使用信封的邮件合并

使用信封的邮件合并

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有批量邮件,以发送给您的邮件列表上的用户时,您可以使用邮件合并创建的一批信封的地址。每个信封将包含您的邮件列表中的地址。 您还可以创建和打印信封而不使用邮件合并。

注释: 

邮件合并流程中的三个文件,包括主文档和邮件列表,后者生成多组信函或电子邮件、信封或标签。

以下是创建和打印信封使用邮件合并过程中涉及的文档︰

  • 主文档中
    此文档中包含文本和图形 (徽标或图像,例如),对于每个版本的合并信封是相同的。在信封上的寄信人地址是内容的相同示例。

  • 您的邮件列表
    此文档中包含要打印了信封上的地址。

合并两个文档使用下面的步骤时将具有地址的信封。

步骤 1:设置邮件列表

邮件列表中的数据源。可以为Excel电子表格、 Outlook联系人目录、 Access数据库或Office地址列表。它包含Word提取信息以生成要打印了信封上的地址的记录。

提示

  • 如果您没有邮件列表中,您可以创建一个邮件合并过程。在开始邮件合并过程之前,收集所有地址列表中,并将它们添加到数据源。

  • 如果您正在使用Excel电子表格,请确保,以便不会丢失任何零邮政编码或邮政编码的列的格式设置为文本。有关详细信息,请参阅格式邮件合并数字、 日期和其他 Excel 中的值

  • 如果想要使用 Outlook 联系人,请确保 Outlook 是你的默认电子邮件程序。

步骤 2︰ 测试信封布局

在邮件合并过程中的预备步骤是设置为合并信封。 始终是一个好的做法运行小型测试的一批信封之前执行实际的邮件合并。

注意: 如果您习惯使用打印信封系统上您可以跳到步骤 3。

  1. 在Word,选择文件>新建>空白文档

  2. 邮件选项卡上的创建组中,选择信封

    打印信封

  3. 收信人地址框中,键入示例地址以测试信封打印时的外观。

    信封收信人地址框

    注意: 示例地址不会显示在邮件合并。

  4. 寄信人地址框中,键入地址

    寄信人地址框

  5. 选择选项>信封选项和执行下列操作︰

    • 信封尺寸下拉列表中,选择符合信封尺寸或选择自定义大小

      用于设置信封尺寸和地址字体的“信封选项”选项卡

      注意: 如果您选择自定义大小,在宽度高度框中输入信封尺寸。选择确定完成。

    • 收信人地址寄信人地址,下选择字体和每个地址的左侧和上方的偏移的位置。

      注意: 根据信封布局的预览,进行必要的调整到您的选择。

  6. 打印选项选项卡上,确认选择了正确的送纸方式,请加载信封匹配的插图,然后选择确定

    注意: 打印机打印机中发送Word信息应有关哪种方式加载信封。在送纸方式下,将显示此信息。

    用于将信封送入打印机中的送纸选项图

  7. 选择打印,,然后选择保存寄信人地址的默认地址。

    注意: 如果正确打印了信封,祝贺您,您准备好转到邮件合并过程的下一步。 如果信封未打印时预期,请返回第 5 步,并重新调整信封布局选项,并根据需要窗体的源选项。

步骤 3︰ 开始邮件合并

  1. 邮件选项卡上的开始邮件合并组中,选择开始邮件合并>信封

    “开始邮件合并”菜单

  2. 信封选项对话框中,设置信封通过选择选项,如下所示步骤 2︰ 测试信封布局,然后选择确定

    注意: Word创建的文档的信封尺寸调整大小和显示寄信人地址显示在信封上的位置。

  3. 如果您想要添加的寄信人地址或徽标,为您的信封现在是良好的时间,以将其添加。

  4. 选择文件>保存,并添加文件名。

步骤 4︰ 将邮件列表中链接到主文档

现在,您就可以打开邮件列表中的数据源。

  1. 在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中,选择“选择收件人”,然后选择一个选项。

    “键入新列表”命令

  2. 执行下列操作之一:

    • 如果没有邮件列表,请选择“键入新列表”进行创建。

      或者

    • 如果邮件列表位于 Excel 电子表格、Access 数据库或其他类型的数据文件中,请选择“使用现有列表”。然后浏览至相应列表并选择“打开”。

      或者

    • 如果使用 Outlook 联系人,请选择“从 Outlook 联系人中选择”。

  3. 单击“文件”>“保存”。

编辑您的邮件列表

如果要在您的列表的所有人打印信封,请转到步骤 5︰ 添加到信封的地址块。如果您想要打印的 live 列表上人员的信封,例如,您正在托管的事件 20 英里范围内然后使用筛选器,如邮政编码或邮政编码缩小列表范围。筛选数据的详细信息,请参阅排序和筛选邮件合并的数据

提示: 您可能很有用使用筛选功能,以滤除不拥有其联系人的邮寄地址。这种方法浪费信封,将看不到邮件。

若要选择单个用户在您想要创建的信封的列表,请执行下列操作︰

  1. 选择“编辑收件人列表”。

    Word 中“邮件”选项卡的屏幕截图,显示“编辑收件人列表”命令处于高亮状态。

  2. 选中您要接收邮件的人员的名称。

    通过选中复选框选择行

    还可对列表进行排序或筛选,以便更容易找到姓名和地址。

步骤 5︰ 添加到信封的地址块

地址块是一个邮件合并域。也称为占位符,请使用合并域标记要显示在信封上地址的位置。

注意: 很方便地打开第一次显示段落标记 (¶),则正确对齐的地址块。若要将其上转到功能区的开始选项卡并单击显示/隐藏 ¶按钮或按 CTRL + SHIFT + 8。

  1. 将光标置于了所需的地址块以转。如果您有开启显示段落标记,请单击在 Word 中放入了信封中间的段落标记 (¶) 后立即。

  2. 在“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组中,选择“地址块”。

    插入“地址块”合并域

  3. 插入地址块对话框中,选择格式收件人的姓名将显示在信封上。

    地址块选项

    注意: 在预览下选择下一步 “下一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果前一节 “上一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 记录按钮移动数据源中的记录,并查看地址在信封上的显示方式。

  4. 选择“确定”。

  5. 选择文件>保存以保存在继续之前合并文档。

验证合并域的名称

请确保Word从邮件列表中在正确位置在信封上放置的姓名和地址。

  1. 在“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组中,选择“匹配域”。

  2. 匹配域对话框中,在左侧列是 Word 地址块中使用的字段名称。在右侧的列,您可以对这些字段名称数据源中的字段相匹配。验证在左侧显示的字段名称匹配的列标题在您的邮件列表中的记录的名称,以便 Word 可以将正确的数据放在信封上正确的位置。

    “匹配域”对话框
  3. 执行下列操作之一:

    • 如果显示的域名与邮件列表数据源中记录所用的列标题相匹配,则不进行任何操作。

      或者

    • 如果预期与数据源中列标题匹配的域名中显示“(不匹配)”,请选择下拉箭头,然后在邮件列表数据源中选择域名。根据需要重复。

  4. 选择“确定”。

步骤 6︰ 预览和打印信封

打印信封之前,请执行最后一次检查。

  1. 选择预览结果,,然后选择下一步 “下一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果上一条 “上一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 记录按钮,以确保名称和所有信封上的地址显示正确。

    Word 中“邮件”选项卡的屏幕截图,显示“预览结果”组。

    提示:  若要转到列表开头,请选择“第一条“第一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 记录按钮;若要转到列表末尾,请选择“最后一条“最后一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 记录按钮。

  2. 选择完成并合并>打印文档

    Word 中“邮件”选项卡的屏幕截图,显示“完成并合并​​”命令及其选项。

步骤 7︰ 保存邮件合并信封文档

保存邮件合并信封文档时,它会保持连接到您的邮件列表,以便您可以将其用于下一个大宗邮件。

若要重复使用信封邮件合并文档

  • 打开邮件合并文档中的信封并Word提示保持连接时,请选择

若要更改信封的邮件合并文档中的地址

  • 打开邮件合并文档中的信封,然后选择编辑收件人列表进行排序、 筛选和选择特定的地址。

另请参阅

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