使用三态工作流

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三态工作流可通过三个状态(阶段)跟踪列表项的状态。 它可用于管理要求组织跟踪大量问题或项目(如客户支持问题、销售商机或项目任务)的业务流程。 例如,某个项目任务的三种状态可以是:未启动、进行中和已完成。

本文内容

三态工作流的工作方式

设置用于三态工作流的列表

创建问题跟踪列表

创建用于三态工作流的自定义列表

定制用于三态工作流的自定义列表

向列表中添加三态工作流

手动对项目启动三态工作流

用三态工作流完成工作流任务

三态工作流的工作方式

通过三个状态和这些状态之间的两个转换,三态工作流支持需要组织跟踪问题或项目状态的业务流程。 每次在这些状态之间转换时,工作流都会向用户分配任务并向该用户发送有关该任务的电子邮件通知。 完成该任务后,该工作流会更新该项目的状态并进入下一状态。 三态工作流适用于“问题跟踪”列表模板, 但也可以用于设置为包含“选项”栏(具有三个或更多个值)的任何列表。 此“选项”栏中的值将用作该工作流所跟踪的状态。

一个列表可以有多个选项栏,每个选项栏可以有三个以上的值。 不过,只能将三态工作流配置为使用其中一个选项栏以及所选选项栏中的三个值。 当您向列表或库中添加三态工作流时,即会选择一个选项栏以及该栏提供的三个值。

三态工作流可用于管理要求组织跟踪大量问题或项目(例如,客户支持问题、销售商机或项目任务)的业务流程。 例如,一家小型活动策划公司的员工可以使用问题跟踪列表和自定义的三态工作流来管理许多与他们所策划的活动相关的任务。 工作流通过以下三个状态跟踪活动策划任务:未解决可供审阅完成。 与特定活动相关的所有活动准备任务都将被编译到一个为该活动创建的问题跟踪列表中,并被标记为未解决。 活动协调员将各任务分配给其工作组成员,然后对这些项目启动工作流,从而启动有关活动任务的工作。

该工作流在启动时会为指定人员创建一个任务。 如果工作组成员收到某一任务,该成员将执行完成该任务所需的工作。 这些工作可能要在问题跟踪列表或该列表所在网站的外部执行。 例如,如果某一工作组成员收到一个制订餐会计划的工作流任务,该成员要与酒席承办公司联系,然后与他们一起制订该计划。 起草完餐会计划后,工作组成员会将其工作流任务标记为已完成。 此时,该工作流会在问题跟踪列表中将该活动任务的状态从未解决更改为可供审阅,然后为活动协调员创建第二个任务以便审批该餐会计划。 活动协调员审阅并批准该餐会计划后,会将其工作流任务标记为完成,并且该工作流会将该任务的状态从可供审阅更改为完成

注意: 工作流参与者可以通过两种方法在三态工作流中完成工作流任务。 参与者可以编辑工作流任务以将其标记为完成,也可以在列表中更改该工作流项目的状态(如果该参与者有权更改此列表)。 如果参与者手动更新列表中工作流项目的状态,则该工作流任务即告完成。 如果参与者编辑工作流任务以将其标记为完成,则该工作流项目在列表中的状态将更新为完成

在上面的示例中,三态工作流中的操作遵循以下过程:

三态工作流示例的流程图

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设置用于三态工作流的列表

在您可以使用三态工作流之前,您需要设置一个列表,将您打算使用工作流跟踪或管理的项目包含在其中。 “问题跟踪”列表模板适用于三态工作流, 但您也可以创建自定义列表用于这些工作流。 如果您创建自定义列表,请确保该列表至少包含一个“选项”栏,且该栏中包括三个或更多个选项值。 设置用于该列表的工作流时,必须指定包含该工作流要跟踪的状态值的“选项”栏。

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创建问题跟踪列表

默认情况下,可以将三态工作流用于从“问题跟踪”列表模板中创建的任何列表。

  1. 在“设置”菜单上 Office 365“设置”按钮 ,单击“添加应用程序”。

  2. 在“您的应用程序”对话框中,单击“问题跟踪”,然后键入列表的名称。 列表名称是必需提供的

  3. 如果希望提供列表说明,请单击“高级选项”。

    • 在“说明”框中,键入对列表用途的说明。 此描述是可选的。

  4. 单击“创建”

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创建用于三态工作流的自定义列表

如果要创建用于三态工作流的自定义列表,必须至少添加一个“选项”栏,该栏应包含该工作流要跟踪的至少三个状态值。

  1. 在“设置”菜单上 Office 365“设置”按钮 ,单击“添加应用程序”。

  2. 在“您的应用程序”页中,单击“自定义列表”,然后键入列表的名称。 该列表名称是必需的。

  3. 如果希望提供列表说明,请单击“高级选项”。

  4. 在“说明”框中,键入对列表用途的说明。 此描述是可选的。

  5. 单击“创建”。

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定制用于三态工作流的自定义列表

  1. 单击您在上一个步骤中创建的自定义列表。

  2. 在功能区中,单击“列表”选项卡,然后在“设置”组中单击“列表设置”。

  3. “栏”下,单击“创建栏”

  4. 名称和类型部分中,在列名称下键入您想要使用指定的工作流状态值的列的名称。例如,您可以为工作流状态输入名称。

  5. “此栏中的信息类型为”下,选择“选项(要从中选择的菜单)”

  6. “其他栏设置”部分中的“说明”下,键入该栏的可选说明。

  7. “要求此栏包含信息”下,单击“是”

  8. 在下键入在单独的行上的每个选项列表框中,键入要用于此列的三个或多个选项值。这些值将成为工作流状态。例如,您可能审阅,准备好输入活动,然后完成为三个选项。

  9. “显示选项使用”下,选择“下拉菜单”“单选按钮”

  10. “允许‘填充’选项”下,单击“否”

  11. 指定是否要为此栏指定特定默认值,或者是否要将该值添加到该列表的默认视图中。

  12. 单击“确定”

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向列表中添加三态工作流

必须先将三态工作流添加到列表中,然后才能对该列表中的项目使用它。 在向列表中添加三态工作流时,需要指定该列表中的哪一栏包含该工作流要跟踪的状态值。 此外,还需要指定有关要在该工作流的各阶段发生的情况的信息。 例如,可以指定任务接收者收到的电子邮件通知的主题和内容。

在大多数类型的网站上,默认启用三态工作流。 但是,网站集管理员可以禁用该功能。 如果三态工作流不可用,请与网站集管理员联系。

重要: 若要向列表中添加工作流,您必须具有“管理列表”权限。

  1. 打开要向其中添加三态工作流的列表。

  2. 单击“列表”选项卡>“列表设置”,或者单击要打开的库类型的设置。 例如,在文档库中,单击“文档库设置”。

  3. “权限和管理”下,单击“工作流设置”

  4. 在“工作流设置”页面上,单击“添加工作流”。

  5. 在添加工作流页面上,在工作流部分中,在工作流模板中,选择下单击三种状态

  6. “名称”部分,为该工作流键入一个唯一名称。

  7. “任务列表”部分,指定一个要用于该工作流的任务列表。

    注意: 

    • 您可以使用默认的“任务”列表,也可以创建新的列表。 如果您使用默认的“任务”列表,则工作流参与者将能够使用“任务”列表的“我的任务”视图轻松地找到和查看他们的工作流任务。

    • 如果此工作流的任务将揭示您要与常规“任务”列表分开保存的敏感或机密数据,则应创建一个新任务列表。

    • 如果您的组织具有许多工作流或工作流将涉及许多任务,也应创建一个新任务列表。 在这种情况下,可能需要为每个工作流分别创建任务列表。

  8. 在“历史记录列表”部分中,选择一个要用于此工作流的历史记录列表。 该历史记录列表显示在每个工作流实例进行期间发生的所有活动。

    注意: 您可以使用默认的“历史记录”列表,也可以创建新的列表。 如果您的组织具有大量工作流,则可能需要为每个工作流分别创建一个历史记录列表。

  9. “启动选项”部分,执行下列操作之一:

    • 如果要允许手动启动该工作流,请选中“允许由拥有参与权限的已验证用户手动启动此工作流”复选框。 如果您希望要求具有附加权限才能启动工作流,请选中“要求拥有管理列表权限,以便启动此工作流”复选框。

    • 如果允许在创建新项目时自动启动该工作流,请选中“新建项目时启动此工作流”复选框。

  10. 单击“下一步”

  11. “工作流状态”部分的“选择‘选项’字段”下,从包含要用于各工作流状态的相应值的列表中选择“选项”栏,然后选择要用于工作流的“初始状态”“中间状态”“最终状态”的栏值。

  12. “指定启动工作流时要执行的操作”(用于该工作流中第一个任务的选项)和“指定工作流更改为中间状态时要执行的操作”(用于该工作流中第二个任务的选项)这两部分中,指定下列信息:

    任务详细信息

字段

说明

任务标题:

您可以有选择地修改当工作流启动或达到中间状态时显示在任务中的邮件标题。 如果选中“包含列表字段”复选框,则会将所选字段添加到消息末尾。

任务说明:

键入要包含在任务说明中的所有信息。 如果选中“包含列表字段”复选框,则会将所选字段添加到消息末尾。 如果选中“插入指向列表项的链接”复选框,则在该说明中包含一个指向列表项的链接。

任务截止日期:

如果要为任务指定截止日期,请选中“包含列表字段”复选框,然后从包含要使用的截止日期信息的列表中选择该日期栏。

任务分配对象:

若要向列表中指定的用户分配任务,请单击“包含列表字段”,然后从包含要使用的用户信息的列表中选择该栏。 启动此工作流后,会向用户名显示此栏中的用户分配该工作流项目的第一个任务。

若要将此工作流的所有实例中的此任务分配给指定的用户,请单击“自定义”,然后键入或选择要向其分配该任务的用户的名称。

  1. 如果您希望工作流参与者接收有关其工作流任务的电子邮件通知,请选中“发送电子邮件”复选框。

    注意:  如果要确保在启动工作流后工作流参与者收到有关其工作流任务的电子邮件通知和提醒,请与网站集管理员联系以确认您的网站启用了电子邮件功能。

    电子邮件详细信息

说明

若要

键入要向其发送有关工作流任务的电子邮件通知的用户名。 如果要将电子邮件通知发送给任务所有者,请选中“包含分配给以下用户的任务”复选框。

主题

键入要在电子邮件通知中使用的主题行。 如果要将任务标题添加到电子邮件的主题行,请选中“使用任务标题”复选框。

正文

键入要显示在电子邮件通知的邮件正文中的信息。 如果要在邮件中包含指向列表项的链接,请选中“插入指向列表项的链接”复选框。

  1. 单击“确定”

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手动对项目启动三态工作流

必须先将三态工作流添加到列表中,然后才能对该列表中的各项目使用该工作流。 有关详细信息,请参阅上述各节。

可以将三态工作流配置为向列表中添加新项目时自动启动,也可以将其配置为允许具有特定权限的用户手动启动该工作流。 有些工作流同时允许这两种选项。

若要手动对列表项启动三态工作流,请执行以下步骤。 您必须对该列表具有“编辑项目”权限。 有些工作流可能要求您具有“管理列表”权限。

注意: 如果要确保在启动工作流后工作流参与者收到有关其工作流任务的电子邮件通知和提醒,请与网站集管理员联系以确认您的网站启用了电子邮件功能。

  1. 打开包含要对其启动三态工作流的项目的列表。

  2. 单击要对其启动工作流的项目旁边的省略号,在出现的菜单中单击“工作流”。

    注意: 仅当项目包含在至少与一个工作流关联的列表或库中时,“工作流”命令才可用。

  3. 在“设置”菜单 Office 365“设置”按钮 上,单击“查看所有网站内容”。

  4. “开始新工作流”下,单击要启动的三态工作流的名称。

    该工作流会立即启动。

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用三态工作流完成工作流任务

若要用三态工作流完成工作流任务,您对记录工作流任务的任务列表必须至少具有“编辑项目”权限。

  1. 打开网站的“任务”列表,然后选择“查看”菜单上的“我的任务”,以找到您的工作流任务。

    注意: 如果工作流不使用默认的网站“任务”列表,您的工作流任务可能不会显示在“任务”列表中。 若要查找您的工作流任务,请转至保存该工作流项目的列表或库。 指向您想要完成的项目的名称,单击出现的箭头,然后单击“工作流”。 在“工作流状态”页上的“正在运行的工作流”下,单击您所参与的工作流的名称。 在“任务”下,单击工作流任务,然后跳到步骤 3。

  2. 打开包含要标记为已完成的项目的列表。

  3. 指向要完成的任务名称,单击出现的箭头,再单击“编辑项目”

  4. “任务”对话框中,键入或选择为完成任务而请求的信息,然后单击“保存”

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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