使用备注字段来存储大量信息

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备注域可用于存储大量字母数字信息。备注、 批注、 说明或地址字段将此数据类型的一些典型用途,允许最多 65536 的字母数字字符,包含用于设置多个属性,如格式文本格式设置的选项的备注数据类型。当在 Web 数据库中使用备注数据类型,包含超过 8192 个字符的值将被截尾。

本主题介绍如何将备注域添加到新的或现有的 Microsoft Access 2010 到客户端数据库中的表。

您要做什么?

了解备注数据类型

添加备注字段的方式

在设计视图中添加备注字段

删除“备注”字段

“备注”字段属性参考

了解备注数据类型

如果您是刚接触 Access,请记住,数据库中的数据存储在一个或多个表。您可以使用不同的视图,如显示数据、 数据表视图、 窗体或报表。每个表包含的一组字段 (列),每个字段属性设置为接受一个特定的数据类型。例如,用于存储日期和时间设置为日期/时间数据字段属性键入。 您可以在备注字段中输入大量文本和数值数据。此外,如果数据库设计器设置为支持格式文本设置格式的字段,您可以应用文字处理程序 (如 Word) 的格式类型。例如,可以对特定字符应用不同的字体和字号,在您的文本,并使其加粗或倾斜,等等。您可以对数据来添加超文本标记语言 (HTML) 标记。设置表属性的详细信息,请参阅表简介

“备注”字段规格

Access 2010 中的备注域可存储多达 1 千兆字节的字符,或在窗体或报表控件的存储空间 (每个字符 2 字节),其中您可以在文本框中显示 65535 个字符的 2 千兆字节。此外,您现在可以应用到备注字段中的数据的格式文本格式。例如,可以设置的颜色、 更改字体和粗体或斜体使数据。

添加备注字段的方式

Access 提供多种方法将备注域添加到新的或现有的表。Access 数据库中,您可以从数据表视图或的新的或现有表设计视图中添加字段。当您使用设计视图中添加备注字段时,您还可以设置多个字段属性,如格式文本格式,查阅值列表。有关您可以设置为备注字段的属性的详细信息,请参阅备注字段属性参考一节。

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在数据表视图中添加“备注”字段

以下步骤介绍如何将新的备注字段放在数据表视图中的表。

在表格末尾添加备注字段

  1. 在数据表视图中打开表。

  2. 单击单击以添加列标题,然后选择备注

  3. 双击标题行,输入新字段的名称。

在表中插入新字段

添加备注字段之间的两个域

  1. 右键单击要添加新的备注字段,然后选择插入域.的位置右侧的列

  2. 选择字段,然后单击 字段 选项卡。

  3. 单击 更多字段 选择 备注 .

  4. 双击标题行,输入新字段的名称。

在“更多字段”下方找到备忘录字段

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在设计视图中添加“备注”字段

您可以使用设计视图将备注域添加到新的或现有的表。与数据表视图设计视图可以控制每个字段和属性表中。本部分中的步骤解释如何将备注域添加到现有的和新的表,以及如何设置格式文本编辑的备注字段。

向现有表中添加一个“备注”字段

  1. 在导航窗格中,右键单击您想要添加到备注字段,然后单击设计视图的表。

  2. 在设计器的字段名称列中,输入备注域的名称。例如:"地址"、"备注"或"批注"。

  3. 单击字段名称旁边的数据类型列,然后选择备注从列表。

    从设计视图向表格添加新字段

  1. 保存所做的更改。

    注意: 使用字段属性窗格中设置各个字段的属性。例如,您可以使用窗格中将文本格式更改为格式文本或更改查阅字段中的值。

向新表中添加“备注”字段

  1. 文件选项卡,双击打开

  2. 打开对话框中,选择并打开数据库。

  3. “创建”选项卡上的“表”组中,单击“表”

  4. 右键单击新表的文档选项卡,然后单击快捷菜单上的“设计视图”

  5. 如果显示另存为对话框中,提供您的新表的名称。

  6. “字段名称”列中,选择第一个空白行,输入字段的名称。“备注”字段通常使用像“注释”或“说明”这样的名称。

  7. 单击字段名称旁边的数据类型列,然后从列表中选择备注

  8. 保存所做的更改。

    提示: 使用字段属性窗格中设置各个字段的属性。例如,您可以使用窗格中将文本格式更改为格式文本或更改查阅字段中的值。

如果将文本框绑定到备注字段中,则还必须设置到文本框中的文本格式属性格式文本

有关设置数据格式的文本格式的详细信息,请参阅输入或编辑控件或支持格式文本的列中的数据

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删除“备注”字段

您可以使用数据表视图或设计视图来删除表格中的备注字段。

警告: 

当您删除一个包含数据的备注字段时,该数据永久丢失,无法撤消删除。在删除任何表字段或其他数据库组件之前应备份数据库。

在数据表视图中删除“备注”字段

  1. 打开数据库并在导航窗格中,双击要更改的表。

  2. 找到备注字段,右键单击标题行 (名称),然后单击删除域

  3. 单击“是”确认删除。

在设计视图中删除“备注”字段

  1. 打开数据库并在导航窗格中,右键单击要更改,然后单击设计视图的表。

  2. 右键单击备注字段旁边的行选择器 (空白正方形),然后单击删除行

  3. 单击“是”确认删除。

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“备注”字段属性参考

使用设计视图来向表中添加“备注”字段时,可以设置和更改字段的许多属性。下表列出了“备注”字段属性,并对每个属性进行了说明,其中包括设置或更改属性可能带来的结果。

属性

用法

格式

输入自定义的格式设置字符来定义显示格式。此处定义的格式显示在数据表、 窗体和报表。

标题

指定“文本”字段的名称。此属性最多可以有 2,048 个字符。如果不指定标题,Access 将应用默认字段名。

默认值

添加一条新记录时自动为该字段分配指定的值。例如,如果指定一个值,例如"输入 65 KB 的文本。这样做将提醒用户也可以输入 255 个字符。

有效性规则

指定输入记录、字段或控件中的数据应满足的要求。当您输入的数据违反为该字段定义的规则时,可以使用“有效性文本”属性来指定所生成的错误消息。最大长度:2,048 个字符。

有关使用有效性规则的详细信息,请参阅文章使用有效性规则的数据输入限制

验证文本

当用户违反有效性规则时出现错误消息中指定的文本。有关创建有效性规则的详细信息,请参阅文章使用有效性规则的数据输入限制

必填

如果设置为“是”,那么您必须在该字段或绑定到该字段的所有控件中输入值,并且该值不能为 Null。

允许空字符串

当设置为“是”时,您可以在字段中输入零长度字符串。零长度字符串不包含任何字符,您可以使用它们来表示您知道该字段没有值。输入零长度字符串的方法是键入两个彼此之间没有空格的双引号 ("")。

索引

使用索引可以加快对大量数据执行查询、排序和分组操作的速度。您还可以使用索引来防止用户输入重复值。选项如下:

  • : 关闭索引 (默认值)

  • 是 (有重复):索引字段,并允许重复值。例如,您可能必须重复名和姓。

  • 是 (无重复):索引字段,并且不允许重复值。

Unicode 压缩

Access 使用 Unicode 来呈现“文本”、“备注”和“超链接”字段中的数据。Unicode 会占用更多的存储空间,因为它对每个字符使用 2 个字节(而不是一个字节)。为了尽量减小文件大小,“文本”、“备注”或“超链接”字段的“Unicode 压缩”属性的默认值为“是”。当设置为“是”时,第一个字节为 0 的任何字符在存储时都会压缩,并会在检索时解压缩。

对于“备注”字段中的数据,除非要求压缩后的存储空间不超过 4,096 字节,否则不会压缩。由此导致的结果是,“备注”字段中的内容可能在一个记录中压缩,而在另一个记录中不压缩。

输入法模式

指定输入法编辑器,借助该工具,可使用英语版的 Access 来处理使用日语或朝鲜语版的 Access 创建的文件。默认值:“随意”。有关使用此属性的详细信息,请按 F1。

输入法语句模式

指定可以使用输入法编辑器输入的数据类型。有关使用此属性的详细信息,请按 F1。

智能标记

为字段以及绑定到该字段的所有控件指定一个或多个智能标记。智能标记是这样一些组成部分,它们识别字段中的数据的类型并使您得以根据该类型执行操作。例如,在“电子邮件地址”字段中,智能标记可以创建一个新邮件或者将地址添加到联系人列表中。

单击 “生成器”按钮 以查看可用智能标记列表。

文本格式

启用或禁用 RTF 编辑。选择“格式文本”将启用 RTF 编辑。

注意: 如果您对字段启用 RTF 编辑,然后将一个文本框控件绑定到该字段,那么,必须对该控件也启用 RTF 编辑。

文本对齐

为“备注”字段中的数据指定对齐方式。有如下选项:

  • 常规:将文本左、 数字和日期右对齐

  • : 将所有文本、 日期和数字为左都对齐

  • 中心: 中心的所有文本、 日期和数字

  • : 将所有文本、 日期和数字右都对齐

  • 分布: 对齐所有文本、 日期和数字均匀地对字段或文本框中的两面

仅追加

确定是否修订字段值。

有两个设置:

  • : 跟踪更改。若要查看字段值历史记录,请右键单击该字段中,,然后单击显示列历史记录。

  • : 不会跟踪更改。

警告: 将此属性设置为“否”将删除所有现有的字段值历史记录。


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