使用信封的邮件合并

使用信封的邮件合并

如果要向邮件列表中的人员发送批量邮件,可以使用邮件合并程序创建有地址信封的批处理。每个信封将包含邮件列表的一个地址。还可以创建和打印信封,而不使用邮件合并。

注意: 

邮件合并流程中的三个文件,包括主文档和邮件列表,后者生成多组信函或电子邮件、信封或标签。

以下是使用邮件合并流程创建和打印标签所涉及的文档:

  • 主文档
    此文档包含对于合并信封的每个版本都相同的文本和图形(例如徽标或图像)。相同内容的示例有信封上的寄信人地址。

  • 邮件列表
    包含要打印在信封上的地址。

如果使用以下步骤合并这两个文档,将获得带地址的信封。

步骤 1:设置邮件列表

邮件列表是你的数据源。它可以是 Excel 电子表格、Outlook 联系人目录、Access 数据库或 Office 地址列表。它包含 Word 从中提取信息以生成要在信封上打印的地址的记录。

提示

  • 如果你没有邮件列表,可以在邮件合并过程中进行创建。在开始邮件合并流程之前,请收集所有地址列表,并将其添加到数据源。

  • 如果你使用的是 Excel 电子表格,请确保将邮政编码列的格式设置为文本,以确保不会丢失任何零。有关详细信息,请参阅在 Excel 中设置邮件合并数字、日期和其他值的格式

  • 如果想要使用 Outlook 联系人,请确保 Outlook 是你的默认电子邮件程序。

步骤 2:测试信封版式

邮件合并过程的初始步骤是设置合并信封。此外,在执行实际邮件合并前,先运行较小的信封测试批处理始终是个好选择。

注意: 如果习惯使用系统上的打印信封,可跳到步骤 3。

  1. 在 Word 中,选择“文件”>“新建”>“空白文档”。

  2. 在“邮件”选项卡的“创建”组中,选择“信封”。

    打印信封

  3. 在“传递”框中,键入示例地址以测试打印信封时的外观。

    信封收信人地址框

    注意: 示例地址不在邮件合并中显示。

  4. 在“寄件人地址”框中,键入你的地址

    寄信人地址框

  5. 选择“选项”>“信封选项”,然后执行以下选项:

    • 在“信封大小”下拉列表中,选择匹配信封的大小或选择“自定义大小”。

      用于设置信封尺寸和地址字体的“信封选项”选项卡

      注意: 如果选择“自定义大小”,在“宽度”或“高度”框中输入信封尺寸。完成时选择“确定”。

    • 在“传递地址”和“地址”下,为每个地址选择字体和左侧和顶部的偏移位置。

      注意: 根据信封版本预览,对你的选择进行必要的调整。

  6. 在“打印选项”选项卡上,确认已选择正确的“送纸方式”,加载信封以匹配示意图,然后选择“确定”。

    注意: 你的打印机将向 Word 发送有关应如何将信封加载到打印机中的信息。此信息显示在“送纸方式”下方。

    用于将信封送入打印机中的送纸选项图

  7. 选择“打印”并选择“”以保存寄信人地址,作为默认地址。

    注意: 如果信封打印正确,恭喜,可以转到邮件合并过程的下一步了。如果信封未按预期方式打印,返回步骤 5 并根据需要重新调整信封版式选项和送纸方式

步骤 3:开始邮件合并

  1. 在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中,选择“开始邮件合并”>“信封”。

    “开始邮件合并”菜单

  2. 在“信封选项​​”对话框中,设置信封,方法是选择步骤 2:测试信封版式中所述的选项,然后选择“确定”。

    注意: Word 会创建大小调整为信封尺寸的文档,并且显示寄信人地址在信封上的显示位置。

  3. 如果想要向信封添加寄信人地址或徽标,现在是好时机。

  4. 选择“文件”>“保存”,然后添加文件名。

步骤 4:将邮件列表链接到主文档

现在便可以打开邮件列表的数据源。

  1. 在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中,选择“选择收件人”,然后选择一个选项。

    “键入新列表”命令

  2. 执行下列操作之一:

    • 如果没有邮件列表,请选择“键入新列表”进行创建。

      或者

    • 如果邮件列表位于 Excel 电子表格、Access 数据库或其他类型的数据文件中,请选择“使用现有列表”。然后浏览至相应列表并选择“打开”。

      或者

    • 如果使用 Outlook 联系人,请选择“从 Outlook 联系人中选择”。

  3. 单击“文件”>“保存”。

编辑邮件列表

如果为列表中的所有人打印信封,请转到步骤 5:将地址块添加到信封。如果要为列表中的人员打印信封,例如,在举办活动的 20 英里内,然后使用邮政编码之类的筛选器缩小列表范围。有关筛选数据的详细信息,请参阅用于邮件合并的数据排序和筛选

提示: 会发现可使用筛选器功能筛选没有其邮政编码的联系人。通过这种方式,不会浪费无法邮寄的信封。

若要选择要创建信封的列表中的单个人员,请执行下列操作:

  1. 选择“编辑收件人列表”。

    Word 中“邮件”选项卡的屏幕截图,显示“编辑收件人列表”命令处于高亮状态。

  2. 检查你希望收到邮件的人的姓名。

    通过选中复选框选择行

    还可对列表进行排序或筛选,以便更容易找到姓名和地址。

步骤 5:将地址块添加到信封

地址块是一个邮件合并域。通常也称为占位符,使用合并域标记想要地址在信封上显示的位置。

注意: 如果先打开显示段落标记 (¶),通常更易于正确对齐地址块。若要打开它,转到功能区的“开始”选项卡,然后单击“显示/隐藏 ¶”按钮或按 Ctrl+Shift+8。

  1. 将光标置于想要放置地址块的位置。如果已打开显示段落标记,在 Word 放置于信封中间的段落标记 (¶) 后立即单击。

  2. 在“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组中,选择“地址块”。

    插入“地址块”合并域

  3. 在“插入地址块”对话框中,选择收件人姓名的格式,信封上将按该格式显示收件人姓名。

    地址块选项

    注意: 在“预览”之下,选择“下一条 “下一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 ”或“上一条 “上一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 ”记录按钮以浏览数据源中的记录,查看地址在信封上的显示方式。

  4. 选择“确定”。

  5. 选择“文件”>“保存”以在继续前保存合并文档。

验证合并域名称

请确保 Word 可将邮件列表中的名称和地址放置于信封上适当的位置。

  1. 在“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组中,选择“匹配域”。

  2. 在“匹配域”对话框中,左侧的列是 Word 在地址块中使用的域名。通过右侧的列,可将数据源中的域与这些域名相匹配。验证左侧显示的域名与邮件列表中记录的列标题名称是否相匹配,以便 Word 可以将正确数据放在标签上的正确位置。

    “匹配域”对话框
  3. 执行下列操作之一:

    • 如果显示的域名与邮件列表数据源中记录所用的列标题相匹配,则不进行任何操作。

      或者

    • 如果预期与数据源中列标题匹配的域名中显示“(不匹配)”,请选择下拉箭头,然后在邮件列表数据源中选择域名。根据需要重复。

  4. 选择“确定”。

步骤 6:预览和打印信封

打印信封前进行最后一次检查。

  1. 选择“预览结果”,然后选择“下一条“下一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 或“上一条“上一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 记录按钮,确保所有信封上的名称和地址正确显示。

    Word 中“邮件”选项卡的屏幕截图,显示“预览结果”组。

    提示:  若要转到列表开头,请选择“第一条“第一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 记录按钮;若要转到列表末尾,请选择“最后一条“最后一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 记录按钮。

  2. 选择“完成并合并”>“打印文档”。

    Word 中“邮件”选项卡的屏幕截图,显示“完成并合并​​”命令及其选项。

步骤 7:保存邮件合并信封文档

保存邮件合并信封文档时,该文档会保持连接到邮件列表,以便下次群发邮件时可以再次使用该邮件合并文档。

重复使用信封邮件合并文档

  • 打开信封的邮件合并文档,然后在 Word 提示保留该连接时选择“”。

更改信封邮件合并文档中的地址

  • 打开信封的邮件合并文档,然后选择“编辑收件人列表”,对特定地址进行排序、筛选和选择。

另请参阅

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