会议工作区简介

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会议工作区是集中了一个或多个会议的所有信息和资料的网站。

有关会议工作区

会议工作区网站的部分

与会者、 用户和会议工作区网站中的网站用户组

关于会议工作区

会议工作区网站是用作库的网站,其中包含了一个或多个会议所需的所有信息和资料。在 Microsoft Office Outlook 中创建会议邀请的同时可以设置会议工作区网站。Outlook 自动从会议请求向会议工作区网站添加主题、与会者姓名、日期、时间和地点。如果之后对此信息进行了更改,Outlook 会自动用新信息更新会议工作区网站。

注意: 如果情况相反,您在会议工作区网站中更新了信息,则需要在 Outlook 中手动更新会议要求中的信息。

如果您通过在 Outlook 中使用 Microsoft Exchange 帐户来设置会议工作区网站,则系统会自动向会议要求的正文添加一个指向该网站的链接。应邀者可以单击该链接以查看和使用会议工作区网站中的议程、文档以及其他与会议相关的信息。在会议期间,可以查看会议工作区网站并更新其中的信息,如与会者姓名、已作出的决策、向与会者分配的拟办事项或任务,还可以发布会议纪要。这些功能可帮助您创建完整的会议记录以备将来参考。

如果 Microsoft SharePoint 服务和父 SharePoint 网站可用,您可以从各种位置创建会议工作区网站。父 SharePoint 网站的子网站创建新的会议工作区网站。若要创建会议工作区网站的位置的一些示例包括 SharePoint Services 兼容日历和计划的程序,例如,Outlook、 intranet SharePoint Services 网站。您还可以使用现有会议工作区网站,创建会议工作区网站,但新网站不能在此例中,为现有会议工作区网站的子网站。

Outlook 和 SharePoint Services 可以帮助您设置会议工作区网站的多个会议,例如定期会议或被链接到相同的会议工作区网站的多个相关会议。您也可以分配代理人来为您设置的会议工作区网站。

注意: 如果使用 Outlook 之外的电子邮件程序,请参阅其文档以获取详细信息,或者与系统管理员联系。

可以邀请与您位于同一受信任域并具有有效电子邮件地址的任何人访问创建于该受信任域中的会议工作区网站。对于在外部网站上创建的会议工作区网站,任何具有有效电子邮件地址的人都可对其进行访问。

如果您使用与 SharePoint 中,如 Microsoft Skype 或 Microsoft Lync 即时消息程序可用于从与会者列表中该程序在会议工作区网站中与其他与会者进行通信。哪些人处于联机状态,以便您可以协作处理访问会议工作区网站,您可以邀请与会者。

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会议工作区网站的各个部件

会议工作区网站由一个或多个页面组成,页面中包含称作 Web 部件的信息段。Web 部件的示例有会议详细信息以及在计划、执行或者跟踪会议时常用的信息列表。列表的典型标题包括“目标”、“议程”、“与会者”、“决议”和“任务”。除了这些列表之外,还可以添加文档库和图片库,受邀者可在其中存储与会议相关的资料。主页上默认显示的列表和库取决于在创建会议工作区网站时所选择的模板。

如果会议工作区网站不包含您需要的所有信息,您可以自定义以满足您的需求。会议工作区网站是可用的网站和 SharePoint 帮助中的帮助。

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会议工作区网站中的与会者、用户和网站用户组

虽然 Outlook 会更新会议工作区网站中的与会者列表,但它不会自动指定与会者对会议工作区网站的访问权限。是否自动授予权限取决于会议工作区网站的类型。

如果您新建了一个会议工作区网站,并发送了一个包含指向该网站的链接的会议要求,则与会者将被自动分配到“讨论参与者”网站用户组并添加为网站用户,拥有该会议工作区网站的读写权限。作为会议组织者,您将被分配到“管理员”网站用户组。如果为与会者自动授权出现问题,您会收到一条消息,指导您在会议工作区网站的什么位置可将与会者添加为用户。

如果您在发送会议要求后链接到现有的会议工作区网站,则在下列任一情况为真时,所有与会者都将自动拥有网站的访问权限:

  • 会议工作区网站最初创建时拥有与父网站不同的独有权限。

  • 会议工作区网站从父 SharePoint 网站继承了权限设置,并且与会者拥有访问父网站的权限。

有关详细信息,请参阅会议工作区网站帮助。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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