仪表板指南:白皮书

本白皮书是我们的“一线快报”系列文章的一部分。 文中介绍了决定在 EPM 环境中使用仪表板时,您可能遇到的部分常见挑战。 本文说明了具有专业外观的仪表板的外观有时会如何掩盖用户检查数据质量的需求 - 例如,数据的“血统”和更新的数据。 文中提及了仪表板数据如何通过审批流程,确保出色的数据质量和完整性。 其中还包括一些防止人们歪曲处于自身控制范围内的数据、误解仪表板上显示的数据的技巧。 最后,本文还陈述了在为 EPM 创建仪表板时应该考虑的一些基本规则。

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仪表板指南

毫无疑问, 仪表板风靡一时。 无论是条形图、直方图、饼图还是交通信号灯警告视图,仪表板的即时响应让高层管理者为之着迷。

SharePoint Server 2010 中的商业智能中心网站

在我们的企业文化中,以更快的速度交付结果的压力不断加大,因此仪表板在近期内不太可能被淘汰。

项目管理软件行业是此类显示的典范,因为项目管理数据最为适合仪表板。 观察仪表板需要哪些类型的数据时,我们会关注以下几种性质:

  • 它是否能以适合显示、易于理解的方式组织在一起?

  • 它是否及时?

  • 是否存在数据的审批或审核流程?

  • 是否有数字或时间/日期数据可用于形成变化?

Microsoft Project Server 等企业项目管理 (EPM) 系统中的项目管理数据完全符合这些性质。

因此毫不意外,大多数 EPM 系统都包含某种仪表板功能,Project Server 也不例外。 在 Microsoft 产品中,SharePoint Server 在商业智能中心中提供了这种功能。 此类系统可以查找基于 SQL 的数据,生成极度宽泛的图形化显示。 就像猫咪一样,高层管理者也喜爱新玩具。 高级管理层获取即时项目反馈的需求非常迫切,许多项目管理部门都面临着在基础数据准备就绪之前展示数据的沉重压力。

我在一家公司的办公室中帮助设计其 EPM 环境时,他们的一位高级 IT 经理问我:“能否帮我们做一个 EPM 仪表板?”

我回答说:“没问题。”

这位经理的回应让我意外:“我们能否在周五之前得到这个仪表板?”

我回答说:“呃,当然可以。 不过不是这周五。 是未来的某个周五。”

我的幽默感完全没有打动他。

这并不是一位无知的经理,但体现了人们需要迅速制订决策的压力。

仪表板极具视觉冲击力,导致我们往往会遗忘其目的在于展示生成显示的数据。 因此在着手了解如何实现仪表板之前,在开始投入大量时间在调色板中挑选图标颜色之前,我们应该先来 了解仪表板领域中的一些常见挑战。

绿野仙踪综合征

还记得《绿野仙踪》吗,最后幕布拉开后,人们发现只是普通人在操控牵引杆、转动转盘,制作出这一幕奇幻的“魔术”。

显示项目状态的 Reporting Services 记分卡

仪表板也是通过人为干预产生的美妙展示。 人们在设计和展示方面投入了大量心血,包括美观的图形、精美的图标、悦目的色彩甚至是动画和音效。 问题在于,没有人跟踪数据与仪表板之间的路径,结果导致用户必须在办公桌旁手动决定用哪种颜色代表哪种指标。

初次看到现有仪表板时,总是值得提出要求,花时间去检查构成现实的原始数据。 “这代表什么?能否给我展示一下这项指标源自何处?”这永远是一个至关重要的问题。 应该对几项指标进行小规模审核,回溯其构成数据。

在设计仪表板时,同样应该遵循这项原则。 每项指标都必须有能回溯到数据源的记录,最好有翔实的归档记录。 如果仪表板的数据源是 Bob 填写的一份电子表格,表示他对于项目的看法,那么应该请他来向您说明。 这种做法效率更高。

度量一切

“能度量的指标就应该放到仪表板中”,这句话似乎已经成为某些仪表板设计师的箴言。

显示多个项目的状态的记分卡

仪表板技术让人着迷,找到某些看似可度量、易于理解的数据并用它生成指标的感觉令人兴奋。 您不必再观看无聊老套的成本清单,而是可以用带红色指标的温度计、带红色警示区的转速表或是五颜六色的箭头来表示。 您不觉得很有趣吗? 打开 Excel,花半小时时间尝试一下 Excel 2010(或 Excel 2013)的全新条件格式功能。

一旦制作执行仪表板的人员为制作指标的能力而着迷,不停地找机会制作仪表板,就会产生问题。 “如何去做”有时并不重要,有时最重要的是“是否应该去做”。

如果页面上有大量极具视觉冲击力的指标,导致整个页面看似就像是航天飞机的仪表盘,那么您就要像飞行员一样接受数年培训,而您或许希望让自己的生活更简单。

这里有一条有助于精简显示内容的基本规则:每一项指标都应具备潜在的对应措施;每一项指标都是如此。 因此,如果使用交通信号灯指标,在指标显示为红色时,就应该有某人按计划采取恰当的措施。 这种措施可以非常简单,比如“在这个信号灯转为红色时,项目经理必须向 PMO 主管呈递详细报表”。需要采取的措施究竟是什么并不重要,重要的是必须有对应的措施。

不完整的计划

您不会吃只有一半原料的蛋糕,特别是在您不知道究竟缺少了哪些原料的情况下。 在仪表板上,您要如何确定已经获得了全部数据?

许多项目指标的状态标记(成本、运行状况、质量、资源和日程安排)

我们以一个资源容量报告为例。 IT 资源交通信号灯转为红色(在现实中总是如此),管理层希望检查问题所在,通过查看详细信息,他们找到了明确的答案。 这项指标必然会呈红色,因为 IT 人员大大超编!

直方图显示与组织能力相比的项目

第一个直方图表明了问题。 红线显示 组织的容量。 堆叠直方图显示了通过将所有项目的需求汇总在一起得到的预计总需求。 如果将这个仪表板呈递给管理层,那么决策将显而易见,或者选择大幅增加工作量,或者选择裁员。

但请等一下。 就在裁员决策生效之前,有人偶然核查了仪表板视图中是否包含所有项目。

调整的直方图,显示项目状态以及要考虑的裁员

结果是否定的。

部分项目出现在图例中,但直方图中并未显示这些项目的结果。 这些结果到哪里去了? 或许这些项目尚未发布。 或许完整的项目范围尚未确定。 或许是尚未在适当的级别上确定资源需求。 修订数据后,在第二个直方图中可以看到,实际上,工作量要超过员工可以负担的工作量,我们应该考虑聘用更多员工,增加某些合同工作量,或者推延部分项目;这样的决策与查看仅包含部分数据的同一视图时截然相反。

问题并不在于仪表板的设计;也不在于数据的质量。 问题在于数据的完整性。 在这个典型的例子中,我们可以明显看出问题,但假设在一个项目环境中,同一数据集内包含成百上千的项目或是子项目,情况将明显不同。

仅基于部分数据制订决策往往会导致决策不当。 在决策者甚至不知道数据不完整的情况下,制订决策只会让决策者降低威信。

借助某种审批流程审查数据,或者是结合采用验证流程与基于数据库的指标,以确知我们是否仅仅在查看不完整的指标,即可解决这样的问题。

最佳使用日期

如果您像我一样,总会走到冰箱前,随便拿起离您最近的奶酪,为什么不注意一下“最佳使用”日期? 谈到构成美观的仪表板的源数据,您是否注意过生成指标的数据有多陈旧?

对仪表板指标执行审核,结果发现生成指标的数据长期未经过更新的情况并不罕见。 而这样的问题往往是由目光敏锐的高层管理者在审核会议中发现。 这一类的管理者不仅会准备好上次审核会议中的笔记,还会备齐上次收到的所有资料,通过敏锐的眼光审查新旧资料,对比数据。

相同的指标可能意味着情况未发生变化(但在大多数项目环境中,这是不可能出现的情况),也可能表示数据未得到更新(大多数组织中极有可能发生的情况)。 对于电子表格的结果往往生死攸关,或是拥有由大量分类帐组成的庞大电子表格集合的财务部门来说,这种失误屡见不鲜。 如果没有密切注意,项目经理和查看项目数据的人员不太可能发现这类失误。

堆积条形图,显示一年不同部门的成本信息

最糟糕的情况莫过于部分数据是经过更新的最新数据,部分数据完全没有得到更新。 可能有半数项目的未来计划得到了更新,这些项目的上期实际帐目已完成过帐;但另外一半项目的实际帐目未进行过帐,或者计划未得到更新。 如果要基于仪表板视图或者生成仪表板的结果数据制定决策,就应该在某处 指明数据的新旧程度。

通过对数据采取一些制衡措施,随后在仪表板中加以显示,即可解决这类问题。 例如,通过简单的测试可以确保:

  1. 所显示期间的所有时间表均已收集;并且

  2. 所收集到的时间表总工时大致等于所显示的总工时。

数据血统

显示效果越美观,我们提出“数据来自何处?它有多可靠?”这个问题的可能性就越小。以专业外观的图形显示方式展示数据时,整洁的外观会给人留下好印象。 通过数据库创建数据的人员往往与数据源联系不够密切。 图形设计师从中寻找一些看似有用的字段,设法计算出指标,他们很容易会忽视这些字段的填充是否经过验证流程检验、是否经过计算以及输入数据的人员是否并未将这些数据的质量视为“企业级”。

或许我们在从事一个软件开发项目,拥有一份重要和新增软件问题的列表,还有由 QA 部门在发布日期将近之时为软件制作的一份出色的 SharePoint 问题列表。 这类列表将成为关键指标,表明软件的发布准备情况。 但如果有多个不同的团队利用同一份列表来记录新功能创意和增强要求,那么单纯考虑问题列表的数量只能得到一项不恰当的指标,因为列表中填满了各种不同用途的数据。

仪表板上一项指标要显示的数据必须具备对应的某些质量保证流程和质量验证措施。

我们所看到的数据是否完整?

让我们回到交通指示灯报告的例子,再来观察一下 IT 指标。

面向 IT 部门的项目指标(成本、运行状况、质量、资源和日程安排)

假设在某个持续全年的项目中,IT 的计划和成本均显示红灯,因为当时正值六月,两项指标均超标 20% 以上!

首席财务官已经查看了详细结果,他感到非常沮丧。 一月至六月的实际结果展示了具体情况:

(单位:千美元)

一月

2 月

3 月

4 月

5 月

六月

预算

80

100

120

120

120

120

实际

100

120

140

140

140

140

差异

20

20

20

20

20

20

累计差异

20

40

60

80

100

120

截至此时,项目已超出预算 120,000 美元,而项目时间才仅仅过去了一半。 CFO 表示,按照这样的速度,项目的实际预算将比原始预算(130 万美元)超出 18%,因此应该尽量减损,取消项目。

但查看更多详细信息将发现截然不同的结果。 到项目结束之时的预计计划和成本如下:

(单位:千美元)

一月

2 月

3 月

4 月

5 月

6 月

7 月

8 月

9 月

10 月

11 月

十二月

总计

预算

80

100

120

120

120

120

120

120

120

120

100

80

1,320

实际

100

120

140

140

140

140

120

100

80

40

0

0

1,120

差异

20

20

20

20

20

20

0

(20)

(40)

(80)

(100)

(80)

(200)

累计差异

20

40

60

80

100

120

120

100

60

(20)

(120)

(200)

现在,我们可以看到这个故事更深层面的情况。 项目进展速度远超预期。 事实上,项目将在十月中旬完成,而非预计的十二月,预计完成成本将比预算低 200,000 美元。

这表明了简单仪表板及其解读方式的挑战。 仪表板完全准确,但其中显示红色的原因是正面的,而不是坏事。

仪表板指标要提醒高层管理者需要采取措施以及需要关注的方面,但这些指标还应该指示高层管理者研究显示整体情况的更多详细数据。

投机取巧者泛滥

现在,您已经了解到一些可以确保仪表板不会误导管理层制订不当决策的技巧,这是巨大的进步。 但请注意,只要有仪表板类型的指标,人们就会通过对自己有利的方式利用这些指标。 如果人们能歪曲自己有权控制的数据,让自己的表现看起来不是那么差劲,那么完全可以理解,必然有人会在流程中投机取巧。

我们无法完全防止有人在流程中投机取巧,但完全可以借助一些技巧来避免这些投机取巧者成功:

改变流程

可以不断改变流程,让人们更难在流程中投机取巧;尽量比认为自己已经摸透流程的投机取巧者领先一步。 在搜索引擎优化领域中,从事搜索引擎优化业务的所有人都了解这种技巧,但挑战在于需要付出大量心血来不断改变流程,并为所有人提供相关培训。

没有胡萝卜,只有大棒(重责不怠)

另外一种选择就是严惩那些被发现在流程中投机取巧的人员。 这种做法并不容易。 刻意在数据中造假的人员应该得到惩罚,但如果惩罚仅仅是利用流程中的漏洞的人员,往往会对士气造成重创。

制衡

这通常是应对投机取巧者的最有力工具。 如果不同来源的数据需要与其他数据保持平衡,那么投机取巧者就很难仅操控其控制范围内的数据, 影响仪表板流程以从中获利。 当然,并非总是能在数据中找到此类制衡措施,因此最好始终保持警惕。

一些基本规则

让我们汇总一下先前的内容。 从技术角度而言,创建外观强大的仪表板并不困难,但您可以在仪表板设计和项目管理流程中实施一些基本规则,确保基于这些仪表板得出的决策适当有效。

下面汇总了上文中讨论的一些基本概念:

指标必须能回溯到源数据

确保指标不仅仅是某人手动输入的主张或感受,而是您所在环境中某些详细数据的实际展示。

每项指标都需要有对应的措施

每一项指标都应具备潜在的对应措施;每一项指标都是如此。 需要采取的措施究竟是什么并不重要,重要的是必须有对应的措施。 这有助于将指标数量控制在合理的水平上。

数据必须完整,或者明确显示数据不完整

确保明确显示数据完整或不完整,避免因仅仅看到部分数据而制订不当的决策。

显示中必须表明时效性

如果有可能出现部分数据已经更新,而其他数据未更新的情况,则必须在仪表板上明示数据更新日期,避免基于陈旧数据或者新旧混杂的数据制订不当决策。

持续检查数据质量

仪表板应该对作为指标依据的数据进行定期检查并定期执行更新,避免有人在决策流程中投机取巧。 某些组织会实施定期审核流程,检查关键指标并从结果回溯到源数据,检查公式和数据质量来确保数据未经篡改。 当然,无法总是采取这样的做法,但最好能定期审查让美观的交通指示灯转为绿色、红色或黄色背后的基础数据。

祝您在使用仪表板的过程中一切顺利!

参考资料

若要进一步了解如何利用 Microsoft Project Server 制作仪表板,建议阅读 TechNet 中的几篇优秀文章:

关于作者

Chris Vandersluis 是加拿大蒙特利尔的 HMS Software(Microsoft 认证合作伙伴)的总裁及创始人。 他拥有 McGill 大学的经济学学位,在项目控制系统自动化领域有着三十余年的丰富经验。 他是项目管理委员会 (PMI) 的长期成员,帮助创办了 Microsoft Project 用户组 (MPUG) 的蒙特利尔、多伦多和魁北克分会。 Chris 撰文的期刊包括《财富》、《Heavy Construction News》、《Computing Canada》杂志和 PMI 的 PMNetwork,他也是《Project Times》的专栏作者。 他在 McGill 大学讲授高级项目管理课程,经常在北美和全球各地发表有关项目管理联盟职能的演讲。 HMS Software 是面向项目的时间记录系统 TimeControl 的发布商,自 1995 年起成为 Microsoft Project 解决方案合作伙伴。

可以通过电子邮件联络 Chris Vandersluis:chris.vandersluis@hms.ca

如果您希望阅读 Chris Vandersluis 撰写的更多 EPM 相关文章,请访问 HMS 的 EPM Guidance 网站 (http://www.epmguidance.com/?page_id=39)。

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