使残障人士可以访问 Excel 文档

使残障人士可以访问 Excel 文档

本主题提供了使残障人士可以访问 Excel 电子表格的分步说明。

Excel 电子表格,其中包括利润表和条形图

如果使用辅助功能创建 Excel 工作簿和图表, 盲人或弱视用户可更轻松地了解您的数据。

Windows:使 Excel 电子表格易于访问的最佳做法

下表列出了创建残疾人士易于访问的 Excel 电子表格的主要最佳做法。

要修复的内容

如何查找

修复原因

修复方法

包括带任意视觉对象的可选文字。

可视内容包括图片、SmartArt 图形、形状、组、图表、嵌入对象、墨迹和视频。

若要查找电子表格中缺失可选文字的所有实例,请使用辅助功能检查器

替换文字可帮助无法看见屏幕的用户了解图像和其他视觉对象中的重要内容。

避免将在图像中使用文字作为传达重要信息的唯一方法。 如果必须在图像中使用文字,请在文档中重复该文字。 在替换文字中简要介绍图像,并提及图像中存在文字以及该文字的用途。

在 Office 365 中向视觉对象添加替换文字

在 Office 2019 中向视觉对象添加替换文字

在 Office 2016 中向视觉对象添加替换文字

添加有意义的超链接文本和屏幕提示。

要确定超链接文本作为独立信息是否有意义,及其是否为读者提供有关所指向目标的准确信息,请以直观地方式浏览工作簿。

使用屏幕阅读器的用户有时会浏览链接列表。 链接应准确清晰地传达有关所指向目标的信息。 例如,不要链接到文本单击此处,而是要包含目标页面的完整标题。

提示: 还可添加屏幕提示,将鼠标悬停在包含超链接的单元格上时,将显示该屏幕提示。

添加超链接文本和屏幕提示

对文本和背景色使用足够高的对比度。

若要查找颜色对比度不足的情况, 请使用辅助功能检查器

您还可以查找电子表格中难以阅读或与背景区别的文本。

电子表格的文本和背景之间的对比度较高时,更多用户可以查看并使用其内容。

使用易于访问的文本颜色

为所有工作表标签提供唯一的名称,并删除空白工作表。

若要了解工作簿中所有包含内容的工作表是否都具有描述性名称,以及是否存在任何空白工作表,请使用辅助功能检查器

屏幕阅读器读取工作表名称,该名称提供有关工作表内容的信息,使了解工作簿内容和工作簿导航更轻松。

重命名工作表标签

删除工作表标签

使用简单的表结构,并指定列标题信息。

若要确保表中不包含拆分单元格、合并单元格或嵌套表格, 请使用辅助功能检查器

您还可以直观地扫描表格, 以检查它们是否没有任何空白的行或列。

屏幕阅读器通过对表格单元格进行计数,持续跟踪它们在表中的位置。 如果一个表嵌套在另一个表内,或者对某个单元格进行合并或拆分,屏幕阅读器将会失去计数,且无法提供之后有关表的有用信息。 表中的空白单元格也可能会误导使用屏幕阅读器的用户认为表中没有其他内容。

屏幕阅读器还会使用标题信息来识别行和列。

向新表添加标题

使用现有表中的标题

在 Office 365 中向视觉对象添加替换文字

以下过程介绍了如何在 Office 365 中向 Excel 电子表格中的视觉对象添加替换文字:

提示: 要撰写优秀的替换文字,请确保以简练而没有歧义的方式表达图像的内容和用途。 替换文字最多使用一两个短句,大多数时候几个精心挑选的词语就能起到作用。 请勿重复使用图像周围环绕的文字内容作为替换文字,也不要使用表示图像的短语,例如“一张图”或“一幅图像”。

向图像添加替换文字

向图像 (如图片、屏幕截图、图标、视频和3D 模型) 添加替换文字, 以便屏幕阅读器可以读取文本来向看不到图像的用户描述图像。

  1. 执行下列操作之一:

    • 右键单击图像, 然后选择 "编辑替换文字"。

      图像的 Excel Win32 "编辑替换文字" 菜单
    • 选择图像。 选择“格式”>“替换文字”。

      Excel for Windows 功能区上的 "替换文字" 按钮

    替换文字”窗格随即在文档正文右侧打开。

  2. 键入 1-2 句话,向看不到图像的人描述该图像及其内容。

    图像的 Word Win32 "替换文字" 窗格

    提示: 若要对键入的字词进行拼写检查和更正,右键单击该字词并从建议的替代项中选择即可。

向形状或 SmartArt 图形添加替换文字

  1. 执行下列操作之一:

    • 右键单击形状或 SmartArt 图形, 然后选择 "编辑替换文字"。

      Excel Win32 中针对形状的“编辑替换文字”菜单
    • 选择形状或 SmartArt 图形。 选择“格式”>“替换文字”。

      Excel for Windows 功能区上的 "替换文字" 按钮

    注意: 若要向整个形状或 SmartArt 图形添加替换文字, 请单击形状或 SmartArt 图形的边框, 而不是单个形状或棋子的边框。

    替换文字”窗格随即在文档正文右侧打开。

  2. 键入 1-2 句话,向看不到图像的人描述该形状或 SmartArt 图形及其内容。

    用于形状的 Word Win32 "替换文字" 窗格

    提示: 若要对键入的字词进行拼写检查和更正,右键单击该字词并从建议的替代项中选择即可。

向数据透视图添加替换文字

  1. 右键单击数据透视图。

  2. 选择“编辑替换文字”。

    数据透视图的 Excel Win32 "编辑替换文字" 菜单

    替换文字”窗格随即在文档正文右侧打开。

  3. 键入1-2 句子, 将数据透视图及其上下文描述为看不到的人。

    图表的 Word Win32 "替换文字" 窗格

    提示: 若要对键入的字词进行拼写检查和更正,右键单击该字词并从建议的替代项中选择即可。

使视觉装饰

如果你的视觉效果完全装饰, 例如添加视觉效果但不提供信息的样式边框, 则可以将其标记为不需要编写任何替换文字。 使用屏幕阅读器的人员将听到这些内容是装饰的, 因此他们知道他们不会丢失任何重要信息。 将文档导出为 PDF 文件时, 将在 PDF 文件中使用 "项目标记" (通过屏幕阅读器跳过) 标记装饰元素。

  1. 右键单击视觉对象。

  2. 选择“编辑替换文字”。 “替换文字”窗格随即在文档正文右侧打开。

  3. 选择 "标记为装饰文本" 框。 文本输入框将会灰显。

    Word Win32 的装饰元素“替换文字”窗格

打开和关闭自动替换文字

如果您不想将自动生成的替换文字添加到插入的图片, 则可以关闭 "自动替换文字" 选项。 如果以后改变了主意,你可以轻松地将其重新打开。

  1. 选择“文件”>“选项”>“轻松访问”。

  2. 在“自动替换文字”部分中,选择或取消选择“自动为我生成替换文字”选项,然后选择“确定”。

在 Office 2019 中向视觉对象添加替换文字

以下过程介绍了如何在 Office 2019 中向 Excel 电子表格中的视觉对象添加替换文字:

提示: 要撰写优秀的替换文字,请确保以简练而没有歧义的方式表达图像的内容和用途。 替换文字最多使用一两个短句,大多数时候几个精心挑选的词语就能起到作用。 请勿重复使用图像周围环绕的文字内容作为替换文字,也不要使用表示图像的短语,例如“一张图”或“一幅图像”。

向图像添加替换文字

向图像 (如图片、屏幕截图、图标、视频和3D 模型) 添加替换文字, 以便屏幕阅读器可以读取文本来向看不到图像的用户描述图像。

  1. 执行下列操作之一:

    • 右键单击图像, 然后选择 "编辑替换文字"。

      图像的 Excel Win32 "编辑替换文字" 菜单
    • 选择图像。 选择“格式”>“替换文字”。

      Excel for Windows 功能区上的 "替换文字" 按钮

    替换文字”窗格随即在文档正文右侧打开。

  2. 键入 1-2 句话,向看不到图像的人描述该图像及其内容。

    图像的 Word Win32 "替换文字" 窗格

    提示: 节省时间, 并将系统生成的替换文字添加到图像。 在“替换文字”窗格中,选择“为我生成说明”。 然后,编辑自动替换文字,使其更加适合所对应的内容。

向形状或 SmartArt 图形添加替换文字

  1. 执行下列操作之一:

    • 右键单击形状或 SmartArt 图形, 然后选择 "编辑替换文字"。

      Excel Win32 中针对形状的“编辑替换文字”菜单
    • 选择形状或 SmartArt 图形。 选择“格式”>“替换文字”。

      Excel for Windows 功能区上的 "替换文字" 按钮

    注意: 若要向整个形状或 SmartArt 图形添加替换文字, 请单击形状或 SmartArt 图形的边框, 而不是单个形状或棋子的边框。

    替换文字”窗格随即在文档正文右侧打开。

  2. 键入 1-2 句话,向看不到图像的人描述该形状或 SmartArt 图形及其内容。

    用于形状的 Word Win32 "替换文字" 窗格

    提示: 若要对键入的字词进行拼写检查和更正,右键单击该字词并从建议的替代项中选择即可。

向数据透视图添加替换文字

  1. 右键单击数据透视图。

  2. 选择“编辑替换文字”。

    数据透视图的 Excel Win32 "编辑替换文字" 菜单

    替换文字”窗格随即在文档正文右侧打开。

  3. 键入1-2 句子, 将数据透视图及其上下文描述为看不到的人。

    图表的 Word Win32 "替换文字" 窗格

    提示: 若要对键入的字词进行拼写检查和更正,右键单击该字词并从建议的替代项中选择即可。

使视觉装饰

如果你的视觉效果完全装饰, 例如添加视觉效果但不提供信息的样式边框, 则可以将其标记为不需要编写任何替换文字。 使用屏幕阅读器的人员将听到这些内容是装饰的, 因此他们知道他们不会丢失任何重要信息。 将文档导出为 PDF 文件时, 将在 PDF 文件中使用 "项目标记" (通过屏幕阅读器跳过) 标记装饰元素。

  1. 右键单击视觉对象。

  2. 选择“编辑替换文字”。 “替换文字”窗格随即在文档正文右侧打开。

  3. 选中 "标记为装饰" 复选框。 文本输入框将会灰显。

    Word Win32 的装饰元素“替换文字”窗格

在 Office 2016 中向视觉对象添加替换文字

以下过程介绍了如何在 Office 2016 中向 Excel 电子表格中的视觉对象添加替换文字:

注意: 建议仅将文本放在“说明”字段并将标题留空。 这可让大多数主流屏幕阅读器(包括讲述人)提供最佳体验。 对于音频和视频内容,除了替换文字外,为耳聋或有听力障碍的用户包含隐藏字幕。

向图像添加替换文字

向图片和屏幕截图等图像添加替换文字,以便屏幕阅读器读取文本,向看不到图像的用户描述图像。

  1. 右键单击图像。

  2. 选择“大小和属性”。

  3. 选择“替换文字”。

  4. 键入描述和标题。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置图片格式”窗格的“替换文字”区域(描述了所选图像)的屏幕截图

向 SmartArt 图形添加替换文字

  1. 右键单击 SmartArt 图形。

  2. 选择“大小和属性”。

  3. 在“形状选项”选项卡上,选择“替换文字”。

  4. 键入描述和标题。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置形状格式”窗格的“替换文字”区域(描述了所选 SmartArt 图形)的屏幕截图

向形状添加替换文字

向形状(包括 SmartArt 图形中的形状)添加替换文字。

  1. 右键单击形状。

  2. 选择“大小和属性”。

  3. 在“形状选项”选项卡上,选择“替换文字”。

  4. 键入描述和标题。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置形状格式”窗格的“替换文字”区域(描述了所选形状)的屏幕截图

向数据透视图添加替换文字

  1. 右键单击数据透视图。

  2. 选择“设置图表区域格式”>“图表选项”>“大小和属性”。

  3. 选择“替换文字”。

  4. 键入描述和标题。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置图表区域格式”窗格的“替换文字”区域(描述了所选数据透视图)的屏幕截图

使超链接、表和工作表标签易于访问

以下过程介绍了如何提升 Excel 电子表格中的超链接、表和工作簿标签的可访问性。

添加超链接文本和屏幕提示

屏幕提示是将指针停留在超链接上时显示描述性文本的小窗口。

  1. 选择要在其中添加超链接的单元格。

  2. 在“插入”选项卡上,选择“链接”。

  3. 在“要显示的文本”框中,将显示所选单元格的内容。 这就是超链接文本。 若要进行更改,键入新的超链接文本即可。

  4. 在“地址”框中,添加超链接 URL。

  5. 选择“屏幕提示”按钮,并在“屏幕提示文字”框中键入屏幕提示文字。

  6. 单击“确定”>“确定”。

提示: 如果超链接的目标页面上的标题准确总结了页面上的内容,请将其用于超链接文本。 例如,此超链接文本与目标页面上的标题匹配:Office Online 的模板和主题

“插入超链接”对话框的屏幕截图

使用易于访问的文本颜色

下面是一些可供参考的思路:

  • 为了确保文本清晰显示,请对字体颜色使用“自动”设置。 选择包含文本的单元格,然后选择“开始”>“字体颜色”>“自动”。

    Windows 桌面版 Excel 中的字体颜色菜单。
  • 使用辅助功能检查器分析电子表格并查找颜色对比度不足的情况。 它会针对以下元素,检查电子表格中的文本:

    • 页面颜色

    • 单元格背景

    • 高亮

    • 文本框填充

    • 段落底纹

    • SmartArt 填充

    • 页眉、页脚和链接

使用现有表中的标题

指定标记为表的单元格块的标题行。

  1. 将光标置于表中的任意位置。

  2. 在“表工具设计”选项卡上的“表样式选项”组中,选中“标题行”复选框。

  3. 键入列标题。

“表样式选项”组的屏幕截图,其中的复选框处于选中状态

向新表添加标题

指定标记为表的新单元格块的标题行。

  1. 选择要包括在表中的单元格。

  2. 在“插入”选项卡上,选择“”。

  3. 在“创建表”对话框中,选择“表包含标题”复选框。

  4. 选择“确定”。

    Excel 会创建标题行,该标题行的默认名称为“列 1”、“列 2”,以此类推。

  5. 为表中的每一列键入新的描述性名称。

“创建表”对话框的屏幕截图,选中了“表包含标题”复选框>>

重命名工作表标签

  1. 右键单击工作表标签,然后选择“重命名”。

  2. 为工作表键入简短的唯一名称,然后按 Enter。

“重命名”菜单项的屏幕截图

删除工作表标签

  1. 右键单击工作表标签,然后选择“删除”。

  2. 在确认对话框中,选择“删除”。

“删除”菜单项的屏幕截图

另请参阅

适用于辅助功能检查器的规则

使残障人士可以访问 Word 文档

使残障人士可以访问 PowerPoint 演示文稿

让残障人士可以访问 Outlook 电子邮件

使 OneNote 笔记本易于残障人士访问

Mac:使 Excel 电子表格易于访问的最佳做法

下表列出了创建残疾人士易于访问的 Excel 电子表格的主要最佳做法。

要修复的内容

如何查找

修复原因

修复方法

包括带任意视觉对象的可选文字。

可视内容包括图片、SmartArt 图形、形状、组、图表、嵌入对象、墨迹和视频。

若要查找电子表格中缺失可选文字的所有实例,请使用辅助功能检查器

替换文字可帮助无法看见屏幕的用户了解图像和其他视觉对象中的重要内容。

避免将在图像中使用文字作为传达重要信息的唯一方法。 如果必须在图像中使用文字,请在文档中重复该文字。 在替换文字中简要介绍图像,并提及图像中存在文字以及该文字的用途。

在 Office 365 中向视觉对象添加替换文字

在 Office 2019 中向视觉对象添加替换文字

在 Office 2016 中向视觉对象添加替换文字

添加有意义的超链接文本和屏幕提示。

要确定超链接文本作为独立信息是否有意义,及其是否为读者提供有关所指向目标的准确信息,请以直观地方式浏览工作簿中的工作表。

使用屏幕阅读器的用户有时会浏览链接列表。 链接应准确清晰地传达有关所指向目标的信息。 例如,不要链接到文本单击此处,而是要包含目标页面的完整标题。

提示: 还可添加屏幕提示,将鼠标悬停在包含超链接的单元格上时,将显示该屏幕提示。

添加超链接文本和屏幕提示

为所有工作表标签提供唯一的名称,并删除空白工作表。

若要了解工作簿中所有包含内容的工作表是否都具有描述性名称,以及是否存在任何空白工作表,请使用辅助功能检查器

屏幕阅读器读取工作表名称,该名称提供有关工作表内容的信息,使了解工作簿内容和工作簿导航更轻松。

重命名工作表标签

删除工作表标签

使用简单的表结构,并指定列标题信息。

若要确保表中不包含拆分单元格、合并单元格或嵌套表格, 请使用辅助功能检查器

您还可以直观地扫描表格, 以检查它们是否没有任何空白的行或列。

屏幕阅读器通过对表格单元格进行计数,持续跟踪它们在表中的位置。 如果一个表嵌套在另一个表内,或者对某个单元格进行合并或拆分,屏幕阅读器将会失去计数,且无法提供之后有关表的有用信息。 表中的空白单元格也可能会误导使用屏幕阅读器的用户认为表中没有其他内容。

屏幕阅读器还会使用标题信息来识别行和列。

向新表添加标题

使用现有表中的标题

在 Office 365 中向视觉对象添加替换文字

以下过程介绍了如何在 Office 365 中向 Excel 电子表格中的视觉对象添加替换文字:

注意: 对于音频和视频内容,除了替换文字外,为耳聋或有听力障碍的用户包含隐藏字幕。

提示: 要撰写优秀的替换文字,请确保以简练而没有歧义的方式表达图像的内容和用途。 替换文字最多使用一两个短句,大多数时候几个精心挑选的词语就能起到作用。 请勿重复使用图像周围环绕的文字内容作为替换文字,也不要使用表示图像的短语,例如“一张图”或“一幅图像”。

向图像添加替换文字

向图片和屏幕截图等图像添加替换文字,以便屏幕阅读器读取文本,向看不到图像的用户描述图像。

  1. 执行下列操作之一:

    • 右键单击图像。 选择 "编辑替换文字 ..."。

      Excel 365 "编辑图像" 的 "编辑替换文字" 菜单
    • 选择图像。 选择 "图片格式" >替换文字

      Excel for Mac 功能区上的图像的 "替换文字" 按钮

    此时会打开“替换文字”窗格。

  2. 键入 1-2 句话,向看不到图像的人描述该图像及其内容。

    Excel for Mac 中的 "替换文字" 窗格

    提示: 若要对刚刚键入的单词进行拼写检查, 请右键单击该单词, 然后从列表中选择一个选项。

向形状添加替换文字

  1. 执行下列操作之一:

    • 右键单击形状。 选择 "编辑替换文字 ..."。

      Excel 365 编辑图形的 "编辑替换文字" 菜单

      提示: 必须在环绕整个形状的框架内 (而不是在其中一个部件内) 右键单击某个位置

    • 选择一个形状。 选择 "形状格式" >替换文字

    此时会打开“替换文字”窗格。

    Excel for Mac 功能区上的形状的 "替换文字" 按钮
  2. 键入1-2 句子, 将形状及其上下文描述为看不到的人。

    Excel 365 中形状的 "编写替换文字" 对话框

    提示: 若要对刚刚键入的单词进行拼写检查, 请右键单击该单词, 然后从列表中选择一个选项。

向 SmartArt 图形添加替换文字

  1. 执行下列操作之一:

    • 右键单击 SmartArt 图形。 选择 "编辑替换文字 ..."。

      Excel 365 编辑图形的 "编辑替换文字" 菜单

      提示: 您必须在环绕整个 SmartArt 图形的框架内 (而不是在其中一个部件内) 右键单击该位置

    • 选择 SmartArt 图形。 选择“格式”>“替换文字”。

      Excel for Mac 中 SmartArt 图形的 "替换文字" 按钮

    此时会打开“替换文字”窗格。

  2. 键入1-2 句子, 将 SmartArt 图形及其上下文描述为看不到的人。

    Excel 365 中形状的 "编写替换文字" 对话框

    提示: 若要对刚刚键入的单词进行拼写检查, 请右键单击该单词, 然后从列表中选择一个选项。

向数据透视表添加替换文字

  1. 右键单击数据透视表,然后选择“数据透视表选项...”。

    Excel for Mac 上下文菜单中的“数据透视表选项”。

    提示: 必须右键单击环绕整个图表的框架内的某个位置, 而不是在其中一个部分内

  2. 在“数据透视表选项...”对话框中,选择“替换文字”。

  3. 在“替换文字”选项卡上的“标题”文本框中,为数据透视表键入标题。

  4. 在“说明”文本框中,键入 1-2 句话,向看不到该表格的人描述该表格及其上下文。 完成后,请选择“确定”。

    Excel 数据透视表的“替换文字”对话框。

提示: 若要对刚刚键入的单词进行拼写检查, 请右键单击该单词, 然后从列表中选择一个选项。

将视觉对象标记为装饰

如果视觉对象完全是装饰性的,旨在增加视觉趣味而非提供信息,那么你可以如此标记这些对象,而无需编写任何替换文字。 应该标记为装饰的对象的例子是样式边框。 使用屏幕阅读器的人将听到这些对象是装饰性的,这样他们便知道他们没有错过任何重要信息。

  1. 若要打开“替换文字”窗格,请执行下述操作之一:

    • 右键单击视觉对象。 选择 "编辑替换文字 ..."。

    • 选择一个视觉对象。 选择可视对象 >替换文字的 "格式" 选项卡。

    此时会打开“替换文字”窗格。

  2. 选中 "标记为装饰" 复选框。 文本输入框将会灰显。

    Excel for Mac 的 "替换文字" 窗格中选中的 "标记为装饰" 复选框

提示: 如果有多个装饰性项目, 则可以在批处理中对其进行编辑。 选择 "全部", 打开 "替换文字" 窗格, 然后单击 "装饰"。

在 Office 2019 中向视觉对象添加替换文字

以下过程介绍了如何在 Office 2019 中向 Excel 电子表格中的视觉对象添加替换文字:

注意: 对于音频和视频内容,除了替换文字外,为耳聋或有听力障碍的用户包含隐藏字幕。

提示: 要撰写优秀的替换文字,请确保以简练而没有歧义的方式表达图像的内容和用途。 替换文字最多使用一两个短句,大多数时候几个精心挑选的词语就能起到作用。 请勿重复使用图像周围环绕的文字内容作为替换文字,也不要使用表示图像的短语,例如“一张图”或“一幅图像”。

向图像添加替换文字

向图片和屏幕截图等图像添加替换文字,以便屏幕阅读器读取文本,向看不到图像的用户描述图像。

  1. 执行下列操作之一:

    • 右键单击图像。 选择 "编辑替换文字 ..."。

      Excel 365 "编辑图像" 的 "编辑替换文字" 菜单
    • 选择图像。 选择 "图片格式" >替换文字

      Excel for Mac 功能区上的图像的 "替换文字" 按钮

    此时会打开“替换文字”窗格。

  2. 键入 1-2 句话,向看不到图像的人描述该图像及其内容。

    Excel for Mac 中的 "替换文字" 窗格

    提示: 若要对刚刚键入的单词进行拼写检查, 请右键单击该单词, 然后从列表中选择一个选项。

向形状添加替换文字

  1. 执行下列操作之一:

    • 右键单击形状。 选择 "编辑替换文字 ..."。

      Excel 365 编辑图形的 "编辑替换文字" 菜单

      提示: 必须在环绕整个形状的框架内 (而不是在其中一个部件内) 右键单击某个位置

    • 选择一个形状。 选择 "形状格式" >替换文字

    此时会打开“替换文字”窗格。

    Excel for Mac 功能区上的形状的 "替换文字" 按钮
  2. 键入1-2 句子, 将形状及其上下文描述为看不到的人。

    Excel 365 中形状的 "编写替换文字" 对话框

    提示: 若要对刚刚键入的单词进行拼写检查, 请右键单击该单词, 然后从列表中选择一个选项。

向 SmartArt 图形添加替换文字

  1. 执行下列操作之一:

    • 右键单击 SmartArt 图形。 选择 "编辑替换文字 ..."。

      Excel 365 编辑图形的 "编辑替换文字" 菜单

      提示: 您必须在环绕整个 SmartArt 图形的框架内 (而不是在其中一个部件内) 右键单击该位置

    • 选择 SmartArt 图形。 选择“格式”>“替换文字”。

      Excel for Mac 中 SmartArt 图形的 "替换文字" 按钮

    此时会打开“替换文字”窗格。

  2. 键入1-2 句子, 将 SmartArt 图形及其上下文描述为看不到的人。

    Excel 365 中形状的 "编写替换文字" 对话框

    提示: 若要对刚刚键入的单词进行拼写检查, 请右键单击该单词, 然后从列表中选择一个选项。

向数据透视表添加替换文字

  1. 右键单击数据透视表,然后选择“数据透视表选项...”。

    Excel for Mac 上下文菜单中的“数据透视表选项”。

    提示: 必须右键单击框架内整个图表外的位置,而不是其某个部件内的位置。

  2. 在“数据透视表选项...”对话框中,选择“替换文字”。

  3. 在“替换文字”选项卡上的“标题”文本框中,为数据透视表键入标题。

  4. 在“说明”文本框中,键入 1-2 句话,向看不到该表格的人描述该表格及其上下文。 完成后,请选择“确定”。

    Excel 数据透视表的“替换文字”对话框。

提示: 若要对刚刚键入的单词进行拼写检查, 请右键单击该单词, 然后从列表中选择一个选项。

将视觉对象标记为装饰

如果视觉对象完全是装饰性的,旨在增加视觉趣味而非提供信息,那么你可以如此标记这些对象,而无需编写任何替换文字。 应该标记为装饰的对象的例子是样式边框。 使用屏幕阅读器的人将听到这些对象是装饰性的,这样他们便知道他们没有错过任何重要信息。

  1. 若要打开“替换文字”窗格,请执行下述操作之一:

    • 右键单击视觉对象。 选择 "编辑替换文字 ..."。

    • 选择一个视觉对象。 选择可视对象 >替换文字的 "格式" 选项卡。

    此时会打开“替换文字”窗格。

  2. 选中 "标记为装饰" 复选框。 文本输入框将会灰显。

    Excel for Mac 的 "替换文字" 窗格中选中的 "标记为装饰" 复选框

提示: 如果有多个装饰性项目, 则可以在批处理中对其进行编辑。 选择 "全部", 打开 "替换文字" 窗格, 然后单击 "标记为装饰"。

在 Office 2016 中向视觉对象添加替换文字

以下过程介绍了如何在 Office 2016 中向 Excel 电子表格中的视觉对象添加替换文字:

注意: 对于音频和视频内容,除了替换文字外,为耳聋或有听力障碍的用户包含隐藏字幕。

向图像添加替换文字

向图像 (如图片和屏幕截图) 添加替换文字, 以便屏幕阅读器可以读取文本来向看不到图像的用户描述图像。

  1. 右键单击图像。

  2. 选择“设置图片格式”>“大小和属性”。

  3. 选择“替换文字”。

  4. 键入描述和标题。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置图片格式”窗格的“替换文字”区域(描述了所选图像)的屏幕截图

向 SmartArt 图形添加替换文字

  1. 右键单击 SmartArt 图形。

  2. 选择“设置图片格式”>“形状选项”>“大小和属性”。

  3. 选择“替换文字”。

  4. 键入描述和标题。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置形状格式”窗格的“替换文字”区域(描述了所选 SmartArt 图形)的屏幕截图

向形状添加替换文字

向形状(包括 SmartArt 图形中的形状)添加替换文字。

  1. 右键单击形状。

  2. 选择“设置图片格式”>“形状选项”>“大小和属性”。

  3. 选择“替换文字”。

  4. 键入描述和标题。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置形状格式”窗格的“替换文字”区域(描述了所选形状)的屏幕截图

向数据透视图添加替换文字

  1. 右键单击数据透视图。

  2. 选择“设置图表区域格式”>“图表选项”>“大小和属性”。

  3. 选择“替换文字”。

  4. 键入描述和标题。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置图表区域格式”窗格的“替换文字”区域(描述了所选数据透视图)的屏幕截图

使超链接、表和工作表标签易于访问

以下过程介绍了如何提升 Excel 电子表格中的超链接、表和工作簿标签的可访问性。

添加超链接文本和屏幕提示

  1. 右键单击单元格。

  2. 选择“超链接”。

  3. 在“要显示的文本”框中,键入超链接文本。

  4. 在“地址”框中,键入目标 URL。

  5. 选择“屏幕提示”按钮,并在“屏幕提示文字”框中键入屏幕提示。

提示: 如果超链接的目标页面上的标题准确总结了页面上的内容,请将其用于超链接文本。 例如,此超链接文本与目标页面上的标题匹配:Office Online 的模板和主题

“插入超链接”对话框的屏幕截图

使用现有表中的标题

指定标记为表的单元格块的标题行。

  1. 将光标置于表中的任意位置。

  2. 在“”选项卡上,选中“标题行”复选框。

  3. 键入列标题。

“表”选项卡上“表样式”组的屏幕截图,其中的复选框处于选中状态

向新表添加标题

指定标记为表的新单元格块的标题行。

  1. 选择要包括在表中的单元格。

  2. 在“插入”选项卡上,选择“”。

  3. 选中“表包含标题”复选框。

  4. 选择“确定”。
    Excel 将创建标题行, 其默认名称为 " Column1"、" Column2" 等。

  5. 为表中的每一列键入新的描述性名称。

“创建表”对话框的屏幕截图,选中了“表包含标题”复选框

重命名工作表标签

  1. 右键单击工作表标签,然后选择“重命名”。

  2. 为工作表键入简短的唯一名称。

“重命名”菜单项的屏幕截图

删除工作表标签

  1. 右键单击工作表标签。

  2. 选择“删除”。

“删除”菜单项的屏幕截图

另请参阅

适用于辅助功能检查器的规则

使残障人士可以访问 Word 文档

使残障人士可以访问 PowerPoint 演示文稿

让残障人士可以访问 Outlook 电子邮件

使 OneNote 笔记本易于残障人士访问

iOS:使 Excel 电子表格易于访问的最佳做法

下表列出了创建残疾人士易于访问的 Excel 电子表格的主要最佳做法。

要修复的内容

修复原因

修复方法

为所有工作表标签提供唯一的名称。

屏幕阅读器读取工作表名称,该名称提供有关工作表内容的信息,使了解工作簿内容和工作簿导航更轻松。

重命名工作表标签

使用简单的表结构,并指定列标题信息。

屏幕阅读器通过对表格单元格进行计数,持续跟踪它们在表中的位置。 如果一个表嵌套在另一个表内,或者对某个单元格进行合并或拆分,屏幕阅读器将会失去计数,且无法提供之后有关表的有用信息。 表中的空白单元格也可能会误导使用屏幕阅读器的用户认为表中没有其他内容。

屏幕阅读器还会使用标题信息来识别行和列。

使用现有表中的标题

使表和工作表标签易于访问

以下过程介绍了如何使 Excel 电子表格中的表格和工作表标签易于访问。

使用现有表中的标题

指定标记为表的单元格块的标题行。

  1. 将光标置于表中的任意位置。

  2. 若要打开“”选项卡,请在屏幕底部的工具栏末尾点击“更多”图标。

  3. 若要选择“标题行”选项,请点击它。

  4. 在表中键入列标题。

“样式选项”命令,选中了标题行

重命名工作表标签

  1. 双击工作表标签。

  2. 要替换所选工作表名称,请为工作表键入简短的唯一名称。

所选工作表标签,显示了重命名选项

另请参阅

适用于辅助功能检查器的规则

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Android:使 Excel 电子表格易于访问的最佳做法

下表列出了创建残疾人士易于访问的 Excel 电子表格的主要最佳做法。

要修复的内容

修复原因

修复方法

包括含有全部视觉对象和表的可选文字。

可视内容包括图片、SmartArt 图形、形状、组、图表、嵌入对象、墨迹和视频。

替换文字可帮助无法看见屏幕的用户了解图像和其他视觉对象中的重要内容。

避免将在图像中使用文字作为传达重要信息的唯一方法。 如果必须在图像中使用文字,请在文档中重复该文字。 在替换文字中简要介绍图像,并提及图像中存在文字以及该文字的用途。

向图像添加替换文字

向形状添加替换文字

向图表添加替换文字

为所有工作表标签提供唯一的名称。

屏幕阅读器读取工作表名称,该名称提供有关工作表内容的信息,使了解工作簿内容和工作簿导航更轻松。

重命名工作表标签

使用简单的表结构,并指定列标题信息。

屏幕阅读器通过对表格单元格进行计数,持续跟踪它们在表中的位置。 如果一个表嵌套在另一个表内,或者对某个单元格进行合并或拆分,屏幕阅读器将会失去计数,且无法提供之后有关表的有用信息。 表中的空白单元格也可能会误导使用屏幕阅读器的用户认为表中没有其他内容。

屏幕阅读器还会使用标题信息来识别行和列。

向新表添加标题

使用现有表中的标题

向视觉对象中添加替换文字

以下过程介绍了如何向 Excel 电子表格中的视觉对象添加替换文字。

注意: 对于音频和视频内容,除了替换文字外,为耳聋或有听力障碍的用户包含隐藏字幕。

向图像添加替换文字

向图片和屏幕截图等图像添加替换文字, 以便屏幕阅读器可以读取文本以向看不到图像的用户描述图像。

  1. 选择图像。

  2. 若要打开“图片”选项卡,请在屏幕底部的工具栏末尾点击向上键。

  3. 向下滚动到“替换文字”命令,然后点击它。

  4. 键入描述和标题。 将自动保存更改。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“图片”选项卡上的“替换文字”命令

向形状添加替换文字

向形状(包括 SmartArt 图形中的形状)添加替换文字。

  1. 选择一个形状。

  2. 若要打开“形状”选项卡,请在屏幕底部的工具栏末尾点击向上键。

  3. 向下滚动到“替换文字”命令,然后点击它。

  4. 键入描述和标题。 将自动保存更改。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“形状​​”选项卡上的“替换文字”命令

向图表添加替换文字

  1. 选择图表。

  2. 若要打开“图表”选项卡,请在屏幕底部的工具栏末尾点击向上键。

  3. 向下滚动到“替换文字”命令,然后点击它。

  4. 键入描述和标题。 将自动保存更改。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“图表”选项卡上的“替换文字”命令

使表和工作表标签易于访问

以下过程介绍了如何提升 Excel 电子表格中的超链接、表和工作簿标签的可访问性。

使用现有表中的标题

指定标记为表的单元格块的标题行。

  1. 将光标置于表中的任意位置。

  2. 若要打开“”选项卡,请在屏幕底部的工具栏末尾点击向下键。

  3. 若要选择“标题行”选项,请点击它。

    提示: 该选项在被选中后呈灰色。

  4. 在表中键入列标题。

“表”选项卡,选中了标题行

向新表添加标题

指定标记为表的新单元格块的标题行。

  1. 突出显示表中您要包含的单元格。

  2. 若要打开“开始”选项卡,请在屏幕底部的工具栏末尾点击向上键。

  3. 点击“开始”>“插入”。

  4. 点击“”命令。

  5. 选中“表包含标题”复选框。

选中了“表包含标题”的表

重命名工作表标签

  1. 点击并按住工作表标签, 然后选择 "重命名"。

  2. 为工作表键入简短的唯一名称。

所选工作表标签,显示了“重命名”命令

另请参阅

适用于辅助功能检查器的规则

使残障人士可以访问 Word 文档

使残障人士可以访问 PowerPoint 演示文稿

让残障人士可以访问 Outlook 电子邮件

使 OneNote 笔记本易于残障人士访问

Windows 10 应用:使 Excel 电子表格易于访问的最佳做法

下表列出了创建残疾人士易于访问的 Excel 电子表格的主要最佳做法。

要修复的内容

修复原因

修复方法

为所有工作表标签提供唯一的名称。

屏幕阅读器读取工作表名称,该名称提供有关工作表内容的信息,使了解工作簿内容和工作簿导航更轻松。

重命名工作表标签

使用简单的表结构,并指定列标题信息。

屏幕阅读器通过对表格单元格进行计数,持续跟踪它们在表中的位置。 如果一个表嵌套在另一个表内,或者对某个单元格进行合并或拆分,屏幕阅读器将会失去计数,且无法提供之后有关表的有用信息。 表中的空白单元格也可能会误导使用屏幕阅读器的用户认为表中没有其他内容。

屏幕阅读器还会使用标题信息来识别行和列。

向新表添加标题

使用现有表中的标题

使表和工作表标签易于访问

以下过程介绍了如何使 Excel 电子表格中的表格和工作表标签易于访问。

向新表添加标题

指定标记为表的新单元格块的标题行。

  1. 突出显示表中您要包含的单元格。

  2. 若要打开 "插入" 选项卡, 请点击屏幕右下角的 "更多选项" 图标, 然后点击 "家庭>插入"。

  3. 点击“”选项,可将选定的单元格转换为表。

  4. 选中“表包含标题”复选框。

使用现有表中的标题

指定标记为表的单元格块的标题行。

  1. 将焦点放在表中的任何单元格上。

  2. 若要打开 "" 选项卡, 请点击屏幕右下角的 "更多选项" 图标。

  3. 若要选择“标题行”选项,请点击它。

    提示: 该选项在被选中后呈灰色。

  4. 在表中键入列标题。

重命名工作表标签

  1. 点击并按住工作表标签,然后选择“重命名”。

  2. 若要替换选定的工作表名,请为工作表键入简短的唯一名称。

另请参阅

适用于辅助功能检查器的规则

使残障人士可以访问 Word 文档

使残障人士可以访问 PowerPoint 演示文稿

让残障人士可以访问 Outlook 电子邮件

使 OneNote 笔记本易于残障人士访问

Office Online:使 Excel Online 电子表格易于访问的最佳做法

下表列出了创建残疾人士易于访问的 Excel 网页版 电子表格的主要最佳做法。

要修复的内容

如何查找

修复原因

修复方法

包括含有全部视觉对象和表的可选文字。

使用辅助功能检查器查找电子表格中缺少可选文本的实例。

替换文字可帮助无法看见屏幕的用户了解表中的重要内容。

避免使用表中的文本作为传达重要信息的唯一方法。 在 "替换文字" 中, 简要描述表格的内容及其意图。

向图像添加替换文字

向图表添加替换文字

添加表达某种意义的超链接文本。

要确定超链接文本作为独立信息是否有意义,及其是否为读者提供有关所指向目标的准确信息,请以直观地方式浏览工作簿。

使用屏幕阅读器的用户有时会浏览链接列表。 链接应准确清晰地传达有关所指向目标的信息。 例如,不要链接到文本单击此处,而是要包含目标页面的完整标题。

添加超链接文本

为所有工作表标签提供唯一的名称,并删除空白工作表。

阅读工作簿中工作表标签的名称并验证每个工作表都有内容。

屏幕阅读器读取工作表名称,该名称提供有关工作表内容的信息,使了解工作簿内容和工作簿导航更轻松。

为工作簿提供有意义的名称

重命名工作表标签

删除工作表标签

使用简单的表结构,并指定列标题信息。

使用辅助功能检查器确保表中不包含拆分单元格、合并单元格、嵌套表或完全空白的行或列。

屏幕阅读器通过对表格单元格进行计数,持续跟踪它们在表中的位置。 如果一个表嵌套在另一个表内,或者对某个单元格进行合并或拆分,屏幕阅读器将失去计数,且无法提供之后有关表的有用信息。 表中的空白行和列也可能会误导使用屏幕阅读器的用户,认为表中没有其他内容。

屏幕阅读器还会使用标题信息来识别行和列。

在表中使用页眉

向图像或图表添加替换文字

以下过程介绍了如何向 Excel 网页版 电子表格中的图像和图表添加替换文字。 若要向表格添加替换文字,请使用桌面版的 Excel。

注意: 建议仅将文本放在“说明”字段并将标题留空。 这可让大多数主流屏幕阅读器(包括讲述人)提供最佳体验。

向图像添加替换文字

  1. 右键单击图像,然后选择“替换文字”,打开“可选文字”对话框。

  2. 修订“说明”文本框中的文本。

  3. 选择“确定”。

包含“标题”和“说明”字段的“替换文字”对话框的屏幕截图。

向图表添加替换文字

  1. 右键单击图表,然后选择“替换文字”,打开“可选文字”对话框。

  2. 将文本添加到“说明”文本框中。

  3. 选择“确定”。

使超链接、表和工作表标签易于访问

以下过程介绍了如何使 Excel 网页版 电子表格中的超链接、表格和工作表选项卡易于访问。

添加超链接文本

  1. 右键单击单元格。

  2. 选择“超链接”。

  3. 在 "显示文本" 中, 键入用户将单击的文本。 然后,根据要使用的链接的类型,执行下列操作之一:

    • 在“URL”中,键入或粘贴地址。

    • 在“本文档中的位置”中,键入想要链接到的单元格的位置。 例如:A6。

    • 在“电子邮件地址”中,以 someone@example.com 格式键入电子邮件地址。

  4. 单击“确定”。

提示: 如果超链接的目标页面上的标题准确总结了页面上的内容,请将其用于超链接文本。 例如,此超链接文本与目标页面上的标题匹配:Office Online 的模板和主题

屏幕截图显示“插入超链接”对话框,可在其中输入显示文本的信息和 URL,指定文档中的位置或电子邮件地址。

在表中使用页眉

  1. 选择要包括在表中的单元格。

  2. 在“插入”选项卡上的“”组中,选择“”。

  3. 选中“表包含标题”复选框。

  4. 选择“确定”。 Excel 网页版 使用默认名称Column1Column2等创建标题行。

  5. 为表中的每一列键入新的描述性名称。

注意: 使用相同步骤将标题添加到现有表中的单元格。

屏幕截图显示“创建表”对话框,其中选中了“表包含标题”选项的复选框。

为工作簿提供有意义的名称

  1. 选择“文件”>“另存为”。

  2. 选择“另存为”,然后为该文件键入名称。 创建的名称要提供文件所含数据类型的提示。 如果可能,将日期作为名称的一部分。

  3. (可选)选择“替换现有文件”复选框。

  4. 选择“确定”。

注意: 如果想要重命名文件,请选择“重命名”,为文件键入名称,然后选择“确定”。

屏幕截图显示“另存为”对话框,在此可输入该文件的名称,也可选择替换现有文件。

重命名工作表标签

  1. 右键单击工作表标签,然后选择“重命名”。

  2. 为该标签键入一个简短且唯一的名称,对其内容进行描述。

  3. 选择“确定”。

屏幕截图显示右键单击工作表标签后显示的菜单,其中包含插入、删除、重命名、重新排序、隐藏或取消隐藏工作表的选项。

删除工作表标签

  1. 右键单击工作表标签。

  2. 选择“删除”。

  3. 选择“确定”。

另请参阅

适用于辅助功能检查器的规则

使残障人士可以访问 Word 文档

使残障人士可以访问 PowerPoint 演示文稿

让残障人士可以访问 Outlook 电子邮件

使 OneNote 笔记本易于残障人士访问

适用于残障人士客户的技术支持

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