从 SharePoint 列表创建 Access 窗体和报表

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可以从 SharePoint 列表创建窗体和报表, 并将其用作视图。 已安装 Access 2007 的 SharePoint 网站用户可以通过使用 SharePoint 列表的 "视图" 菜单打开这些窗体和报表。 你可以将 Access 视图设置为列表的默认视图。

使用Access 2007 创建的视图存储在Windows SharePoint Services 服务器上的数据库文件中。 当您打开 SharePoint 列表的 access 视图时, access 将启动, 并显示窗体或报表。 由于数据库存储在 SharePoint 网站上, 因此该网站的其他用户可以打开该视图。 用户无需在 SharePoint 网站上了解包含 Access 视图的数据库文件的位置即可使用该视图。 此外, 用户甚至不需要了解如何启动 Access, 这由 SharePoint 网站自动处理。

注意: 用户需要在其计算机上安装Access 2007, 以便在 SharePoint 网站上创建、使用或修改 Access 视图。

您要做什么?

创建 SharePoint 列表的 Access 视图

使 Access 视图成为 SharePoint 列表的默认视图

使用 SharePoint 列表的 Access 视图

修改 SharePoint 列表的 Access 视图

创建 SharePoint 列表的 Access 视图

创建 SharePoint 列表的 access 视图时, access 会自动启动。 在 Access 中, 你可以基于各种表单和报表模板创建你的视图, 然后你可以自定义你的视图。 通过在 SharePoint 网站上发布你的视图, 你可以轻松地将其提供给其他用户。

注意: 若要创建 SharePoint 列表的视图, 需要Windows SharePoint Services "管理列表" 权限, 该权限默认包含在 "设计" 权限级别中。

使用以下过程创建您在浏览器中查看的 SharePoint 列表的 Access 视图。

  1. 在 SharePoint 网站上的 "视图" 菜单 下拉菜单 上, 单击 "创建视图"。

  2. 在 "创建视图" 页面上, 单击 "访问视图"。

    Access 将启动, 然后提示您保存将包含新视图的数据库的本地副本。

  3. 在 "保存本地副本" 对话框中, 通过浏览找到要在计算机上保存副本的位置, 在 "文件名" 框中键入本地副本的名称, 然后单击 "保存"。

    Access 将保存并打开本地副本, 然后将出现 "创建 Access 视图" 对话框。

  4. 在 "创建 Access 视图" 对话框中, 双击要创建的视图类型。

    Access 将创建新视图并在布局视图中打开它。

  5. 可以在布局视图中自定义新视图, 也可以切换到设计视图。

    在 "布局" 视图中, 你可以调整视图 (如标签和字段) 中的控件大小并重新排列它们, 但不能将其他控件添加到你的视图。 布局视图提供了一种数据预览, 使您可以更轻松地查看更改在 "已完成" 视图中的显示效果。

    在 "设计" 视图中, 您可以调整控件大小和重新排列控件, 还可以将其他控件添加到视图。 但是, "设计" 视图不提供数据预览。

    你可以根据需要在 "设计" 视图和 "布局" 视图之间进行切换。 如果你使用设计视图将控件添加到你的视图, 则可以在预览数据时切换到布局视图并在视图上排列这些控件。

  6. 进行自定义后, 在消息栏上单击 "发布到 SharePoint 网站"。

    工具栏

    将出现 "发布到 Web 服务器" 对话框。

    如果未显示消息栏, 请通过执行下列操作来显示消息栏:

    • 在 "数据库工具" 选项卡上的 "显示/隐藏" 组中, 单击 "消息栏"。

  7. 默认情况下, Access 会将视图保存在 SharePoint 网站上 "共享文档" 库中的数据库文件中, 此网站包含您从中创建视图的列表。 在大多数情况下, 这可能是你想要的, 但你可以通过在 "发布到 Web 服务器" 对话框的 "保存于" 框中选择其他库来更改存储数据库的文档库。 你可以执行此操作, 以更具体的方式控制哪些用户有权访问该视图以及用户是否可以在只读模式下或在编辑模式下打开该视图。 SharePoint 网站可能还会为发布 Access 视图设置特定库, 在这种情况下, 您可能需要更改 "保存位置" 以选择正确的库。

    SharePoint 网站的管理员可以帮助您选择正确的库。

  8. Access 在 "发布到 Web 服务器" 对话框的 "文件名" 框中提供数据库的名称。 此名称与您保存为本地副本的数据库的名称相匹配。 如果需要, 你可以更改名称, 但在大多数情况下, 你应该接受建议的名称, 这将使你更容易记住哪个本地数据库对应于您在 SharePoint 网站上发布的数据库。

  9. 单击 "发布" 将数据库保存到 SharePoint 网站。

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使 Access 视图成为 SharePoint 列表的默认视图

当您将 access 视图设置为 SharePoint 列表的默认视图时, 如果用户在其计算机上安装了 access, access 视图将在用户打开列表时自动打开。

重要: 如果将 access 视图设置为默认视图, 则未安装 access 2007 的列表访问者将无法使用该列表。

  1. 在 SharePoint 列表打开的情况下, 在 "设置" 菜单上, 单击 "列表设置"。

  2. 在 "列表设置" 页上的 "视图" 下, 单击要作为默认视图的 Access 视图的名称。

  3. 在 "编辑视图" 页面上, 选择"将此项设置为默认视图", 然后单击"确定"

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使用 SharePoint 列表的 Access 视图

若要使用 SharePoint 列表的 access 视图, 请从列表的 "视图" 菜单中选择 access 视图。

  • 在 "视图" 菜单 下拉菜单 上, 单击 "Access" 视图的名称。 Access 将启动, 然后以只读模式显示视图。

    在只读模式下, 你可以更改视图中的数据和打印视图, 但不能更改视图设计。 如果要更改视图设计, 请参阅本文下一节 "修改 SharePoint 列表的 Access 视图"。

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修改 SharePoint 列表的 Access 视图

若要修改 access 视图的设计, 请保存包含 Access 视图的数据库的本地副本, 然后进行更改。 然后, 你可以使用该视图的本地副本, 或者, 如果你对 SharePoint 网站具有相应权限, 则可以发布新视图。

注意: 无论Windows SharePoint Services 权限级别如何, 您都可以修改 Access 视图的本地副本。 但是, 若要将已修改的视图发布到 SharePoint 网站, 你需要Windows SharePoint Services 管理列表权限, 该权限默认包含在 "设计" 权限级别中。 如果你创建了 Access 视图, 你应该已具有 "管理列表" 权限。 如果不确定, 请与您的 SharePoint 网站管理员联系, 确定您是否拥有所需的权限。

  1. 打开 Access 视图, 在消息栏上, 单击 "另存为"。

    “消息栏”上的“另存为”按钮

    注意: 如果未显示消息栏, 请通过执行下列操作来显示消息栏:

    • 在 "数据库工具" 选项卡上的 "显示/隐藏" 组中, 单击 "消息栏"。

  2. 当 Access 提示您关闭视图和所有其他打开的对象时, 请单击"是"

    将显示“另存为”对话框。

  3. 在 "保存位置" 框中, 指定要保存本地副本的位置, 在 "文件名" 框中键入本地副本的名称 , 然后单击 "保存"。

    Access 将保存数据库的本地副本, 然后将其打开。

  4. 执行下列操作之一:

    • 若要更改视图布局而不添加新控件, 请在导航窗格中右键单击视图, 然后单击快捷菜单上的 "布局视图"。

      在 "布局" 视图中, 你可以调整视图 (如标签和字段) 中的控件大小并重新排列它们, 但不能将其他控件添加到你的视图。 布局视图提供了一种数据预览, 使您可以更轻松地查看更改在 "已完成" 视图中的显示效果。

    • 若要添加或删除视图中的控件 (如标签或字段), 请在导航窗格中右键单击该视图, 然后单击快捷菜单上的 "设计视图"。

      在 "设计" 视图中, 您可以调整控件大小和重新排列控件, 还可以将其他控件添加到视图。 但是, "设计" 视图不提供数据预览。

      注意: 如果你选择在 "设计" 视图中编辑视图, 并且计划将修改后的视图发布到 sharepoint 网站, 请不要将不属于 sharepoint 列表的任何字段添加到视图中。

  5. 你可以根据需要在 "设计" 视图和 "布局" 视图之间进行切换。 如果你使用设计视图将控件添加到你的视图, 则可以在预览数据时切换到布局视图并在视图上排列这些控件。

将修改后的 Access 视图发布到 SharePoint 网站

修改视图后, 如果您拥有 SharePoint 网站上的 "管理列表" 权限, 则可以通过使用以下过程发布修改后的视图。

若要获取 "管理列表" 权限, 请联系 SharePoint 网站的管理员。

  1. 将视图保存在数据库的本地副本中。

  2. 消息栏上, 单击 "发布到 SharePoint 网站"。

    工具栏

    注意: 如果您不具有 "管理列表" 权限,消息栏不会显示 "发布到 SharePoint 网站" 按钮。 如果未显示消息栏, 请通过执行下列操作来显示消息栏:

    • 在 "数据库工具" 选项卡上的 "显示/隐藏" 组中, 单击 "消息栏"。

  3. 在 "发布到 Web 服务器" 对话框中, 单击 "发布"。

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