从 Gmail 切换到 Outlook 邮件

从 Gmail 切换到 Outlook 邮件,并按照下列关于如何使用 Outlook 发送、阅读和整理电子邮件的快速说明开始协同工作。

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注意: 本指南中的功能和信息适用于可通过 Office 365 使用的 Outlook 邮件。

差异*

Outlook 和 Gmail 中的邮件之间最明显的区别如下:

  • Outlook 中使用“文件夹”整理邮件。而 Gmail 中使用“标签”。

  • 在 Outlook 中,用户使用“规则”对传入邮件自动执行操作(查看操作方法),并且使用“筛选器”对邮件进行排序和筛选(查看操作方法)。在 Gmail 中,用户使用“筛选器”对传入邮件自动执行操作。

  • 如果已在 Gmail 中设置了“签名”或“假日自动回复”,用户需要在 Outlook 中使用“电子邮件签名”和“自动答复”重新创建(查看操作方法)。

任务

Outlook

Gmail

组织邮件

  • 用文件夹对邮件进行分组

  • 使用“规则”对传入邮件自动执行操作(查看操作方法

  • 使用“筛选器”对邮件进行排序和筛选(查看操作方法

  • 定义和应用自定义类别

  • 使用标签对邮件进行分组

  • 使用“筛选器”对传入邮件自动执行操作

  • 预定义的类别

协作

  • 发送存储在 Drive 中的文件的链接

  • 使用 @提及功能引起某人的注意

清理收件箱

  • 删除邮件

  • 邮件存档

在任何设备上获取电子邮件

  • 浏览器

  • Windows

  • Mac

  • iOS/Android

  • 浏览器

  • iOS/Android

*以上差异基于 G-Suite 基本版和 2017 年 5 月起推出的 Microsoft Office 365 E3 计划。

有关桌面版、联机版和移动版 Outlook​​ 之间差异的信息,请参阅比较 Outlook 2016、Outlook 网页版和 Outlook for iOS & Android

有关 Windows 版和 Mac 版 Outlook 之间差异的信息,请参阅比较 Outlook 2016 for Mac 和 Outlook 2016 for Windows

在邮件中共享文件

  1. 选择“新建”>“电子邮件”

  2. 选择 附加图片或文件

  3. 选择要共享的文件,然后选择“下一步”。

  4. 如果文件位于 C: 驱动器,请选择“上传并作为 OneDrive 链接共享”,将其上传到 OneDrive 并发送链接。

    如果文件在 OneDrive 上,请选择“作为 OneDrive 链接共享”发送链接。

在 Outlook.com 或 Outlook 网页版中将文件附加到电子邮件和日历事件

“附件”对话框的屏幕截图,显示“上传并附加为 OneDrive 文件”选项。

使用 @提及功能引起某人的注意

  1. 在电子邮件或日历邀请正文中,输入“@”符号和联系人名字或姓氏的前几个字(字母)。

  2. 从列表中选择要提及的联系人。

    将默认包含其全名。可删除部分提及内容,例如删除联系人名字以外的所有内容。

  3. 提及的联系人将添加到电子邮件或会议邀请的“收件人”行。

注意”:@提及功能仅适用于使用 Exchange Server 2016、Exchange Online 或 Outlook.com 的收件人。

Outlook“新建电子邮件”对话框的屏幕截图,显示邮件文本中的 @提及功能。

在浏览器中开始使用 Outlook Online。如果需要更多 Outlook 功能,请打开 Outlook 桌面版并参阅 Outlook 2016 快速入门

如果你是 Mac 用户,请参阅 Outlook 2016 for Mac 帮助

通过“对话”或“邮件”视图查看邮件

  • 选择“筛选”>“显示为”>“对话”以单个会话或单个线程的形式查看相关邮件。

  • 选择“筛选”>“显示为”>“邮件”,分别查看相关邮件。

收件箱的屏幕截图,显示选中了“筛选”>“显示为”>“对话”。

使用筛选器对邮件进行排序并显示邮件

Gmail 筛选器和 Outlook 筛选器的功能略有不同:

  • 在 Outlook 中筛选项目时,用户可以有选择地选择要显示的项目,但不能对其执行任何操作,例如将其移动到其他文件夹或进行转发。可以使用“Outlook 规则”对传入邮件自动执行操作。

  • 在 Gmail 中,用户使用“筛选器”对传入邮件自动执行操作。

使用 Outlook 筛选器:

  1. 选择“筛选器”,然后选择筛选条件、“排序依据”条件,以及是否在“对话”或“邮件”视图中显示邮件。

收件箱的屏幕截图,其中选中了“筛选”>“排序依据”>“发件人”。

创建规则来处理和筛选传入电子邮件

Gmail 和 Outlook 均使用“条件/执行操作”模型处理传入电子邮件并执行操作。此功能在 Gmail 中称为“筛选器”,在 Outlook 中称为“规则”。

  1. 创建规则:

    • 若要基于特定电子邮件创建规则,选择邮件并选择“ “其他操作”图标 其他操作”>“创建规则...

    • 若要新建规则或编辑现有规则,选择 “设置”按钮 >“邮件”>“自动处理”>“收件箱和整理规则”,然后选择“收件箱规则”中的“+”。

  2. 为规则命名。

  3. 选择需要规则执行的操作,然后选择“确定”。

电子邮件的屏幕截图,其中选中了“更多命令”>“创建规则…”。

发送自动答复

  1. 选择“设置” “设置”按钮 >“自动答复”

  2. 选择“发送自动答复”。

  3. 输入发送答复的起止时间,然后输入答复的文本。

    可以选择是否自动排除日历上的时间,以及是否在外出时拒绝安排的任何会议。

  4. 选择“确定”。

帮助屏幕的屏幕截图,其中选中了“自动答复”。

创建签名

  1. 选择“设置” “设置”按钮 >“邮件”>“布局”>“电子邮件签名”

  2. 创建签名。

    使用邮件框顶部的按钮来应用格式设置或添加链接和图形。

  3. 选择“自动在我发送的邮件中包含我的签名”。

  4. 选择“保存”。

签名屏幕的屏幕截图。

使用“重点收件箱”对重要邮件设置优先级

重点收件箱将收件箱分隔为两个选项卡 -“重点”和“其他”。最重要的电子邮件位于“重点”选项卡上,而虽然其他邮件仍可轻松访问,但却位于“其他”选项卡上,免除干扰。

  • 若要启用“重点收件箱”,选择 “设置”按钮 >“显示设置”>“重点收件箱”

  • 若要更改邮件的组织方式,在收件箱中选择“重点”或“其他”,然后右键单击要移动的邮件。

    从“重点”移动到“其他”时,如果仅希望移动所选邮件,请选择“移动到其他”。如果希望来自该发件人的所有后续邮件均传递到“其他”选项卡上,则选择“始终移动到其他”。

    从“其他”移动到“重点”时,如果仅希望移动所选邮件,请选择“移动到重点”。如果希望来自该发件人的所有后续邮件均传递到“重点”选项卡上,则选择“始终移动到重点”。

收件箱的屏幕截图,其中选中了“筛选”>“显示重点收件箱”。

邮件存档

通过使用“存档”功能,可以清除收件箱中已答复或已执行操作但不想删除或移动到指定文件夹的邮件。从搜索框或通过导航到“存档”文件夹可以轻松查找已存档的项,并且仍可在手机或其他设备上通过“存档”文件夹查看这些项。

  1. 选择收件箱中的一个或多个邮件,然后选择工具栏上的“存档”。

收件箱的屏幕截图,显示邮件的右键单击菜单,其中选中了“存档”。

通过操作说明搜索获取帮助

  1. 选择“?

  2. 在“告诉我你想执行什么操作”中键入要执行的操作。

Outlook 网页版中“帮助”窗格的屏幕截图,显示“操作说明搜索”框。
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