使用屏幕阅读器在 Excel 中对表格进行排序或筛选

使用屏幕阅读器在 Excel 中对表格进行排序或筛选

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

朗读符号与屏幕阅读器内容的标签。本主题介绍如何在 Office 中使用屏幕阅读器

本文属于Office 辅助功能内容集,适用于将屏幕阅读器程序与 Office 产品结合使用的用户。若要获取更多常规帮助,请参阅 Office 支持主页

在 Excel 2016 中使用键盘和 Windows 内置屏幕阅读器(例如 JAWS 或讲述人)对表格进行排序和筛选。对数据排序可帮助快速整理和找到所需数据,以便更快分析。对数据进行筛选可帮助专注于某组特定的数据,这在大型工作表中非常有用。

注意: 

本主题内容

用于排序和筛选的键盘快捷方式

下表展示用于排序和筛选的键盘快捷方式。

执行的操作

在列标题中关闭“自动筛选”下拉菜单

Ctrl+Shift+L

从列标题中打开“自动筛选”下拉菜单

Alt + 向下键

按从小到大或从 A 到 Z 排序

Alt + A、 S + A 或 Alt + 向下箭头 S

按从大到小或从 Z 到 A 排序

Alt + A、 S + D 或 Alt + 向下箭头 O

打开“排序”对话框

Alt+A、S+S 或 Alt+H、S、U

更改数据后重新应用排序

Ctrl+Alt+L(或 Alt+A、Y+3)

按颜色进行筛选

Alt + 向下箭头,我

按数字或文本筛选

Alt + 向下箭头 F

打开“设置单元格格式”对话框

Alt + H、 O,我

使用 TRIM 函数

Alt + M,T,然后移动到剪裁使用向下箭头键

了解 Excel 中的排序

可按文本(从 A 到 Z 或从 Z 到 A)、数字(从小到大或从大到小)以及日期和时间(从旧到新或从新到旧)对一列或多列中的数据进行排序。也可通过自定义列表(例如大、中和小)或者格式(包括单元格颜色、字体颜色或图标集)进行排序。大多数排序是按列进行的,但也可按行排序。

当你对表格进行排序时,Excel 保存工作簿时将保存你使用的条件,让你能够在每次打开该工作簿时重新应用该条件。这对于多列排序或需要很长时间才能创建的排序来说尤为重要。但是,此方法只适用于表格中的数据,不适用于单元格区域。如果你想保存排序条件以便打开工作簿时可以定期重新应用排序,最好使用表格。

注意: 一旦您对数据进行排序,无法恢复原始顺序。如果尚未将文件保存排序后,您可以使用撤消 (Ctrl + Z) 以返回。

对表格或区域中的文本进行排序

对表格中的文本进行排序

  1. 导航到表格中的标题行。

  2. 按右或向左箭头键移动到列标题要排序的数据。

  3. 按 Alt + 向下箭头键以打开筛选菜单上,然后按 Tab 键移动到菜单。

  4. 显示的选项取决于的列中的数据类型。例如,可以对数值数据从最小到最大或最大到小进行排序。您可以从 A 到 Z、 从 Z 到 A,或按颜色的字母数字数据进行排序。

    使用向下箭头键浏览选项,然后按 enter 键以选择一个选项。

对区域中的文本进行排序

  1. 选择单元格区域中的一列字母数字数据,或确保活动单元格位于包含字母数字数据的表列中。

  2. 按 Alt + A。数据选项卡随即打开,并且听到:"左上功能区、 分组框、 数据选项卡上"。(在讲述人中,您将听到:"功能区选项卡上,选择、 数据标签项"。

    • 若要按字母数字升序 (A 到 Z 排序),按 S + A。

    • 若要按字母数字顺序降序排列(从 Z 到 A 排序),请按 S+D。

进行区分大小写的排序

  1. 选择单元格区域中的一列字母数字数据,或确保活动单元格位于包含字母数字数据的表列中。

  2. 按 Alt + H、 S、 u。排序对话框中打开,并且您听到:"排序对话框,确定按钮。(在讲述人中,您将听到:"进行排序,确定按钮。")

  3. 按 Tab 键直到听到"选项按钮,",然后按空格键以打开排序选项对话框。您将听到"排序选项对话框,区分大小写的复选框,未选中"。(在讲述人中,您将听到:"排序选项。选中区分大小写的复选框。")

  4. 按空格键选中区分大小写复选框。

  5. 按 Tab 键直到听到"确定按钮,"然后按 Enter。排序对话框中打开,并且您听到:"排序对话框"。(在讲述人中,您将听到:"排序选项按钮。")

  6. 按 Tab 键直到听到"确定按钮,"然后按 Enter。

提示: 

  • 如果您进行排序的列中包含数字和文本的组合,您可能需要设置其格式为文本。否则为 Excel 对数字排序数字首先,,然后对文本进行排序。若要将数据格式设置,在列中,选择所有数据,然后按 Alt + H、 F、 n。 使用左的箭头键移动到数字选项卡,然后使用 Tab 键移动到类别列表并按向下箭头键,直到听到"文本"。按 Tab 键一次移动到确定按钮,然后按 Enter。

提示: 

  • 导入或复制其他位置的数据时,数据前面可能插入前导空格。例如,姓名“Sue Lidman”可能以“(空格)(空格)Sue Lidman”的形式输入。

  • 如果使用屏幕阅读器,可能不会知道有这些空格,因为 JAWS 不读取单元格中的空格。

  • 为了帮助你找到它们,Excel 会将具有前导空格的单元格置于已排序的列的顶部。

对数字排序

对数字进行排序

  1. 选择单元格区域中的一列数值数据,或确保活动单元格位于包含数值数据的表列中。

  2. 按 Alt + A。数据选项卡随即打开,并且听到:"左上功能区、 分组框、 数据选项卡上"。(在讲述人中,您将听到:"功能区选项卡上,选择、 数据标签项"。)

    • 若要按从小到大的顺序排序,请按 S+A。

    • 若要按从大到小的顺序排列,请按 S+D。

检查数字是否存储为数字

  1. 按 Alt + H、 F + N。此时将打开设置单元格格式对话框中,并且听到:"设置单元格格式对话框"。(在讲述人中,您将听到:"设置单元格"。)

  2. 若要移动到数字选项卡,使用左的箭头键 (或者按 Ctrl + Tab)。您听到:"编号选项卡"。(在讲述人中,您将听到:"编号选项卡项目"。)

  3. 按 Tab 键。此时将打开类别列表,并且听到当前选定的类别,如"常规"或"日期"。

  4. 按向上或向下键直到听到"数量"。

  5. 若要关闭对话框中,按 Tab 键直到听到"确定按钮,"然后按 Enter。

对日期和时间进行排序

  1. 选择单元格区域中的一列日期或时间,或确保活动单元格位于包含日期或时间的表列中。

  2. 按 Alt + A。数据选项卡随即打开,并且听到:"左上功能区、 分组框、 数据选项卡上"。(在讲述人中,您将听到:"功能区选项卡上,所选,数据选项卡。")

    • 若要按从旧到新的顺序排序,请按 S+A。

    • 若要从升序排序降序,按 S + D。

    • 若要在更改数据后重新应用排序,请选择区域或表格中的单元格,然后按 Ctrl+Alt+L。

按多个列进行排序

如果你有希望按一列或一行中的相同值组合在一起的数据,然后对这组相等值内的其他列或行排序,你可能希望按多列或多行排序。 例如,如果有一个“部门”列和“雇员”列,可以先按“部门”排序(将同一部门中的所有员工汇集在一起),然后按姓名排序(按字母顺序排列每个部门中的姓名)。 最多可以按 64 列排序。

注意: 为获得最佳结果,排序的单元格区域应包含列标题。若要按行排序,请确保在排序对话框中清除表包含标题复选框。

  1. 选择包含两列或更多列数据的单元格区域,或确保活动单元格所在表中包含两列或更多列。

  2. 按 Alt + A、 S + S。排序对话框中打开,并且您听到:"排序对话框,确定按钮。(在讲述人中,您将听到:"进行排序,确定按钮。")

  3. 按 Tab 键,直到找到列: 作为排序依据组合框,然后使用箭头键选择要排序的第一列。

  4. 若要选择排序类型,请按 Tab 切换到“排序依据”组合框并使用箭头键。

    • 若要按文本、 数字或日期和时间排序,请选择单元格的值

    • 若要按格式排序,请选择单元格颜色、 字体颜色或条件格式图标

  5. 选择所需排序方式:

    • 若要按值排序,请按 Tab 键,直到找到顺序组合框中,使用箭头键选择要进行排序。

    • 若要对文本和数值进行排序,请选择“从小到大”或“从大到小”。

    • 若要基于自定义序列进行排序,请选择“自定义序列”

    • 若要按单元格颜色排序,字体颜色或单元格图标,使用箭头键以使您的选择,,然后按 Tab 键,直到找到下一步订单组合框中,使用箭头键选择在顶部底部

  6. 若要添加另一列排序依据,请使用 Tab 键移到添加级别按钮,请按 Enter,然后重复步骤三到五。

  7. 若要更改的数据之后,重新应用列进行排序,请选择一个单元格区域或表中,然后按 Ctrl + Alt + l。 (Ctrl + Alt + L 不重新应用行进行排序。)

有关排序的问题的提示

如果在对你的数据进行排序时出现意外的结果,请执行以下操作:

  • 请检查由公式返回的值是否已发生改变。如果你排序的数据包含一个或多个公式,当工作簿重新计算时,这些公式的返回值可能会发生改变。在这种情况下,请务必重新应用排序以获得最新结果。

  • 在排序前取消隐藏行和列。对列进行排序时,不会移动隐藏的列;对行进行排序时,不会移动隐藏的行。在对数据进行排序之前,最好取消隐藏列和行。

  • 选中的区域设置。排序顺序因区域设置。请确保您的计算机上的区域设置正确的区域设置区域和语言选项在控制面板中有。

  • 打开或关闭标题行。通常,对列进行排序时最好使用标题行,以便于理解数据的意义。默认情况下,排序操作中不包括标题中的值。有时,可能需要打开或关闭标题,使排序操作中包括或不包括标题中的值。

  • 若要排除数据的第一行从排序,因为它是一个列标题,请按 Alt + H、 S、 u。在自定义排序对话框中,选择我的数据包含标题复选框。

  • 若要在排序中包括的第一行的数据,因为它不是列标题,请按 Alt + H、 S、 u。在自定义排序对话框中,清除我的数据包含标题复选框。

对表格中的数据进行筛选

将数据放入表格,Excel 会自动添加自动筛选下拉菜单中为每个列标题。您可以打开此菜单以快速筛选。若要从一个列标题中删除自动筛选下拉菜单中,选择标题,然后按 Ctrl + Shift + L。

  1. 在您想要筛选的列的表格表头,请按 Alt + 向下箭头键。自动筛选下拉菜单中打开。收听中讲述人:"菜单。)

  2. 自动筛选菜单上,如果列中包含数字,使用向下箭头键移到数字筛选器,然后按 Enter。如果列具有文本项,移到文本筛选器,然后按 Enter。子菜单中打开,并且您听到"等于"。

  3. 若要移动到所需的筛选选项,请使用箭头键,然后按 Enter。此时将打开自定义自动筛选对话框中,并且听到:"对话框自定义自动筛选"。(在讲述人中,您将听到:"自定义自动筛选。")

  4. 键入或选择筛选条件。

    例如,若要显示高于一定数量的金额,请选择“大于或等于”,然后在下一组合框中输入所需数字。

    若要按两个条件进行筛选,请将筛选条件输入两组编辑组合框;如需同时满足两个条件,请选择“”,如需满足两个条件之一,请选择“”。

  5. 若要关闭该对话框,请按 Tab 键,直到找到确定按钮,然后按 Enter。

筛选区域中的数据

  1. 选择要筛选的单元格。

  2. 按 Ctrl+Shift+L。Excel 会将“自动筛选”下拉菜单添加到区域中的第一个单元格。

  3. 选择自动筛选下拉菜单中的单元格。按 Alt + 向下箭头键。此时将打开自动筛选下拉菜单中,并且听到:"上下文菜单"。(在讲述人中,您将听到:"菜单。)

  4. 使用箭头键和 Tab 键移至所需筛选选项。

  5. 做出选择后,按 Tab 转到“确定”按钮,然后按 Enter。

若要清除筛选器,请选择区域内的任意单元格,然后按 Ctrl+Shift+L。

另请参阅

使用屏幕阅读器在 Excel 中插入标题

使用屏幕阅读器在 Excel 的表格中创建列标题

面向 Windows 的 Excel 键盘快捷方式和功能键

在 Excel 中使用屏幕阅读器执行基本任务

设置设备以使用 Office 365 中的辅助功能

了解如何使用辅助功能在 Excel 中导航

在 Excel for Android 中使用内置的 Android 屏幕阅读器 TalkBack 对表格进行排序和筛选。排序可帮助你整理和分析数据。当工作表中包含大量数据时,筛选数据将非常有用。

注意: 

  • Office 365 的新增功能是逐渐向 Office 365 订阅者发布的,因此你的应用可能还没有这些功能。若要了解如何更快速地获取新增功能,请访问我何时能够获得 Office 2016 for Office 365 中的最新功能?

  • 本主题假定你使用内置 Android 屏幕阅读器 TalkBack。若要深入了解如何使用 TalkBack,请转到 Android 辅助功能

  • 本主题假定你在 Android 手机上使用此应用。对于 Android 平板电脑,某些导航和手势可能有所不同。

本主题内容

在 Excel 中对数据排序

可在 Excel 工作表中对文本和数字数据进行排序,使其按特定顺序排列(例如文本从 A 到 Z 或 Z 到 A 排列,数字从小到大或从大到小排列,日期和时间从早到晚或从晚到早排列)。

注意: 一旦您对数据进行排序,无法恢复原始顺序。

  1. 点击 Excel 工作表中的某个位置。TalkBack 将读出所选单元格。

  2. 向左或向右轻扫,直到位于要排序的列中。双击激活所选内容。

  3. 若要触屏浏览,请在屏幕上方缓慢拖动手指,直到 TalkBack 读出:“‘更多选项’按钮。”焦点现位于该按钮,可抬起手指。

  4. 双击屏幕上的任意位置以激活该按钮。TalkBack 读出:“选项卡菜单,‘开始’已选。”在屏幕下方,用两根手指反复向上轻扫,直到到达列表的末尾。TalkBack 将在你轻扫时播放声音,并在到达列表末尾时停止声音。

  5. 在屏幕下方拖动手指浏览该列表。TalkBack 会在你拖动手指时读出列表项。

  6. 当 TalkBack 读出“‘排序和筛选’菜单”时,请抬起手指并双击屏幕。

  7. 在屏幕下方拖动手指浏览该列表。TalkBack 会在你拖动手指时读出列表项。

    • 选择升序排序,从 A 到 Z 或最小到最大的字母数字数据进行排序或进行排序的日期和时间从早期版本更高版本。TalkBack 宣布:"排序升序,未选中的开关。"

    • 选择降序排序字母数字数据从 Z 到 A 或最大数到最小,或排序的日期和时间从到早期版本更高版本。Talkback 宣布:"排序降序,未选中的开关。"

    找到所需的选项后,松开手指,然后双击。相应地对项目进行排序。

  8. 若要返回到工作表,请轻扫右直到听到:"Checked 更多选项切换。现在选择更多选项按钮,双击以将其激活。

对单元格区域进行排序

如果工作簿中有空单元格,可先选择区域,然后对区域进行排序。

  1. 在工作簿中的屏幕上方缓慢拖动手指,直到 TalkBack 读出:“‘更多选项’按钮”。焦点现位于该按钮,可抬起手指。

  2. 双击屏幕上的任意位置以激活该按钮。TalkBack 读出:“选项卡菜单,‘开始’已选。”

  3. 在屏幕下方,用两根手指反复向上轻扫,直到到达列表的末尾。TalkBack 将在你轻扫时播放声音,并在到达列表末尾时停止声音。

  4. 在屏幕下方拖动手指浏览该列表。TalkBack 会在你拖动手指时读出列表项。

  5. 当 TalkBack 读出“选择区域”时,请抬起手指并双击屏幕。

  6. 将打开“选择​​单元格或区域”对话框,焦点位于区域字段中。键入要选择的区域,如“A1:C15”。在屏幕上拖动手指,直到听到 TalkBack 读出“‘确定’按钮”。抬起手指并双击。现已选中区域。

  7. 在屏幕上方拖动手指,直到 TalkBack 读出:“‘更多选项’按钮”。抬起手指,然后双击以激活按钮。

  8. 在项目上拖动手指,浏览屏幕下方的列表。当 TalkBack 读出“‘排序和筛选’菜单”时,请抬起手指并双击屏幕。

  9. 在屏幕下方拖动手指浏览该列表。TalkBack 会在你拖动手指时读出列表项。

    • 选择升序排序,从 A 到 Z 或最小到最大的字母数字数据进行排序或进行排序的日期和时间从早期版本更高版本。TalkBack 宣布:"排序升序,未选中的开关。"

    • 选择降序排序字母数字数据从 Z 到 A 或最大数到最小,或排序的日期和时间从到早期版本更高版本。Talkback 宣布:"排序降序,未选中的开关。"

    找到所需的选项后,松开手指,然后双击。相应地对项目进行排序。

设置数据格式

有时,可能需要重新设置数据格式以在排序时获得正确的结果。

  1. 导航到要设置格式的单元格或列。双击激活所选内容。

  2. 若要触屏浏览,请在屏幕上方缓慢拖动手指,直到 TalkBack 读出:“‘更多选项’按钮。”焦点现位于该按钮,可抬起手指。

  3. 双击屏幕上的任意位置以激活该按钮。TalkBack 读出:“选项卡菜单,‘开始’已选。”在屏幕下方用两根手指向下轻扫列表。

  4. 在屏幕下方拖动手指浏览该列表。TalkBack 会在你拖动手指时读出列表项。

  5. 当 TalkBack 读出:“‘数字格式’菜单”,抬起手指并双击屏幕。

  6. 在屏幕下方拖动手指浏览该列表。TalkBack 会在你拖动手指时读出列表项。

    可从下列格式中选择:“常规”、“数值”、“货币”、“会计专用”、“日期”、“时间”、“百分比”、“分数”、“科学记数”、“文本”和“特殊”。找到要使用的格式后,抬起手指,然后双击即可应用。

排序问题的处理提示

如果在进行数据排序时出现意外结果,请检查以下各项:

  • 如果排序的数据包含一个或多个公式,当工作表重新计算时,这些公式的返回值可能会发生改变。在这种情况下,请务必重新排序以获得最新结果。

  • 对列进行排序时,不会移动隐藏的列;对行进行排序时,不会移动隐藏的行。进行数据排序之前,最好取消隐藏列和行。若要取消隐藏,请在 Excel 工作簿中:

    1. 导航到行或列旁边隐藏的列或行。TalkBack 宣布:"旁边的隐藏单元格为。"

    2. 拖动手指,向上移动到列标题或向左移动到行号,然后抬起手指。双击选择整列或整行。

    3. 再次双击打开菜单。

    4. 向右轻扫,直到听到:“‘取消隐藏’按钮。”双击取消隐藏。TalkBack 将读出你在工作簿中的当前位置,且取消隐藏列或行。

  • 检查手机上的区域设置。排序结果可能因区域设置而异。

对表格中的数据进行筛选

通过在 Excel 表中插入数据,可使用筛选器快速查找符合条件的值。

  1. 在 Excel 的屏幕上拖动手指,直到到达该表格。TalkBack 将读出所选单元格。

  2. 向左或向右轻扫,直到位于要筛选的表的标题中。也可以在屏幕上拖动手指找到标题。

  3. 在屏幕上方缓慢拖动手指,直到 TalkBack 读出:“‘更多选项’按钮。”焦点现位于该按钮,可抬起手指。

  4. 双击屏幕上的任意位置以激活该按钮。TalkBack 读出:“选项卡菜单,‘开始’已选。”在屏幕下方,用两根手指反复向上轻扫,直到到达列表的末尾。TalkBack 将在你轻扫时播放声音,并在到达列表末尾时停止声音。

  5. 在屏幕下方拖动手指浏览该列表。TalkBack 会在你拖动手指时读出列表项。

  6. 当 TalkBack 读出“‘排序和筛选’菜单”时,请抬起手指并双击屏幕。

  7. 在屏幕下方拖动手指浏览该列表。TalkBack 会在你拖动手指时读出列表项。到达“显示筛选器”按钮时,抬起手指并双击。

  8. 若要返回工作表,请在屏幕上方拖动手指,直到听到 TalkBack 读出表格标题。

  9. 轻扫右一次到达筛选按钮。TalkBack 宣布所在的位置,如:"列零,行零页眉、 无应用的筛选器"。轻扫左以转到下一个项目。TalkBack 宣布:"应用筛选"。将您的手指并双击。

  10. 打开排序和筛选菜单。向右轻扫直到 TalkBack 宣布"筛选器项目按钮,"然后双击屏幕。重点是在搜索字段中。双击要激活搜索字段,并显示在屏幕下半部分键盘。

  11. 在屏幕键盘上拖动手指以键入要筛选的条件。

  12. 完成后,请在屏幕上方拖动手指,直到听到 TalkBack 读出正确的条件。抬起手指,然后双击进行选择。

  13. 在屏幕上拖动手指,直到 TalkBack 读出“完成”按钮(位于右上角)。抬起手指并双击。

  14. 筛选项目”菜单将关闭,你返回到已应用所选筛选条件的表格。

另请参阅

使用 TalkBack 在 Excel for Android 中插入和编辑表格

对 Excel for Android 使用外部键盘

在 Excel 中使用屏幕阅读器执行基本任务

设置设备以使用 Office 365 中的辅助功能

了解如何使用辅助功能在 Excel 中导航

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