使用三态工作流

注意: 我们希望能够尽快以你的语言为你提供最新的帮助内容。 本页面是自动翻译的,可能包含语法错误或不准确之处。 我们的目的是使此内容能对你有所帮助。 可以在本页面底部告诉我们此信息是否对你有帮助吗? 请在此处查看本文的英文版本以便参考。

三态工作流跟踪通过三种状态 (阶段) 的列表项的状态。 可用于管理需要组织跟踪大量问题或项目,如客户支持问题、 销售商机或项目任务的业务流程。 例如,为项目任务的三种状态可能是,未启动、 中进度和已完成。

本文内容

三态工作流是如何工作的?

设置用于三态工作流的列表

创建问题跟踪列表中的用于三态工作流

创建自定义列表用于三态工作流

定制用于三态工作流的自定义列表

向列表中添加三态工作流

手动对项目启动三态工作流

完成三态工作流中的工作流任务

三态工作流是如何工作的?

三态工作流支持需要组织跟踪状态之间的问题或通过三种状态和两个切换效果的项目的状态的业务流程。 每次在这些状态之间转换时,工作流都会向用户分配任务并向该用户发送有关该任务的电子邮件通知。 该任务完成后,工作流会更新该项目的状态并进入下一个状态。 三态工作流处理该问题跟踪列表模板。 但是,它可将设置为包含具有三个或多个值的选项列中的任何列表。 选择该列中的值作为工作流跟踪状态。

列表可以有多个选项列并选择列可以有三个以上的值。 但是,三态工作流,仅可以配置为使用所选的选择列中的一个选项的列和只有三个值。 将三态工作流添加到列表或库时,选择一个选项列和三个值的列提供。 若要了解如何使用列表中的列,请参阅创建列表或库中的一列删除列表或库中的一列

三态工作流可用于管理需要组织跟踪大量问题或项目,如客户支持问题、 销售商机或项目任务的业务流程。 例如,一家小型活动规划公司员工可以使用问题跟踪列表和自定义的三态工作流管理许多任务与事件相关计划它们。 三态工作流跟踪的活动计划任务至三种状态:活动可供审阅已完成。 与特定事件相关的事件准备任务的所有编译到问题跟踪列表中,为该事件创建并被标记为活动。 事件协调将各个任务分配给团队成员,然后以启动事件任务处理这些项目启动三态工作流。

工作流启动时,将为指定人员创建的任务。 当工作组成员收到一个任务时,他或她将执行完成任务所需的工时。 这可能是发生在外部列表或问题跟踪列表所在的网站的工作。 例如,如果工作组成员接收工作流任务来制定餐计划,他或她联系人餐公司,并且然后处理它们制定计划。 当餐计划起草时,工作组成员标记他或她的工作流任务,为已完成。 此时,该工作流会事件任务以供审阅准备就绪,从活动问题跟踪列表中的状态,并将创建可查看该餐会计划的事件协调的第二个任务。 事件协调审阅和批准餐会计划后,她标记为已完成,其工作流任务和工作流将从可供审阅完成的任务的状态更新。

注意: 工作流参与者可以完成用三态工作流通过两种方式工作流任务。 参与者可以编辑该工作流任务,以将其标记为已完成,或参与者可以更改工作流的列表项的状态 (如果参与者有权更改此列表)。 如果参与者手动更新列表项的工作流的状态,已完成工作流任务。 如果参与者编辑该工作流任务,以将其标记为已完成,为完成更新的列表中的工作流项目状态。

三态工作流在前面的示例中的操作使用以下过程:

三态工作流示例的流程图

返回页首

设置用于三态工作流的列表

您可以使用三态工作流之前,您必须将列表设置为使用工作流。 此列表必须包含您打算跟踪或使用工作流管理的项目。 问题跟踪列表模板可用于三态工作流。 但是,您也可以创建自定义列表这些工作流中使用。 如果您创建用于三态工作流的自定义列表,您必须确保该列表包含至少一个包含三个或多个选项值选项列。 当您设置与列表用于三态工作流时,必须指定包含该工作流要跟踪的状态值选择列。

返回页首

创建问题跟踪列表中的用于三态工作流

默认情况下,您可以从问题跟踪列表模板创建的任何列表使用三态工作流。

  1. 网站操作菜单上,单击查看所有网站内容

  2. 在所有网站内容页中,单击创建

  3. 创建对话框中,单击问题跟踪,并键入列表名称。 列表名称为必填项。

    注意: 列表名称显示在列表页面的顶部,成为列表页的 Web 地址的一部分显示在帮助用户查找和打开列表中的导航元素。

  4. 如果您想要提供列表说明或指定的默认值列表的链接将显示快速启动中,如果是,请单击更多选项

    • 说明框中,键入列表的用途的说明。 说明是可选的。

    • 若要将链接添加到快速启动上的此列表中,单击导航部分中。

  5. 在创建对话框的底部,单击创建

返回页首

创建自定义列表用于三态工作流

如果您想要创建自定义列表用于三态工作流,您必须添加至少一个选择包含列的至少三个工作流要跟踪的状态的值。

  1. 网站操作菜单上,单击查看所有网站内容

  2. 在所有网站内容页中,单击创建

  3. 在创建对话框中,单击自定义列表,并键入列表的名称。 列表名称为必填项。

    注意: 列表名称显示在列表页面的顶部,成为列表页的 Web 地址的一部分显示在帮助用户查找和打开列表中的导航元素。

  4. 如果您想要提供列表说明或指定的默认值列表的链接将显示快速启动中,如果是,请单击更多选项

  5. 说明框中,键入列表的用途的说明。 说明是可选的。

  6. 若要将链接添加到快速启动上的此列表中,单击导航部分中。

  7. 在创建对话框的底部,单击创建

返回页首

定制用于三态工作流的自定义列表

  1. 从自定义列表中,在功能区中,单击列表选项卡,然后单击列表设置

  2. 下单击创建栏

  3. 名称和类型部分中,在列名称下键入您想要使用指定的工作流状态值的列的名称。

  4. 此栏中的信息类型为,选择选项 (可供选择的菜单)

  5. 其他栏设置部分中,在说明下键入列的可选说明。

  6. 要求此栏包含信息,请下单击

  7. 在下键入在单独的行上的每个选项列表框中,键入要用于此列的三个或多个选项值。 这些值将成为工作流状态。

  8. 显示选项使用,下选择下拉菜单单选按钮

  9. 允许 '填充' 选项,下单击

  10. 指定是否要使用特定默认值为此列,或如果您想要将其添加到列表的默认视图。

  11. 单击“确定”。

返回页首

向列表中添加三态工作流

可以在该列表中的项目上使用之前,必须向列表中添加三态工作流。 向列表中添加三态工作流,您可以指定在列表中的列中包含您希望工作流可跟踪的状态值。 您还可以指定您希望出现在每个工作流阶段信息。 例如,您可以指定主题和任务收件人收到的电子邮件通知的文本。

默认情况下,在大多数类型的网站上启用三态工作流。 但是,网站集管理员可以禁用此功能。 如果三态工作流不可用,请联系您的网站集管理员。

重要: 您必须具有管理列表权限才能向列表添加工作流。

  1. 打开要向其中添加三态工作流的列表。 从自定义列表中,在功能区中,单击列表选项卡然后单击列表设置,或单击要打开的库的类型设置。 例如,在文档库中,单击“文档库设置”。

  2. “权限和管理”下,单击“工作流设置”

    如果将工作流已添加到此列表、 库或内容类型,此步骤让您可以直接进入更改工作流设置页面,您需要单击添加工作流转到添加工作流页面。 如果没有工作流添加到此列表、 库或内容类型,此步骤让你转到添加工作流页面。

  3. 如果工作流已存在的列表中,在更改工作流设置页面中,单击添加工作流

  4. 在添加工作流部分中的工作流页面上,单击三态下选择一个工作流模板。

  5. “名称”部分中,为工作流键入一个唯一的名称。

  6. 任务列表部分中,指定要用于该工作流的任务列表。

    注意: 

    • 您可以使用默认的任务列表,或者您可以创建一个新。 如果您使用默认的“任务”列表,则工作流参与者将能够使用“任务”列表的“我的任务”视图轻松地找到和查看他们的工作流任务。

    • 如果此工作流的任务将揭示您要在常规任务列表分开保存的敏感或机密数据,请创建一个新任务列表。

    • 如果您的组织拥有许多工作流,或者如果工作流包含许多任务,请创建一个新任务列表。 在此例中,您可能希望创建每个工作流的任务列表。

  7. 在“历史记录列表”部分中,选择一个要用于此工作流的历史记录列表。 该历史记录列表显示在每个工作流实例进行期间发生的所有活动。

    您可以使用默认的历史记录列表或您可以创建一个新。 如果您的组织拥有许多工作流,您可能希望创建单独的历史记录列表,每个工作流。

  8. 开始选项部分中,请执行下列任一操作:

    • 如果您想要允许手动启动工作流,请选择允许此工作流手动启动已验证用户具有参与权限复选框。 如果您想要需要额外的权限,启动工作流,请选择要求管理列表权限,启动工作流复选框。

    • 如果允许在创建新项目时自动启动该工作流,请选中“新建项目时启动此工作流”复选框。

  9. 单击“下一个”

  10. 工作流状态部分中的下选择选项字段,从包含您要用于您的工作流中的状态的值列表中选择选项列,然后选择所需的的列的值初始状态中间状态最终状态的工作流。

  11. 中的两个部分,指定要启动工作流时发生(第一个任务工作流中的选项),并指定您希望工作流更改为中间状态时发生(第二个任务工作流中的选项)指定以下信息:

    任务详细信息

任务说明:

键入您想要在任务的说明中包括的任何信息。 如果选择包含列表字段复选框,您选择的字段添加到邮件的结尾。 如果选择插入指向列表项目的链接复选框,在说明包含列表项的链接。

任务截止日期:

如果您想要指定任务的截止日期,选择包含列表字段复选框,然后从包含您要用于截止日期的日期信息的列表中选择日期列。

分配给任务:

要向列表中指定的人员分配任务,请单击包含列表字段中,,然后选择从列表中包含您要使用的用户信息的列。 此工作流启动时,第一项任务分配给其名称显示在该工作流项目此列中的人员。

若要将此工作流的所有实例中的此任务分配给您指定的人员,请单击自定义、 然后键入或选择您要向其分配任务的人员的名称。

  1. 如果您希望工作流参与者接收有关其工作流任务的电子邮件通知,请选择发送电子邮件复选框。

    注意: 如果您想要确保工作流参与者接收电子邮件通知和提醒其工作流任务工作流启动后,请联系您的网站集管理员,以验证您的网站启用电子邮件。

    电子邮件详细信息

实现此目的

键入要向其发送的工作流任务相关的电子邮件通知的人员的名称。 如果您想要向任务所有者发送电子邮件通知,请选择包含任务分配给复选框。

主题

键入您想要使用的电子邮件通知的主题行。 如果您想要添加到电子邮件的主题行的任务标题,请选择使用任务标题复选框。

正文

键入您希望显示在邮件正文中的电子邮件通知的信息。 如果您想要包括在邮件中的列表项的链接,请选择插入指向列表项目的链接复选框。

  1. 单击“确定”。

返回页首

手动对项目启动三态工作流

三态工作流首先必须添加到列表以使其可供使用该列表中的项。 请参阅上一节中的详细信息。

三态工作流可以配置为自动启动新项目将添加到列表中,或可以将其配置为允许手动启动工作流的特定权限的用户时。 某些工作流可能会允许这两个选项。

若要手动启动三态工作流的列表项,请按照下列步骤。 您必须具有编辑项目的列表的权限。 某些工作流可能会要求您具有管理列表权限。

注意: 如果您想要确保工作流参与者接收有关其工作流任务的电子邮件通知和提醒后启动工作流,请联系您的网站集管理员,以验证您的网站启用电子邮件。

  1. 打开包含要对其启动三态工作流的项目的列表。

  2. 指向要启动工作流,单击出现的箭头,然后单击工作流的项目。

    注意: 仅当项目处于列表或库具有与其关联的至少一个工作流时,工作流命令才可用。

  3. 网站操作菜单上,单击查看所有网站内容

  4. 开始一个新工作流,请在下单击您想要开始的三态工作流的名称。

    该工作流会立即启动。

返回页首

完成三态工作流中的工作流任务

若要完成工作流任务,您必须至少三态工作流中的编辑项目权限的任务列表的工作流任务所做的记录。

  1. 打开网站任务列表,然后选择以找到您的工作流任务视图菜单上的我的任务

    注意: 如果工作流不使用默认的“任务”列表,则你的工作流任务不会出现在“任务”列表中。 若要查找你的工作流任务,请转至保存该工作流项目的列表或库。 指向你想要完成的项目的名称,单击出现的箭头,然后单击“工作流”。 在“工作流状态”页上的“正在运行的工作流”下,单击你所参与的工作流的名称。 在“任务”下,找到你的工作流任务。

  2. 打开包含您要标记为已完成的项目的列表。

  3. 指向要完成的任务的名称,单击出现的箭头,然后单击“编辑项目”。

  4. 任务对话框中,键入或选择为完成任务,然后单击保存请求的信息。

返回页首

扩展你的 Office 技能
了解培训
抢先获得新功能
加入 Office 预览体验计划

此信息是否有帮助?

谢谢您的反馈!

谢谢你的反馈! 可能需要转接到 Office 支持专员。

×