作为演示者召开会议

可以使用 Microsoft Lync 2010 参与者和内容管理选项召开高效且不受干扰的会议。

重要: 如果您不是会议组织者或主持人,请注意其中的很多选项影响其他人在会议中看到或听到的内容以及执行的操作。建议由演示者作出决定。

您希望执行什么操作?

录制会议

管理参与者

显示或隐藏参与者列表

将参与者静音或取消静音

在会议期间更改演示者或与会者权限

允许或拒绝大厅中的人员访问

为一个或多个参与者启动单独的对话

邀请其他人加入会议

使用会议内容

显示或隐藏讲台

在会议开始之前上载或准备内容

显示已上载的会议内容

共享程序或您的桌面

上载 PowerPoint 文件以进行演示

上载附件以供参与者查看和保存

为 PowerPoint 演示文稿或白板添加注释

在会议中添加白板或投票

修改内容权限

更改可以为 PowerPoint 演示文稿添加注释的人员

控制可以私下查看会议内容的人员

更改可以访问会议内容的人员

更改可以查看和保存附件的人员

在会议中添加视频

结束或退出会议

录制会议

要录制会议,请执行以下操作:

  • 在对话窗口中,单击“更多选项”按钮 Lync 2010 会议窗口“更多选项”按钮 ,然后单击“开始录制”。

有关详细信息,请参阅录制和播放

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管理参与者

可通过右键单击参与者列表中的一个或多个人员或使用“人员选项”菜单 Lync“人员选项”按钮 来执行大多数会议管理任务。

显示或隐藏参与者列表

  • 在对话窗口中,单击“人员选项”菜单,然后单击“显示参与者列表”

最好在会议期间始终显示参与者列表,以便跟踪谁参加了会议,谁在发言以及谁可能遇到了音频或共享问题。不过,您有时可能需要隐藏参与者列表,以便查看较长的即时消息 (IM) 对话。

将参与者静音或取消静音

  • 执行以下操作之一:

    • 要为一个或多个人管理音频,请右键单击参与者列表中的一个或多个姓名,然后单击“静音”“取消静音”

    • 要将参加会议的所有人静音或取消静音,请单击“人员选项”菜单,然后单击“将观众设为静音”

      提示: 可以在大型会议中使用此选项,此时,未取消静音的参与者人数太多而造成音频干扰。

在会议期间更改演示者或与会者权限

  • 执行以下操作之一:

    • 在参与者列表中,右键单击一个或多个参与者,然后根据需要单击“设为演示者”“设为与会者”

    • 单击“人员选项”菜单,然后单击“使每个人都成为与会者”

      提示: 如果有很多演示者而扰乱了会议议程,请选择此选项。

允许或拒绝大厅中的人员访问

  • 在参与者列表中,执行以下操作之一:

    • “大厅”下,单击“全部允许”“全部拒绝”

    • 根据需要,单击每个人姓名旁边的“允许”“拒绝”

为一个或多个参与者启动单独的对话

  • 在参与者列表中,选择一个或多个人,右键单击选定的姓名,然后单击所需的联系人选项。

邀请其他人加入会议

要使用 Lync 2010 邀请其他人,请执行以下操作:

  1. (可选)要更改所邀请的人员的访问或演示者选项,请在对话窗口中单击“加入信息和会议选项”链接,单击“会议选项”按钮,然后根据需要更改会议选项。有关详细信息,请参阅在会议期间更改会议选项

  2. 在对话窗口中,单击“人员选项”菜单,然后单击“通过姓名或电话号码邀请”

  3. 根据需要,输入一个电话号码,选择一个或多个现有联系人或搜索某个联系人。

  4. 单击“确定”,您邀请的人将收到请求他们加入会议的通知。

要通过发送电子邮件邀请其他人,请执行以下操作:

  1. 在对话窗口中,单击“人员选项”菜单,然后单击“通过电子邮件邀请”

  2. (可选)要更改所邀请的人员的访问或演示者选项,请在会议窗口中单击“会议选项”. 有关详细信息,请参阅 Office Communicator 中的呼叫委派

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使用会议内容

在 Lync 中,会议内容显示在称为“讲台”的区域中的参与者列表右侧。如果当前正在进行演示,您可以在该区域中使用 Microsoft PowerPoint 演示文稿、白板和会议投票。在共享程序或您的桌面时,参加会议的每个其他人都可以看见您在讲台上共享的内容。

显示或隐藏讲台

  • 在对话窗口中,单击“共享”,然后单击“显示讲台”

在会议开始之前上载或准备内容

  1. 在会议开始之前,请在 Microsoft Outlook 的“日历”中打开您安排的会议的邀请,然后单击“加入联机会议”

  2. 在对话窗口中,执行下面的一个或两个操作:

    • 单击“共享”菜单以上载 PowerPoint 演示文稿,添加白板或创建新的投票。

    • 单击“添加或查看附件”按钮 联机会议中的 Lync“添加或查看附件”按钮 以上载文件。

有关详细信息,请参阅本节后面的“上载 PowerPoint 文件以进行演示”或“上载附件以供参与者查看和保存”。

显示已上载的会议内容

  • 在对话窗口中,单击“共享”,指向“最近的内容”,然后单击要显示的内容。

共享程序或您的桌面

  • 在对话窗口中,单击“共享”,然后单击 “桌面”“程序”。有关详细信息,请参阅共享桌面和程序

上载 PowerPoint 文件以进行演示

  1. 在对话窗口中,单击“共享”,然后单击“PowerPoint 演示文稿”

  2. 选择要添加的文件,然后单击“上载”

上载附件以供参与者查看和保存

  1. 在对话窗口中,单击“添加或查看附件”按钮。

  2. 在“附件”对话框中,单击“添加附件”

  3. 选择要添加的文件,然后单击“上载”

为 PowerPoint 演示文稿或白板添加注释

  • 在讲台左下角的注释工具栏中,单击所需的注释工具。

您或参加会议的任何人可以使用以下方法为白板或 PowerPoint 幻灯片添加注释:

  • 使用“激光指针”,这是标有您的姓名的彩色圆点

  • 插入线条或形状

  • 添加文本

  • 使用“笔”绘制或突出显示

  • 添加箭头标记、勾形或叉形

  • 插入图形文件

有关注释工具的详细信息,请参阅通过白板进行协作

注意: 注释工具仅适用于在讲台上演示的内容。如果共享桌面或程序,其他人在更改您共享的内容之前必须请求权限。

在会议中添加白板或投票

  • 在对话窗口中,单击“共享”,然后单击“新建白板”“新建投票”

有关详细信息,请参阅通过白板进行协作进行投票

修改内容权限

默认情况下,只有演示者可以为 PowerPoint 演示文稿添加注释,按自己的进度私下浏览您显示的 PowerPoint 幻灯片,以及私下切换到“内容列表”中的其他项目。所有参与者都可以查看和保存附件。可以使用以下步骤更改这些默认设置。

更改可以为 PowerPoint 演示文稿添加注释的人员

  1. 在对话窗口中,单击“加入信息和会议选项”链接。

  2. “加入信息和会议选项”对话框中,单击“会议选项”按钮。

  3. “联机会议选项”对话框中,在“权限”下将“向演示文稿添加批注”更改为“仅演示者”“无”

控制可以私下查看会议内容的人员

  1. 在对话窗口中,单击“加入信息和会议选项”链接。

  2. “加入信息和会议选项”对话框中,单击“会议选项”按钮。

  3. “联机会议选项”对话框中,在“权限”下将“私下查看”更改为“所有人”或“无”。

注意: 无法私下查看共享的桌面或程序。

更改可以访问会议内容的人员

默认情况下,只有演示者具有访问会议内容的扩展权限。要更改此设置,请执行以下操作:

  • “内容列表”中,单击要更改的项目旁边的箭头,指向“使可用于”,然后单击“组织者”“所有人”

在选择“所有人”时,所有与会者都可以使用以下方法控制 PowerPoint 演示文稿、白板和投票:

  • 保存带或不带注释的本地副本

  • 更改在会议讲台中查看的内容

  • 重命名或删除内容

  • 为所有人授予访问会议内容的扩展权限

更改可以查看和保存附件的人员

默认情况下,参加会议的所有人都可以保存和查看会议附件。要更改此设置,请执行以下操作:

  1. 在对话窗口中,单击“添加或查看附件”按钮 联机会议中的 Lync“添加或查看附件”按钮

  2. 单击要更改的内容右侧的箭头,指向“使可用于”,然后单击“组织者”“演示者”

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在会议中添加视频

要在会议中添加视频,请执行以下操作:

  • 在对话窗口中,单击“视频”

注意: 如果通过电话连接到会议,您可以查看视频,但无法显示您自己的视频。

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结束或退出会议

要退出或结束会议,请执行以下操作:

  • 要退出会议但将会议保持打开,请关闭对话窗口。

  • 要结束并退出会议,请在对话窗口中单击“人员选项”菜单 Lync“人员选项”按钮 ,然后单击“结束并退出会议”

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