会议室和设备邮箱

如果你有供所有人使用的会议室、公司车辆或设备,则需要提供一种所有人均可预订这些资源的方法。最佳方法是在 Office 365 中为每个资源创建会议室或设备邮箱。可以为你的一楼会议室、媒体设备或卡车创建一个这样的邮箱。

创建会议室或设备邮箱后,公司中的每个人都可以通过 Outlook 进行预订,将其用于会议或活动。了解下面两个选项卡上的“使用方法”以及“设置方法”。下面是关于会议室和设备邮箱的一些其他常见问题。

打开 Outlook,然后创建新会议。将会议室或设备作为人员添加到会议,然后选择“日程安排助理”,查看会议室或设备可用性的实时日历视图。如果时段是透明的,则可用;如果是蓝色,则已预订。

在 Outlook 中打开已安排的会议,然后像删除与会者一样从会议中删除会议室或设备。这将释放会议室,以供他人预订。

否,不需要其他人接受或拒绝请求。可决定是希望会议室/设备自动预定还是要由公司中的某位人员进行管理。

否。尽管组织中的大多数人需要许可证才能使用 Office 365,但无需为会议室邮箱或设备邮箱分配许可证。

否,无需相关人员管理会议室邮箱或设备邮箱。

若要使用会议室或设备邮箱,可从计算机打开 Outlook 或登录到 Outlook 网页版。安排新会议并向会议添加会议室或设备,就像邀请其他员工或客户时的操作一样。现在已预订。

  1. 在计算机上打开“Outlook”。

  2. 在“开始”选项卡上,选择“新建项目”>“会议”。

    若要安排会议,请在“开始”选项卡的“新建”组中,选择“新建项目”,然后选择“会议”。

    或者,在你的日历中,只需选择“新建会议”。

  3. 在“收件人”字段中,除你想要邀请的与会者以外,键入要预订的会议室或设备的名称。

    或者,单击“收件人”,然后从列表中双击会议室或设备。单击“确定”。

    在 Outlook 中预留会议室邮箱
  4. 在“主题”行中,键入预订或会议的目的。

  5. 更改“位置”值或保留原样。

  6. 更改“开始时间”和“结束时间”。或者,选择“全天事件”。若要重复会议或预订,选择顶部的“定期”。

    预留会议时间

  7. 键入描述用途的消息,然后根据需要附加任意文件。

  8. 若要允许其他人联机加入或拨入会议,单击“Skype 会议”。

  9. 若要确保已邀请的会议室、设备和人员均可用,单击顶部的“日程安排助理”。然后在日历中选择一个可用时间。

    检查会议室设备是否可用

    提示: 在日程安排日历中,蓝色表示会议室或设备处于已预订或占用状态。选择日历上的白色或空闲区域。

  10. 完成后,选择“发送”。

若要设置会议室或设备邮箱,请转到 Office 365 管理中心。(需要具有管理员权限才能执行此操作。)创建邮箱,并让所有人都知道他们可以通过预订,用于会议和活动。

  1. 使用您的 工作或学校帐户登录到 Office 365

  2. 转到 Office 365 管理中心

  3. 搜索“会议室”或“设备”,或导航到“资源>会议室和设备”。

    转到 Office 365 资源并选择会议室和设备
  4. 单击“添加”。

  5. 填写会议室或设备字段:

    在 Office 365 中添加会议室邮箱
    • 会议室”或“设备”:你要创建的邮箱类型。

    • 名称”:友好名称或简短说明。

    • 电子邮件”:会议室或设备的电子邮件别名。这是向会议室或设备发送会议请求所必需的。

    • 容量”:会议室可以容纳的人数或同时使用设备的人数。

    • 位置”:建筑物或区域中的房间号或房间所在位置。

    • 电话号码”:房间本身的号码。这与使用 Skype for Business 时生成的会议电话号码不同。

  6. 选择“添加”。

  7. 选择“查看详细信息”可查看你创建的会议室或设备邮箱。

    或者,选择“设置日程安排选项”以更改允许的会议时间、预订时段等。

    编辑会议室和设备预订选项

  8. 然后“保存”并“关闭”。

扩展你的技能
了解培训
抢先获得新功能
加入 Office 预览体验计划

此信息是否有帮助?

谢谢您的反馈!

谢谢你的反馈! 可能需要转接到 Office 支持专员。

×