使用列表管理工作组网站上的项目

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列表可以帮助您管理团队项目并跟踪网站上的信息。例如,可以使用日历跟踪团队活动、管理任务列表以及记录和答复问题。

注意: 本文是指由猎奇制造商自行车、 自行车组件和 bicycling 附件虚构公司创建示例 SharePoint 网站。

猎奇公司的营销团队使用日历来跟踪团队活动、假期和会议。团队成员可以将此日历连接到 Microsoft Office Outlook 2007,并使该日历可以和他们的个人日历重叠,以便避免计划冲突。团队成员可以在日历之间来回复制活动。

营销团队使用任务列表来管理大型项目的工作,例如筹划大型会议和管理营销活动。任务可以用标准列表视图来设置,或者设置为项目任务列表。项目任务列表提供了任务及其进度直观的概览(称为甘特图)。在创建标准列表视图或项目任务列表中任何一种形式的列表时都可以使用模板。

“项目任务”列表

营销团队还使用问题跟踪列表来跟踪与会议筹划有关的后勤问题,如注册数据库问题。团队成员记录该问题,之后在该问题解决前用户可以记录任何更新和解决方法。

使用列表

创建工作组网站时,会自动创建一些列表。这些默认列表包括从讨论板到日历列表在内的多种列表。您可以自定义这些列表并向其中添加项,通过模板创建其他列表,以及创建仅包含所选设置和列的自定义列表。

列表可以包括多种类型的信息,从文本到日期再到图片等等。列表中还可以包括计算结果,例如总计或计算出的日期(从今天起一周后的日期)。

通过使用列表,您可以执行下列操作:

  • 跟踪版本    可以跟踪列表项的版本,这样您就可以查看哪些列表项已经更改以及是谁更改了它们。如果较新的版本内出现了错误,可以还原至项的早期版本。

  • 要求审批    您的组织可以规定某个列表项需要在审批后才可以让所有人查看。

  • 将电子邮件与列表集成    如果对您的网站启用了传入或传出电子邮件,则某些列表可以使用电子邮件功能。可以对某些类型的列表(例如日历和讨论)进行相应设置,使得用户可以通过发送电子邮件向它们添加内容。此外,Office Outlook 2007 还与日历、任务和联系人列表集成。

  • 自定义权限    您的组织可以为一个列表甚至一个列表项指定自定义权限。此功能是有用的,例如当某个特定项包含机密信息时。

  • 创建和管理视图    您的工作组可以创建同一列表的不同视图。列表本身的内容不会改变,但会对列表项进行组织或筛选,以便用户可以找到最重要的或者他们最感兴趣的信息。

  • 及时了解更改    您可以订阅列表和视图的 RSS 源,以便在 RSS 查看器(如 Outlook 2007)中查看列表的更新。如果您的组织已经设置了传入电子邮件,您可以在列表项更改时收到电子邮件通知。

  • 管理列表并在 Microsoft Office Access 2007 中脱机使用列表    可以使用数据库工具管理列表,并通过 Office Access 2007 使列表脱机。

  • 在移动设备上列出的视图   您可以在移动设备上查看多个列表,如任务列表和日历和文档库。若要查看移动列表,请键入后的网站的 Web 地址/m 。移动视图不适用于某些列表类型,如讨论,也可能不会显示所有列类型。

可用于协作的常见列表类型

下面是您的组织可以使用的一些较为常见的列表类型:

  • 日历   使用您的工作组事件的所有或特定情况下,如项目日历或公司假日日历。

  • 任务和项目任务     可以使用任务列表跟踪有关您的工作组的项目和其他活动的信息。您可以向其他人分配任务,并在任务趋于完成时跟踪任务的状态和完成百分比。项目任务列表会显示带有进度条的任务,被称为甘特图。

  • 问题跟踪     可以使用问题跟踪列表来存储问题、问题的状态以及解决方法。这是一种用于跟踪客户服务、质量保证或技术支持等支持问题和事件的常见列表类型。

  • 讨论板     可以使用讨论板提供一个类似于新闻组形式的中心位置,以记录和存储团队讨论。

  • 通知     可以使用通知列表共享新闻和状态以及提供提醒。

  • 联系人     可以使用联系人列表存储有关与您协作的人员或工作组的信息。

  • 链接     可以将链接列表作为指向您的网站、公司 Intranet 和其他资源的链接的中心位置。

  • 调查    可以使用调查收集和编辑反馈,例如员工满意度调查或小测验。

  • 自定义     虽然可以自定义所有内置列表,但可以从自定义列表入手,然后仅添加需要的设置。还可以创建一个基于电子表格(如 Microsoft Office Excel 2007 工作簿)的列表,用来管理供应商合同。

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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