或最低) 数值或百分比。若要使用此筛选器, 请按空格键选择 "前10个" 筛选器。对话框打开时, 你将听到: "关注编辑 10"。此选项自动筛选最大数字。

    注意: 如果要筛选最小的数字或百分比, 请按 tab 键, 直到听到: "顶部可编辑的组合框"。按 Control + Option + 向下键打开弹出菜单。按向下箭头键, 直到听到: "下"。然后按空格键。若要筛选百分比而非数值, 请按 tab 键, 直到听到: "百分比, 单选按钮"。然后按空格键。

  • 高于/低于平均值: 筛选列数据以显示高于或低于列中所有数字平均值的数字值。

“颜色筛选”选项

  • 按字体颜色筛选: 筛选列数据以包括以你选择的特定字体颜色写入的数据的单元格。当打开该对话框时, 你将听到列中显示的第一种字体颜色的数值 (RGB 值)。使用向上键和向下键在可用颜色之间切换, 按 ctrl + 空格键以选择所需的颜色。

  • 按单元格颜色筛选: 筛选列数据以包含使用特定颜色填充的单元格。当打开该对话框时, 你将听到列中显示的第一个单元格颜色的 RGB 值。使用向上键和向下键在可用颜色之间切换, 按 ctrl + 空格键以选择颜色。

  • 自动: 如果选择此选项, 将显示包含以Excel的默认字体颜色 (黑色) 编写的数据的单元格。

  • 无填充: 如果选择此选项, 将显示没有自定义背景色的单元格, 这将显示采用默认白色背景的单元格。

另请参阅

使用屏幕阅读器打印 Excel 工作簿

Excel for Mac 中的键盘快捷方式

在 Excel 中使用屏幕阅读器执行基本任务

设置设备以使用 Office 365 中的辅助功能

使用屏幕阅读器浏览和导航 Excel

将Excel与内置的 iOS 屏幕阅读器 VoiceOver 结合使用, 以对区域或表格中的数据进行排序。排序数据可帮助您组织和查找所需的数据。

注意: 

在 Excel 中对数据排序

  1. 在包含表格或数据区域的工作表中, 将焦点放在表列或工作表列中包含要作为排序依据的数据的位置。

  2. 用四根手指点击屏幕顶部附近, 将焦点移动到工作簿标题栏, 向右轻扫, 直到听到 "显示功能区", 然后双击屏幕。你将听到当前选项卡的名称, 例如 "开始" 选项卡。

  3. 双击屏幕打开 "选项卡" 菜单, 向右或向左轻扫, 直到听到 "数据, 选项卡", 然后双击屏幕。

  4. 若要按字母顺序或数字顺序对数据排序, 请向右轻扫, 直到听到 "按升序排序, 按钮" 或 "按降序排序, 按钮", 然后双击屏幕。对表或数据区域进行排序。如果活动列仅包含文本或文本和数字的组合, 则数据按字母顺序排序。如果活动列只包含数字, 则您的数据按值排序。如果选择 "降序排序", 则从最小到最大的数据进行排序。

  5. 若要关闭功能区并将焦点返回到工作表, 请向左轻扫, 直到听到 "隐藏功能区, 按钮", 然后双击屏幕。

另请参阅

使用屏幕阅读器打印 Excel 工作簿

对 Excel for iPad 使用外部键盘

为 Excel for iPhone 使用外部键盘

设置设备以使用 Office 365 中的辅助功能

使用屏幕阅读器浏览和导航 Excel

在 Excel for Android 中使用内置的 Android 屏幕阅读器 TalkBack 对表格进行排序和筛选。排序可帮助你整理和分析数据。当工作表中包含大量数据时,筛选数据将非常有用。

注意: 

  • Office 365 的新增功能是逐渐向 Office 365 订阅者发布的,因此你的应用可能还没有这些功能。若要了解如何更快速地获取新功能,请加入 Office 预览体验计划

  • 本主题假定你使用内置 Android 屏幕阅读器 TalkBack。若要深入了解如何使用 TalkBack,请转到 Android 辅助功能

  • 本主题假定你在 Android 手机上使用此应用。对于 Android 平板电脑,某些导航和手势可能有所不同。

本主题内容

在 Excel 中对数据排序

可在 Excel 工作表中对文本和数字数据进行排序,使其按特定顺序排列(例如文本从 A 到 Z 或 Z 到 A 排列,数字从小到大或从大到小排列,日期和时间从早到晚或从晚到早排列)。

注意: 对数据进行排序后, 无法还原原始订单。

  1. 点击 Excel 工作表中的某个位置。TalkBack 将读出所选单元格。

  2. 向左或向右轻扫,直到位于要排序的列中。双击激活所选内容。

  3. 若要触屏浏览,请在屏幕上方缓慢拖动手指,直到 TalkBack 读出:“‘更多选项’按钮。”焦点现位于该按钮,可抬起手指。

  4. 双击屏幕上的任意位置以激活该按钮。TalkBack 读出:“选项卡菜单,‘开始’已选。”在屏幕下方,用两根手指反复向上轻扫,直到到达列表的末尾。TalkBack 将在你轻扫时播放声音,并在到达列表末尾时停止声音。

  5. 在屏幕下方拖动手指浏览该列表。TalkBack 会在你拖动手指时读出列表项。

  6. 当 TalkBack 读出“‘排序和筛选’菜单”时,请抬起手指并双击屏幕。

  7. 在屏幕下方拖动手指浏览该列表。TalkBack 会在你拖动手指时读出列表项。

    • 选择 "升序" 以从 A 到 Z 对字母数字数据进行排序, 或从最小到最大对日期和时间进行排序。TalkBack 宣布: "按升序排序, 未选中开关"。

    • 选择 "降序排序" 以按从 Z 到 A 或从大到小的顺序对字母数字数据进行排序, 或者将日期和时间从晚到早进行排序。Talkback 宣布了: "降序排序, 未选中开关"。

    找到所需的选项后, 抬起手指, 然后双击。将相应地对项目进行排序。

  8. 若要返回到工作表, 请向右轻扫, 直到听到: "' 已检查更多选项开关"。现在已选中 "更多选项" 按钮, 双击以激活它。

对单元格区域进行排序

如果工作簿中有空单元格,可先选择区域,然后对区域进行排序。

  1. 在工作簿中的屏幕上方缓慢拖动手指,直到 TalkBack 读出:“‘更多选项’按钮”。焦点现位于该按钮,可抬起手指。

  2. 双击屏幕上的任意位置以激活该按钮。TalkBack 读出:“选项卡菜单,‘开始’已选。”

  3. 在屏幕下方,用两根手指反复向上轻扫,直到到达列表的末尾。TalkBack 将在你轻扫时播放声音,并在到达列表末尾时停止声音。

  4. 在屏幕下方拖动手指浏览该列表。TalkBack 会在你拖动手指时读出列表项。

  5. 当 TalkBack 读出“选择区域”时,请抬起手指并双击屏幕。

  6. "选择单元格或区域" 对话框将打开, 焦点位于 "区域" 字段中。键入要选择的区域, 如 "A1: C15"。在屏幕上拖动手指, 直到听到 TalkBack 通知 "' 确定 ' 按钮"。抬起手指, 然后双击。范围现已选中。

  7. 在屏幕上方拖动手指,直到 TalkBack 读出:“‘更多选项’按钮”。抬起手指,然后双击以激活按钮。

  8. 在项目上拖动手指,浏览屏幕下方的列表。当 TalkBack 读出“‘排序和筛选’菜单”时,请抬起手指并双击屏幕。

  9. 在屏幕下方拖动手指浏览该列表。TalkBack 会在你拖动手指时读出列表项。

    • 选择 "升序" 以从 A 到 Z 对字母数字数据进行排序, 或从最小到最大对日期和时间进行排序。TalkBack 宣布: "按升序排序, 未选中开关"。

    • 选择 "降序排序" 以按从 Z 到 A 或从大到小的顺序对字母数字数据进行排序, 或者将日期和时间从晚到早进行排序。Talkback 宣布了: "降序排序, 未选中开关"。

    找到所需的选项后, 抬起手指, 然后双击。将相应地对项目进行排序。

设置数据格式

有时,可能需要重新设置数据格式以在排序时获得正确的结果。

  1. 导航到要设置格式的单元格或列。双击激活所选内容。

  2. 若要触屏浏览,请在屏幕上方缓慢拖动手指,直到 TalkBack 读出:“‘更多选项’按钮。”焦点现位于该按钮,可抬起手指。

  3. 双击屏幕上的任意位置以激活按钮。TalkBack 宣布了: "选项卡菜单, 主选定"。在屏幕的下半部分, 用两根手指向上轻扫, 向下滚动列表。

  4. 在屏幕下方拖动手指浏览该列表。TalkBack 会在你拖动手指时读出列表项。

  5. 当 TalkBack 读出:“‘数字格式’菜单”,抬起手指并双击屏幕。

  6. 在屏幕下方拖动手指浏览该列表。TalkBack 会在你拖动手指时读出列表项。

    可从下列格式中选择:“常规”、“数值”、“货币”、“会计专用”、“日期”、“时间”、“百分比”、“分数”、“科学记数”、“文本”和“特殊”。找到要使用的格式后,抬起手指,然后双击即可应用。

排序问题的处理提示

如果在进行数据排序时出现意外结果,请检查以下各项:

  • 如果排序的数据包含一个或多个公式,当工作表重新计算时,这些公式的返回值可能会发生改变。在这种情况下,请务必重新排序以获得最新结果。

  • 对列进行排序时,不会移动隐藏的列;对行进行排序时,不会移动隐藏的行。进行数据排序之前,最好取消隐藏列和行。若要取消隐藏,请在 Excel 工作簿中:

    1. 导航到隐藏的列或行旁边的行或列。TalkBack 将宣布: "隐藏的单元格相邻"。

    2. 拖动手指,向上移动到列标题或向左移动到行号,然后抬起手指。双击选择整列或整行。

    3. 再次双击打开菜单。

    4. 向右轻扫,直到听到:“‘取消隐藏’按钮。”双击取消隐藏。TalkBack 将读出你在工作簿中的当前位置,且取消隐藏列或行。

  • 检查手机上的区域设置。排序结果可能因区域设置而异。

对表格中的数据进行筛选

通过在 Excel 表中插入数据,可使用筛选器快速查找符合条件的值。

  1. 在 Excel 的屏幕上拖动手指,直到到达该表格。TalkBack 将读出所选单元格。

  2. 向左或向右轻扫,直到位于要筛选的表的标题中。也可以在屏幕上拖动手指找到标题。

  3. 在屏幕上方缓慢拖动手指,直到 TalkBack 读出:“‘更多选项’按钮。”焦点现位于该按钮,可抬起手指。

  4. 双击屏幕上的任意位置以激活该按钮。TalkBack 读出:“选项卡菜单,‘开始’已选。”在屏幕下方,用两根手指反复向上轻扫,直到到达列表的末尾。TalkBack 将在你轻扫时播放声音,并在到达列表末尾时停止声音。

  5. 在屏幕下方拖动手指浏览该列表。TalkBack 会在你拖动手指时读出列表项。

  6. 当 TalkBack 读出“‘排序和筛选’菜单”时,请抬起手指并双击屏幕。

  7. 通过在屏幕的下半部分拖动一个手指来浏览列表。当你拖动手指时, Talkback 会将列表项公布。当你到达 "显示筛选器" 按钮时, 请抬起手指, 然后双击。

  8. 若要返回工作表,请在屏幕上方拖动手指,直到听到 TalkBack 读出表格标题。

  9. 向右轻扫一次以到达 "筛选" 按钮。TalkBack 将宣布位置, 例如: "Column 零, 行零标题, 未应用筛选器"。向左轻扫可转到下一个项目。TalkBack 宣布: "已应用筛选器"。抬起手指, 然后双击。

  10. "排序和筛选" 菜单随即打开。向右轻扫, 直到 TalkBack 报出 "' 筛选项目 ' 按钮", 然后双击屏幕。焦点位于 "搜索" 字段中。双击激活 "搜索" 字段, 并在屏幕的下半部分显示键盘。

  11. 在屏幕键盘上拖动手指以键入要筛选的条件。

  12. 完成后,请在屏幕上方拖动手指,直到听到 TalkBack 读出正确的条件。抬起手指,然后双击进行选择。

  13. 在屏幕上拖动手指,直到 TalkBack 读出“完成”按钮(位于右上角)。抬起手指并双击。

  14. 筛选项目”菜单将关闭,你返回到已应用所选筛选条件的表格。

另请参阅

在 Excel 工作表中利用屏幕阅读器插入表格

对 Excel for Android 使用外部键盘

在 Excel 中使用屏幕阅读器执行基本任务

设置设备以使用 Office 365 中的辅助功能

使用屏幕阅读器浏览和导航 Excel

将Windows Phone 10 适用的 Excel与外部键盘和讲述人 (内置的 Windows 屏幕阅读器) 配合使用, 以在区域或表格中放置和筛选数据。筛选数据可帮助您专注于特定的数据集, 这在大型工作表中尤其有用。

注意: 

  • Office 365 的新增功能是逐渐向 Office 365 订阅者发布的,因此你的应用可能还没有这些功能。若要了解如何更快速地获取新功能,请加入 Office 预览体验计划

  • 要深入了解屏幕阅读器,请转到屏幕阅读器在 Microsoft Office 中的工作原理

  • 本主题假定你在 Windows 手机上使用此应用。对于平板电脑或电脑,某些导航和手势可能有所不同。

本主题内容

对区域中的数据进行筛选

  1. 选择要筛选的数据区域。

  2. 按 Ctrl + Shift + L 在所选列的第一行中放置 "筛选" 和 "排序" 下拉菜单箭头。下拉菜单箭头出现后, 你将听到活动单元格的列号和行号, 并且 "未应用筛选器"。

  3. 基于文档的标题状态,筛选数据的过程有所不同:

    • 如果你选择的每个列都包含标题文本, 请转到下面的表部分中筛选数据的第一步以筛选你的数据。

    • 如果所选列不包含标题文本,则必须首先将数据置于表格中,然后再使用“筛选和排序”菜单在每列中筛选数据。

    注意: 如果所选数据不包含标题且未将数据置于表格中,则每列的第一个单元格会被视为标题,并且筛选器不包含这些单元格中的数据。

将数据置于表格中

  1. 选择要筛选的数据。

  2. 按 Ctrl + L 打开 "创建表" 对话框。你将听到 "创建表格" 和所选单元格区域。验证所选单元格的范围是否正确。

  3. 将数据置于表中的过程取决于文档的标题状态:

    • 如果数据不包含标题,只需在打开“创建表”对话框后按 Enter 即可放入数据。

    • 如果你的数据具有标题, 请按 tab 键, 直到听到 "未选中的表格有标题" 复选框。按空格键选中该复选框, 然后按 enter 放置数据。

    注意: 如果表没有标题, Windows Phone 10 适用的 Excel将通过在第一行中插入占位符文本来创建它们。默认占位符文本是第1列、第2列、第3列等。使用箭头键移动到适当的单元格并键入新的标头名称, 从而更改页眉文本的名称。

对表格中的数据进行筛选

  1. 选择要筛选的列的标题单元格。你将听到列字母、行号、“已选中,可编辑”、单元格内容、“未应用筛选,菜单项”。

  2. 按 Alt + 向下键以显示 "筛选和排序" 下拉菜单。你也可以选择标头单元格右下角的箭头以访问该菜单。当菜单打开时, 你会听到 "自定义控件"。

  3. P ress 子菜单中的向下箭头键, 直到听到要应用于数据的筛选器, 然后按 enter。"自定义筛选" 对话框将打开, 其中包含 "筛选选项"。按 tab 键在 "自定义筛选" 对话框中的字段之间移动。

  4. 若要筛选数据, 请按 "筛选和排序" 菜单中的向下箭头键, 直到听到 "文本筛选器" 或 "数字筛选器"。如果活动列中的数据仅包含文本或文本和数字的组合, 则菜单上提供 "文本筛选器" 选项。如果列中的数据只包含数字, 则在菜单上改为 "数字筛选器" 选项。你也可以选择 "按颜色筛选" 或 "按颜色排序" (如果要排序或筛选的数据包含彩色字体, 或者如果你的单元格具有不同的颜色)。完成选择后, 子菜单随即打开。

    注意: 若要按字母顺序以升序对列中的数据进行排序, 请按向下键, 直到听到 "从 a 到 Z 排序", 然后按 enter。按字母顺序对数据进行排序, 方法是按向下键, 直到听到 "对 Z 到 A 排序", 然后按 enter。如果活动列仅包含文本或文本和数字的组合, 则可以按字母顺序进行排序。若要按升序对数字列数据进行排序, 请按向下键, 直到听到 "最小到最大", 然后按 enter。按降序对数字数据进行排序, 方法是按向下键, 直到听到 "最大到最小值", 然后按 enter。如果活动列仅包含数字, 则可以选择按数字顺序进行排序。

表格筛选选项

“文本筛选”选项

  • 等于 - 筛选列以显示“自定义筛选”对话框中键入的确切文本。

  • 等于-筛选列以显示除 "自定义筛选" 对话框中所键入文本以外的所有内容。

  • 开头是 - 筛选列显示以“自定义筛选”对话框中键入的确切文本开头的数据。文本末尾可以是任何内容。

  • 结尾是 - 筛选列显示以“自定义筛选”对话框中键入的确切文本结尾的数据。文本开头可以是任何内容。

  • 包含 - 筛选列以显示包含“自定义筛选”对话框中键入的确切文本的数据。

  • 不包含 - 筛选列以显示不包含“自定义筛选”对话框中键入的文本的数据。

  • 自定义筛选器-允许您从下拉菜单中选择要应用于数据的筛选器。若要使用此选项, 必须首先键入要筛选的文本。接下来, 按 tab, 直到听到 "可编辑的组合框"。按 Alt + 向下键查看下拉菜单。使用向下键选择所需的筛选器, 然后按 enter。操作完成后, 你将听到 "已应用筛选器"。

“数字筛选”选项

  • 等于 - 筛选列以显示“自定义筛选”对话框中键入的确切数字。

  • 不等于 - 筛选列以显示除“自定义筛选”对话框中键入的确切数字以外的所有数字。 

  • 大于 - 筛选列以显示大于“自定义筛选”对话框中所键入数字的所有数字。 

  • 小于 - 筛选列以显示小于“自定义筛选”对话框中所键入数字的所有数字。 

  • 介于 - 筛选列以显示特定数字范围内的所有数字。在提供的两个“自定义筛选”对话框中输入范围。 

  • "前 10个-筛选" 列以显示具有最大或最小数值或百分比的数字。当对话框打开时, 你会听到活动单元格的名称和 "关注编辑 10"。对话框默认为前10个数字 (称为项目), 但您可以将此数字更改为任何值。若要筛选百分比而不是数字, 请按 tab, 直到听到 "项目", 然后按 Alt + 向下键。按向下箭头键。当听到 "百分数" 时, 按 enter。若要筛选底部的数字或百分比, 请按 Tab, 直到听到 "顶部可编辑的组合框"。按 Alt + 向下键。然后, 按向下键选择 "底部", 然后按 enter。

  • 高于平均值 - 筛选列以显示高于列中所有数字平均值的数字。

  • 低于平均值 - 筛选列以显示低于列中所有数字平均值的数字

  • "按字体颜色筛选"-筛选活动列以显示您从子菜单中选择的字体颜色。当菜单打开时, 你将立即听到列中第一种字体颜色的 RGB 值。按 enter 选择 "此颜色", 或按向下键, 直到听到所需颜色的 RGB 值。

  • 按单元格颜色筛选-筛选活动列以显示您从子菜单中选择的单元格颜色。当菜单打开时, 你将立即听到列中第一个单元格颜色的 RGB 值。按 enter 选择 "此颜色", 或按向下键, 直到听到所需颜色的 RGB 值。

  • 自动 - 筛选活动列以显示包含 Excel 默认字体颜色(黑色)的单元格。

  • 无填充 - 筛选活动列以显示无填充颜色的单元格。这些单元格采用 Excel 的默认白色背景和黑色字体。

“按颜色排序”选项

  • 按单元格颜色排序 - 按单元格颜色对活动列进行排序。此选项会将采用子菜单中所选颜色的单元格置于列中的第一行。

  • 按字体颜色排序 - 按字体颜色对活动列单元格进行排序。此选项会将采用所选字体颜色的单元格置于列中的第一行。

  • 自动 - 将采用 Excel 默认字体颜色(黑色)的单元格置于列中的第一行。

  • 自定义排序 - 使用此选项按需对数据进行排序。例如,可以先按字母顺序排序,然后逐次按数值、字体颜色、单元格颜色等排序

另请参阅

使用屏幕阅读器打印 Excel 工作簿

在 Excel Mobile for Windows 10 中结合使用键盘快捷方式和外接键盘

在 Excel 中使用屏幕阅读器执行基本任务

使用屏幕阅读器浏览和导航 Excel

将Excel Online与键盘和屏幕阅读器配合使用, 以在表格中放置和筛选数据。我们已使用 "讲述人"、JAWS 和 NVDA 对其进行了测试, 但只要它们遵循通用的辅助功能标准和技术, 它就可以与其他屏幕阅读器配合使用。筛选数据可帮助您专注于特定的数据集, 这在大型工作表中尤其有用。

注意: 

  • Office 365 的新增功能是逐渐向 Office 365 订阅者发布的,因此你的应用可能还没有这些功能。若要了解如何更快速地获取新功能,请加入 Office 预览体验计划

  • 要深入了解屏幕阅读器,请转到屏幕阅读器在 Microsoft Office 中的工作原理

  • 使用讲述人时,键盘会默认使用标准布局。若要在讲述人设置中更改此布局,请按 Windows 徽标键+Ctrl+N。按 Tab 键,直至听到:“选择键盘布局,标准。”若要将布局更改为“旧版”,请按一次向下键。此时会听到:“旧版,已选。”如果旧版命令的按键方式与讲述人新功能中使用的按键方式相冲突,将无法在旧版键盘布局中使用新的讲述人命令。

  • 本主题假定你在电脑上使用此应用。对于 Windows 手机或平板电脑,某些导航和手势可能有所不同。

  • 使用 Excel Online 时,建议使用 Microsoft Edge 作为 Web 浏览器。由于 Excel Online 在 Web 浏览器中运行,因此其键盘快捷方式与桌面程序的键盘快捷方式不同。例如,将使用 Ctrl+F6 而不是 F6 来跳入和跳出命令。此外,F1(帮助)和 Ctrl+O(打开)等常见快捷方式适用于 Web 浏览器,但不适用于 Excel Online。

本主题内容

将数据置于表格中

  1. 选择要筛选的数据。

  2. 按 Ctrl+L 打开“创建表”对话框。应听到“创建表对话框,焦点位于确定按钮上”。

  3. 如果表不含标题,只需在“创建表”对话框打开后按 Enter。

  4. 如果您的表格有标题, 请按 tab 键, 直到听到 "' 未选中 ' 我的表格有标题" 复选框。单击空格键选中该框, 然后按 enter。

    如果表中不包含标题, Excel Online将通过在第一行中插入占位符文本来创建它们。默认占位符文本是第1列、第2列、第3列等。通过单击标题文本并输入所需的名称来更改其名称。

对表格中的数据进行筛选

  1. 选择要筛选的列的标题单元格。

  2. 按 Alt + 向下键打开 "筛选和排序" 下拉菜单。你也可以选择标题单元格右侧的箭头以访问该菜单。

  3. 按向下箭头键, 直到听到 "文本筛选器" 或 "数字筛选器", 然后按 enter 访问子菜单。如果列中仅包含文本或文本和数字的组合, 你将听到 "文本筛选器"。如果列中仅包含数字, 你将听到 "数字筛选器"。

  4. 按子菜单中的向下箭头键, 直到听到要应用于数据的筛选器的名称, 然后按 enter。将打开每个筛选器选项的 "自定义筛选" 对话框。当对话框打开时, 你将听到 "对话框自定义筛选器焦点", 在操作完成后, 你将听到 "已应用筛选器"。

    按 Tab 键在“自定义筛选”对话框中的字段之间移动,包括“与/或”单选按钮。

  5. 通过首先选择要重置的列的标题单元格, 清除已应用的筛选器。例如, 如果选择单元格 A1, 请按 Alt + 向下键以显示下拉菜单, 然后按向下键, 直到听到 "从第1列清除筛选"。按 enter。操作完成后, 你将听到 "未应用筛选器"。如果您重命名了单元格 A1 的页眉文本, 您将听到标题的名称, 而不是 "列 1"。

表格筛选选项

“数字筛选”选项

  • 等于 - 筛选列以显示“自定义筛选”对话框中键入的确切数字。

  • 不等于 - 筛选列以显示除“自定义筛选”对话框中键入的确切数字以外的所有数字。 

  • 大于 - 筛选列以显示大于“自定义筛选”对话框中所键入数字的所有数字。 

  • 小于 - 筛选列以显示小于“自定义筛选”对话框中所键入数字的所有数字。 

  • 介于 - 筛选列以显示特定数字范围内的所有数字。在提供的两个“自定义筛选”对话框中输入范围。 

  • "前 10个-筛选" 列以显示具有最大或最小数值或百分比的数字。当对话框打开时, 你会听到活动单元格的名称和 "关注编辑 10"。对话框默认为前10个数字 (称为项目), 但您可以将此数字更改为任何值。若要筛选百分比而不是数字, 请按 tab 键, 直到听到 "项目", 然后按 Alt + 向下键。按向下箭头键, 直到听到 "百分比", 然后按 enter。若要筛选底部的数字或百分比, 请按 tab 键, 直到听到 "顶部可编辑的组合框"。按 Alt + 向下键。然后, 按向下键选择 "底部", 然后按 enter。

  • 高于平均值 - 筛选列以显示高于列中所有数字平均值的数字。

  • 低于平均值 - 筛选列以显示低于列中所有数字平均值的数字。

  • 自定义筛选器-使用此选项可从下拉菜单中选择要应用于数字数据的筛选器。若要使用此选项, 必须首先在对话框中键入要筛选的数字。接下来, 按 tab, 直到听到 "可编辑的组合框"。按 Alt + 向下键查看下拉菜单。使用向下键选择所需的筛选器, 然后按 enter。操作完成后, 你将听到 "已应用筛选器"。

“文本筛选”选项

  • 等于 - 筛选列以显示“自定义筛选”对话框中键入的确切文本。

  • 不等于 - 筛选列以显示除“自定义筛选”对话框中所键入文本以外的所有内容。

  • 开头是 - 筛选列显示以“自定义筛选”对话框中键入的确切文本开头的数据。文本末尾可以是任何内容。

  • 结尾是 - 筛选列显示以“自定义筛选”对话框中键入的确切文本结尾的数据。文本开头可以是任何内容。

  • 包含 - 筛选列以显示包含“自定义筛选”对话框中键入的确切文本的数据。

  • 不包含 - 筛选列以显示不包含“自定义筛选”对话框中键入的文本的数据。

  • 自定义筛选器-允许您从下拉菜单中选择要应用于数据的筛选器。若要使用此选项, 必须首先键入要筛选的文本。接下来, 按 tab, 直到听到 "可编辑的组合框"。按 Alt + 向下键查看下拉菜单。使用向下键选择所需的筛选器, 然后按 enter。操作完成后, 你将听到 "已应用筛选器"。

另请参阅

在 Excel 中使用屏幕阅读器查找和替换数据

Excel Online 中的键盘快捷方式

在 Excel 中使用屏幕阅读器执行基本任务

使用屏幕阅读器浏览和导航 Excel

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