从 Business Contact Manager 中导出商务记录

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您 Business Contact Manager for Outlook 数据以 .bcm 文件格式存储在 SQL Server 中,但您可以以多种格式 导出 它。 例如,您可能希望导出要在集成计帐程序中使用的业务信息,或轻松将数据传输到另一台计算机。 如果您愿意,您可以导出对包含或不包含业务数据的数据库所做的自定义设置。 .bcmx 文件格式仅适用于自定义设置。

本文介绍用于导出业务数据的选项,并简要介绍您可能希望这样做的一些原因。

您要做什么?

了解导出数据

导出数据

导出自定义设置时发生的情况?

导出产品和服务项

将报表导出到 Excel 以进一步进行分析

了解导出数据

Business Contact Manager for Outlook 中的导出流程会从当前 Business Contact Manager 数据库 创建所选数据的副本,然后将其保存到文件,您稍后可以将该文件导入到另一个数据库。 导出操作不会从当前数据库中删除任何数据。 可通过筛选来限制导出的数据,也可以导出所有帐户、业务联系人、通信历史记录项和 产品和服务项 列表。

您可以将业务数据导出为以下文件格式之一:

  • Business Contact Manager 数据 (.bcm)。 这可以包括所有业务数据,如帐户、业务联系人、商机、业务项目及其通信历史记录。 这还包括产品和服务项以及您所做的所有自定义设置。 .bcm 格式是用于导出帐户和业务联系人以及自定义设置的唯一选项。 如果您希望在运行 Business Contact Manager for Outlook 的其他计算机上使用该信息,则可以以 .bcm 文件格式导出数据。

  • Business Contact Manager 自定义设置 (.bcmx)。 该文件类型包括用户定义的字段,自定义窗体(或记录类型)、布局和报表。 如果您希望仅导出在 Business Contact Manager for Outlook 中所做的自定义设置,则可以使用此格式。 将不会导出任何业务数据。 您可以选用此文件格式存储唯一布局,新员工可以使用它快速配置其系统。

  • 逗号分隔值 (.csv)。 此导出选项将会创建用于存储已导出数据的逗号分隔值文件(.csv 文件)。 包括 Microsoft Excel 在内的许多程序都可以读取 .csv 文件。 如果您希望仅导出 Business Contact Manager for Outlook 数据而不导出自定义设置,或者如果您想要在可以读取 .csv 文件的另一个程序中查看数据,则可以选择此文件格式。

    但是,.csv 格式具有多项限制。 例如,如果您选择此文件格式,则只能导出一种记录,即帐户和基于帐户的记录或者业务联系人和基于业务联系人的记录。 此外,您不能将通信历史记录项导出到 .csv 文件。

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导出数据

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“Business Contact Manager”选项卡,然后单击“导入和导出”按钮。

  3. 单击“导出到文件”。

  4. 单击要将数据导出到的文件格式,然后单击“下一步”。 对于您选择的文件格式,请按照以下说明执行操作。

    注意:  在 Windows 7 和 Windows Vista 中,导出文件的默认位置是“文档”文件夹。 在 Microsoft Windows XP 中,默认位置为“我的文档”文件夹。 如果要更改此位置,请单击“浏览”。

Business Contact Manager 数据 (.bcm)    

  1. 在“要导出的文件”框中,为要在导出流程中创建的文件键入位置和名称。

  2. 选择要导出的记录类型:

    • 帐户和基于帐户的记录类型。 包括帐户和基于帐户记录类型的任何记录,例如商店。

    • 业务联系人和基于业务联系人的记录类型。 包括业务联系人和基于业务联系人记录类型的任何记录,例如销售线索。

  3. 如果您希望对要导出的记录列表执行筛选器操作,请单击“筛选”。 有关筛选记录的信息,请参阅在 Business Contact Manager 中筛选记录

  4. 在“选择文件位置和导出选项”页面的“包括”部分中,单击所需的选项:

    • 所有历史记录项。 包括所选记录的整个通信历史记录,例如商机、通话记录、约会、业务项目、文件和电子邮件。

    • 排除电子邮件”。 从所选记录的通信历史记录项中排除电子邮件。

    • 产品。 包括数据库中的所有 产品和服务项。

      提示: 如果产品或服务项已添加到“商机”,并且商机记录已链接到帐户或业务联系人,则该产品或服务项将包含在导出的记录中。 如果您要确保导出企业的完整产品和服务列表,请使用此复选框。

  5. 单击“导出”,然后在出现提示时单击“”。

  6. 如果出现错误,可以单击“查看日志”以查看错误。 否则,请单击“完成”。

    提示: 您还可以从 工作区 中将记录导出为 .bcm 文件格式。 单击列出要导出的记录的选项卡,右键单击一个或多个记录,然后单击“导出”。 完成“导出业务数据”向导。

Business Contact Manager 自定义设置 (.bcmx)    

  1. 为要在导出流程中创建的文件键入位置和名称。

  2. 单击“导出”,然后在出现提示时单击“”。

  3. 单击“完成”。

    有关如何导入 .bcmx 文件中的自定义设置的信息,请参阅将数据导入 Business Contact Manager

逗号分隔值 (.csv)    

  1. 为要在导出流程中创建的文件键入位置和名称。

  2. 请单击下列选项之一:

    • 业务联系人和子类型。 包括业务联系人和基于业务联系人记录类型的任何记录,例如销售线索。

    • 帐户和子类型。 包括帐户和基于帐户记录类型的任何记录。

  3. 如果您希望对要导出的记录列表执行筛选操作,请单击“筛选”。 有关筛选记录的信息,请参阅在 Business Contact Manager 中筛选记录

  4. 单击“下一步”,然后在出现提示时单击“”以导出 .csv 文件。

  5. 单击“完成”以关闭该向导。

注释: 

  • 单击“查看日志”以查看具体错误或异常。 如果这些消息包括需要修复的问题,请在尝试导出的文件中修复它们,然后重试导出数据。

  • 建议不要从世界其他地区导出业务数据,因为某些数据结构和类型无法进行转换。

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导出自定义设置时发生的情况?

如果您选择导出自定义设置,则您在 Business Contact Manager for Outlook 中创建的所有自定义报表、窗体布局、记录类型和用户定义的字段都将保存到 .bcmx 文件。

大多数自定义设置都会覆盖目标数据库中的任何现有设置,但也有一些例外情况。 有关导入自定义设置对数据库有何影响的信息,请参阅将数据导入 Business Contact Manager

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导出产品和服务项

您可以导出产品和服务项信息以及其他记录,但您不能单独导出产品和服务项列表。

如果您只想导出此数据,则必须创建产品和服务项的 .csv 文件。 必须将该文件设置为包含至少三个列,其顺序如下:

  • 产品或服务名称

  • 说明

  • 单价

您也可以包括“数量”和“单位成本”列,但这不是必需的。

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将报表导出到 Excel 以进一步进行分析

您可以将数据从任何报表直接导出到 Excel 电子表格,以便进一步执行分析、保留记录或存档。 借助 Business Contact Manager for Outlook,您可以生成和自定义有关销售、产品和服务、帐户、业务联系人、销售线索、商机、业务项目、项目任务和市场营销活动的报表。

  1. 在导航窗格中,单击“Business Contact Manager”。

  2. 在功能区上,单击“报表”选项卡。

  3. 单击报表的下列类型之一,然后单击要打开的报表。

  4. 在“操作”组中,单击“导出到 Excel”。 报表随即在 Excel 中打开。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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