从 Outlook 发送自动外出答复

如果你有 Office 365、Outlook.com 或 Exchange 帐户,则只能使用这些步骤发送自动外出答复。对于所有其他电子邮件帐户,请参阅自动转发和重定向电子邮件

  1. 选择“文件”>“自动答复”。

    自动答复

  2. 在“自动答复”框中,选择“发送自动答复”。

    (可选)设置自动答复的日期范围。这会在到达结束时间中输入的日期和时间时关闭自动答复。否则,需要手动关闭自动答复。

    注意: 如果看不到自动答复,则表示你可能通过 POP 或 IMAP 帐户使用 Outlook。有关设置自动答复的说明,请参阅自动转发和重定向电子邮件

  3. “在我的组织内”选项卡上,键入要在外出时发送给队友或同事的答复。

    输入自动答复信息

    注意: 向“组织外的任何人”发送自动答复将自动答复每封电子邮件,包括新闻稿、广告和潜在的垃圾邮件。如果想要向组织外的人员发送自动答复,建议选择“只答复我的联系人”。

  4. 选择“确定”保存设置。

关闭自动外出答复

当 Outlook 设置为发送自动答复时,将会在功能区下方看到一条消息,其中包含此信息。选择“关闭”禁用自动外出答复。如果要修改自动答复的日期或发送的邮件,请使用上述步骤修改设置。

关闭自动答复

疑难解答:我看不到“自动答复”

如果在选择文件后看不到 Automatic Replies,你可能使用的是 Gmail、Yahoo 或其他不支持 Outlook 自动答复功能的 POP 或 IMAP 帐户。你可以设置一个用于答复接收邮件的规则,但必须让 Outlook 保持运行。有关详细信息,请参阅使用规则管理邮件

有两种不同的方法可设置自动答复。所选择的方法取决于你在 Outlook 中使用的电子邮件帐户类型。

使用 Exchange Server 帐户

使用 Outlook.com、Hotmail、Gmail、Yahoo! 或其他 POP3 或 IMAP 帐户

我不确定自己的帐户类型

使用 Exchange Server 帐户

打开或关闭外出时的助理程序

  1. 在“工具”菜单上,单击“外出时的助理程序”。

    “工具”菜单上的“外出时的助理程序”命令

    注意: “工具”菜单显示在 Outlook 主窗口中。主窗口就是 Outlook 启动后显示的窗口,包括“文件”、“编辑”、“视图”、“前往”、“工具”、“动作”和“帮助”菜单。在创建或查看电子邮件、联系人或任务等项目时,“工具”菜单将不可用。

    如果未出现“外出时的助理程序”命令,则所有 Outlook 用户都可以使用替代方法来自动答复邮件。转到使用 Outlook.com、Hotmail、Gmail、Yahoo! 或其他 POP3 或 IMAP 帐户

  2. 单击“发送外出时的自动答复”。

  3. 如果需要,请选中“只在以下时间范围内答复”复选框,以计划外出答复处于活动状态的时间范围。如果没有指定开始时间和结束时间,自动答复将一直处于活动状态,直至单击“不发送外出时的自动答复”复选框。

  4. 在“在我的组织内”选项卡上,键入外出时想要发送的答复内容。

    若要向组织中的人员发送自动答复,请继续执行步骤 4 和 5。

  5. 在“在我的组织外”选项卡上,选中“自动答复我组织外的人”复选框,然后键入要在外出时发送的答复。

    组织通常是指你所在的公司,其中包括在你的电子邮件系统中使用 Exchange Server 帐户的人员。

    选中“自动答复我组织外的人”复选框时,“在我的组织外”选项卡会在该选项卡名称的旁边显示“(开)”

  6. 在“我的组织外”选项卡上,单击“只答复我的联系人”或“答复我组织外的任何人”以指定要向其发送自动答复的人。

    注意: 联系人必须存在于你的 Exchange Server“联系人”文件夹中。如果联系人仅存在于属于个人文件夹文件 (.pst) 一部分的某个文件夹中,则不会发送自动答复。

使用 Outlook.com、Hotmail、Gmail、Yahoo! 或其他 POP3 或 IMAP 帐户

你可以合并 Outlook 电子邮件模板和 Outlook 规则以重新生成仅供 Exchange Server 帐户用户使用的“外出时的助理程序”功能。使用这种合并方法,可以使用你的电子邮件帐户对收到的邮件发送自动答复。

重要: 要发送自动答复,必须始终打开计算机并运行 Outlook。

步骤 1:创建邮件模板

  1. “文件”菜单上,指向“新建”,然后单击“邮件”

  2. “选项”选项卡上的“格式”组中,单击“纯文本”

  3. 在邮件正文中,键入要作为自动答复发送的邮件。

  4. 在邮件窗口中,单击“Microsoft Office 按钮Office 按钮图像 ,然后单击“另存为”。

  5. “另存为”对话框的“保存类型”列表中,单击“Outlook 模板(*.oft)”

  6. “文件名”框中,为邮件模板键入名称,然后单击“保存”

步骤 2:为新电子邮件创建自动答复规则

  1. “工具”菜单上,单击“规则和通知”

  2. “规则和通知”对话框中,单击“新建规则”

  3. “从空白规则开始”下,单击“邮件到达时检查”,然后单击“下一步”

  4. “想要检测何种条件?”下,选中“只发送给我”复选框和任何其他需要的条件,然后单击“下一步”

  5. 看到通知您此规则将应用于接收到的每个邮件的对话框时,单击“是”

  6. “如何处理该邮件?”下,选中“用特定模板答复”复选框。

  7. “步骤 2: 编辑规则说明(单击带下划线的值)”下,单击“特定模板”

  8. “选择答复模板”对话框的“查找”框中,单击“文件系统中的用户模板”

  9. 选择您在前一部分中创建的模板,然后单击“打开”

  10. 单击“下一步”

  11. 或者,选中有关任何自动答复规则例外的复选框。

  12. 单击“下一步”

  13. “步骤 1: 指定规则的名称”下,键入自动答复规则的名称,然后单击“完成”

提示: 可以考虑创建 Outlook 任务或待办事项提醒,以帮助您记住在希望停止发送自动答复时关闭此规则。

单个会话期间,“规则向导”中的“使用特定模板答复”规则仅向每个发件人发送一次您的自动答复。此规则可防止 Outlook 向从其收到多封邮件的某个发件人发送重复答复。在会话期间,Outlook 会跟踪已对其进行了响应的用户的列表。但是如果您退出 Outlook 然后重新启动,将重置已收到自动答复的发件人的列表。

重要: 要使“规则向导”能够自动发送答复,Outlook 必须处于运行状态,并且必须配置为定期检查新邮件。

关闭自动答复

  1. “工具”菜单上,单击“规则和通知”

  2. “电子邮件规则”选项卡上的“名称”下,清除需要关闭的规则的相应复选框。

我不确定自己的帐户类型

查看是否使用 Exchange Server 帐户的最简便方法是打开“收件箱”文件夹,然后在“工具”菜单上查看是否有“外出时的助理程序”命令。如果在该命令菜单底部看到展开按钮 按钮图像 ,请单击该按钮以显示“工具”菜单上的所有命令。

“工具”菜单上的“外出时的助理程序”命令

如果缺少该命令,很可能使用的不是 Exchange 服务器帐户,且“外出时的助理程序”不可用。可以使用替代方法自动答复邮件。转到使用 POP3、 IMAP 或 Outlook.com 帐户

注意: “工具”菜单会显示在 Outlook 主窗口上。在创建或查看项目(如电子邮件、联系人或任务等)的窗口中,“工具”菜单不可用。

如果知道自己使用的是 Exchange Server 帐户,但“工具”菜单上没有出现“外出时的助理程序”命令,建议联系 Microsoft 支持团队专业人士寻求协助

另请参阅

使用 Outlook 2007 日历显示外出时间

从 Outlook for Mac 发送自动外出答复

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