使用处置审批工作流

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

处置审批工作流旨在支持组织内部的记录管理需求。此工作流允许参与者决定是保留还是删除过期的文档和项目,以此来管理文档过期和保留过程。

本文内容

处置审批工作流是如何工作的?

添加或更改列表、 库或内容类型的处置审批工作流

配置过期策略使用处置审批工作流

启动处置审批工作流

完成处置审批工作流任务

处置审批工作流的工作方式

处置审批工作流同时支持记录管理和文档管理过程,它向组织提供了一种管理和跟踪过程的方法,使组织可以对过期或过时的内容进行评估和删除。用户可以对单个文档或项目手动启动处置审批工作流。在管理过期内容时,为获得更好的一致性,组织可以对处置审批工作流进行配置,使其与信息管理策略的过期策略功能结合在一起,以便在网站上的文档或项目过期时可以自动启动工作流。虽然处置审批工作流可用于 Microsoft Office SharePoint Server 2007 网站上的任何列表、库或内容类型,但也可以将其专门用于记录中心网站以支持记录管理需求和组织的文档保留策略。

启动处置审批工作流后,它会在工作流的任务列表中为特定的文档和项目创建处置审批工作流任务。这些任务不会分配给特定的个人,而是记录在工作流的任务列表中。有权访问此任务列表的人员(例如,记录管理者)可以转到任务列表,并通过批准或拒绝要删除的项目来完成这些任务。因为处置审批工作流可能会生成大量的处置审批任务,这在将其配置为如果项目过期便自动启动时尤为如此,所以处置审批工作流提供了对批量任务完成的支持,使记录管理者或其他经过授权的人员可以通过一个步骤处理大量要删除的项目。

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为列表、库或内容类型添加或更改处置审批工作流

在使用工作流之前,必须先将工作流添加到列表、库或内容类型以使其可用于特定位置的文档或项目。您必须具有“管理列表”权限才能向列表、库或内容类型添加工作流。在大多数情况下,网站管理员或管理特定列表或库的个人可执行此任务。网站上工作流的可用性取决于它的添加位置:

  • 如果将工作流直接添加到列表或库中,则它仅对该列表或库中的项目可用。

  • 如果将工作流添加到列表内容类型(已添加到特定列表或库中的网站内容类型的实例)中,则它仅对与该内容类型关联的特定列表或库中属于该内容类型的项目可用。

  • 如果将工作流添加到网站内容类型中,则该工作流将对已添加了该网站内容类型实例的每个列表和库中属于该内容类型的所有项目可用。如果希望可以跨网站集中的列表或库将工作流广泛用于属于特定内容类型的项目,最有效的方式是将该工作流直接添加到网站内容类型中。

添加或更改处置审批工作流

如果要向列表、库或内容类型中添加处置审批工作流,或者更改已与列表、库或内容类型关联的处置审批工作流,则应执行下列相同的步骤。

  1. 要为要添加工作流的列表、库或内容类型打开“添加工作流”页面,请执行下列操作之一。

对于列表或库

  1. 打开要添加工作流的列表或库。

    1. 设置菜单 设置菜单 中,单击列表设置,或单击要打开的库的类型设置。

      例如,在文档库中,单击“文档库设置”

  2. “权限和管理”下,单击“工作流设置”

对于列表内容类型

  1. 打开包含要添加工作流的列表内容类型实例的列表或库。

    1. 设置菜单 设置菜单 中,单击列表设置,或单击要打开的库的类型设置。

      例如,在文档库中,单击“文档库设置”

  2. “内容类型”下,单击要向其中添加工作流的内容类型的名称。

    注意: 如果未将列表或库设置为允许多个内容类型,则在该列表或库的“自定义”页上不会显示“内容类型”部分。

  3. “设置”下,单击“工作流设置”

对于网站内容类型

  1. 在网站集的主页上,在网站操作菜单 按钮图像 ,指向网站设置,,然后单击修改所有网站设置

  2. “库”下,单击“网站内容类型”

  3. 单击要添加工作流的网站内容类型的名称,然后单击“工作流设置”

如果已在此列表、库或内容类型中添加了工作流,则此步骤将直接将您带到“更改工作流设置”页面。单击“添加工作流”可转到“添加工作流”页面。如果尚未向此列表、库或内容类型添加任何工作流,则此步骤会使您直接进入“添加工作流”页面。

  1. 在“添加工作流”页面的“工作流”部分中,单击“处置审批”工作流模板。

  2. “名称”部分中,为工作流键入一个唯一的名称。

  3. “任务列表”部分中,指定要用于此工作流的任务列表。

    注释: 

    1. 您可以使用默认的任务列表,也可以创建新的列表。如果您使用默认的任务列表,则工作流参与者可通过使用任务列表的“我的任务”视图轻松找到并查看他们的工作流任务。

    2. 如果此工作流的任务将包含或显示要保持其与一般任务列表分离的敏感或机密数据,请创建一个新的任务列表。

    3. 创建处置审批工作流的任务列表时,最好将此任务列表的权限限制给组织中有权批准要销毁的项目的人员,例如记录管理者。

    4. 如果您的组织拥有许多工作流,或者如果工作流包含许多任务,请创建一个新的任务列表。在此情况下,您可能需要为每个工作流都创建任务列表。

  4. “历史记录列表”部分中,选择要用于此工作流的历史记录列表。历史记录列表显示在工作流的特定实例期间发生的所有事件。

    您可以使用默认的历史记录列表,也可以创建新的列表。如果您的组织拥有许多工作流,则您可能需要为每个工作流都创建单独的历史记录列表。

  5. “启动选项”部分中,指定工作流的启动方式、启动时间或启动者。

    注释: 

    1. Specific options may not be available if they are not supported by the workflow template that you selected.

    2. 仅当为库启用了对主要和次要版本控制的支持,并且选定的工作流模板可用于内容审批时,“启动此工作流,以便批准发布项目的主要版本”选项才可用。

  6. 如果要将此工作流添加到网站内容类型,请在“更新列表和网站内容类型”部分中指定是否要将此工作流添加到从该内容类型继承的所有内容类型。

    注意: 只有对于网站内容类型,才会在“添加工作流”页面中显示“更新列表和网站内容类型”部分。

  7. 单击“确定”。

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将过期策略配置为使用处置审批工作流

如果您希望处置审批工作流在文档或项目过期后自动启动,必须在相关列表、库或内容类型的信息管理策略中配置过期策略。

  1. 如果尚未这样做,请向列表、 库或内容类型配置过期策略中添加处置审批工作流做。

  2. 要打开列表、库或内容类型的“信息管理策略设置”页面,请执行下列操作之一:

对于列表或库

  1. 打开要配置过期策略的列表或库。

    1. 设置菜单 设置菜单 中,单击列表设置,或单击要打开的库的类型设置。

      例如,在文档库中,单击“文档库设置”

  2. “权限和管理”下,单击“信息管理策略设置”

对于列表内容类型

  1. 打开包含要配置过期策略的列表内容类型实例的列表或库。

    1. 设置菜单 设置菜单 中,单击列表设置,或单击要打开的库的类型设置。

      例如,在文档库中,单击“文档库设置”

  2. “内容类型”下,单击要向其中添加工作流的内容类型的名称。

    如果未将列表或库设置为允许多个内容类型,则在该列表或库的“自定义”页上不会显示“内容类型”部分。

  3. “设置”下,单击“信息管理策略设置”

对于网站内容类型

  1. 在网站集的主页上,在网站操作菜单 按钮图像 ,指向网站设置,,然后单击修改所有网站设置

  2. “库”下,单击“网站内容类型”

  3. 单击要配置过期策略的网站内容类型的名称,然后单击“信息管理策略设置”

如果要配置列表或库的过期策略,并且该列表或库支持管理多个内容类型,请选择要为其指定信息管理策略的内容类型,然后单击“确定”

  1. “指定策略”部分中,单击“定义策略”

  2. 单击“确定”。

  3. 在“编辑策略”页面的“名称和管理说明”部分中,为要创建的策略键入简短说明。

    注意: 只能为“网站集策略”列表中定义的信息管理策略指定名称。

  4. “策略声明”部分中,键入向用户解释策略用途的描述性声明。此声明会在用户打开受该策略制约的文档或项目时显示。此声明应解释哪些策略功能可应用于内容或者需要对内容进行哪种特殊处理。策略声明最多可以包含 512 个字符。

  5. 要指定受此策略制约的文档和项目的保留期,请单击“启用过期”,然后指定保留期以及需要在项目过期时发生的操作。

  6. 选择一个保留期选项,以指定将文档或项目设置为过期的时间。请执行下列操作之一:

    1. 要根据日期属性设置过期日期,请单击“基于项目属性的时间段”,然后选择文档或项目操作(例如“创建”“修改”)以及您希望项目在该操作后过期的时间增量(例如天数、月数或年数)。

    2. 要使用工作流或自定义保留时间公式来确定过期时间,请单击“以编程方式设置”

  7. “当项目过期时”下,指定希望在文档或项目过期时发生的操作。要对文档或项目启动处置审批工作流,请单击“启动此工作流”,然后选择所需的处置审批工作流的名称。

  8. 单击“确定”。

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启动处置审批工作流

在很多情况下,处置审批工作流设置为在项目过期时自动启动。如果将处置审批工作流配置为允许用户手动启动,则可以从保存它的库或列表中直接对文档或库启动此工作流。您必须至少具有“编辑项目”权限才能启动工作流。某些工作流可能还需要您拥有管理列表权限才能启动工作流。

  1. 如果列表或库尚未打开,请在“快速启动”上单击其名称。

    如果未显示该列表或库的名称,则请单击“查看所有网站内容”,然后单击列表或库的名称。

  2. 指向要启动工作流的文档或项目的名称,单击出现的箭头,再单击“工作流”

  3. “启动新工作流”下,单击要启动的处置审批工作流的名称。

    将立即启动处置审批工作流,并在任务列表中创建该工作流的处置审批任务。

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完成处置审批工作流任务

处置审批工作流旨在创建文档或项目的处置审批任务。这些任务不会分配给特定的个人,而是记录在工作流的任务列表中。有权访问此任务列表的人员(例如,记录管理者)可以转到任务列表,并通过批准或拒绝要删除的项目来完成这些任务。

处置审批工作流可以逐个完成,也可以批量完成。由于处置审批工作流可能会一次生成大量的工作流任务,因此您可能会发现批量处理工作流任务非常有用。

完成单个处置审批工作流任务

  1. 转到网站的任务列表,以找到要完成的处置审批工作流任务。

    注意: 如果工作流不使用默认任务列表,则工作流任务不会出现在任务列表中。要查找工作流任务,请转到保存工作流项目的列表或库。指向所需的项目,单击出现的箭头,然后单击“工作流”。在“工作流状态”页面的“任务”下,单击指向该工作流的任务列表的链接。

  2. 指向要完成的任务名称,单击出现的箭头,然后单击“编辑项目”

  3. 若要查看已提交进行处置的项目,单击此工作流任务应用于旁边的链接。

  4. “处置”下,请执行下列操作之一:

    • 要删除项目,请单击“删除此项目”,然后指定是否要在审核日志中保留项目元数据的副本。

    • 要保留项目,请单击“不要删除此项目”

  5. 在批注下,键入您要提供的有关要执行的操作的任意批注。

  6. 单击“确定”。

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同时完成多个处置审批工作流任务

  1. 打开要同时完成其多个任务的处置审批工作流的任务列表。

    注意: 如果工作流不使用默认任务列表,则工作流任务不会出现在任务列表中。要查找工作流任务,请转到保存工作流项目的列表或库。指向所需的项目,单击出现的箭头,然后单击“工作流”。在“工作流状态”页面的“任务”下,单击指向该工作流的任务列表的链接。

  2. 在工作流操作菜单 菜单图像 ,在任务列表中,单击处理所有任务

  3. “批量任务选择”部分中,选择要进行批量编辑的任务类型。

  4. 如果已应用筛选器来显示任务列表中处置审批任务的子集,请在“任务信息”部分中确认是否已筛选出所需的任务。

  5. 单击“确定”。

  6. “处置”下,请执行下列操作之一:

    • 要批准待处置的项目,请单击“删除这些项目”。如果要保留这些项目的元数据副本,请选中“在审核日志中保留项目元数据的副本”复选框。

    • 要拒绝要处置的这些项目,请单击“不要删除这些项目”

  7. “批注”下,键入您要提供的有关处置操作的任意批注。

  8. 单击“确定”。

  9. 操作已成功完成页面,通知您已选定的任务安排的处理,并在处理任务时,您会收到确认电子邮件。默认情况下,会处理任务每晚,但您的服务器管理员可以更改此设置。单击确定

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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