使出版物个性化的提示

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大多数客户希望记住商店和餐馆经常 — 不仅由名称,而且还知道他们的首选项。例如,他们可能会遇到与下列选项之一:

“记得您让我们在新款式到货时通知您。现在已经到货了,而且有您最喜欢的颜色!”

“我已经为您留下了您最喜欢的一张桌子,而且上次您特别喜欢吃的鲑鱼肉今天列在了特色菜单中。”

本文内容

为什么要个性化?

设置数据文件

添加地址块和问候语

添加笔记和超链接

为什么要个性化?

客户通常希望能够记住,并帮助-有关没有其他原因,如果因为了解他们需要更快地这种方法。这种个人关注生成客户会员。当商店和餐馆跟踪关闭客户的兴趣时,客户,通常通过返回和花费更多时间和那里的资金答复。

邮件也是如此。当您在邮件中包含与客户特定兴趣有关的内容时,客户很可能会关注并给予回复。

收集您所需的客户信息

无疑,跟踪各个客户的兴趣和特点可能是件复杂的任务。必须收集信息,将其存储在可方便检索的表单中,并对其进行筛选以找到对您的业务而言非常重要而且将帮助您充分利用邮件投资的特点。对兴趣相同的客户确定的越准确,获得投资回报的可能性就越大。

Microsoft Office Publisher 可以帮助。为您创建直接在 Microsoft Publisher 中或在其他程序,例如 Microsoft Office Excel、 Microsoft Office Outlook、 Microsoft Office Outlook 与 Business Contact Manager 和 Microsoft Office Access 数据库,您可以输入客户数据。您还可以使用购买,如 Microsoft 列表生成器的列表。

收集了信息后,可以对其进行分析以了解最佳客户的共同点,按相似性对客户进行分组,并对邮件进行个性化处理,以使其更关注客户的特定兴趣。

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设置数据文件

必须来自位置的地址和个人信息添加到出版物。这正是准备大宗邮件要将数据文件中包含有关您的客户的联系人信息设置中的第一步。对于数据文件,您可以使用 Microsoft Office Excel 工作表、 Microsoft Office Word 表格、 Microsoft Office Access 数据库,或 Microsoft Office Outlook 联系人文件夹。将此数据文件生成邮寄列表。

设置数据文件时,需要注意以下几点(在浏览列表时,请参考下面的图片,该图片显示了 Excel 工作表中的列以及明信片两面上的合并域):

  • 列中的信息类型    数据文件中的每一列对应于一条您想要向出版物添加的信息。如果,例如,您想要添加到每一份打印明信片的客户的地址和个人备注,您必须列的名称、 街道地址、 城市、 状态、 邮政编码和个人备注的数据文件中。

  • 每行一个条目    数据文件中的每一行包含打印到一份出版物的信息。例如,所有信息第 2 行中的 Excel 工作表都进入您要发送给客户 1,则明信片第 3 行中的信息的所有都进入明信片您要发送给客户 2,等等。

  • 在出版物中添加字段    若要使用数据文件中的信息,您将字段放在出版物中,一个字段对每个要显示的信息。例如,如果您想要打印明信片的每个副本的名称、 街道地址、 城市、 状态、 邮政编码和个人备注,明信片出版物必须为每条信息包含字段。

Excel 电子表格中的列与明信片出版物中的域一一对应

提示: 如果您想要将图片合并到要邮寄的出版物,将数据文件必须包括包含图片文件名数据的列。该列中的每一行应包含文件名的特定的图片,例如: Firstphoto.jpg。如果图片未位于同一文件夹中的数据源,包括每个图片的路径。

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添加地址块和问候语

新闻稿上标印的地址块(而不是粘上的邮寄标签)和包含客户姓名的问候语都是简单的个性化技术,指明邮件专门针对每个收件人发送。

添加包含姓名、地址和其他信息的地址块

  1. “邮件合并”任务窗格(“步骤 2:准备出版物”)中的“其他项目”下,单击“地址块”

  2. “插入地址块”对话框中,单击要包含的地址元素,再单击“确定”

    注意: 如果数据源中的数据域的名称与 Publisher 用于地址块的域名称不匹配,则可能需要单击“插入地址块”对话框中的“匹配域”。在“匹配域”对话框中,使用下拉列表,从数据源中选择与 Publisher 域对应的域。

添加问候语

  1. “邮件合并”任务窗格(“步骤 2:准备出版物”)中的“其他项目”下,单击“问候语”

  2. 插入问候语对话框中,选择问候语格式,其中包括称呼、 姓名格式和标点。或者,在每个文本框中键入一个新条目。

  3. 输入您希望在 Publisher 不能在其中解释收件人的姓名的情况下显示的文本,例如,当数据源不包含第一个或最后一个收件人,而仅包含公司名称。

  4. 单击“确定”。

    注意: 如果数据源中数据字段的名称与 Publisher 用于问候语的域名称不匹配,则您可能需要在“问候语”对话框中单击“匹配域”。在“匹配域”对话框中,使用下拉列表从数据源中选择与 Publisher 域对应的字段。

向地址中添加图片

地址块,以及您的出版物的任何区域,您可以添加图片或照片。显示的图片可以不同,以满足客户的品牌兴趣、 年龄、 性别或跟踪其他数据字段。

有关合并图片和设置数据文件的图片文件信息的详细信息,请参阅创建邮件合并或目录合并的数据源

  1. 在出版物中,单击要将图片的合并域插入的位置(例如,地址块的旁边)。

  2. “其他项目”下的“邮件合并”任务窗格(“步骤 2:准备出版物”)中,单击“图片域”

  3. “插入图片域”对话框中,选择与数据文件中的照片信息对应的域,然后单击“确定”

    Publisher 将在出版物中的所选插入点处插入一个包含在图片框架内的合并域。您可以调整该图片框架的大小或移动该图片框架。

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添加附注和超链接

如果您已经设置了数据文件来存储有关您的客户相关的个人信息准备电子邮件邮寄列表的提示中所述,您可以使用收集的信息提供专门针对的内容您客户的兴趣。提供符合客户兴趣的内容是个性化的功能强大窗体。例如,您可能:

  • 按性别定制各个邮件    通过在您的邮件列表,包括每个客户的性别 ("男"或"女性") 到仅男士或仅女士宣布新产品行和每个性别,然后进行筛选或只需筛选上 ("先生"和"Ms。"),标题字段中的其他项的列表中。您可以包括的 URL (以打印) 或直接向网页 (在电子邮件) 的每个性别说明其选项的链接。若要执行此操作,请向为此目的指定列中的每条记录添加适当的 URL。

  • 焦点在一定时间的收件人    通知客户的产品或服务适用于这些客户的阶段的生命周期 (如计划在与计划五十退休二十岁退休) 通过为出生祖鲁收集您的客户的出生日期ar(如"1945")。

    如果您想要为生日在当前月份的所有客户提供促销礼品,您可以收集他们的出生日期作为月、 日、 年(如"2008 年 1 月 1 日")。

  • 使用采购历史记录    将特殊通知发送给那些了最近的主要购买或当有新的模型喜欢品牌的通知客户。如果您跟踪其特定采购,您可以对数据文件时收到产品行中的新批货物识别品牌采购历史记录,或其他客户已购买 ("客户也购买您的项目相关的产品相关通知他们找到此项目有用")。

添加个人备注

您可以向有共同兴趣每个客户段发送自定义的文本消息。若要执行此操作,将字段 (或列) 添加到数据文件以包含这些邮件,并将相应的信息添加到每个记录 (或行)。您可能拥有客户性别相同人员具有相同的年龄或出生日期或谁执行了在过去的六个月采购关联特定邮件。有关准备邮寄列表的详细信息,请参阅有关邮寄列表的提示

  1. 单击出版物中将要显示个性化信息的文本框。或者,单击“插入”菜单上的“文本框”,然后拖动您所需大小的矩形。

    • 如果已存在文本在文本框中,并且您想要替换的文本,则也应选择它。

    • 如果文本框中已有文字并且要保留它,则将光标置于要插入个性化消息的位置。

  2. “邮件合并”任务窗格中,单击任务窗格的列表框中相应的合并域。

添加个性化超链接

可以包括将客户指引到网页(说明其特定的兴趣或特点)的超链接。可以在超链接文本中添加客户的姓名或其他数据域,从而使其真正个性化。

  1. “其他项目”下的“电子邮件合并”任务窗格(“步骤 2:准备出版物”)中,单击“插入个性化超链接”

  2. “插入个性化超链接”对话框中,键入要显示的文本,以及当收件人单击超链接时要使其进入的网站的地址。

  3. 如果要在显示文本中使用数据域,则请单击显示文本,然后在右侧的列表框中单击要插入的数据域。

    注意: 如果插入数据域,可以指定替代显示文本,以及任何空白条目(与插入的数据域对应)的 Web 地址。根据需要,选中“为空白条目使用默认文本”“为空白条目使用默认超链接”复选框,然后键入替代文本和 Web 地址。

    “插入个性化超链接”对话框的图像

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