使用三态工作流

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三态工作流用于跟踪通过三种状态 (阶段) 的列表项的状态。可用于管理需要组织跟踪大量问题或项目,如客户支持问题、 销售商机或项目任务的业务流程。

本文内容

三态工作流的工作方式

设置用于三态工作流的列表

向列表中添加三态工作流

对项目启动三态工作流

用三态工作流完成工作流任务

三态工作流的工作方式

三态工作流支持需要组织跟踪状态之间的问题或通过三种不同的状态和两个切换效果的项目的状态的业务流程。与每个状态之间的切换效果,工作流将任务分配给某个人,并将该人员发送有关该任务的电子邮件通知。完成此任务后,该工作流会的状态的项目和前进到下一个状态。三态工作流设计为支持问题跟踪列表模板,但可与任何设置为包含三个或多个值选项栏的列表。选择该列中的值作为工作流跟踪状态。

三态工作流可用于管理需要组织跟踪大量问题或项目,如客户支持问题、 销售商机或项目任务的业务流程。例如,一家小型活动规划公司员工可以使用问题跟踪列表和自定义的三态工作流管理大量任务与事件相关计划它们。三态工作流跟踪的活动计划任务至三种状态 ︰活动可供审阅已完成。与特定事件相关的事件准备任务的所有编译到问题跟踪列表中,为该事件创建并被标记为活动。事件协调将各个任务分配给团队成员,然后以启动事件任务处理这些项目启动三态工作流。

工作流启动时,将为指定人员创建的任务。当工作组成员收到一个任务时,他或她将执行完成任务所需的工作。这可能是发生在外部列表或问题跟踪列表所在的网站的工作。例如,如果工作组成员接收工作流任务来制定餐计划,他或她联系人餐公司,并且然后处理它们制定计划。当餐计划起草时,工作组成员他或她工作流将任务标记为完成。此时,该工作流会事件任务以供审阅准备就绪,从活动问题跟踪列表中的状态,并将创建可查看该餐会计划的事件协调的第二个任务。事件协调审阅和批准餐会计划后,她标记为已完成,其工作流任务和工作流将从可供审阅完成的任务的状态更新。

工作流参与者可以通过两种不同的方法用三态工作流完成工作流任务。参与者可以编辑工作流任务以将其标记为完成,也可以在列表中更改该工作流项目的状态(如果该参与者有权更改此列表)。如果参与者手动更新列表中工作流项目的状态,则该工作流任务即告完成。如果参与者编辑工作流任务以将其标记为完成,则该工作流项目在列表中的状态将更新为完成

在此示例中,三态工作流中的操作遵循以下过程:

三态工作流示例的流程图

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设置用于三态工作流的列表

您可以使用三态工作流之前,您必须将列表设置为使用配合工作流。此列表必须包含您打算跟踪或使用工作流管理的项目。问题跟踪列表模板设计用于三态工作流,但您也可以创建自定义列表这些工作流中使用。如果您创建用于三态工作流的自定义列表,必须确保该列表包含至少一个选项列包含三个或多个选项值。当您设置与列表用于三态工作流时,必须指定包含该工作流要跟踪的状态值选择列。

创建用于三态工作流的问题跟踪列表

默认情况下,可以将三态工作流用于从“问题跟踪”列表模板中创建的任何列表。

  1. 单击查看所有网站内容,然后单击在所有网站内容页面上的创建

    在大多数情况下,您可以改为使用 按钮图像 网站操作菜单以完成此步骤。

  1. “跟踪”下,单击“问题跟踪”

    1. 名称框中,键入列表的名称。列表名称是必需的。

      该名称会显示在列表页的顶部,成为列表页的 Web 地址的一部分,并显示在可帮助用户查找和打开列表的导航元素中。

  2. “说明”框中,键入对列表用途的说明。该说明是可选的。

  3. 若要在快速启动上添加指向此列表的链接,请单击“导航”部分中的“是”

  4. 单击“创建”

创建用于三态工作流的自定义列表

如果要创建用于三态工作流的自定义列表,必须至少添加一个“选项”栏,该栏应包含该工作流要跟踪的状态值。

  1. 单击查看所有网站内容,然后单击在所有网站内容页面上的创建

    在大多数情况下,您可以改为使用 按钮图像 网站操作菜单以完成此步骤。

  1. “自定义列表”下,单击“自定义列表”

    1. 名称框中,键入列表的名称。列表名称是必需的。

      该名称会显示在列表页的顶部,成为列表页的 Web 地址的一部分,并显示在可帮助用户查找和打开列表的导航元素中。

  2. “说明”框中,键入对列表用途的说明。该说明是可选的。

  3. 若要在快速启动上添加指向此列表的链接,请单击“导航”部分中的“是”

  4. 单击“创建”

定制用于三态工作流的自定义列表

  1. 如果该列表尚未打开,则请在“快速启动”栏上单击其名称。

    如果列表的名称未显示,请单击“查看所有网站内容”,然后单击列表的名称。

  2. 设置菜单 设置菜单 中,单击列表设置

  3. “栏”下,单击“创建栏”

  4. “名称和类型”部分中的“栏名”下,键入要用于为该工作流指定状态值的栏名称。

  5. 此栏中的信息类型为,选择选项 (可供选择的菜单)

  6. 其他栏设置部分中,在说明下键入列的可选说明。

  7. “要求此栏包含信息”下,单击“是”

  8. “分行键入每个选项”下的列表框中,键入要用于此栏的三个或更多个选项值。

    这些值将用作工作流的状态。

  9. “显示选项使用”下,选择“下拉菜单”“单选按钮”

  10. “允许‘填充’选项”下,单击“否”

  11. 指定是否要为此栏指定特定默认值,或者是否要将该值添加到该列表的默认视图中。

  12. 单击“确定”。

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向列表中添加三态工作流

可以在该列表中的项目上使用之前,必须向列表中添加三态工作流。向列表中添加三态工作流,您可以指定在列表中的列中包含您希望工作流可跟踪的状态值。您还可以指定要在每个工作流阶段发生的信息。例如,您可以指定向其应分配任务和详细信息的电子邮件通知收件人收到该任务的人员。

若要向列表中添加三态工作流,您必须具有“管理列表”权限。

  1. 打开要向其中添加三态工作流的列表。

    1. 设置菜单 设置菜单 中,单击列表设置,或单击要打开的库的类型设置。

      例如,在文档库中,单击“文档库设置”

  2. 权限和管理下单击工作流设置

    如果将工作流已添加到此列表、 库或内容类型,此步骤让您可以直接进入更改工作流设置页面,您需要单击添加工作流转到添加工作流页面。如果没有工作流已添加到此列表、 库或内容类型,此步骤让你转到添加工作流页面。

  3. 在“更改工作流设置”页上,单击“添加工作流”

  4. 在“添加工作流”页上的“工作流”部分中,单击“选择工作流模板”下的“三态”

  5. “名称”部分中,为该工作流键入一个唯一名称。

  6. “任务列表”部分中,指定一个要用于该工作流的任务列表。

    • 可以使用默认“任务”列表,也可以创建一个新列表。如果使用默认“任务”列表,则工作流参与者将能够使用“任务”列表的“我的任务”视图轻松地查找和查看其工作流任务。

    • 如果此工作流的任务将揭示您要与常规“任务”列表分开保存的敏感或机密数据,则应创建一个新任务列表。

    • 如果您的组织具有大量工作流或工作流将涉及大量任务,也应创建一个新任务列表。在这种情况下,可能需要为每个工作流分别创建任务列表。

  7. “历史记录列表”部分中,选择一个要用于此工作流的历史记录列表。该历史记录列表显示在每个工作流实例进行期间发生的所有活动。

    可以使用默认“历史记录”列表,也可以创建一个新的历史记录列表。如果您的组织具有大量工作流,可能需要为每个工作流分别创建一个历史记录列表。

  8. “启动选项”部分中,执行下列操作之一:

    • 如果要允许手动启动该工作流,请选中“允许由拥有编辑项目权限的已验证用户手动启动此工作流”复选框。如果需要其他权限才能启动该工作流,请选中“要求拥有管理列表权限,以便启动此工作流”复选框。

    • 如果允许在创建新项目时自动启动该工作流,请选中“新建项目时启动此工作流”复选框。

  9. 单击“下一个”

  10. “工作流状态”部分的“选择‘选项’字段”下,从包含要用于各工作流状态的相应值的列表中选择“选项”栏,然后选择要用于工作流的“初始状态”“中间状态”“最终状态”的栏值。

  11. 在两个部分指定要启动工作流时发生(第一个任务工作流中的选项),并指定您希望工作流更改为中间状态时发生(第二个任务工作流中的选项) 指定以下信息 ︰

    任务详细信息

任务标题:

键入要包含在任何信息中的任务标题。如果选择包含列表字段复选框,列表项的标题信息将添加到自定义邮件。

任务说明:

键入您想要在任务的说明中包括的任何信息。如果选择包含列表字段复选框,列表项的标题信息将添加到自定义邮件。如果选择插入指向列表项目的链接复选框,在说明包含列表项的链接。

任务截止日期:

如果要为任务指定截止日期,请选中“包含列表字段”复选框,然后从包含要使用的截止日期信息的列表中选择该日期栏。

任务分配对象:

要向列表中指定的人员分配任务,请单击包含列表字段中,,然后选择从列表中包含您要使用的用户信息的列。此工作流启动时,第一项任务分配给其名称显示在该工作流项目此列中的人员。

若要将此工作流的所有实例中的此任务分配给某个人您指定、 单击自定义、 然后键入或选择您要向其分配任务的人员的名称。

电子邮件详细信息

如果您希望工作流参与者接收有关其工作流任务的电子邮件通知,请选择发送电子邮件复选框。

如果您想要确保工作流参与者接收电子邮件通知和提醒其工作流任务工作流启动后,,请与服务器管理员联系以验证您的网站启用电子邮件。

收件人

键入要向其发送有关工作流任务的电子邮件通知的用户名。如果要将电子邮件通知发送给任务所有者,请选中“包含分配给以下用户的任务”复选框。

主题

键入要在电子邮件通知中使用的主题行。如果要将任务标题添加到电子邮件的主题行,请选中“使用任务标题”复选框。

正文

键入要显示在电子邮件通知的邮件正文中的信息。如果要在邮件中包含指向列表项的链接,请选中“插入指向列表项的链接”复选框。

  1. 单击“确定”。

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对项目启动三态工作流

三态工作流首先必须添加到列表以使其可供使用该列表中的项。

可以将三态工作流配置为向列表中添加新项目时自动启动,也可以将其配置为允许具有特定权限的用户手动启动该工作流。有些工作流可允许同时使用这两个选项。若要对某一列表项手动启动三态工作流,必须对该列表项所在的列表具有“编辑项目”权限。有些工作流可能要求您具有“管理列表”权限。

如果要确保工作流参与者能在工作流启动后收到有关其工作流任务的电子邮件通知和提醒,请与服务器管理员联系以确认是否为网站启用了电子邮件。

  1. 打开包含要对其启动三态工作流的项目的列表。

  2. 指向要对其启动工作流的项目,单击显示的箭头,然后单击“工作流”

    注意: 仅当项目包含在至少与一个工作流关联的列表或库中时,“工作流”命令才可用。

  3. “开始新工作流”下,单击要启动的三态工作流的名称。

    该工作流会立即启动。

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用三态工作流完成工作流任务

若要用三态工作流完成工作流任务,您对记录工作流任务的任务列表必须至少具有“编辑项目”权限。

  1. 打开网站任务列表,然后选择以找到您的工作流任务视图菜单上的我的任务

    注意:  如果工作流不使用默认的“任务”列表,您的工作流任务可能不会出现在“任务”列表中。若要查找您的工作流任务,请转到保存工作流项目的列表或库。指向您要完成的任务的名称,单击出现的箭头,然后单击“工作流”。在“工作流状态”页上的“正在运行的工作流”下,单击您所参与的工作流的名称。在“任务”下,查找您的工作流任务。

  2. 指向要完成的任务名称,单击出现的箭头,再单击“编辑项目”

  3. 在出现的窗体中,键入或选择为完成任务而请求的信息。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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