使用任务管理 Access 数据库模板

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使用Access 任务管理数据库模板来跟踪您或您的团队需要完成的一组工作项。 你还可以搜索和筛选任务详细信息, 显示或隐藏列, 发送电子邮件, 以及映射任务所有者的地址。

想要观看有关使用此模板的视频? 请参阅这篇文章,使用任务管理数据库模板

注意: 最近几年中的任务管理数据库模板已更新。 这些说明指的是可下载的最新模板版本。 如果下面的步骤与您看到的不匹配, 则您可能正在使用较旧版本的模板。

使用数据库

在本文中, 我们将介绍使用任务管理数据库模板的基本步骤。

准备数据库以供使用

  • 首次打开数据库时, Access 将显示 "欢迎" 窗体。 若要防止下次打开数据库时显示此表单, 请清除 "打开此数据库时显示欢迎" 复选框。

    关闭 "欢迎" 窗体以开始使用数据库。

  • 若要确保所有数据库内容处于启用状态, 请在消息栏中单击 "启用此内容"。

    有关启用数据库内容的详细信息, 请参阅确定是否信任数据库一文。

搜索任务或联系人

使用 "快速搜索" 框, 可以在 "任务列表" 窗体上快速查找任务, 或在 "联系人列表" 窗体上快速查找联系人。

  • 在 "快速搜索" 框中键入要搜索的文本, 然后按 enter。

    Access 会对列表进行筛选以仅显示包含您搜索的文本的记录。 若要返回到完整列表, 请单击 "清除当前搜索"。 (它是 "搜索" 框中的 "X"。)

筛选任务列表

在 "任务列表" 表单中, 您可以筛选任务列表, 并保存您喜爱的筛选器以供将来使用。

  1. 通过右键单击窗体并选择所需的筛选器来应用筛选器。

  2. 单击 "保存筛选器"。

  3. 在 "筛选详细信息" 窗体中, 输入筛选器名称和说明, 然后单击 "关闭"。

  4. 使用 "筛选器收藏夹" 框应用已保存的筛选器, 或单击 " (清除筛选) " 以删除筛选器。

显示或隐藏栏

在 "任务列表" 窗体和 "联系人列表" 窗体中, 某些字段 (列) 在默认情况下处于隐藏状态。 若要更改显示的字段, 请执行以下操作:

  1. 单击 "显示/隐藏字段"。

  2. 在 "取消隐藏列" 对话框中, 选择 选择要显示的每个列旁边的复选框。 清除复选框以隐藏列。

显示任务或联系人详细信息

"任务详细信息" 表单和 "联系人详细信息" 窗体可用于查看和输入有关项目的详细信息。 若要显示 "任务详细信息" 窗体或 "联系人详细信息" 窗体:

  • 在 "任务详细信息" 窗体或 "联系人详细信息" 窗体中, 单击要查看的项目旁边的 "打开"。

添加附件

在 "任务详细信息" 窗体和 "联系人详细信息" 窗体中, 您可以添加图片和其他附件。

  • 在 "任务详细信息" 表单上的图片框架下, 单击 "添加或删除附件"。

    在 "联系人详细信息" 窗体上的图片框架下, 单击 "编辑图片"。

  • 在 "附件" 对话框中, 单击 "添加"。

  • 在 "选择文件" 对话框中, 浏览到包含该文件的文件夹。

  • 选择要添加的文件, 然后单击 "打开"。

  • 在 "附件" 对话框中, 单击"确定"

注意: 您可以为每个项目附加多个文件, 包括不同的文件类型, 例如文档或电子表格。

从 Microsoft Outlook 添加联系人

如果您使用的是 Microsoft Outlook, 则可以添加该程序中的联系人或任务所有者, 而无需重新键入信息。

  1. 在 "联系人列表" 窗体中, 单击 "从 Outlook 添加"。

  2. 在 "选择要添加的名称" 对话框中, 选择要添加到数据库的名称。

  3. 单击“添加”,然后单击“确定”。

显示联系人地址的地图

在 "联系人详细信息" 窗体中, 如果您输入了联系人的街道地址, 则可以显示该位置的地图:

  • 单击"单击进行映射"

显示报表

Tasks 数据库包含多个报表, 包括 "活动任务"、"任务详细信息"、"联系人通讯簿" 等。 若要显示报表, 请执行以下操作:

  • 在导航窗格中的 "报表" 下, 双击要显示的报表。

您可以创建自己的自定义报表。 有关详细信息, 请参阅创建简单报表一文。

修改任务管理数据库模板

通过向 tasks 表中添加新字段, 然后将该字段添加到任务列表窗体、任务详细信息窗体和任务详细信息报表来自定义任务数据库。

将字段添加到 "任务" 表

  1. 关闭所有打开的选项卡。

  2. 在导航窗格中, 双击 "任务" 表。

  3. 向右滚动, 直到看到名为 "添加新字段" 的列。 双击列标题, 然后键入字段名称。

首次在列中输入数据时, Access 会为您设置数据类型。

向窗体或报表添加字段

将字段添加到表后, 您可以将其添加到窗体或报表。

  1. 在导航窗格中右键单击窗体或报表, 然后单击 "布局视图"。

  2. 在“格式”选项卡上的“控件”组中,单击“添加​​现有字段”。

  3. 将所需字段从 "字段列表" 拖动到窗体或报表。

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