使数据表更易于查看和打印

当您打开表或查看查询结果时,Microsoft Office Access 2007 将在数据表视图中显示该表或查询结果。您可以通过多种方式自定义数据表的外观(即数据表视图中显示的行和列的表示形式),以使其更易于使用、查看或打印。

本文将介绍如何自定义数据表的外观,例如,冻结列或更改交替行的背景色。

本文内容

何为数据表?

保存布局更改

调整列或行的大小

移动列

更改字体、字号、格式和字体颜色

显示或隐藏列

冻结和解冻列

更改网格线样式和背景色

设置数据表外观的默认值

显示列汇总

更改交替行的背景色

何为数据表?

数据表通过表格(行和列)格式显示表、窗体或查询结果中每个记录的字段,如下所示。

数据表视图中的“雇员”表

您还可以使用“分割窗体”命令在数据表视图中查看窗体。该命令会打开一个新对象选项卡,并在其中显示水平分割为两个视图的窗体:布局视图和数据表视图。要分割窗体,请在任意视图中打开窗体,然后在“创建”选项卡上的“窗体”组中单击“分割窗体”

返回页首

保存布局更改

更改了某个数据表的布局和外观后,您可能想保存这些更改,以便在下次打开该数据表时应用它们。如果您在更改了数据表的布局后关闭数据表,系统将提示您是否保存这些更改。如果单击“是”,将保存更改并在您下次打开该数据表时应用它们。如果单击“否”,将放弃更改并在您下次打开该数据表时应用默认的布局设置(或上次保存的设置)。

返回页首

调整列或行的大小

有时会出现以下情况:并非数据表中的所有列都能适应屏幕,或者个别列可能会占用过多不必要的空间。另外,您还可能需要更改行的高度。当在数据表视图中打开表、查询或窗体后,您既可以手动调整单个列的大小,也可以自动调整列的大小以使其适合它的内容。此外,您还可以更改数据表中行的高度,但新行高将应用于所有行,而不是个别行。

手动调整列大小

  • 将指针放在要调整大小的列的右边缘,当鼠标光标变为双箭头时,请进行拖动,直至获得所需的列大小。

    调整数据表中的列大小

    -或-

  • 右键单击列标题,然后单击快捷菜单上的“列宽”

  • “列宽”对话框中,输入列宽,或者选中“标准宽度”复选框来使用默认宽度,然后单击“确定”

调整列大小以使其适合内容

  • 双击列标题的右边缘。

    -或-

  • 右键单击列标题,然后单击快捷菜单上的“列宽”

  • “列宽”对话框中,单击“最佳匹配”

调整行大小

当您调整某个行的大小时,所有行的大小都将得到调整。您不能单独调整每个行的大小。

调整数据表中的行大小

  • 将指针放在数据表左侧的任意两个record selector之间,然后进行拖动,直至获得所需的行大小。

    -或-

  • 右键单击某个记录选择器,然后单击快捷菜单上的“行高”

  • “行高”对话框中,输入行高,然后单击“确定”

将行高调整为默认高度

  1. 右键单击某个记录选择器,然后单击快捷菜单上的“行高”

  2. “行高”对话框中,选中“标准高度”复选框,然后单击“确定”

注意: 单击“快速访问工具栏”上的“撤消”按钮不能撤消对列宽或行高所做的更改。要撤消这些更改,请关闭数据表,当系统提示是否要保存对数据表布局所做的更改时,请单击“否”。单击“否”还会撤消您所做的任何其他布局更改。

返回页首

移动列

在数据表中,通过将列拖动到不同位置可以对列进行排序。例如,您可以通过移动列来确保某个列位于最左侧,从而始终显示在视图中。

  1. 单击列标题以选择该列。

  2. 将该列拖动到新位置。当出现光标时,请将该列放入该位置。

    将“名字”列移到最左侧

返回页首

更改字体、字号、格式和字体颜色

当在数据表视图中打开表、查询或窗体后,您可以更改字体或字体特征,例如字号、格式和颜色。请注意,您的更改将应用于整个数据表。如果要保存所做的更改,以便数据表在下次打开时能自动显示它们,请记住在您关闭工作表并收到是否要保存布局更改的提示时,应单击“是”

下图显示了“开始”选项卡上的“字体”组。使用此组中的命令可以对数据表中的字体特征进行更改。

“字体”组

  • “开始”选项卡上的“字体”组中,请执行下列一项或多项操作:

    • 要更改字体,请在“字体”框中键入或单击一种字体。

    • 要更改字号,请在“字号”框中键入或单击一种字号。

    • 要更改字体样式,请单击“加粗”“倾斜”“下划线”按钮(或三者的任意组合)。

    • 要更改字体颜色,请单击“字体颜色”按钮旁边的箭头,然后从调色板中选择一种颜色。

返回页首

显示或隐藏列

当您在数据表视图中工作时,可以通过隐藏列来从视图中删除它们。您也可以通过选择显示隐藏的列来恢复该操作。例如,当暂时不需要某个列中包含的信息时,您可能会希望隐藏该列。

注意: 要显示或隐藏数据表中的列,必须先在数据表视图中打开一个表、查询或窗体。

隐藏一个或多个列

  1. 选择要隐藏的一个或多个列。

    要选择相邻的列,请按住 Shift,同时单击其他的列标题。

    注意: 您不能选择非相邻的列。请选择任何其他列,并分别隐藏它们。

  2. 右键单击列标题,然后单击快捷菜单上的“隐藏列”

隐藏数据表中的列

显示一个或多个隐藏列

  1. 右键单击任意列标题,然后单击“取消隐藏列”

  2. “取消隐藏列”对话框中,选中要显示的隐藏列的复选框,然后单击“关闭”

返回页首

冻结和解冻列

有时,您可能希望在滚动或导航到数据表中的其他位置时将某些列固定在左侧。例如,您可能要固定某个列,以始终显示某个标题或 ID,从而可以方便地识别记录。为此,您可以冻结一个或多个列。

注意: 要冻结或解冻数据表中的列,必须先在数据表视图中打开一个表、查询或窗体。

冻结一个或多个列

  1. 选择要冻结的一个或多个列。

    要选择一个列,请单击该列的列标题。要选择相邻的列,请按住 Shift,同时单击其他的列标题。您不能选择非相邻的列。请选择任何其他列,并分别冻结它们。

  2. 右键单击列标题,然后单击快捷菜单上的“冻结列”

    注意: 您冻结的任何列都将移到所有其他列的左侧。要使这些列返回它们的原始位置,必须先解冻它们,然后再将每个列拖动到所需位置。

解冻所有列

  • 右键单击任意列标题,然后单击快捷菜单上的“取消对所有列的冻结”

返回页首

更改网格线样式和背景色

通过更改网格线样式和背景色,可以更改数据表的外观。此外,您还可以设置背景色,以使它在各个记录之间交替显示不同的颜色。为此,请参阅更改交替行的背景色部分。

注意: 要设置数据表中的网格线样式或背景色,必须先在数据表视图中打开一个表、查询或窗体。

设置网格线样式

  1. “开始”选项卡上的“字体”组中,单击“网格线”按钮旁边的箭头。

  2. 单击所需的网格线样式。

    “字体”组中的“网格线”按钮

设置背景色

  1. “开始”选项卡上的“字体”组中,单击“填充/背景色”按钮旁边的箭头。

  2. 单击所需的背景色。

    “字体”组中的“填充/背景色”按钮

返回页首

设置数据表外观的默认值

您可以自定义决定数据表初始外观的默认值。通过自定义这些默认值,可以对所有新数据表应用标准的默认外观。这些设置可在“Access 选项”对话框中更改。您在此处进行的布局设置将应用于所有数据库,而不仅局限于当前数据库。

  1. 请单击“Office 按钮” Office 按钮图像

  2. 单击“Access 选项”,然后单击“数据表”

  3. 设置所需的选项。

  4. 单击“确定”

返回页首

显示列汇总

有时,在列底部显示汇总可带来很多方便。Office Access 2007 提供了一个称为“合计”行的新工具,此工具可简化对一列数据进行求和的过程。此外,您还可以使用“合计”行执行其他计算,例如查找平均值、对列中的项目进行计数以及查找一列数据中的最小值或最大值。

数据表中的“总计”行

要在查看数据表时显示“合计”行,请使用以下过程:

  1. “开始”选项卡上的“记录”组中,单击“汇总”

    数据表的底部随即会出现一个新行,该行的第一列将显示“合计”一词。

  2. 单击“合计”一词所在的单元格。

    请注意,该单元格中将出现一个箭头。

  3. 单击该箭头可选择一个聚合函数。

    可用的聚合函数将取决于该列中的数据类型。例如,如果该列包含“货币”类型的数据,您将看到类似于上图所示的函数列表。

有关使用“合计”行的详细信息,请单击本文请参阅部分中的链接。

返回页首

更改交替行的背景色

您可以独立于常规背景色来设置数据表中交替行的背景色。设置交替背景色有助于区分相邻的行。

注意: 要更改数据表中交替行的背景色,必须先在数据表视图中打开一个表、查询或窗体。

  1. “开始”选项卡上的“字体”组中,单击“替补填充/背景色”按钮旁边的箭头。

    “字体”组中的“替补填充/背景色”按钮

  2. 单击要更改的交替行,然后单击要应用的背景色。

返回页首

扩展你的技能
了解培训
抢先获得新功能
加入 Office 预览体验计划

此信息是否有帮助?

谢谢您的反馈!

谢谢你的反馈! 可能需要转接到 Office 支持专员。

×