使用屏幕阅读器在 Access 桌面数据库中创建查询

在 Access 中,可使用屏幕阅读器和键盘来创建查询。查询可更轻松地在 Access 桌面数据库中查看、添加、删除或更改数据。想要快速查找特定数据、计算或汇总数据,或者自动执行数据管理任务(如定期查看最新数据)时,查询同样非常有用。

注意: 本主题假定 JAWS 用户已关闭虚拟功能区菜单功能。

本主题内容

查询的类型

在精心设计的数据库中,想要呈现在表单或报表中的数据通常位于多个表中。查询可提取各个表中的信息并将其汇总以在表单或报表中显示。查询有两种主要类型,即选择查询和动作查询。你创建的查询类型取决于你想要执行的任务。

选择查询是对数据结果的请求。选择查询可帮助你仅获取“数据表”视图中所需的数据。使用选择查询可达到以下目的:

  • 仅查看表格中特定字段的数据

  • 同时查看多个相关表中的数据

  • 查看满足特定条件的数据

  • 执行计算

  • 组合不同表中的数据。

例如,如果产品表中具有多个字段(列),则可以创建选择查询以仅获取集中于所需字段(列)的简洁视图。例如,还可添加条件来筛选返回的行数,以便仅返回所含产品的价格高于 $10.00 的行。

动作查询是对数据执行操作的请求。使用动作查询可添加、更改或删除数据库中的数据。每项任务(如添加或删除数据)均具有特定类型的动作查询。

创建选择查询

可以通过使用“查询向导”或“查询设计器”来创建选择查询。如果想要执行简单查询,可使用“查询向导”。如果想要向查询添加条件,可使用“查询设计器”。

使用“查询向导”

  1. 按 Alt+C、Q+Z。此时将打开“新建查询”窗口,且已选中“简单查询”向导。

    提示: 

    • 如果在打开“查询向导”之前尚未保存想要为其创建查询的表格,则系统将提示你完成此操作。

    • 还可以使用“查询向导”创建其他类型的查询:交叉表查询、查找重复项查询(用于查找单个表中具有重复字段值的记录)和查找不匹配项查询(用于在表中查找其他表内不含相关记录的记录 [行])。

  2. 按 Enter。此时将打开“简单查询”窗口,且焦点位于“可用字段”列表框。

  3. 若要移动到“表/查询”编辑组合框,请按 Alt+T 或 Shift+Tab。

  4. 若要打开下拉列表,请按 Alt+向下键。在下拉列表中,使用向上键和向下键选择想要在其中运行查询的表。

  5. 若要移动到“可用字段”列表框,请按 Tab 键。若要选择想要在其中运行查询的字段,请使用向下键。

  6. 若要向查询添加字段,请按 Alt+S。焦点将移动到“选定字段”列表框。

  7. 按 Tab 键。听到“大于按钮”时,按 Enter。如果想要添加所有字段,则按 Alt+S,再按 Tab 直到听到“双右键按钮”,然后按 Enter。

    若要向查询添加更多表,请按 Alt+T。焦点将移动到“表/查询”编辑字段。根据需要重复步骤 4-7。

  8. 完成输入所有表和字段后,按 Alt+N 移动到向导的下一页。

    提示: 根据你输入的信息,向导的下一页可能有所不同。例如,系统可能要求你选择查询的详细版本或摘要版本。作出选择并按 Alt+N 移动到向导的下一页。

  9. 移动到向导下一页后,你将听到“你想要为查询采用什么标题?”,按 Shift+Tab。焦点将移动到“标题编辑”字段。键入名称。

  10. 查看、修改和保存查询。

    • 若要保存查询并将其打开以查看信息,请按 Alt+O、Enter。若要关闭该查询,请按 F6。

    • 若要保存查询并退出向导而不查看查询结果,请按 Alt+F。向导关闭后,查询将显示在新的选项卡上,且焦点位于第一个单元格

    • 若要修改查询设计,请按 Alt+M、Enter。查询将在“设计”视图中打开。

使用“查询设计器”

  1. 按 Alt+C、Q+D。此时将打开“显示表”对话框,且已选中“”选项卡,你将听到“显示表对话框”。

  2. 在“显示表”框中,使用向下键,然后按 Alt+A 来选择表并将其添加到查询。此表粘贴在设计网格上方的工作区中。

  3. 若要关闭“显示表”对话框,请按 Alt+C。

  4. 焦点位于“字段行”编辑框的设计网格中。你将听到“设计,自动编号,类型和文本”。(在“讲述人”中,你将听到“访问,行 1,列 1”。)若要向设计网格添加字段,请按 Alt+向下键。此时将打开可用字段的下拉列表。

  5. 若要移动到该下拉列表,请按 Ctrl+向上键。(在“讲述人”中,焦点将自动移动到该下拉列表。)

  6. 若要从下拉列表中选择字段,请使用向下键,然后按 Enter。所选字段将在列中显示。焦点将自动移动到下一列。

  7. 若要向查询添加另一个字段,请重复步骤 4-6。

  8. 向字段添加条件:

    1. 在想要向其添加条件的字段列中,按向下键直到听到“条件”。(在“讲述人”中,你将听到“行 11,列 1”。)

    2. 输入条件。例如,对于产品表上的价格字段,你可能会输入“>=10”以显示价格高于或等于 $10.00 的产品的列表。

  9. 若要查看查询结果,请按 Alt、J+Q,然后按 G。

  10. 若要保存查询,请按 Ctrl+S。在“另存为”对话框中,输入查询的名称,然后按 Enter。

注意: 可以使用“查询设计器”同时查看多个相关表中的数据。例如,如果你拥有一个含有客户表和订单表的数据库,且每个表均包含客户 ID 字段(这形成了两表之间一对多关系的基础),则可以创建返回特定城市中的客户订单的查询。若要创建可同时查看多个表中的数据的查询,请使用此处列出的步骤,但重复步骤 2-8 以向查询添加其他表、字段和条件。

创建参数查询

如果经常运行特定查询的变体,请考虑使用参数查询。运行参数查询时,查询将提示你输入字段值,然后使用提供的值创建查询的条件。

  1. 在“导航”窗格中,选择要用于创建参数查询的查询。

  2. 按应用程序键(通常位于键盘的右下部分)或按 Shift+F10。此时将打开快捷菜单,并且你将听到“打开,O”。

  3. 按 D。查询将在“设计”视图中打开,且焦点位于查询设计网格中第一个字段的第一行。

  4. 若要移动到想要修改的字段,请使用向右键。

  5. 若要移动到“条件”行,请按向下键直到听到“条件”。(在“讲述人”中,你将听到“行 11,列 1”。)

  6. 在单元格中,删除任何现有信息并输入参数字符串。例如,如果想要为查询创建参数查询以查找纽约的客户,可删除“纽约”并输入 [针对哪个城市?]。不能使用句点 (.) 或感叹号 (!) 作为参数提示中的文本。

    字符串 [针对哪个城市?] 是你的参数提示。括号表示你希望查询要求用户输入信息,而文本(在本例中为“针对哪个城市?”)是参数提示显示的问题。

  7. 若要运行查询,请按 Alt、J+Q,然后按 G。此时将打开“输入参数值”窗口,且焦点位于编辑字段。输入值,例如“纽约”。

  8. 按 Tab 转到“确定”按钮,然后按 Enter。在此示例中,将显示纽约客户的订单。

指定参数数据类型

还可以指定参数应接受的数据类型。你可以为任何参数设置数据类型,但为数字、货币或日期/时间数据设置数据类型尤为重要。指定参数应接受的数据类型时,如果用户输入的数据类型不正确(例如应输入货币而输入了文本),则可看到更有帮助的错误消息。

注意: 如果将参数设置为接受文本数据,则输入的任何内容都将被解释为文本,并且不会显示任何错误消息。

若要指定查询中参数的数据类型:

  1. 打开参数查询。若要切换到“设计”视图,请按 Alt+H、W,然后按 D。设计网格随即打开。

  2. 按 Alt、J+Q,然后按 S+P。此时将打开“查询参数”对话框,且焦点位于“参数”列。

  3. 键入你想要为其指定数据类型的每个参数的提示。请确保每个参数都与查询设计网格的“条件”行中所使用的提示相匹配。例如,如果输入了 [针对哪个城市?],则需在“查询参数”对话框中输入相同的提示。

  4. 若要移动到“数据类型”列,请按 Tab 键。

  5. 若要打开下拉列表,请按 Alt+向下键。

  6. 若要选择参数的数据类型,请使用向下键。

  7. 若要保存并退出对话框,请按 Enter。

有关运行查询时使用参数要求用户输入的详细信息。

创建交叉表查询

想要重构汇总数据以使数据更易于阅读和理解时,可使用交叉表查询。交叉表查询计算总和、平均值或其他聚合函数,然后按两组值对结果进行分组 - 一组位于数据表的下侧,而另一组位于顶部。可使用“查询向导”快速创建交叉表查询。

通过交叉表查询向导,你可选择单个表或查询用作交叉表查询的记录源。如果单个表不具有要包含在交叉表查询中的全部数据,请首先创建选择查询以返回所需数据。

  1. 按 Alt+C、Q+Z。此时将打开“新建查询”对话框,且已选中“简单查询”向导。

    提示: 如果在打开“查询向导”之前尚未保存想要为其创建查询的表格,则系统将提示你完成此操作。

  2. 按向下键。你将听到“交叉表查询向导”。

  3. 按 Enter 或 Alt+N。此时将打开“交叉表查询向导”,已选中“”单选按钮,且焦点位于表列表框。

  4. 选择要用于创建交叉表查询的对象:

    • 若要选择表,请使用向下键。

    • 若要选择查询,请按 Alt+Q。听到“已选中查询单选按钮”时,按 Shift+Tab 移动到列表框,然后使用向下键选择查询。

    • 若要同时选择表和查询,请按 Alt+O。听到“已选中两个单选按钮”时,按 Shift+Tab 移动到列表框,然后使用向下键选择所需表和查询。

  5. 若要移动到下一页,请按 Enter 或 Alt+N。

  6. 此时将打开下一页,且焦点位于“可用字段”列表框。若要选择包含要用作行标题的值的字段,请按向下键。

  7. 若要添加所选字段,请按 Tab 键,然后按 Enter。对要添加的每个字段重复此操作。

    提示: 

    • 最多可选择三个字段用作行标题源,但使用的行标题越少,交叉表查询数据表就越容易阅读。

    • 如果你选择多个字段来提供行标题,则你选择字段的顺序确定了对结果进行排序的默认顺序。

  8. 若要移动到向导的下一页,请按 Enter 或 Alt+N

  9. 在下一页上,使用向下键选择包含要用作列标题的值的字段。

    提示: 通常,你应选择包含少量值的字段,以帮助保持你的结果易于阅读。例如,使用只包含少量可能值(如性别)的字段可能优于使用包含许多不同值(如年龄)的字段。

  10. 如果选择用于列标题的字段具有“日期/时间”数据类型,则向导会增加一个步骤,使你能够将日期组合为间隔。可以指定“”、“季度”、“”、“日期”或“日期/时间”。如果不选择列标题的“日期/时间”字段,则向导将跳过此页。

  11. 若要移动到下一页,请按 Enter 或 Alt+N。页面打开时,将在“字段”列表框中选中第一个字段,且焦点位于“函数”列表框。

  12. 若要移动到“字段”列表框,请按 Shift+Tab 选择其他字段。你将听到“字段、冒号、列表框”以及第一个字段的名称。(在“讲述人”中,你将听到“已选择字段”。)

  13. 若要选择字段,请使用向下键。

  14. 若要移动到“函数”列表框,请按 Tab 键。你将听到“函数、冒号、列表框”以及第一个函数的名称。(在“讲述人”中,你将听到“已选择函数”。)

  15. 若要选择用于计算汇总值的函数,请使用向下键。所选的字段数据类型决定了可用的函数。

  16. 完成选择后,按 Tab 转到“是,包括各行小计”复选框并选中或清除此复选框。

    如果包括各行小计,交叉表查询拥有一个与字段值一样,使用相同字段和函数的附加行标题。包括一个插入到附加列的行总和,该附加列汇总了剩余的列。例如,如果交叉表查询通过位置和性别(性别列标题)计算平均年龄,附加列将按位置计算所有性别的平均年龄。

    提示: 您可以通过在设计视图中编辑交叉表查询来更改用于生成行总和的函数。

  17. 若要移动到向导的下一页,请按 Enter 或 Alt+N。

  18. 在下一页上,按 Shift+Tab,然后输入名称以命名查询。默认名称包含后缀“_crosstab”。

  19. 查看、修改和保存查询。

    • 若要查看交叉表查询,请按 Enter。

    • 若要修改查询设计,请按 Alt+M、Enter。

    • 若要保存查询并退出向导,请按 Alt+F。

创建删除查询

想要同时删除某个表或两个相关表中的完整记录(行)时,可使用删除查询。删除查询非常有用,因为它可用于指定条件以快速查找和删除数据。它还可节省时间,因为可重复使用保存的查询。

注释: 

  • 删除任何数据或运行删除查询之前,请确保你具备 Access 桌面数据库的备份。删除查询让你可以在执行删除之前查看要删除的行。

  • 如果只想删除几条记录,则无需查询。只需在“数据表”视图中打开该表,选择要删除的字段(列)或记录(行),然后按 Delete。系统将要求你确认是否要永久删除。

创建删除查询

  1. 按 Alt+C、Q+D。此时将打开“显示表”对话框。

  2. 若要选择表,请使用向下键。按 Alt+A。对要从中删除记录的每个表重复此操作。

  3. 若要关闭“显示表”对话框,请按 Alt+C。该表将在查询设计网格左上部分显示为窗口,并列出所有字段。

  4. 按 Alt、J+Q 然后按 X。此时将打开设计网格,且焦点位于第一个字段。在设计网格中,“排序”行和“显示”行不再可用,而“删除”行现已可用。

  5. 听到“自动编号、行 1、类型和文本”时,按 Alt+向下键打开下拉列表。

  6. 删除表或字段中的所有空行:

    1. 使用向下键选择表中的字段,然后按 Enter。焦点将移动到下一列。

    2. 若要移动到上一列,请按向左键。

    3. 若要移动到“删除”行,请按向下键。听到“删除冒号”时,按 Alt+向下键打开下拉列表。

    4. 若要选择“位置”,请按向上键,然后按 Enter。焦点将移动到下一列。

    5. 若要移动到上一列,请按向左键。

    6. 若要移动到“条件”行,请按向下键。

    7. 听到“条件”或“行 11,列 1”时,类型为 Null

  7. 在删除查询中使用特定条件:

    1. a. 若要选择包含要用于删除的条件的字段,请使用向下键,然后按 Enter。

    2. b. 若要移动到“删除”行,请按向下键。按 Alt+向下键,然后按向下键再按 Enter 来选择“位置”。焦点将移动到下一列。

    3. c. 若要移动到上一列,请按向左键。

    4. d. 若要移动到“条件”行,请按向下键。

    5. e. 输入你的条件。有关查询中的条件示例列表,请参阅创建和运行删除查询

    6. f. 若要移动到“显示”行中,请按向上键。

    7. g. 清除每个条件的“显示”复选框。

  8. 若要验证查询是否返回要删除的记录,请按 Alt+H、W 然后按 H。

  9. 运行查询:

    1. 按 Ctrl+H、W,然后按 D 切换到“设计”视图。

    2. 在“设计”视图中,按 Alt、J+Q,然后按 G。此时将打开确认窗口,要求你确认是否删除 x 个行。

    3. 若要删除行,请按 Enter。

  10. 若要保存查询,请按 Ctrl+S。在“另存为”对话框中,键入名称,然后按 Enter。

备份数据库

  1. 按 Alt+F、A。此时将打开“另存为”页,且已选中“数据库另存为”。

  2. 若要备份数据库,请依次按 B、Enter。此时将打开“另存为”对话框,且已选中“文件名”编辑框。如果需要,可键入数据库的新名称,然后按 Enter。

如果正在使用于 Access 早期版本中创建的只读文件或数据库,则可能收到表明无法创建数据库备份的消息。

要从备份还原,请关闭原始文件并为其重命名,以便备份副本可以使用原始版本的名称。将原始版本的名称分配给备份副本,然后在 Access 中打开已重命名的备份副本。

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