使用屏幕阅读器在 Excel 中对表格进行排序或筛选

使用屏幕阅读器在 Excel 中对表格进行排序或筛选

朗读符号与屏幕阅读器内容的标签。本主题介绍如何在 Office 中使用屏幕阅读器

本文属于Office 辅助功能内容集,适用于将屏幕阅读器程序与 Office 产品结合使用的用户。若要获取更多常规帮助,请参阅 Office 支持主页

在 Excel 2016 中使用键盘和 Windows 内置屏幕阅读器(例如 JAWS 或讲述人)对表格进行排序和筛选。对数据排序可帮助快速整理和找到所需数据,以便更快分析。对数据进行筛选可帮助专注于某组特定的数据,这在大型工作表中非常有用。

注释: 

本主题内容

用于排序和筛选的键盘快捷方式

下表展示用于排序和筛选的键盘快捷方式。

执行的操作

筛选所选单元格区域或清除单元格区域中的筛选器

e

在列标题中关闭“自动筛选”下拉菜单

r

在单元格区域或表格中查找最大值或最小值

r

从列标题中打开“自动筛选”下拉菜单

Alt+向下键

按从小到大或从 A 到 Z 排序

Alt+A、S+A 或 Alt+向下键、S

按从大到小或从 Z 到 A 排序

Alt+A、S+D 或 Alt+向下键、O

打开“排序”对话框

Alt+A、S+S 或 Alt+H、S、U

更改数据后重新应用排序

Ctrl+Alt+L(或 Alt+A、Y+3)

按颜色筛选、按数字或文本筛选

Alt+向下键、I

打开“设置单元格格式”对话框

Alt+向下键、F

使用 TRIM 函数

Alt+M、T,然后移至 TRIM r

了解 Excel 中的排序

可按文本(从 A 到 Z 或从 Z 到 A)、数字(从小到大或从大到小)以及日期和时间(从旧到新或从新到旧)对一列或多列中的数据进行排序。也可通过自定义列表(例如大、中和小)或者格式(包括单元格颜色、字体颜色或图标集)进行排序。大多数排序是按列进行的,但也可按行排序。

当你对表格进行排序时,Excel 保存工作簿时将保存你使用的条件,让你能够在每次打开该工作簿时重新应用该条件。这对于多列排序或需要很长时间才能创建的排序来说尤为重要。但是,此方法只适用于表格中的数据,不适用于单元格区域。如果你想保存排序条件以便打开工作簿时可以定期重新应用排序,最好使用表格。

对表格或区域中的文本进行排序

对表格中的文本进行排序

  1. 导航到表格中的标题行。

  2. 按向右键或向左键以移动到要排序的数据的列标题。

  3. 按 Alt+向下键打开筛选菜单,然后按 Tab 键移动到该菜单中。

  4. 显示的选项取决于列中数据的类型。例如,你可以按从小到大或从大到小对数值数据进行排序。你可以按从 A 到 Z、从 Z 到 A 或按颜色对字母数字数据进行排序。

    使用向下键浏览选项,然后按 Enter 选择选项。

对区域中的文本进行排序

  1. 选择单元格区域中的一列字母数字数据,或确保活动单元格位于包含字母数字数据的表列中。

  2. 按 Alt+A。“数据”选项卡随即打开,你将听到“上方功能区,数据选项卡”。(若使用讲述人,将听到“已选中,数据选项卡”。

    • 若要按字母数字顺序升序排列(从 A 到 Z 排序),请按 S+A。

    • 若要按字母数字顺序降序排列(从 Z 到 A 排序),请按 S+D。

进行区分大小写的排序

  1. 选择单元格区域中的一列字母数字数据,或确保活动单元格位于包含字母数字数据的表列中。

  2. 按 Alt+H、S,然后按 U。“排序”对话框随即打开,你将听到“排序对话框”。(若使用讲述人,你将听到“排序,自定义,确定按钮”。

  3. 按 Tab 切换到“选项”按钮,然后按空格键打开“排序选项”对话框。你将听到“排序选项对话框,区分大小写复选框”。(若使用讲述人,你将听到“排序选项窗口,区分大小写复选框。”)

  4. 选择“区分大小写”复选框。

  5. 按 Tab 切换到“确定”按钮,然后按 Enter。排序对话框随即打开,你将听到“排序对话框”。(若使用讲述人,你将听到“排序,自定义,选项按钮”。)

  6. 按 Tab 切换到“确定”按钮,然后按 Enter。

提示: 

  • 如果要排序的列中包含数字与字母的组合,你可能需要将其格式化为文本。否则,Excel 会首先对数字进行排序,然后再对文本进行排序。若要设置数据格式,请选中列中的所有数据,然后按 Alt+H、F、N。使用向左键移动到“数字”选项卡,然后使用 Tab 键移动到“类别”列表并按向下键,直到听到“文本”。按一次 Tab 键以移动到“确定”按钮,然后按 Enter。

提示: 

  • 导入或复制其他位置的数据时,数据前面可能插入前导空格。例如,姓名“Sue Lidman”可能以“(空格)(空格)Sue Lidman”的形式输入。

  • 如果使用屏幕阅读器,可能不会知道有这些空格,因为 JAWS 不读取单元格中的空格。

  • 为了帮助你找到它们,Excel 会将具有前导空格的单元格置于已排序的列的顶部。

对数字排序

对数字进行排序

  1. 选择单元格区域中的一列数值数据,或确保活动单元格位于包含数值数据的表列中。

  2. 按 Alt+A。“数据”选项卡随即打开,你将听到“上方功能区,数据库选项卡”。(若使用讲述人,将听到“已选,数据选项卡”。

    • 若要按从小到大的顺序排序,请按 S+A。

    • 若要按从大到小的顺序排列,请按 S+D。

检查数字是否存储为数字

  1. 按 Alt+H、F+N。“设置单元格格式”对话框随即打开,你将听到“设置单元格格式对话框”。(若使用讲述人,将听到“设置单元格格式窗口”。)

  2. 若要移动到“数字”选项卡,请使用向左键(或按 Ctrl+Tab)。你将听到“数字选项卡”。

  3. 按 Tab 键。“类别”列表随即打开,你将听到“类别冒号列表框,常规”。(若使用讲述人,你将听到“常规,十二项之一”。)

  4. 按向下键直到听到“数字”。

  5. 按 Tab 切换到“确定”按钮并按 Enter,以关闭对话框。

对日期和时间进行排序

  1. 选择单元格区域中的一列日期或时间,或确保活动单元格位于包含日期或时间的表列中。

  2. 按 Alt+A。“数据”选项卡随即打开,你将听到“上方功能区,数据库选项卡”。(若使用讲述人,将听到“已选,数据选项卡”。

    • 若要按从旧到新的顺序排序,请按 S+A。

    • 若要按从新到旧的顺序排序,请按 S+D。

    • 若要在更改数据后重新应用排序,请选择区域或表格中的单元格,然后按 Ctrl+Alt+L。

按多个列进行排序

如果你有希望按一列或一行中的相同值组合在一起的数据,然后对这组相等值内的其他列或行排序,你可能希望按多列或多行排序。 例如,如果有一个“部门”列和“雇员”列,可以先按“部门”排序(将同一部门中的所有员工汇集在一起),然后按姓名排序(按字母顺序排列每个部门中的姓名)。 最多可以按 64 列排序。

注意: 为获得最佳结果,排序的单元格区域应具有列标题。若要按行进行排序,请确保清除排序对话框中的“我的表格具有标题”复选框。

  1. 选择包含两列或更多列数据的单元格区域,或确保活动单元格所在表中包含两列或更多列。

  2. 按 Alt+A、S+S。“排序”对话框随即打开,你将听到“排序对话框”。(若使用讲述人,将听到“排序,自定义,确定按钮”。)

  3. 按 Tab 切换到“列: 排序依据”组合框,再使用箭头键选择要排序的第一列。

  4. 若要选择排序类型,请按 Tab 切换到“排序依据”组合框并使用箭头键。

    • 若要按文本、数字或日期和时间进行排序,请选择“数值”

    • 若要按格式排序,请选择“单元格颜色、字体颜色或单元格图标”。

  5. 选择所需排序方式:

    • 若要按值排序,请按 Tab 切换到“顺序”组合框并使用箭头键选择排序方式。

    • 若要对文本和数值进行排序,请选择“从小到大”或“从大到小”。

    • 若要基于自定义序列进行排序,请选择“自定义序列”

    • 若要按单元格颜色、字体颜色或单元格图标进行排序,请使用箭头键选择并按 Tab 切换到下一个“顺序”组合框,然后使用箭头键选择“置于顶部”或“置于底部”。

  6. 若要添加另一列作为排序依据,请按 Tab 切换到“添加级别”按钮,按 Enter,然后重复步骤三到步骤五。

  7. 若要在更改数据后重新对列进行排序,请选择区域或表格中的单元格,然后按 Ctrl+Alt+L。(Ctrl+Alt+L 不会重新应用行排序。)

有关排序的问题的提示

如果在对你的数据进行排序时出现意外的结果,请执行以下操作:

  • 请检查由公式返回的值是否已发生改变。如果你排序的数据包含一个或多个公式,当工作簿重新计算时,这些公式的返回值可能会发生改变。在这种情况下,请务必重新应用排序以获得最新结果。

  • 在排序前取消隐藏行和列。对列进行排序时,不会移动隐藏的列;对行进行排序时,不会移动隐藏的行。在对数据进行排序之前,最好取消隐藏列和行。

  • 检查区域设置。排序顺序因区域设置而异。请确保计算机控制面板中的“区域设置”或“区域和语言选项”使用了适当的区域设置。

  • 打开或关闭标题行。通常,对列进行排序时最好使用标题行,以便于理解数据的意义。默认情况下,排序操作中不包括标题中的值。有时,可能需要打开或关闭标题,使排序操作中包括或不包括标题中的值。

  • 若要将数据的第一行从排序中排除(因为它是列标题),请按 Alt+H、S,然后按 U。在“自定义排序”对话框中,选中“我的数据具有标题”复选框。

  • 若要将数据的第一行包含进排序中(因为它不是列标题),请按 Alt+H、S,然后按 U。在“自定义排序”对话框中,清除“我的数据具有标题”复选框。

对表格中的数据进行筛选

将数据放入表中时,Excel 会自动为每个列标题添加“自动筛选”下拉菜单。你可以打开此菜单以进行快速筛选。若要将“自动筛选”下拉菜单从列标题中删除,请选中标题,然后按 Ctrl+Shift+L

  1. 在你想进行筛选的列的表格标题中,按 Alt+向下键。“自动筛选”下拉菜单随即打开,你将听到“键入要搜索的词语,菜单”。(若使用讲述人,你将听到“组”。)

  2. 在“自动筛选”菜单上,如果列中有数字,请使用向下键移动到“数字筛选器”,然后按 Enter。如果该列具有文本条目,请移动到“文本筛选器”,然后按 Enter。子菜单随即打开,你将听到“等于”。

  3. 使用箭头键移动到所需筛选选项,然后按 Enter。“自定义自动筛选”对话框随即打开,你将听到“自定义自动筛选对话框”。(若使用讲述人,你将听到“自定义自动筛选窗口”。)

  4. 键入或选择筛选条件。

    例如,若要显示高于一定数量的金额,请选择“大于或等于”,然后在下一组合框中输入所需数字。

    若要按两个条件进行筛选,请将筛选条件输入两组编辑组合框;如需同时满足两个条件,请选择“”,如需满足两个条件之一,请选择“”。

  5. 按 Tab 切换到“确定”按钮并按 Enter,以关闭对话框。

筛选区域中的数据

  1. 选择要筛选的单元格。

  2. 按 Ctrl+Shift+L。Excel 会将“自动筛选”下拉菜单添加到区域中的第一个单元格。

  3. 选中带有“自动筛选”下拉菜单的单元格。

  4. 按 Alt+向下键。“自动筛选”下拉菜单随即打开,你将听到“键入要搜索的词语,菜单”(若使用讲述人,你将听到“组”。)

  5. 使用箭头键和 Tab 键移至所需筛选选项。

  6. 做出选择后,按 Tab 转到“确定”按钮,然后按 Enter。

若要清除筛选器,请选择区域内的任意单元格,然后按 Ctrl+Shift+L。

另请参阅

使用屏幕阅读器在 Excel 中插入标题

使用屏幕阅读器在 Excel 的表格中创建列标题

面向 Windows 的 Excel 键盘快捷方式和功能键

在 Excel 中使用屏幕阅读器执行基本任务

设置设备以使用 Office 365 中的辅助功能

了解如何使用辅助功能在 Excel 中导航

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