从 Google 表格切换到 Excel

要从 Google 表格切换到 Excel Online?本指南将解答一些最常见问题,帮助用户顺利完成转换。

注意: 本指南中的功能和信息适用于可通过 Office 365 使用的 Excel​​。

使用 Excel 和 Office 365,可通过两种方式创建和编辑电子表格:

  1. 在 Web 浏览器中使用 Excel Online,实现轻松协作。

  2. 使用 Excel 桌面应用,获取更多功能。

Web 浏览器中的 Excel Online,Excel 桌面应用

可否与他人协作处理同一个电子表格?

单击文件将其打开后,只需在右上角单击“共享”。也可在 Excel Online 中同时协作处理文件。这称为共同创作,也可在移动设备上完成此操作(在 Mac 和 Excel 桌面预览版中不可用)。

“共享”按钮

Excel Online 与 Google 表格之间的主要差异是什么?

主要差异在于,打开文件后,顶部会显示一行选项卡,而不是工具栏和菜单。该选项卡行称为“功能区”,所有按钮和工具均位于其中。

Excel Online 中的“开始”、“插入”、“数据”、“视图”选项卡

其他差异*

任务

Excel

Google 表格

协作

  • 通过浏览器或桌面应用共享文件

  • 通过浏览器实现共同创作(通过桌面应用实现共同创作目前为预览状态)

  • 在工作中与团队成员聊天

  • 使用密码保护文件

  • 通过浏览器共享文件

  • 通过浏览器实现共同创作

  • 在工作中与团队成员聊天

编辑

  • 脱机编辑

  • 在 Chrome 中脱机编辑

格式

  • 使用条件格式、样式、主题和配色方案设置格式

  • 使用条件格式、字体和间距设置格式

创建

  • 添加公式、数据透视表、文本、图像和建议的图表

  • 自动填充单元格(快速填充)

  • 创建数据可视化(包括数据透视图在内的图表,以及 SmartArt)

  • 编写宏

  • 使用快速分析工具、连接到外部数据源、创建数据模型

  • 直接在文件中使用墨迹书写

  • 模板

  • 添加公式、文本、图像和图表

  • 编写宏

  • 模板

*以上差异基于 G-Suite 基本版和 2017 年 5 月起推出的 Microsoft Office 365 E3 计划。

借助 Office,可从任何 Web 浏览器使用 Excel Online,还可无缝切换到桌面版 Excel 2016,使用丰富的编辑功能。

有关详细信息,请参阅 Excel 2016 for Windows 中的新增功能

与他人共享工作簿时,所有人可在 Excel Online 中同时协作处理文件。这称为共同创作特定版本的 Excel 应用也支持共同创作。下面是有关与他人协作的一些其他提示。

从 OneDrive.com 开始

就像云端硬盘曾用于存储文件一样,OneDrive.com 是存储文件的新位置。转到此处,并使用学校或工作帐户登录。然后单击“新建”>“Excel 工作簿”。

OneDrive“新建”菜单、“Excel 工作簿”命令

共享工作簿

  1. 选择“共享”。

  2. 输入要与其共享的人员的姓名或电子邮件地址。

  3. 选择“可编辑”或“可查看”。

  4. 如果需要,可以附加一条消息,然后选择“共享”。

也可以选择“获取链接”,创建可复制到电子邮件中的链接,或选择“共享对象”停止共享。

“共享”按钮

共同创作工作簿

共享文件后,可以与其他人同时处理该文件。

  • 为获得最佳体验,可在 Excel Online 中协同工作,查看实时更改。

  • 在“共享”下,可看到正在编辑该文件的其他人员的姓名。

  • 彩色单元格会显示每个人在文档中进行处理的确切位置。单击某个颜色,查看编辑该单元格的人员。

不同人员采用不同颜色的单元格,光标悬停在人员图标上,显示姓名

添加、编辑、删除和显示批注

  • 添加批注 - 在“插入”或“审阅” 选项卡上,选择“批注”,键入批注,然后选择“发布”。

    单元格附有批注后, 角落处会显示一个红色的小三角形。

  • 编辑 - 选择“审阅”>“编辑批注”。

  • 删除 - 选择“删除批注”,或选择  批注中的内容进行删除。

  • 显示 - 选择“审阅”>“显示批注”。

添加、编辑、删除和显示批注

在编辑时聊天

  1. 如果有其他人正在编辑文件,选择“聊天”可打开聊天窗口。

  2. 键入文本,然后按 Enter。

关闭文件时不会保存对话。如果要保存聊天记录并继续对话,请在 Teams 中与同事交流。

在文档中聊天

在文档中聊天 - 3

下面是 Excel Online 的快速操作说明。你会发现操作非常简单,与你所熟悉的操作相似。

命名文件

在顶部,可看到 Excel Online 将工作簿自动命名为“工作簿1”(或工作簿2、工作簿3...)。赋予其更有意义的名称:

  1. 单击当前名称。

  2. 键入合适的名称。

    请记住,在 Excel Online 中执行的所有操作(包括命名文件和在单元格中工作)均会自动保存,就像在 Google 表格中一样。

单击文件名的光标

执行工作

命名文件后,可执行常规操作:输入数据、添加格式、键入公式、制作图表等。顶部选项卡上的所有功能均可供使用。

如果发现选项卡占用太多空间,可双击某个选项卡,功能区随即折叠,留出更多空间。

“插入”选项卡,图表菜单

使用桌面应用进行编辑

如果发现 Excel Online 缺少所需内容,可随时在完整的 Excel​​ 桌面应用程序中编辑文件。切换到桌面应用:

  1. 单击“在 Excel 中编辑”。

    Excel 应用程序随即启动并打开该文件。

  2. 继续工作。

    如果在应用程序中保存了更改,则 OneDrive 中也会保存。无需执行“另存为”操作并重新上传文件。

“在 Excel​ 中编辑”按钮

你会注意到 Google 表格和 Excel Online 之间存在一些差异。以下提示有助于更轻松地切换到 Excel Online。

提示 1:“开始”选项卡包含所需功能

“开始”选项卡,包含剪切、复制、粘贴、粘贴格式按钮;格式设置选项,如字体、对齐和数字格式;插入行/列;求和及排序

开始”选项卡包含最常用的按钮和功能:剪贴板按钮(例如剪切、复制、粘贴)和格式设置选项(例如颜色、对齐和数字格式)。

请务必查看“开始”选项卡右侧。可通过此处插入行和列、对数字求和以及排序。

提示 2:“插入”选项卡适用于表格和图表等

通过“插入”选项卡,可插入特殊对象,例如表格、图表和超链接等。

如果需要插入行、列和单元格,请转到“开始”选项卡右侧

“插入”选项卡,图表菜单

提示 3:需要表单?从调查开始。

如需插入收集数据的表单,请先在 OneDrive 中创建调查,方法是单击“新建”>“Excel 调查”。然后,即可同时拥有调查和从调查中收集数据的工作簿。

“新建”菜单、“Excel 调查”命令

提示 4:同时冻结列和行

若要同时冻结列和行,请选择位于要冻结的行下方、要冻结的列右侧的单元格。然后单击“视图”>“冻结窗格”>“冻结窗格”。

“视图”选项卡、“冻结窗格”菜单、“冻结窗格”命令

提示 5:可通过表格进行筛选

如需进行筛选,请单击要包含在表格中的某个数据,然后单击“插入”>“表格”。随即出现筛选按钮可供使用。

“插入”选项卡、“表格”按钮、“筛选”菜单

提示 6:通过“自动求和”检测范围 - 无需选择任何内容

如果连续的单元格中都有数字,使用“自动求和”按钮 “自动求和”按钮 可简化操作。它会自动检测要求和的范围。在本例中,它检测到需要对 C2 到 C7 的单元格进行求和。无需像在 Google 表格中那样键入单元格引用。

使用“自动求和”按钮自动检测到的单元格区域

提示 7:脱机工作

正如云端硬盘应用一样,OneDrive 应用会将文件同步到计算机。打开文件资源管理器或 Mac Finder,即可在左侧看到“OneDrive”文件夹。可将文件复制到此文件夹中,也可执行文件移动等操作。如果断开 Internet 连接,可脱机打开和编辑这些文件。重新连接后,文件将同步到 OneDrive。

Windows 资源管理器、OneDrive 文件夹、Excel 文件

通过操作说明搜索获取帮助

  1. 选择屏幕顶部的“告诉我你想要做什么”。

  2. 键入想进行的操作。

    例如,键入冻结,了解如何冻结窗格以锁定行或列。

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