使用屏幕阅读器在 Access 桌面数据库中创建查询

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朗读符号与屏幕阅读器内容的标签。本主题介绍如何在 Office 中使用屏幕阅读器

本文属于Office 辅助功能内容集,适用于将屏幕阅读器程序与 Office 产品结合使用的视力障碍用户。若要获取更多常规帮助,请参阅 Office 支持主页

将Access与键盘和屏幕阅读器配合使用以创建查询。我们已使用 "讲述人"、JAWS 和 NVDA 对其进行了测试, 但只要它们遵循通用的辅助功能标准和技术, 它就可以与其他屏幕阅读器配合使用。使用查询, 可以更轻松地在Access桌面数据库中查看、添加、删除或更改数据。当您希望快速查找特定数据、计算或汇总数据或自动执行数据管理任务 (例如, 定期查看最新数据) 时, 查询也很有用。

注意: 

  • Office 365 的新增功能是逐渐向 Office 365 订阅者发布的,因此你的应用可能还没有这些功能。若要了解如何更快速地获取新功能,请加入 Office 预览体验计划

  • 要深入了解屏幕阅读器,请转到屏幕阅读器在 Microsoft Office 中的工作原理

  • 使用讲述人时,键盘会默认使用标准布局。若要在讲述人设置中更改此布局,请按 Windows 徽标键+Ctrl+N。按 Tab 键,直至听到:“选择键盘布局,标准。”若要将布局更改为“旧版”,请按一次向下键。此时会听到:“旧版,已选。”如果旧版命令的按键方式与讲述人新功能中使用的按键方式相冲突,将无法在旧版键盘布局中使用新的讲述人命令。

本主题内容

查询的类型

在精心设计的数据库中,想要呈现在表单或报表中的数据通常位于多个表中。查询可提取各个表中的信息并将其汇总以在表单或报表中显示。查询有两种主要类型,即选择查询和动作查询。你创建的查询类型取决于你想要执行的任务。

选择查询是对数据结果的请求。选择查询可帮助你仅获取“数据表”视图中所需的数据。使用选择查询可达到以下目的:

  • 仅查看表格中特定字段的数据

  • 同时查看多个相关表中的数据

  • 查看满足特定条件的数据

  • 执行计算

  • 合并来自不同表的数据

例如,如果产品表中具有多个字段(列),则可以创建选择查询以仅获取集中于所需字段(列)的简洁视图。例如,还可添加条件来筛选返回的行数,以便仅返回所含产品的价格高于 $10.00 的行。

动作查询是对数据执行操作的请求。使用动作查询可添加、更改或删除数据库中的数据。每项任务(如添加或删除数据)均具有特定类型的动作查询。

创建选择查询

若要执行简单查询, 请使用 "查询向导"。若要向查询添加条件, 请使用 "查询设计器"。

使用“查询向导”

  1. 按 Alt + C、Q、Z。将打开 "新建查询" 窗口, 其中选中了 "简单查询向导"。

    提示: 

    • 如果在打开“查询向导”之前尚未保存想要为其创建查询的表格,则系统将提示你完成此操作。

    • 还可以使用“查询向导”创建其他类型的查询:交叉表查询、查找重复项查询(用于查找单个表中具有重复字段值的记录)和查找不匹配项查询(用于在表中查找其他表内不含相关记录的记录 [行])。

  2. 按 Enter。此时将打开“简单查询”窗口,且焦点位于“可用字段”列表框。

  3. 若要移动到“表/查询”编辑组合框,请按 Alt+T 或 Shift+Tab。

  4. 若要打开下拉列表, 请按 Alt + 向下键。在下拉列表中, 若要选择要对其运行查询的表, 请使用向上键和向下键。

  5. 若要移动到 "可用字段" 列表框, 请按 tab 键。若要选择要运行查询的字段, 请使用向下箭头键。

  6. 若要向查询添加字段,请按 Alt+S。焦点将移动到“选定字段”列表框。

  7. 按 tab 键, 直到听到 "' 大于 ' 按钮", 然后按 enter。如果要添加所有字段, 请按 Alt + S, 然后按 tab 键, 直到听到 "双右箭头按钮", 然后按 enter。

    若要向查询添加更多表,请按 Alt+T。焦点将移动到“表/查询”编辑字段。根据需要重复步骤 4-7。

  8. 完成输入所有表和字段后,按 Alt+N 移动到向导的下一页。

    提示: 根据你输入的信息,向导的下一页可能有所不同。例如,系统可能要求你选择查询的详细版本或摘要版本。作出选择并按 Alt+N 移动到向导的下一页。

  9. 移动到向导下一页后,你将听到“你想要为查询采用什么标题?”,按 Shift+Tab。焦点将移动到“标题编辑”字段。键入名称。

  10. 查看、修改和保存查询。

    • 若要保存查询并将其打开以查看信息, 请按 Alt + O, 然后按 Enter。若要关闭查询, 请按 F6。

    • 若要保存查询并退出向导而不查看查询结果, 请按 Alt + F。当向导关闭时, 查询将显示在新选项卡上, 焦点位于第一个单元格中。

    • 若要修改查询的设计, 请按 Alt + M, 然后按 enter。在 "设计" 视图中打开查询。

使用“查询设计器”

  1. 按 Alt + C、Q、D。此时将打开 "显示表" 对话框, 其中已选中 "" 选项卡, 并且你将听到 "显示表对话框"。

  2. 在 "显示表" 对话框中, 若要选择表并将其添加到查询中, 请使用向下键, 然后按 Alt + a, 当听到所需的表的名称时, 请按 Alt + a。表格将粘贴到工作区中的设计网格上方。

  3. 若要关闭 "显示表" 对话框, 请按 Alt + C。

  4. 焦点位于设计网格中的 "字段行" 编辑框中。你将听到: "Access, 第1行, 第1列"。借助 JAWS, 你将听到: "设计、自动编号、键入和文本"。 若要向设计网格添加字段, 请按 Alt + 向下键。将打开一个可用字段下拉列表。

  5. 若要通过 JAWS 移至下拉列表, 请按 Ctrl + 向上键。在 "讲述人" 中, 焦点将自动移到下拉列表中。

  6. 若要从下拉列表中选择一个字段, 请使用向下键, 然后在听到所需字段的名称时按 enter。所选字段将显示在列中。焦点将自动移到下一列。

  7. 若要向查询添加另一个字段,请重复步骤 4-6。

  8. 向字段添加条件:

    1. 在要向其中添加条件的字段的列中, 按向下键, 直到听到: "第11行, 第1列"。借助 JAWS, 你将听到: "条件"。

    2. 输入条件。例如, 对于 products 表上的价格字段, 输入> = 10 (大于符号, 等于符号, 数字为 10), 以显示价格大于或等于 $10.00 的产品列表。

  9. 若要查看查询结果, 请按 Alt、J、Q、G。

  10. 若要保存查询, 请按 Ctrl + S。在 "另存为" 对话框中, 输入查询的名称, 然后按 enter。

注意: 可以使用“查询设计器”同时查看多个相关表中的数据。例如,如果你拥有一个含有客户表和订单表的数据库,且每个表均包含客户 ID 字段(这形成了两表之间一对多关系的基础),则可以创建返回特定城市中的客户订单的查询。若要创建可同时查看多个表中的数据的查询,请使用此处列出的步骤,但重复步骤 2-8 以向查询添加其他表、字段和条件。

创建参数查询

如果经常运行特定查询的变体,请考虑使用参数查询。运行参数查询时,查询将提示你输入字段值,然后使用提供的值创建查询的条件。

  1. 在“导航”窗格中,选择要用于创建参数查询的查询。

  2. 按 Shift + F10。上下文菜单随即打开, 你将听到 "打开, O"。

  3. 按 D。查询将在“设计”视图中打开,且焦点位于查询设计网格中第一个字段的第一行。

  4. 若要移动到要修改的字段, 请按向右键, 直到听到所需字段的名称。

  5. 若要移动到 "条件" 行, 请按向下键, 直到听到: "第11行, 第1列"。 借助 JAWS, 你将听到: "条件"。

  6. 在单元格中, 删除任何现有信息并输入参数字符串。例如, 如果要为查询创建参数查询以查找纽约的客户, 请删除 "北京" 并输入哪个城市?。在参数提示中, 不能将句点 (.) 或感叹号 (!) 用作文本。

    "城市"的字符串是参数提示。括号表示你希望查询要求输入, 而文本 (在本例中,对于哪个城市?) 表示参数提示显示的问题。

  7. 若要运行查询, 请按 Alt、J、Q、G。"输入参数值" 窗口随即打开, 焦点位于 "编辑" 字段中。输入一个值, 例如 "纽约"。

  8. 按 tab 键, 直到到达"确定"按钮, 然后按 enter。在此示例中, 将显示纽约的客户的订单。

指定参数数据类型

还可以指定参数应接受的数据类型。你可以为任何参数设置数据类型,但为数字、货币或日期/时间数据设置数据类型尤为重要。指定参数应接受的数据类型时,如果用户输入的数据类型不正确(例如应输入货币而输入了文本),则可看到更有帮助的错误消息。

注意: 如果将参数设置为接受文本数据,则输入的任何内容都将被解释为文本,并且不会显示任何错误消息。

  1. 打开参数查询。若要切换到 "设计" 视图, 请按 Alt + H、W、D。设计网格随即打开。

  2. 按 Alt、J、Q、S、P。"查询参数" 对话框随即打开, 焦点位于 "参数" 列中。

  3. 为要为其指定数据类型的每个参数键入提示。请确保每个参数与在查询设计网格的 "条件" 行中使用的提示相匹配。例如, 如果您输入了哪个城市, 则可以在 "查询参数" 对话框中输入相同的提示。

  4. 若要移动到“数据类型”列,请按 Tab 键。

  5. 若要打开下拉列表, 请按 Alt + 向下键。

  6. 若要选择参数的数据类型, 请按向下键, 直到听到所需的数据类型。

  7. 若要保存并退出对话框,请按 Enter。

有关使用参数的详细信息, 请参阅运行查询时使用参数要求输入

创建交叉表查询

想要重构汇总数据以使数据更易于阅读和理解时,可使用交叉表查询。交叉表查询计算总和、平均值或其他聚合函数,然后按两组值对结果进行分组 - 一组位于数据表的下侧,而另一组位于顶部。可使用“查询向导”快速创建交叉表查询。

通过交叉表查询向导,你可选择单个表或查询用作交叉表查询的记录源。如果单个表不具有要包含在交叉表查询中的全部数据,请首先创建选择查询以返回所需数据。

  1. 按 Alt + C、Q、Z。"新建查询" 对话框随即打开, 其中选中了 "简单查询向导"。

    提示: 如果在打开“查询向导”之前尚未保存想要为其创建查询的表格,则系统将提示你完成此操作。

  2. 按向下箭头键。你将听到 "交叉表查询向导"。

  3. 按 enter 或 Alt + N。"交叉表查询向导" 随即打开, 并选中 "" 单选按钮, 并且焦点位于 "表" 列表框中。

  4. 选择要用于创建交叉表查询的对象:

    • 若要选择表格, 请使用向下箭头键。

    • 若要选择查询, 请按 Alt + Q。当听到 "查询" 单选按钮处于选中状态时, 若要移动到列表框, 请按 Shift + Tab, 然后按向下键, 直到听到所需查询的名称。

    • 若要同时选择表和查询, 请按 Alt + O。当听到 "已选中两个单选按钮" 时, 若要移动到列表框, 请按 Shift + Tab。若要选择所需的表和查询, 请按向下键, 直到听到所需的表和查询。

  5. 若要移动到下一页,请按 Enter 或 Alt+N。

  6. 下一页将打开, 焦点位于 "可用字段" 列表框中。若要选择包含要用作行标题的值的字段, 请按向下箭头键。

  7. 若要添加所选字段,请按 Tab 键,然后按 Enter。对要添加的每个字段重复此操作。

    提示: 

    • 最多可以选择3个字段用作行标题源, 而使用的行标题较少, 而交叉表数据表的可读性就越简单。

    • 如果你选择多个字段来提供行标题,则你选择字段的顺序确定了对结果进行排序的默认顺序。

  8. 若要移动到向导的下一页,请按 Enter 或 Alt+N。

  9. 在下一页上, 若要选择包含要用作列标题的值的字段, 请按向下键, 直到听到所需的字段。

    提示: 通常,你应选择包含少量值的字段,以帮助保持你的结果易于阅读。例如,使用只包含少量可能值(如性别)的字段可能优于使用包含许多不同值(如年龄)的字段。

  10. 如果选择用于列标题的字段具有“日期/时间”数据类型,则向导会增加一个步骤,使你能够将日期组合为间隔。可以指定“”、“季度”、“”、“日期”或“日期/时间”。如果不选择列标题的“日期/时间”字段,则向导将跳过此页。

  11. 若要移动到下一页,请按 Enter 或 Alt+N。页面打开时,将在“字段”列表框中选中第一个字段,且焦点位于“函数”列表框。

  12. 若要移动到 "字段" 列表框, 若要选择其他字段, 请按 Shift + Tab。你将听到: "字段, 已选中。" 借助 JAWS, 你将听到: "字段、冒号、列表框" 和第一个字段的名称。

  13. 若要选择一个字段, 请使用向下键。

  14. 若要移动到 "函数" 列表框, 请按 tab 键。你将听到: "函数, 已选择。"借助 JAWS, 你将听到: "函数、冒号、列表框" 和第一个函数的名称。

  15. 若要选择用于计算汇总值的函数, 请使用向下箭头键。所选字段的数据类型决定哪些函数可用。

  16. 完成选择后,按 Tab 转到“是,包括各行小计”复选框并选中或清除此复选框。

    如果包括各行小计,交叉表查询拥有一个与字段值一样,使用相同字段和函数的附加行标题。包括一个插入到附加列的行总和,该附加列汇总了剩余的列。例如,如果交叉表查询通过位置和性别(性别列标题)计算平均年龄,附加列将按位置计算所有性别的平均年龄。

    提示: 你可以通过在 "设计" 视图中编辑交叉表查询来更改用于生成行总和的函数。

  17. 若要移动到向导的下一页,请按 Enter 或 Alt+N。

  18. 在下一页上, 若要为查询命名, 请按 Shift + Tab, 然后输入名称。默认名称包含一个下划线, 后跟后缀 "交叉表"。

  19. 查看、修改和保存查询。

    • 若要查看交叉表查询,请按 Enter。

    • 若要修改查询设计,请按 Alt+M、Enter。

    • 若要保存查询并退出向导,请按 Alt+F。

创建删除查询

想要同时删除某个表或两个相关表中的完整记录(行)时,可使用删除查询。删除查询非常有用,因为它可用于指定条件以快速查找和删除数据。它还可节省时间,因为可重复使用保存的查询。

注意: 

  • 删除任何数据或运行删除查询之前,请确保你具备 Access 桌面数据库的备份。删除查询让你可以在执行删除之前查看要删除的行。

  • 如果只想删除几条记录,则无需查询。只需在“数据表”视图中打开该表,选择要删除的字段(列)或记录(行),然后按 Delete。系统将要求你确认是否要永久删除。

创建删除查询

  1. 按 Alt + C、Q、D。"显示表" 对话框随即打开。

  2. 若要选择表格, 请使用向下箭头键。当听到所需表的名称时, 按 Alt + A。对要从中删除记录的每个表重复此操作。

  3. 若要关闭 "显示表" 对话框, 请按 Alt + C。该表格将作为一个窗口显示在查询设计网格的左上部, 其中列出了所有字段。

  4. 按 Alt、J + Q、X。设计网格随即打开, 焦点位于第一个字段中。在设计网格中, "排序" 和 "显示" 行不再可用, 但现在可以使用 "删除" 行。

  5. 当听到 "自动编号, 第1行, 键入和文本" 时, 请按 Alt + 向下箭头键打开下拉列表。

  6. 删除表或字段中的所有空行:

    1. 使用向下键选择表中的字段, 然后在听到所需字段时按 enter。焦点将移到下一列。

    2. 若要移动到上一列, 请按向左箭头键。

    3. 若要移动到 "删除" 行, 请按向下键, 直到听到 "' 删除冒号 '", 然后按 Alt + 向下键打开下拉列表。

    4. 若要选择 "位置", 请按向上箭头键, 然后按 enter。焦点将移到下一列。

    5. 若要移动到上一列, 请按向左箭头键。

    6. 若要移动到 "条件" 行, 请按向下箭头键。

    7. 当听到 "条件" 或 "第11行, 第1列" 时, 请输入IsNull (true)。

  7. 在删除查询中使用特定条件:

    1. 若要选择包含要删除的条件的字段, 请按向下键, 直到听到所需的字段, 然后按 Enter。

    2. 若要移动到 "删除" 行, 请按向下箭头键。按 Alt + 向下键, 然后选择 "位置", 按向下箭头键, 然后按 enter。焦点将移到下一列。

    3. 若要移动到上一列, 请按向左箭头键。

    4. 若要移动到 "条件" 行, 请按向下箭头键。

    5. 输入条件。有关查询中的条件的示例列表, 请参阅创建和运行删除查询

    6. 若要移动到 "显示" 行, 请按向上箭头键。

    7. 为每个条件清除 "显示" 复选框。

  8. 若要验证查询是否返回要删除的记录, 请按 Alt + H、W、H。

  9. 运行查询:

    1. 若要切换到 "设计" 视图, 请按 Ctrl + H、W、D。

    2. 在 "设计" 视图中, 按 Alt、J、Q、G。将打开一个确认窗口, 要求你确认删除 X 行数。

    3. 若要删除行,请按 Enter。

  10. 若要保存查询, 请按 Ctrl + S。在 "另存为" 对话框中, 键入一个名称, 然后按 Enter。

备份数据库

  1. 按 Alt + F、A。"另存为" 窗格随即打开, 其中 "保存数据库" 为选中状态。

  2. 若要备份数据库, 请按 B, 然后按 enter。"另存为" 对话框随即打开 , 其中 "文件名" 编辑框处于选中状态。如果需要, 请键入数据库的新名称, 然后按 enter。

如果你使用的是只读文件或在早期版本的Access中创建的数据库, 则可能会收到一条消息, 指出不可能创建数据库的备份。

若要还原到备份, 请关闭并重命名原始文件, 以便备份副本可以使用原始版本的名称。将原始版本的名称分配给备份副本, 然后在Access中打开已重命名的备份副本。

另请参阅

使用屏幕阅读器启动 Access

使用屏幕阅读器在 Access 桌面数据库中创建查询

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