从 Office 文档中删除隐藏数据和个人信息

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

在与同事或客户共享重要文档前,您可能会仔细校对或检查审阅文档的内容,以确保所有内容正确并且文档不包含任何您不希望与其他人共享的内容。如果您计划共享 Microsoft Office 文档的电子副本,最好还要检查一下该文档是否包含隐藏数据或个人信息,它们可能存储在文档本身或文档属性(元数据)中。由于这些隐藏信息会公开您可能不希望公开共享的有关组织或文档本身的详细信息,因此您可能需要在与其他人共享文档之前删除这些隐藏信息。

本文说明 Microsoft Office Word 2007、Microsoft Office Excel 2007 和 Microsoft Office PowerPoint 2007 中的“文档检查器”功能如何帮助您查找并删除 Office 文档中的隐藏数据和个人信息。

本文内容

哪些类型的隐藏的数据和个人信息存储在 Office 文档?

哪些可以文档检查器查找并删除的信息?

如何查找和我的 Office 文档中删除隐藏的数据和个人信息?

Office 文档中存储哪些类型的隐藏数据和个人信息?

Office 文档中可以保存几种类型的隐藏数据和个人信息。您在 Office 程序中查看文档时,可能无法直接看到这些信息,但其他人可能会查看或检索这些信息。

隐藏信息可以包括 Office 程序添加到文件以使您能够与其他人协作编写和编辑文档的数据,还可以包括特意指定为隐藏的信息。

Office 文档可以包含下列类型的隐藏数据和个人信息:

  • 批注、修订中的修订标记、版本和墨迹注释    如果您与其他人协作创建文档,您的文档可能包含诸如修订中的修订标记、批注、墨迹注释或版本等项目。此信息使其他人能够看到文档处理人员的姓名、审阅者批注以及对文档所做的更改。

  • 文档属性和个人信息   文档属性,也称为为元数据,包括有关您文档,如作者、 主题和标题的详细信息。文档属性还包括由 Office 程序,如最近保存的文档和创建文档时的日期的人员的姓名自动维护的信息。如果您使用的特定功能,您的文档可能还包含其他类型的个人身份信息 (PII),如电子邮件头、 发送供审阅信息、 传送名单、 打印机路径和发布网页的文件路径信息。

  • 页眉、页脚和水印    Word 文档和 Excel 工作簿可以在页眉和页脚中包含信息。此外,您可能在 Word 文档中添加了水印。

  • 隐藏文字    Word 文档可以包含设置为隐藏文字格式的文本。如果您不了解文档是否包含隐藏文字,可以使用“文档检查器”来搜索隐藏文字。

  • 隐藏行、列和工作表    在 Excel 工作簿中,行、列和整个工作表都可以隐藏。如果您分发的工作簿副本包含隐藏行、列或工作表,其他人可能会对这些行、列或工作表取消隐藏并查看它们包含的数据。

  • 不可见内容    PowerPoint 演示文稿和 Excel 工作簿可以包含因格式被设置为不可见而看不见的对象。

  • 幻灯片外内容    PowerPoint 演示文稿可以包含因已被从幻灯片拖到幻灯片外的区域中而不能直接看到的对象。这种幻灯片外内容可以包括文本框、剪贴画、图形和表格。

  • 演示文稿备注    PowerPoint 演示文稿的“备注”部分可能包含您不希望公开共享的文本,尤其当编写的备注是专门供演示者使用时。

  • 文档服务器属性    如果您的文档被保存到文档管理服务器上的某个位置(如基于 Microsoft Windows SharePoint Services 的“文档工作区”网站或库),文档可能包含与此服务器位置相关的其他文档属性或信息。

  • 自定义 XML 数据    文档可能包含在文档本身中不可见的自定义 XML 数据。“文档检查器”可以查找并删除这些 XML 数据。

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“文档检查器”可以查找并删除哪些信息?

“文档检查器”包括几种不同的检查器,您可以使用它们查找并删除不同种类的隐藏数据和个人信息。某些检查器是个别 Office 程序专用的。“文档检查器”在 Office Word 2007、Office Excel 2007 和 Office PowerPoint 2007 中显示不同的检查器集,从而使您可以查找并删除特定于每个程序的隐藏数据和个人信息。

要了解有关“文档检查器”在特定 Microsoft Office 程序中可以查找并删除哪些类型的隐藏数据和个人信息的详细信息,请参阅下列各表。

注意: 如果您的组织通过添加检查器模块对“文档检查器”进行了自定义,您或许能够检查文档中是否存在其他类型的信息。

Office Word 2007

检查器名称

查找并删除

批注、修订、版本和注释

  • 意见

  • 修订中的修订标记

  • 文档版本信息

  • 墨迹注释

文档属性和个人信息

  • 文档属性,包括“文档属性”对话框的“摘要”“统计信息”“自定义”选项卡中的信息

  • 电子邮件标题

  • 传送名单

  • 请求审阅信息

  • 文档服务器属性

  • 文档管理策略信息

  • 内容类型信息

  • 数据绑定字段的数据绑定链接信息(最后一个值转换为文本)

  • 用户名

  • 模板名称

页眉和页脚

  • 文档页眉中的信息

  • 文档页脚中的信息

  • 水印

隐藏文字

  • 设置为隐藏文字(“字体”对话框中提供的一种字体效果)格式的文字

    注意: 此检查器不能检测使用其他方法隐藏的文字(例如,白色背景上的白色文本)。

自定义 XML 数据

  • 可能存储在文档内的自定义 XML 数据

Office Excel 2007

检查器名称

查找并删除

批注和注释

  • 意见

  • 墨迹注释

文档属性和个人信息

  • 文档属性,包括“文档属性”对话框的“摘要”“统计信息”“自定义”选项卡中的信息

  • 电子邮件标题

  • 传送名单

  • 请求审阅信息

  • 文档服务器属性

  • 文档管理策略信息

  • 内容类型信息

  • 用户名

  • 打印机路径信息

  • 方案备注

  • 用于发布网页的文件路径

  • 定义的名称和表名称的批注

  • 非活动外部数据连接

页眉和页脚

  • 工作表页眉中的信息

  • 工作表页脚中的信息

隐藏行和列

  • 隐藏行

  • 包含数据的隐藏列

    注释: 

    • 如果您的工作簿中存在不包含数据的隐藏列而且它们位于包含数据的列之间,则也会检测到并删除这些空隐藏列。

    • 如果您的工作簿中的隐藏行或列包含数据,则通过删除隐藏行或列可能会更改工作簿中计算或公式的结果。如果您不了解隐藏行或列包含什么信息,请关闭“文档检查器”,对隐藏行或列取消隐藏,然后检查它们的内容。

    • 此检查器不会检测可能位于隐藏列中的形状、图表、控件、Microsoft ActiveX 对象和控件、图片或 SmartArt 图形。

隐藏工作表

  • 隐藏工作表

    注意: 如果您的工作簿中的隐藏工作表包含数据,则通过删除这些隐藏工作表可能会更改工作簿中的计算或公式的结果。如果您不了解隐藏工作表包含什么信息,请关闭“文档检查器”,对隐藏工作表取消隐藏,然后检查它们的内容。

自定义 XML 数据

  • 可能存储在工作簿内的自定义 XML 数据

不可见内容

  • 因设置为不可见格式而看不到的对象

    注意: 此检查器不检测被其他对象覆盖的对象。

Office PowerPoint 2007

检查器名称

查找并删除

批注和注释

  • 意见

  • 墨迹注释

文档属性和个人信息

  • 文档属性,包括“文档属性”对话框的“摘要”“统计信息”“自定义”选项卡中的信息

  • 电子邮件标题

  • 传送名单

  • 请求审阅信息

  • 文档服务器属性

  • 文档管理策略信息

  • 内容类型信息

  • 用于发布网页的文件路径

不可见的幻灯片内容

  • 因设置为不可见格式而看不到的对象

    注意: 此检查器不检测被其他对象覆盖的对象。

幻灯片外内容

  • 在演示文稿中不能直接看到的内容或对象(因为它们位于幻灯片区域外),包括:

    • 剪贴画

    • 文本框

    • 图形

    • 表格

      注意: “文档检查器”不检测或删除具有动画效果的幻灯片外对象。

演示文稿备注

  • 添加到演示文稿的“备注”部分的文本

注意: “文档检查器”不能删除添加到演示文稿的“备注”部分中的图片。

自定义 XML 数据

  • 可能存储在演示文稿内的自定义 XML 数据

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如何查找并删除 Office 文档中的隐藏数据和个人信息?

使用“文档检查器”,您可以查找并删除在 Office Word 2007、Office Excel 2007、Office PowerPoint 2007 以及这些 Office 程序的早期版本中创建的 Office 文档中的隐藏数据和个人信息。在共享 Office 文档的电子副本(例如在电子邮件附件中)之前,最好先使用“文档检查器”。

  1. 打开要检查是否存在隐藏数据或个人信息的 Office 文档。

  2. 单击Microsoft Office 按钮 Office 按钮图像 ,单击另存为,然后在文件名框中,以保存原始文档的副本中键入一个名称。

    最好对原始文档的副本使用“文档检查器”,因为有时可能无法恢复“文档检查器”删除的数据。

  3. 在原始文档的副本中,单击 Office 按钮图像 Microsoft Office 按钮,指向准备,,然后单击检查文档

  4. 文档检查器对话框中,选择复选框以选择要检查的隐藏内容类型。有关单个检查器的详细信息,请参阅文档检查器可以查找并删除哪些信息?

  5. 单击“检查”

  6. “文档检查器”对话框中审阅检查结果。

  7. 对于要从文档中删除的隐藏内容的类型,单击其检查结果旁边的“全部删除”

    重要: 

    • 如果从文档中删除隐藏内容,您可能无法通过单击“撤消”来恢复隐藏内容。

    • 如果已将 Excel 工作簿另存为共享工作簿(使用“审阅”选项卡上的“共享工作簿”命令),则无法使用“批注和注释”“文档属性和个人信息”“页眉和页脚”的检查器。这是因为共享工作簿使用个人信息来实现多人基于同一工作簿的协作。若要从共享工作簿中删除此类信息,可以先复制工作簿,然后再取消对它的共享。若要取消对工作簿的共享,请在“审阅”选项卡上单击“共享工作簿”。在“编辑”选项卡上,清除“允许多用户同时编辑,同时允许工作簿合并”复选框。

    • 如果要从保存为 OpenDocument 格式(.odt、.ods 或 .odp)之一的文档中删除隐藏的数据和个人信息,则必须在每次使用其中的某种格式保存文档时都运行文档检查器。

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