使用屏幕阅读器在 Access 桌面数据库中创建查询

使用屏幕阅读器在 Access 桌面数据库中创建查询

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朗读符号与屏幕阅读器内容的标签。 本主题介绍如何在 Office 中使用屏幕阅读器

本文属于Office 辅助功能内容集,适用于将屏幕阅读器程序与 Office 产品结合使用的视力障碍用户。 若要获取更多常规帮助,请参阅 Office 支持主页

使用键盘和屏幕阅读器Access 创建查询。 我们已经通过 "讲述人"、"JAWS" 和 "NVDA" 对其进行了测试, 但它可能与其他屏幕阅读器配合使用, 只要它们遵循常见的辅助功能标准和技术。

查询使您可以更轻松地在Access 桌面数据库中查看、添加、删除或更改数据。 想要快速查找特定数据、计算或汇总数据,或者自动执行数据管理任务(如定期查看最新数据)时,查询同样非常有用。

注意: 

本主题内容

查询的类型

在精心设计的数据库中,想要呈现在表单或报表中的数据通常位于多个表中。 查询可提取各个表中的信息并将其汇总以在表单或报表中显示。 查询有两种主要类型,即选择查询和动作查询。 你创建的查询类型取决于你想要执行的任务。

选择查询

选择查询是对数据结果的请求。 选择查询可帮助你仅在数据表视图中获取所需数据。 使用选择查询执行以下操作:

  • 仅查看表格中特定字段的数据

  • 同时查看多个相关表中的数据

  • 查看满足特定条件的数据

  • 执行计算

  • 合并不同表中的数据

例如, 如果产品表包含多个字段 (列), 则可以创建一个选择查询来获得整齐的视图, 它只关注所需的字段 (列)。 例如,还可添加条件来筛选返回的行数,以便仅返回所含产品的价格高于 $10.00 的行。

操作查询

动作查询是对数据执行操作的请求。 使用动作查询可添加、更改或删除数据库中的数据。 每项任务(如添加或删除数据)均具有特定类型的动作查询。

创建选择查询

若要执行简单查询, 请使用 "查询向导"。 若要向查询添加条件, 请使用查询设计器。

使用“查询向导”

  1. 按 Alt + C、Q、Z。"新建查询" 窗口随即打开, 并选中 "简单查询向导"。

    提示: 

    • 如果在打开“查询向导”之前尚未保存想要为其创建查询的表格,则系统将提示你完成此操作。

    • 您还可以使用 "查询向导" 创建其他类型的查询:交叉表查询、查找重复查询以在单个表中查找具有重复字段值的记录, 并查找不匹配的查询以查找一个表中没有相关记录的记录 (行)另一个表。

  2. 按 Enter。 此时将打开“简单查询”窗口,且焦点位于“可用字段”列表框。

  3. 若要移动到“表/查询”编辑组合框,请按 Alt+T 或 Shift+Tab。

  4. 若要打开下拉列表, 请按 Alt + 向下键。 在下拉列表中, 选择要对其运行查询的表, 使用向上键和向下键。

  5. 若要移动到“可用字段”列表框,请按 Tab 键。 若要选择要对其运行查询的字段, 请使用向下箭头键。

  6. 若要向查询添加字段,请按 Alt+S。 焦点将移动到“选定字段”列表框。

  7. 按 Tab 键, 直到听到 "' 大于 ' 按钮", 然后按 Enter。

    如果要添加所有字段, 请按 Alt + S, 然后按 Tab 键, 直到听到: "' 大于 ' 按钮"。 按一次 Tab 键。 你会听到:“按钮”。 通过 JAWS, 你将听到: "双右箭头按钮。" 按 Enter 进行选择。

    若要向查询添加更多表,请按 Alt+T。 焦点将移动到“表/查询”编辑字段。 根据需要重复步骤 4-7。

  8. 完成输入所有表和字段后,按 Alt+N 移动到向导的下一页。

    提示: 根据你输入的信息,向导的下一页可能有所不同。 例如,系统可能要求你选择查询的详细版本或摘要版本。 作出选择并按 Alt+N 移动到向导的下一页。

  9. 在 "新建向导" 页面上, 你将听到: "你希望查询的标题?" 按 Shift + Tab。 焦点将移动到“标题编辑”字段。 键入查询的名称。

  10. 检查、修改和保存查询。

    • 若要保存查询并将其打开以查看信息, 请按 Alt + O, 然后按 Enter。 若要关闭该查询,请按 F6。

    • 若要保存查询并退出向导而不显示查询结果, 请按 Alt + F、S。向导关闭时, 查询将显示在新选项卡上, 焦点位于第一个单元格中。

    • 若要修改查询的设计, 请按 Alt + M, 然后按 Enter。 查询将在 "设计" 视图中打开。

使用“查询设计器”

  1. 按 Alt + C、Q、D。此时将打开 "显示表" 对话框, 其中已选中 "" 选项卡, 您将听到 "显示表对话框"。

  2. 在 "显示表" 对话框中, 若要选择表并将其添加到查询中, 请使用向下箭头键, 然后按 Alt + a, 听到所需的表的名称。 此表粘贴在设计网格上方的工作区中。

  3. 若要关闭 "显示表" 对话框, 请按 Alt + C。

  4. 焦点位于“字段行”编辑框的设计网格中。 你将听到: "Access, 第1行, 第1列。" 通过 JAWS, 你将听到: "设计、自动编号、类型和文本"。 若要向设计网格添加字段, 请按 Alt + 向下键。 此时将打开可用字段的下拉列表。

  5. 若要移动到带有 JAWS 的下拉列表, 请按 Ctrl + 向上键。 通过 "讲述人", 焦点将自动移到下拉列表。

  6. 若要从下拉列表中选择一个字段, 请按向下键, 直到听到所需字段的名称, 然后按 Enter 进行选择。 所选字段将在列中显示。 焦点将自动移动到下一列。

  7. 若要向查询添加另一个字段,请重复步骤 4-6。

  8. 向字段添加条件:

    1. 在要向其添加条件的字段的列中, 按向下键, 直到听到: "第11行, 第1列"。 通过 JAWS, 你将听到: "条件"。

    2. 输入条件。 例如, 对于 Products 表上的价格字段, 请键入右尖括号、等于符号和数字 10 (> = 10) 以显示价格大于或等于 $10.00 的产品列表。

  9. 若要查看查询结果, 请按 Alt、J、Q、G。

  10. 若要保存查询,请按 Ctrl+S。 在 "另存为" 对话框中, 输入查询的名称, 然后按 enter。

注意: 可以使用“查询设计器”同时查看多个相关表中的数据。 例如,如果你拥有一个含有客户表和订单表的数据库,且每个表均包含客户 ID 字段(这形成了两表之间一对多关系的基础),则可以创建返回特定城市中的客户订单的查询。 若要创建可同时查看多个表中的数据的查询,请使用此处列出的步骤,但重复步骤 2-8 以向查询添加其他表、字段和条件。

创建参数查询

如果经常运行特定查询的变体,请考虑使用参数查询。 运行参数查询时,查询将提示你输入字段值,然后使用提供的值创建查询的条件。

  1. 在“导航”窗格中,选择要用于创建参数查询的查询。

  2. 按 Shift + F10。 将打开上下文菜单。

  3. 按 D。查询将在“设计”视图中打开,且焦点位于查询设计网格中第一个字段的第一行。

  4. 若要移动到要修改的字段, 请按向右箭头键, 直到听到所需字段的名称。

  5. 若要移动到 "条件" 行, 请按向下箭头键, 直到听到: "第11行, 第1列"。 通过 JAWS, 你将听到: "条件"。

  6. 在单元格中, 删除任何现有信息并输入一个参数字符串。 例如, 如果要为查询创建参数查询以查找纽约的客户, 请删除 "纽约", 然后输入哪个城市?。 不能使用句点 (。) 或感叹号 (!) 作为参数提示中的文本。

    "城市" 的字符串是参数提示。 括号指示你希望查询要求输入, 并且文本 (在本例中,为哪个城市?) 是参数提示将显示的问题。

  7. 若要运行查询, 请按 Alt、J、Q、G。"输入参数值" 窗口随即打开, 焦点位于 "编辑" 字段中。 输入一个值, 例如纽约

  8. 按 Tab 键, 直到到达"确定"按钮, 然后按 enter。 在此示例中,将显示纽约客户的订单。

指定参数数据类型

还可以指定参数应接受的数据类型。 你可以为任何参数设置数据类型,但为数字、货币或日期/时间数据设置数据类型尤为重要。 当你指定参数应接受的数据类型时, 如果用户输入错误类型的数据 (如需要货币的文本), 用户将获得更有帮助的错误消息。

注意: 如果将参数设置为接受文本数据,则输入的任何内容都将被解释为文本,并且不会显示任何错误消息。

  1. 打开参数查询。 若要切换到设计视图, 请按 Alt + H、W、D。设计网格随即打开。

  2. 按 Alt、J、Q、S、P。"查询参数" 对话框随即打开, 焦点位于 "参数" 列中。

  3. 键入你想要为其指定数据类型的每个参数的提示。 请确保每个参数都与查询设计网格的“条件”行中所使用的提示相匹配。 例如, 如果您输入"城市", 则可以在 "查询参数" 对话框中输入相同的提示。

  4. 若要移动到“数据类型”列,请按 Tab 键。

  5. 若要打开下拉列表, 请按 Alt + 向下键。

  6. 若要选择参数的数据类型, 请按向下键, 直到听到所需的数据类型。

  7. 若要保存并退出对话框,请按 Enter。

有关使用参数的详细信息, 请转到运行查询时使用参数询问输入

创建交叉表查询

想要重构汇总数据以使数据更易于阅读和理解时,可使用交叉表查询。 交叉表查询计算总和、平均值或其他聚合函数,然后按两组值对结果进行分组 - 一组位于数据表的下侧,而另一组位于顶部。 可使用“查询向导”快速创建交叉表查询。

通过交叉表查询向导,你可选择单个表或查询用作交叉表查询的记录源。 如果单个表不具有要包含在交叉表查询中的全部数据,请首先创建选择查询以返回所需数据。

  1. 按 Alt + C、Q、Z。"新建查询" 对话框随即打开, 并选中 "简单查询向导"。

    提示: 如果在打开“查询向导”之前尚未保存想要为其创建查询的表格,则系统将提示你完成此操作。

  2. 按向下键。 你将听到“交叉表查询向导”。

  3. 按 Enter 或 Alt+N。 "交叉表查询向导" 随即打开, 并选中 "" 单选按钮, 并且焦点位于 "表" 列表框中。

  4. 选择要用于创建交叉表查询的对象:

    • 若要选择表格, 请使用向下箭头键。

    • 若要选择查询,请按 Alt+Q。 按 Shift + Tab 移动到列表框。 若要选择查询, 请按向下箭头键, 直到听到所需查询的名称。

    • 若要同时选择表和查询,请按 Alt+O。 按 Shift + Tab 移动到列表框。 若要选择所需的表和查询, 请按向下键, 直到听到所需的表和查询。

  5. 若要移动到下一页,请按 Enter 或 Alt+N。

  6. 此时将打开下一页,且焦点位于“可用字段”列表框。 若要选择包含要用作行标题的值的字段, 请按向下键。

  7. 若要添加所选字段,请按 Tab 键,然后按 Enter。 对要添加的每个字段重复此操作。

    提示: 

    • 最多可选择3个字段作为行标题源, 但使用的行标题越少, 则交叉表数据表将更容易阅读。

    • 如果您选择多个字段来提供行标题,则您选择字段的顺序确定了对结果进行排序的默认顺序。

  8. 若要移动到向导的下一页,请按 Enter 或 Alt+N。

  9. 在下一页上, 若要选择包含要用作列标题的值的字段, 请按向下键, 直到听到所需的字段。

    提示: 通常,您应选择包含少量值的字段,以帮助保持您的结果易于阅读。 例如,使用只包含少量可能值(如性别)的字段可能优于使用包含许多不同值(如年龄)的字段。

  10. 如果选择用于列标题的字段具有“日期/时间”数据类型,则向导会增加一个步骤,使你能够将日期组合为间隔。 可以指定“”、“季度”、“”、“日期”或“日期/时间”。 如果不选择列标题的“日期/时间”字段,则向导将跳过此页。

  11. 若要移动到下一页,请按 Enter 或 Alt+N。 页面打开时,将在“字段”列表框中选中第一个字段,且焦点位于“函数”列表框。

  12. 若要移动到 "字段" 列表框, 请按 Shift + Tab。 你将听到: "字段, 已选定。" 通过 JAWS, 你将听到: "字段、冒号、列表框" 和第一个字段的名称。

  13. 若要选择字段, 请使用向下箭头键。

  14. 若要移动到 "函数" 列表框, 请按 tab 键。 你将听到: "函数, 已选择。"通过 JAWS, 你将听到: "函数、冒号、列表框" 和第一个函数的名称。

  15. 若要选择用于计算汇总值的函数, 请使用向下箭头键。 所选的字段数据类型决定了可用的函数。

  16. 完成选择后, 按 Tab 键, 直到达到 "是, 包括行总和" 复选框。 按空格键选中或清除它。

    如果包括各行小计,交叉表查询拥有一个与字段值一样,使用相同字段和函数的附加行标题。 包括一个插入到附加列的行总和,该附加列汇总了剩余的列。 例如,如果交叉表查询通过位置和性别(性别列标题)计算平均年龄,附加列将按位置计算所有性别的平均年龄。

    提示: 你可以通过在 "设计" 视图中编辑交叉表查询来更改用于生成行汇总的函数。

  17. 若要移动到向导的下一页,请按 Enter 或 Alt+N。

  18. 在下一页上,按 Shift+Tab,然后输入名称以命名查询。 默认名称包含下划线, 后跟后缀 "交叉表"。

  19. 查看、修改和保存查询。

    • 若要查看交叉表查询,请按 Enter。

    • 若要修改查询设计, 请按 Alt + M, 然后按 Enter。

    • 若要保存查询并退出向导,请按 Alt+F。

创建删除查询

想要同时删除某个表或两个相关表中的完整记录(行)时,可使用删除查询。 删除查询非常有用,因为它可用于指定条件以快速查找和删除数据。 它还可节省时间,因为可重复使用保存的查询。

注意: 

  • 删除任何数据或运行删除查询之前,请确保你具备 Access 桌面数据库的备份。 删除查询让你可以在执行删除之前查看要删除的行。

  • 如果只想删除几条记录,则无需查询。 只需在“数据表”视图中打开该表,选择要删除的字段(列)或记录(行),然后按 Delete。 系统将要求你确认是否要永久删除。

创建删除查询以删除表或字段中的所有空行

  1. 按 Alt + C、Q、D。将打开 "显示表" 对话框。

  2. 若要选择表格, 请按向下键, 直到听到所需表格的名称。 按 Alt+A。 对要从中删除记录的每个表重复此操作。

  3. 若要关闭 "显示表" 对话框, 请按 Alt + C。 该表将在查询设计网格左上部分显示为窗口,并列出所有字段。

  4. 按 Alt + J、Q、X。设计网格随即打开, 焦点位于第一个字段中。 在设计网格中, "排序" 和 "显示" 行不再可用, 但 "删除" 行现在可用。

  5. 按 Alt + 向下键打开下拉列表。

  6. 按向下箭头键, 直到听到所需的字段, 然后按 Enter。 焦点将移动到下一列。

  7. 若要移动到上一列, 请按向左箭头键。

  8. 若要移动到 "删除" 行, 请按向下键, 直到听到 "' 删除冒号 '", 然后按 Alt + 向下键打开下拉列表。

  9. 若要选择 "位置", 请按向上键, 然后按 Enter。 焦点将移动到下一列。

  10. 若要移动到上一列, 请按向左箭头键。

  11. 若要移动到 "条件" 行, 请按向下箭头键。

  12. 当听到 "条件" 或 "第11行, 第1列" 时, "输入IsNull (true)"。

  13. 若要验证查询是否返回要删除的记录, 请按 Alt + H、W、H。

  14. 运行查询:

    1. 若要切换到 "设计" 视图, 请按 Alt + H、W、D。

    2. 在 "设计" 视图中, 按 Alt + J、Q、G。将打开一个确认窗口, 要求您确认行的删除。

    3. 若要删除行,请按 Enter。

  15. 若要保存查询,请按 Ctrl+S。 在 "另存为" 对话框中, 键入一个名称, 然后按 enter。

使用特定条件创建删除查询

  1. 按 Alt + C、Q、D。将打开 "显示表" 对话框。

  2. 若要选择表格, 请按向下键, 直到听到所需表格的名称。 按 Alt+A。 对要从中删除记录的每个表重复此操作。

  3. 若要关闭 "显示表" 对话框, 请按 Alt + C。 该表将在查询设计网格左上部分显示为窗口,并列出所有字段。

  4. 按 Alt + J、Q、X。设计网格随即打开, 焦点位于第一个字段中。 在设计网格中, "排序" 和 "显示" 行不再可用, 但 "删除" 行现在可用。

  5. 按 Alt + 向下键打开下拉列表。

  6. 若要选择包含要删除的条件的字段, 请按向下键, 直到听到所需的字段, 然后按 Enter。

  7. 若要移动到 "删除" 行, 请按向下箭头键。 按 Alt + 向下键, 然后选择 "位置", 按向下键, 然后按 Enter。 焦点将移动到下一列。

  8. 若要移动到上一列, 请按向左箭头键。

  9. 若要移动到 "条件" 行, 请按向下箭头键。

  10. 输入你的条件。 有关查询中的条件示例列表,请参阅创建和运行删除查询

  11. 若要移动到 "显示" 行, 请按向上键。

  12. 按空格键清除每个条件的 "显示" 复选框。

  13. 若要验证查询是否返回要删除的记录, 请按 Alt + H、W、H。

  14. 运行查询:

    1. 若要切换到 "设计" 视图, 请按 Alt + H、W、D。

    2. 在 "设计" 视图中, 按 Alt + J、Q、G。将打开一个确认窗口, 要求您确认删除 X 行数。

    3. 若要删除行,请按 Enter。

  15. 若要保存查询,请按 Ctrl+S。 在 "另存为" 对话框中, 键入一个名称, 然后按 enter。

备份数据库

  1. 按 Alt + F、A。"另存为" 窗格随即打开, 并选中 "将数据库另存为"。

  2. 若要备份数据库, 请按 B, 然后按 Enter。 "另存为" 对话框随即打开 , 其中 "文件名" 文本框已选中。 如果需要,可键入数据库的新名称,然后按 Enter。

如果您使用的是只读文件或在早期版本的Access 中创建的数据库, 则可能会收到一条消息, 指出无法创建数据库备份。

还原到备份

  1. 关闭并重命名原始文件, 以便备份副本可以使用原始版本的名称。

  2. 将原始版本的名称分配给备份副本。

  3. 在Access 中打开重命名的备份副本。

另请参阅

使用屏幕阅读器启动 Access

使用屏幕阅读器在 Access 桌面数据库中创建查询

Access 的键盘快捷方式

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