使用会议工作区组织会议

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会议工作区网站是用作库的所有信息和一个或多个会议所需的材料的网站。当您在Microsoft Outlook 2010中创建会议邀请,您可以设置会议工作区网站。主题、 与会者的姓名、 日期、 时间和会议请求中的位置将自动添加到会议工作区网站由 Outlook。

第一次创建会议工作区对于会议,必须将 “会议工作区”命令图标 会议工作区命令添加到快速访问工具栏(QAT) 或功能区中。

如何添加命令?

在打开的会议要求中,执行下列操作之一:

  • 添加到 QAT 命令     会议窗口中添加了“会议工作区”命令的“快速访问工具栏” 若要添加到 QAT会议工作区命令,请执行下列操作︰

    1. 打开某个会议项目。

    2. 在会议窗口中,单击“自定义快速访问工具栏”箭头,然后单击“其他命令”

    3. “从下列位置选择命令”框中,单击“不在功能区中的命令”

    4. 在命令列表中,单击“会议工作区”,然后单击“添加”

      使用“其他命令”对话框自定义快速访问工具栏

  • 添加到功能区命令    若要添加到功能区的会议工作区命令,请执行下列操作︰

    1. 打开某个会议项目。

    2. 在会议窗口中,单击“文件”选项卡。

    3. 单击“选项”

    4. 单击“自定义功能区”

    5. “从下列位置选择命令”框中,单击“不在功能区中的命令”

    6. 在命令列表中,单击“会议工作区”,然后在“自定义功能区”列表中,单击希望将命令放入的选项卡和组,然后单击“添加”

这些步骤只需要执行一次。添加一次“会议工作区”命令后,它会出现在打开的所有会议要求中。

您要做什么?

创建会议工作区

链接到现有会议工作区

更新的会议请求和会议工作区

删除会议工作区

创建会议工作区

  1. 在新的或现有会议请求中,单击会议工作区 “会议工作区”命令图标

  2. 请执行下列操作之一:

    • 设置首次工作区    创建会议工作区需要您想要使用的服务器的地址。

      1. “会议工作区”任务窗格中,单击“更改设置”

        注意: 有关每个设置的信息,请单击该任务窗格底部的“其他信息”

      2. 在该任务窗格的步骤 1 中,为工作区选择一个位置。如果看不到所需的位置,请单击“其他”,然后输入服务器地址。

      3. 在该任务窗格的步骤 2 中,选择“新建工作区”,然后选择模板语言和类型。这些设置将成为将来创建工作区时的默认设置。

      4. 完成设置后,单击“确定”返回第一个任务窗格。

      5. 单击“创建”

        注意: 单击创建后,工作区存在于您指定的位置。如果您是要用于此工作区的其他位置或模板,您必须具有所需的设置创建另一个工作区。如果您不打算使用它,则应删除其他工作区。

    • 设置其他工作区   

      如果您以前创建或链接过会议工作区,此时那些位置和模板设置将成为您的默认设置,并显示在第一个任务窗格中。请执行下列操作之一:

      1. 如果要给新工作区使用默认设置,请在任务窗格中,单击“创建”

      2. 要更改默认值,请在任务窗格中,单击“更改设置”,然后选择要使用的设置。完成这些设置之后,单击“确定”,以返回第一个任务窗格,然后单击“创建”

        要打开浏览器并查看工作区,请单击任务窗格中的“前往工作区”。或者,您也可以单击添加到会议要求正文中的链接。您可以现在就添加信息或自定义工作区,也可以在以后进行这些操作。要完成会议要求,请通过按 Alt+Tab 切换回。

要发送会议要求并邀请其他人参加会议和工作区,请单击“发送”。如果这是一个以前发送过的会议要求,则单击“发送更新”

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链接现有的会议工作区

注意: 您无法链接到包含定期事件的现有会议工作区。

  1. 在新的或现有会议请求中,单击会议工作区 “会议工作区”命令图标

  2. 在任务窗格底部的“提示”下,单击文本“您还可链接到现有工作区”

  3. 在任务窗格的步骤 1 中,选择具有您要链接到的工作区的位置。

  4. 在任务窗格的步骤 2 中,选择“链接到现有工作区”,然后选择要使用的工作区。如果不确定选择的工作区是否正确,请单击“查看工作区”进行验证。

  5. 完成设置后,单击“确定”返回第一个任务窗格。

  6. 单击“链接”

  7. 要打开浏览器并查看工作区,请单击任务窗格中的“前往工作区”。或者,您也可以单击添加到会议要求正文中的链接。您可以现在就添加信息或自定义工作区,也可以以后进行这些操作。

  8. 若要完成会议请求,切换回Outlook 2010 ,按 ALT + TAB。

  9. 请执行下列操作之一:

    • 要发送会议要求并邀请其他人参加会议和工作区,请单击“发送”。如果这是一个以前发送过的会议要求,则单击“发送更新”

    • 要保存会议要求而不进行发送,请单击“文件”选项卡,然后单击“保存”。任何与会者信息都不会发送到工作区,但是会发送其他方面的会议详细信息(主题、标题、日期、时间和地点)。

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更新会议要求和会议工作区

如果必须更改会议的会议与会者、位置、日期或时间,可以向会议与会者发送会议更新,会议工作区将自动更新。要更改会议工作区中的其他信息,必须在该工作区中进行更改。

  1. 打开包含工作区链接的会议要求。

  2. 更改下列任意字段中的信息:“收件人”“地点”“开始时间”“结束时间”

  3. 要将所有更新发送到工作区并发送给与会者,请单击“发送更新”

    注释: 

    • 如果更新会议要求然后单击“保存并关闭”,更新的信息就不会发送到会议工作区。要将更新应用于会议工作区,必须单击“发送更新”

    • 有关在工作区中更改其他信息的信息,请参阅工作区中的“帮助”。

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删除会议工作区

不能从Outlook 2010删除会议工作区。从工作区或父网站的工作区在其下的子网站,则可以删除该网站。

有关如何删除网站的详细信息,请参阅工作区中的“帮助”。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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