以电子方式分发报表

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

您可以使用 Microsoft Office Access 以电子方式分发 Access 报表。例如,可以使用“Office 按钮”菜单中的“电子邮件”命令,以电子邮件附件的形式快速导出并发送报表。也可以将报表导出为文件,然后通过多种不同方式分发该文件。使用电子分发方法,可以快速将重要信息发送给需要的人员。此外,您可以使用这些文件创建报表的备份或存档,在不需要报表的打印副本的情况下,这样还可以减少纸张的使用。

本文介绍了可用于导出报表的不同文件格式,并且介绍了将导出的报表分发给收件人的不同方法。

您要做什么?

了解您可以将报表导出到其中的文件格式

通过电子邮件命令分发报表

使用其他方法分发报表

了解可用于导出报表的文件格式

您可以将报表导出为多种不同的文件格式。但是,并非所有这些文件格式都能保留原始报表的布局和格式。例如,如果将报表导出为 HTML 文件(*.htm 或 *.html)、RTF 文件 (*.rtf) 或文本文件 (*.txt),所生成的文件可能不包含在原始报表中存在的所有可视元素,如图形、颜色、线条或边框。但是,某些文件确实会保留原始报表的布局和格式。这些格式包括快照格式 (*.snp)、可移植文档格式 (*.pdf) 以及 XML Paper Specification 格式 (*.xps)。本文着重介绍这三种文件格式的使用。

下表列出了导出报表时可用的所有格式,以及您和收件人打开生成的文件时可用的程序。

格式

文件扩展名 ension(s)

用于打开文件的程序

HTML

*.htm; *.html

Internet 浏览器,如 Microsoft Internet Explorer。

PDF

*.pdf

PDF 阅读器,可作为第三方下载免费使用。

RTF

*.rtf

字处理程序,如 Microsoft Office Word 以及写字板。

快照

*.snp

Microsoft Snapshot Viewer,可以从 Microsoft 下载中心获得。“请参阅”部分提供了指向免费下载的链接。

文本

*.txt

字处理程序和文本编辑程序,如 Word 和记事本。

XPS

*.xps

  • 在 Microsoft Windows 2000、Microsoft Windows Server 2003 或 Microsoft Windows XP 中    Microsoft XML Paper Specification Viewer,可以通过下载 Microsoft XML Paper Specification Essentials Pack 获得。有关 Microsoft XML Paper Specification Essentials Pack 的详细信息,请参见“请参阅”部分中的链接。

  • 在 Windows Vista 中    Microsoft Internet Explorer 7.0 或更高版本。

注意: 安装加载项后,可以使用“PDF 格式 (*.pdf)”“XPS 格式 (*.xps)”选项。“请参阅”部分提供了关于支持这些文件格式的详细信息。

返回页首

使用“电子邮件”命令分发报表

在 Office Access 2007 中分发报表的最快方法之一是使用“Office 按钮”菜单上的“电子邮件”命令。只需单击几下鼠标,Access 即可将报表导出到您需要的文件格式,然后创建一封新电子邮件并该文件作为附件发送出去。

  1. 在导航窗格中,选择要在电子邮件中发送的报表。

  2. 单击Microsoft Office 按钮 Office 按钮图像 中,,然后单击电子邮件

  3. “对象发送为”对话框中,选择要使用的输出格式,然后单击“确定”。请记住,只有“快照格式 (*.snp)”“PDF 格式 (*.pdf)”以及“XPS 格式 (*.xps)”选项会保留原始报表的布局和格式。

    Office Outlook 2007 会打开一封新电子邮件,其中带有您指定的类型的文件附件。

  4. “收件人”框中键入收件人的电子邮件地址,在“主题”框中键入主题并在消息区域键入消息。

    提示: 默认情况下,使用此方法发送的文件不会保存在您的计算机上。若要在计算机上保存文件的副本,请右键单击“附加”框中的附件,然后单击快捷菜单上的“另存为”

  5. 单击“发送”

返回页首

使用其他方法分发报表

如果您不想使用“电子邮件”命令分发报表,可以首先将报表导出为所需的文件格式,然后使用分发其他文件的方法分发此文件。例如,可将此文件复制到一张可移动媒体,如 CD、软盘或 USB 驱动器,然后分发给收件人。还可以将此文件复制到一个共享网络文件夹或 Microsoft Windows SharePoint Services 网站中的文档库,然后将该文件的位置告知收件人。

以下各节介绍如何将报表导出为快照文件 (*.snp)、可移植文档格式文件 (*.pdf) 或 XML Paper Specification 文件 (*.xps),然后您就可以使用所需的方法进行分发了。

将报表导出为快照文件

要查看快照文件,必须在您和收件人的计算机上安装 Microsoft Snapshot Viewer 程序。在 Access 的早期版本中,Snapshot Viewer 与 Access 一起安装。但是,Snapshot Viewer 不与 Office Access 2007 一起安装。要查看快照文件,必须从 Microsoft 下载中心下载并安装免费的 Microsoft Snapshot Viewer 程序。由于下载 Snapshot Viewer 程序不需要 Office Access 2007 许可证,计算机上没有安装 Access 2007 的用户也可以下载 Snapshot Viewer 并使用它查看您创建的快照文件。“请参阅”部分提供了下载链接。

  1. 在导航窗格中,单击要导出的报表。

  2. “外部数据”选项卡上的“导出”组中,单击“其他”,然后单击“Snapshot Viewer”

  3. 在“导出 - Snapshot Viewer”向导的第一页上,在“文件名”框中键入文件名,或单击“浏览”以浏览到要保存该文件的另一位置。

  4. 若要在创建快照后立即查看它,请在“指定导出选项”下,选中“完成导出操作后打开目标文件”复选框。

  5. 单击“确定”

    如果在您指定的文件夹中已存在具有相同名称的文件,Access 会提示您替换现有文件或输入新名称。单击“是”替换该文件,或单击“否”并输入不同的文件名。

    Access 即会创建快照文件。如果您选择让 Access 打开目标文件,并且您的计算机上安装了 Snapshot Viewer 程序,则该程序将启动并显示快照文件。如果您的计算机上没有安装 Snapshot Viewer,则不会出现任何消息,也不会显示快照文件。但是,您仍可以将其分发给其他用户。

  6. 若要保存您刚刚执行的操作步骤,以便以后快速地重复这些相同的操作,请选中“保存导出步骤”复选框,然后键入步骤的名称及说明。若要创建一个 Outlook 任务以允许您安排在将来某个日期执行导出操作,请选中“创建 Outlook 任务”复选框。

    “请参阅”部分提供了关于安排导入和导出操作的详细信息。

将报表导出为 *.pdf 或 *.xps 文件

必须首先安装一个加载项,才能将报表导出为 *.pdf 或 *.xps 格式文件。有关其他文件格式(如 *.pdf 和 *.xps)支持的详细信息,请单击本文“请参阅”部分的链接。

安装加载项后,按照以下过程操作将报表导出为 *.pdf 或 *.xps 文件:

  1. 在导航窗格中,单击要导出的报表。

  2. “外部数据”选项卡上的“导出”组中,单击“PDF 或 XPS”

  3. “发布为 PDF 或 XPS”对话框中的“保存类型”框中,选择导出该报表的目标文件类型。

  4. 若要更改保存报表的名称,请在“文件名”框中键入新文件名。

  5. 若要在导出报表后立即打开它,请选中“发布后打开文件”复选框。如果您的计算机上没有安装能够打开该文件类型的程序,则此选项不可用。

  6. “优化”下,执行下列操作之一:

    • 若要将该报表优化为更大、较高分辨率的文件(建议用于打印),请选择“标准”

    • 若要将该报表优化较小、较低分辨率的文件(建议用于联机发布),请选择“最小尺寸”

  7. 单击“发布”

    Access 创建 *.pdf 或 *.xps 文件。如果您选择让 Access 在发布后打开该文件,则相应的程序会启动并显示文件。

  8. 若要保存您刚刚执行的操作步骤,以便以后快速地重复这些相同的操作,请选中“保存导出步骤”复选框,然后键入步骤的名称及说明。若要创建一个 Outlook 任务以允许您安排在将来某个日期执行导出操作,请选中“创建 Outlook 任务”复选框。

    “请参阅”部分提供了关于安排导入和导出操作的详细信息。

返回页首

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

扩展你的技能
了解培训
抢先获得新功能
加入 Office 预览体验计划

此信息是否有帮助?

谢谢您的反馈!

谢谢你的反馈! 可能需要转接到 Office 支持专员。

×