高级邮件合并

使用域代码明确收件人

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要使高级邮件合并更有效,我们可以使用域代码来定位邮件。

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Word 中的域代码

邮件合并

提升邮件合并级别

为使我们的电子邮件更加高效,

我们可以将邮件仅发送给其汽车需要保养的那些收件人。

然后,我们可以剔除任何不清楚的言辞,直接明了地表述 – 是时候保养您的汽车了。

单击“编辑收件人列表”。 我已经添加了一列显示每个收件人的下一次保养何时到期。

单击“筛选”。 选择“下次保养”域。 在“比较关系”中,选择“小于或等于”。

在“比较对象”中键入当天日期。 单击“确定”。

收件人列表的范围缩小为早于当天的下一次保养日期。

如果您计划多次通过电子邮件发送一个文档,则筛选是一个好的选择。

但是如果在一个文档中多次使用邮件合并,您可以使用域代码筛选收件人,从而节省时间。

首先,单击“筛选”和“全部清除”。 然后,单击“确定”两次。

单击电子邮件的开头。 然后,单击“规则”。

如果您想要添加与邮件合并相关的域代码,则可以转到该位置。

我们将使用的域代码是“跳过记录条件”。

使用此域代码,您可以设置条件,例如“名字”等于“德威”。

如果条件成立,Word 在执行合并时将跳过该记录。

单击“取消”,我们将手动输入代码。

按 AltT+F9,然后按 Ctrl+F9 并键入 SKIPIF 和空格。 转到“插入合并域”并选择“下次保养”,键入一个空格。

键入大于和等于符号,再次键入一个空格。

然后按 Ctrl+F9,键入 DATE,该域代码将在文档中显示当前日期。

现在,Word 将跳过下一次保养日期大于或等于当前日期的任何记录。

但是,在比较条件起作用之前,我们需要添加一个图片开关来将两个日期设置为完全相同的格式。

在域代码中的下次保养后面单击。

键入一个空格、反斜杠和 @ 符号以将数字设置为日期格式。

然后,在引号中,键入四个大写 Y、两个大写 M 和两个大写 D。

随后在 Date 域代码中重复此操作。

确保两个域代码的图片开关相同。 按 Alt+F9,再按 F9 可更新域。

在您执行合并之前,SKIPIF 域代码处于隐藏状态,Word 无法读取。

我们来测试 SKIPIF 代码。 在这里添加一个临时合并域以显示下一次保养日期。

单击“完成并合并​”,我们来合并到单个文档中。 单击“确定”将所有记录合并到新文档中。

现在,当您滚动浏览新文档时,请检查日期,

我们只应看到下一次保养日期早于当前日期的电子邮件。

完成后,您可以删除此测试文档。

您可能会发现另外一项功能很有用。 假设您在键入某个域代码时发生错误。

在完成合并之前,单击“检查错误”。 单击“模拟合并,同时在新文档中报告错误”,然后单击“确定”。

Word 将显示无效的合并域。

在这种情况下,您可以删除域,或者从数据源的域列表中选择正确名称。

如果找不到任何其他错误,请单击“确定”。

要执行最后合并,请单击“完成并合并​​”和“发送电子邮件”。 键入主题行,然后单击“确定”。

在本课程中,您了解了如何超越基本的邮件合并工具使用域代码执行高级邮件合并。

要了解有关域代码的更多信息,请查看课程摘要中的链接。

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