从 SharePoint 网站打开、编辑和更新文件

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

您可以使用 Outlook 2007 或 Outlook 2010 连接到 SharePoint 网站上的库和浏览、 编辑和甚至搜索文件。将您的 SharePoint 库连接到 Outlook 后,您将可以工作与您的硬盘上的文件,即使您不在办公室。

注意: 本文中介绍的功能,处理Windows SharePoint Services 3.0或Microsoft Office SharePoint Server 2007正在运行的 SharePoint 网站。如果您不能确定哪个版本的 Microsoft SharePoint 产品和技术在服务器上运行,请让服务器管理员联系。

  1. 在 web 浏览器中打开 SharePoint 网站上的库。

    如果找不到库,单击查看所有网站内容,然后单击库的名称。

  2. 选项卡上的连接和导出组中,单击连接到 Outlook

“连接到 Outlook”命令

  1. 当系统提示您在计算机上打开程序时,单击“允许”

    在 Outlook 中,库添加到新文件夹名为SharePoint 列表中的导航窗格。

    在库中的文件的行为方式类似于电子邮件。单击以预览阅读窗格中的文件,或双击该文件,以将其打开。右键单击该文件,有关更多选项。

    注释: 

    • 如果您想要有权访问的所有文件在 Outlook 中的库有子文件夹,查看其顶层库,并将其连接到 Outlook。默认情况下,如果您正在使用的子文件夹的库,并且然后将库连接到 Outlook 中,只有该文件夹的内容已连接。

    • 若要访问仅在 Outlook 中的单个文件夹的内容,有两个选项。如果未打开包含您要在 Outlook 中访问的文件的文件夹,指向该文件夹单击出现,打开菜单箭头,然后单击连接到 Outlook。如果您想要连接的文件夹已打开,请按照连接库中的步骤。在操作菜单上,单击连接到 Outlook

    • 将库连接到 Outlook 之后,您可以邀请其他团队成员连接该库。在 Outlook 中右键单击该库的名称,然后单击“共享此文件夹”

如果在 SharePoint 库中可用的任何新文件,这些文件将显示在邮件列表中的可供下载组。您可以将文件下载下一步发送/接收命令,期间标记,或如果连接到 SharePoint 网站可用立即下载文件。

  1. 在邮件列表中的“可以下载”组中,右键单击要下载的文件。

    提示: 若要选择多个文件按按住 CTRL 同时单击每个文件的标题。

  2. 单击标记为下载文档

注意: 如果尚未下载的文件,将显示预览,请单击下载此文档

文件下载到 Outlook 后,您可以在任何时候,如脱机工作时打开的文件。要确定文件是否可用,请在邮件列表的顶部,单击排列方式,然后单击可用性。将不会下载的任何文件显示在可供下载组中。

  1. 邮件文件夹列表中,在导航窗格中,展开SharePoint 列表文件夹,然后选择 SharePoint 库的名称。

  2. 若要打开文件,请双击文件的名称。如果您知道安全,如果系统提示您确认该文件的源,单击打开

  3. 如果 SharePoint 服务器上更新文件在 Outlook 中下载后,您可能会提示您打开该文件的最新版本。单击,具体取决于您是否要从 SharePoint 服务器中打开您的计算机上的复制或更新的副本。

    如果您已在计算机上安装该程序,则在创建该文件的程序中打开文件。

文件下载到 Outlook 后,您可以在任何时候,如脱机工作时打开的文件。要确定文件是否可用,请在邮件列表的顶部,单击排列方式,然后单击可用性。将不会下载的任何文件显示在可供下载组中。

提示: 若要防止他人对 SharePoint 服务器上的文件进行更改,而您正在处理它,请签出该文件。已签出打开文件时,它将在编辑模式下打开。您可以开始立即进行更改。

  1. 邮件文件夹列表中,在导航窗格中,展开SharePoint 列表文件夹,然后选择 SharePoint 库的名称。

  2. 若要打开文件,请双击文件的名称。如果您知道安全,如果系统提示您确认该文件的源,单击打开

  3. 如果 SharePoint 服务器上更新文件在 Outlook 中下载后,您可能会提示您打开该文件的最新版本。单击,具体取决于您是否要从 SharePoint 服务器中打开您的计算机上的复制或更新的副本。

    如果您有在您的计算机上安装该程序,在其中创建它的程序中打开该文件。如果在使用 SharePoint 中,如 Microsoft Office 程序兼容的程序中创建该文件,消息栏可能会显示在文档顶部。

  4. 在消息栏中,单击脱机编辑

    可能出现的消息,提供有关脱机,如链接到您的计算机上的 SharePoint 草稿文件夹和到程序脱机编辑选项的信息。

  5. 编辑该文件后,将文件保存往常一样。

  6. 关闭文件。

    如果关闭该文件时,表明与服务器的连接,可能会显示脱机编辑对话框中,使您可以更新您的更改在服务器上。如果服务器连接不可用,对话框中未显示时关闭该文件,但是,它可能会显示在您重新连接,并重新打开文件时。

  7. 单击更新以更新服务器上的文件。

  8. 如果文件签出,其他人无法看到所做的更改,直到您签入的文件。如果文件签出,您可能会提示您签入文件。若要查看文件中,单击

    您可能会收到提示输入额外的信息,如您所做的更改批注或其他有关文件的详细信息。

  9. 如果您处理的文件不与服务器的连接的情况下工作时,不会提示更新的文件,当您将其关闭。要更新服务器上的文件,请再次打开该文件,进行所需的任何其他更改,然后关闭文件。将出现脱机编辑对话框中,单击更新

    注意: 如果您没有签出文件,并且有人更新 SharePoint 服务器上的文件,将显示消息,告知您冲突的更改。协调更改屏幕上,按照说明进行操作。

如果您的 SharePoint 网站和库将设置为收到的电子邮件,您可以在邮件中以附件形式发送其向库添加文件。如果执行此操作,您不必将您的 SharePoint 库连接到 Outlook。

您可以向库发送邮件之前,您必须知道是否库设置为接收电子邮件文件附件和使用的电子邮件地址。

  1. 若要查找的库的电子邮件地址,请执行下列操作之一︰

    • 查找通讯簿。如果不存在的电子邮件地址,请从设置库的人员获取。然后您可以将其添加到您的联系人列表,以便以后轻松地找到。

    • 在 SharePoint 网站中,将显示在库的标题下,查看库的说明。网站所有者可能有库的电子邮件地址添加到说明中。

    • 查看库的电子邮件设置。这将要求您有权查看库设置︰

      1. 在 web 浏览器中打开该网站中,,然后打开库,可单击库名称。

        如果没有显示该库的名称,则单击“查看所有网站内容”,然后单击库的名称。

      2. 设置菜单上,单击要打开的库的类型设置。

        例如,在文档库中,单击“文档库设置”

      3. 如果已启用库接收消息,电子邮件地址将显示在列表中的信息电子邮件地址旁边。

        您的组织可能有自己的电子邮件列表中,名为 SharePoint 组,使成员能够相互发送邮件。SharePoint 组地址可以包含库的地址,这样,当您将消息发送到该组的成员时,邮件附件将自动添加到 SharePoint 网站。您的 SharePoint 管理员可以让您的详细信息在您的组织的 SharePoint 库。

  2. 在 Outlook 中,创建一条消息,然后添加以附件形式的文件。

  3. 收件人抄送框中,输入 SharePoint 库的电子邮件地址。如果您的组织使用 SharePoint 组,其中包含库,请改用 SharePoint 组中的电子邮件地址。

  4. 单击“发送”

如果您经常使用 Outlook 管理信息,则可能更希望在 Office Outlook 2007 中直接处理 SharePoint 库中的文件,而不是使用 Web 浏览器进行处理。例如,您可能回复电子邮件,然后需要参考 SharePoint 网站上的某些团队指南。如果已将 SharePoint 库连接到 Outlook,则无需离开 Outlook,即可像处理电子邮件一样浏览并查看文件。

Outlook 中的 SharePoint 库文档

1. 在 Outlook 2007 中,您可以通过不同方法,对 SharePoint 库的视图进行排列和排序。

2. 处理脱机文件时会显示红色箭头。可以单击它以查看有关文件状态的更多信息,例如文件修改时间。

在 Outlook 中编辑文件还有另一个优点,就是可以在处理文件的同时将它们保存到硬盘上,这通常比在服务器上工作快。

在 Outlook 中处理 SharePoint 网站文件的这一方法最适合浏览和编辑存储在文档库中的日常文件,例如文档、电子表格和演示文稿。还可以浏览其他类型库(例如图片库)中的文件。至于更复杂的数据操作,例如处理自定义列表或更新数据库应用程序,最好在 SharePoint 网站上直接处理。如果要更改库的设置或结构,或者创建新库,则必须直接在 SharePoint 网站上处理。

可以在 Office Outlook 2007 中使用多种应用程序打开文件。如果文件与 Windows SharePoint Services 3.0 或 Office SharePoint Server 2007 兼容,则在完成时,还可以在服务器上编辑文件和更新更改。例如,兼容文件包括:Microsoft Office Excel 2007 工作表、Microsoft Office PowerPoint 2007 演示文稿和 Microsoft Office Word 2007 文档。

还可以脱机(例如乘坐飞机的时候)处理这些文件。在回到办公室后,您可以更新 SharePoint 网站上的版本。

在编辑和保存文件时,文件更改不会自动在服务器上更新。这使您可以提高处理脱机文件的效率,因为在工作时无需将计算机连接到服务器。关闭文件后,会提示您将更改更新到服务器上。只会更新您对特定文件所做的更改,所以 Outlook 不必将整个库与服务器同步。

如果其他人在您在服务器上更新文件之前对其进行了更改,则当您在服务器上更新文件时,程序会提示您合并两组更改,或指定要保留的文件版本。若要防止其他人更改文件,您可以在处理文件前签出该文件。

将 SharePoint 库连接到 Office Outlook 2007 时,该库显示在称为“SharePoint 列表”的文件夹中。可在此处使用 Outlook 中的常用跟踪和通信功能,例如,将文件标记为后续任务、对文件进行归类以及将文件转发给同事。当您网站上使用 Web 浏览器工作时,不能使用在 Outlook 中所使用的标记和类别,但可以使用它们在 Outlook 中组织工作。

当您在 Outlook 中工作时,可使用 Outlook 在“SharePoint 列表”文件夹中提供的“搜索文件夹”轻松找到正在处理的文件。“搜索文件夹”实际上并不存储项目,它是帮助您迅速找到其他文件夹中存储的项目的视图。

正如在收件箱中查看邮件一样,您可以查看库中文件的标题、搜索并打开它们。Outlook 同时可显示库中任何文件夹的结构。文件不占用收件箱的空间,而是存储在硬盘上的个人文件夹文件 (.pst) 中。

另外,可以仅下载需要在 Outlook 中处理的单个文件或文件夹。如果正在处理的一个或多个文件位于文件夹中,Outlook 也可以下载该文件夹结构。但您不能下载筛选的库视图,例如由特定部门创建的文件。

在 Office Outlook 2007 中的预览窗格中,可以预览 SharePoint 库中存储的多种文件。有关文件状态的其他信息(例如最后编辑时间)会显示在文件顶部。

预览窗格中显示有关 SharePoint 库文件的信息

  1. 在 Web 浏览器中,在 SharePoint 网站上打开库。

    如果找不到库,请单击“查看所有网站内容”,然后单击对应库的名称。

  2. 操作菜单 菜单图像 中,单击连接到 Outlook

    共享文档中的“操作”菜单

  3. 当提示您确认是否要将库连接到 Outlook 时,单击“确定”

    在 Outlook 中,该库被添加到称为“SharePoint 列表”的文件夹列表中的新文件夹中。

    如果单击已添加的库,其中的文件将显示为电子邮件。双击要打开的文件,或右键单击文件以查看更多选项。

    注释: 

    • 如果您的库包含文件夹,且需要将所有文件夹和文件连接到 Outlook,那么请在连接到 Outlook 之前查看库的顶层。如果在连接时正在浏览库中的文件夹内容,则只能连接该文件夹的内容。

    • 如果希望仅将文件夹内容连接到 Outlook,您可以选择两个选项。如果未打开包含您文件的文件夹,则指向该文件夹,单击出现的箭头,然后单击“连接到 Outlook”。如果要连接的文件夹已打开,请在“操作”的菜单上单击“连接到 Outlook”,然后按照连接库的步骤操作。

提示: 将库连接到 Outlook 后,您可以向其他邀请他们连接到库的团队成员发送共享邮件。右键单击在 Outlook 中的库名称,然后单击共享库名称。这将创建电子邮件,其中包含链接和命令可用来连接到的库。

如果您未下载某个文件,则它会显示在邮件列表中的“可以下载”组中。您可以将该文件标记为在下一个“发送/接收”命令执行过程中下载,也可以在您连接到 SharePoint 网站时立即下载。

  1. 在邮件列表中的“可以下载”组中,右键单击要下载的文件。

    提示: 通过按住 Ctrl 的同时单击文件标题,您可以一次选择多个文件。

  2. 单击快捷菜单上的“作出标记以便下载文档”

注意: 在尚未下载的文件预览中,您可以看到“下载此文档”按钮,连接到服务器后,可单击该按钮以下载文档。

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若要在Office Outlook 2007中打开文件,首先必须连接库到 Outlook。有关详细信息,请参阅本文中的连接到 Outlook 的 SharePoint 库

文件下载到 Outlook 后,您可以打开文件,当您脱机工作。要验证的文件是否可用,请切换到排列文件基于其可用性的视图。将不会下载的任何文件显示在可供下载组中。查找有关排列视图中另请参阅部分中的 Outlook 的常规信息的链接。

  1. “邮件”中的“导航窗格”中,展开“SharePoint 列表”文件夹,然后选择 SharePoint 库的名称。

    如果看不到“SharePoint 列表”文件夹,请单击“所有邮件项目”旁的箭头,检查是否已选中“SharePoint 列表”

  2. 双击文件名称以将其打开。如果提示您验证文件的来源,并且您认为可以安全打开该文件,则单击“打开”

  3. 如果将文件下载到 Outlook 后又在服务器上更新它,则可能会提示您选择是否要打开最新文件版本。根据您要打开硬盘上的副本还是服务器上的副本,单击“是”“否”

  4. 如果您已在计算机上安装该程序,则在创建该文件的程序中打开文件。

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若要编辑Office Outlook 2007中的文件,您首先需要将库连接到 Outlook。有关详细信息,请参阅本文中的连接到 Outlook 的 SharePoint 库

提示: 若要防止其他人更改您正在处理的文件,可以从先从 SharePoint 网站上的库签出该文件。如果在打开文件前签出它,则会在编辑模式下打开该文件,并可立即开始进行更改。

文件下载到 Outlook 后,您可以打开文件,当您脱机工作。要验证的文件是否可用,请切换到排列文件基于其可用性的视图。将不会下载的任何文件显示在可供下载组中。查找有关排列视图中另请参阅部分中的 Outlook 的常规信息的链接。

  1. “邮件”中的“导航窗格”中,展开“SharePoint 列表”文件夹,然后选择 SharePoint 库的名称。

    如果看不到“SharePoint 列表”文件夹,请单击“所有邮件项目”旁的箭头,检查是否已选中“SharePoint 列表”

  2. 双击文件名称以将其打开。如果提示您验证文件的来源,并且您认为可以安全打开该文件,则单击“打开”

  3. 如果将文件下载到 Outlook 后又在服务器上更新它,则可能会提示您选择是否要打开最新文件版本。根据您要打开硬盘上的副本还是服务器上的副本,单击“是”“否”

  4. 如果您已在计算机上安装该程序,则在创建该文件的程序中打开文件。

    如果该文件是在与 Windows SharePoint Services 3.0 兼容的程序(例如 Word 2007, Excel 2007 或 PowerPoint 2007)中创建的,文件顶部可能显示“文档操作栏”“文档操作栏”显示在文件标题栏和文件顶部的所有工具栏之下。“文档操作栏”包含“脱机服务器文档”文本和“脱机编辑”按钮。

  5. 单击“脱机编辑”按钮。

    将显示提供有关脱机工作信息的消息,例如指向硬盘上“SharePoint 草稿”文件夹和程序的“脱机编辑选项”的链接。

  6. 对文件进行所需的更改,然后按正常操作保存文件。

  7. 关闭文件。

    如果关闭文件时与服务器连接,那么可能会显示“脱机编辑”对话框,使您能够在服务器上更新更改。如果未连接到 SharePoint 网站的服务器,则在关闭文件时不会出现对话框,但在重新连接并再次打开文件时可能会出现该对话框。

  8. 。如果准备更新服务器上的文件,则单击“更新”

  9. 如果文件已签出,则其他人无法在服务器上查看更改,除非您将文件签入。如果文件已签出,则可能提示您签入该文件。如果准备将文件签入,请单击“是”

    可能会提示您输入其他信息,例如有关所做更改的批注或有关文件的其他信息。

  10. 如果在断开服务器连接时正处理文件,则关闭文件时不会提示您更新该文件。当准备更新服务器上的文件时,重新打开文件,执行要对文件所做的任何更改,然后关闭文件。出现“脱机编辑”对话框时,单击“更新”

注意: 如果处理文件前没有签出文件,则在您处理该文件时其他人可在服务器上对它进行更新并且会显示服务器冲突信息。按照指示协调更改。

对于较大的库,您可能不希望在 Outlook 2007 中查看其中所有文件。如果不需要处理它们,则可以在 Outlook 中删除“SharePoint 列表”中的单个文件或文件夹。该过程不会删除 SharePoint 库中的文件。

  1. “邮件”“导航窗格”中,在“SharePoint 列表”文件夹中选择要从中删除一个或多个文件的库。

  2. 在邮件列表中,选择要删除的文件。

    若要选择多个文件,请在按 Ctrl 的同时单击文件标题。若要选择所有文件,请按 Ctrl+A。

  3. 右键单击所选文件,然后单击“删除脱机副本”

已删除文件的标题将从“已下载的文档”组移动至“可以下载”组。在单击已删除文件的标题时,“阅读窗格”不显示预览,因为文件的本地副本已被删除。

  1. “邮件”“导航窗格”中,在“SharePoint 列表”文件夹中选择要删除的库。

  2. 右键单击该文件夹,,然后单击快捷菜单上的删除库的名称

  3. 系统提示您确认是否要删除时,请单击“是”

    注意: 此步骤仅从 Outlook 中删除库,并不是从 SharePoint 网站删除。

如果 SharePoint 网站和库均设置为接收电子邮件,则可以将文件作为电子邮件附件发送到库来向库中添加文件,方法与您向同事发送带附件的电子邮件类似。您无需将库连接到 Outlook。

向库发送电子邮件之前,您需要知道该库是否设置为接收电子邮件,如果已设置,则请获取该电子邮件地址。

  1. 要获取库的电子邮件地址,请执行以下一项或多项操作:

    • 在通讯簿中查找。如果在其中找不到该电子邮件地址,请从设置库的人员处获取。然后,可将其添加到联系人列表中以方便以后查找。

    • 查看 SharePoint 网站上库标题下方的库说明。网站所有者可能已将库的电子邮件地址添加到说明中。

    • 如果您已获取查看库设置的权限,请查看库的电子邮件设置:

      1. 在浏览器中网站上,单击要将其打开的库的名称。
        如果未显示您的库名称,单击查看所有网站内容,然后单击您的库的名称。

      2. 设置菜单 设置菜单 ,单击要打开的库的类型设置。
        例如,在文档库中,单击文档库设置

      3. 如果已启用库来接收电子邮件,其地址将显示在“电子邮件地址”旁边的“列表信息”中。

    • 使用SharePoint 组的电子邮件地址将文件作为附件发送。您的组织可能拥有自己的电子邮件列表(称为 SharePoint 组),组中的成员可以利用它互相发送邮件。SharePoint 组地址可包含库的地址,这样在您将电子邮件发送给组成员时,邮件附件会自动添加到 Windows SharePoint Services 3.0 网站。

  2. 在 Outlook 中,将文件(例如文档或工作表)附加到电子邮件。

  3. “收件人”“抄送”框中,添加库的地址。如果 SharePoint 组已包含该库,请改为添加 SharePoint 组的电子邮件地址。

  4. 单击“发送”

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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