从脱机工作切换到联机工作

从脱机工作切换到联机工作

在 Outlook 中,可通过邮件服务器灵活地让 Outlook 联机或脱机工作。

如何了解 Outlook 中的工作状态(脱机工作还是联机工作)?Outlook 窗口底部具有状态栏等直观提示。如果显示以下任一状态指示器,则表示 Outlook 未连接到邮件服务器。

脱机工作状态断开连接状态

重新连接之前无法发送或接收电子邮件。

状态:脱机工作

通常会选择脱机工作。只需简单一步即可切换回联机工作。

  • 在 Outlook 的“发送/接收”选项卡上,选择“脱机工作”进行重新连接。

    “发送/接收”选项卡上“正在脱机工作”选项

注释: 

  • 如果“脱机工作”按钮的背景为灰显(如上图所示),则表示未连接。但如果背景是透明的,则表示处于连接状态。

  • 如果没有看到“脱机工作”按钮并且电子邮件帐户是 Microsoft Exchange Server 帐户,则 缓存 Exchange 模式 可能已关闭。请按照打开缓存 Exchange 模式中的步骤更改该设置。或与管理组织中 Exchange 服务器的人员联系。

状态:断开连接

从 Outlook 断开连接的原因可能不同。下述一些示例展示了部分可能的原因。

  • 如果 Internet 连接正常工作,则可能是邮件服务器存在问题。

  • 如果可从某个网站(例如 http://outlook.com)登录电子邮件,请检查是否可通过该方式接收和发送电子邮件。如果电子邮件在该网站上不起作用,请致电电子邮件服务提供商技术支持人员获取帮助。

  • 如果可在该网站上发送和接收邮件,则表示邮件服务器状态良好。但是计算机可能需要更新,或者帐户设置可能存在问题。

重新连接到 Outlook 的提示

下面是一些有关连接到 Outlook 的推荐方式。

重置脱机工作状态

  • 在“发送/接收”选项卡上,选择“脱机工作”并检查状态栏。如果状态显示为“脱机工作”,请重复此操作,直到状态更改为“已连接”。

检查更新

创建新的配置文件

若要消除当前 Outlook 配置文件中可能存在的错误,请创建新的配置文件。如果使用新的配置文件打开 Outlook 但其仍未连接,请尝试删除帐户,然后再将其重新添加。

  1. 在“文件夹”窗格中,右键单击帐户名称,然后选择“删除<帐户名>”。

  2. 按照重新添加帐户中的步骤继续操作。

如果 Microsoft Outlook​​ 窗口底部的状态栏显示为“脱机工作”,表示 Outlook​​ 与邮件服务器连接断开。在重新连接之前,无法发送或接收电子邮件。

带“脱机工作”状态的 Outlook 状态栏

首先请尝试连接到网站来检查 Internet 连接。如果 Internet 连接正常,请尝试重新连接到邮件服务器。操作方式如下:

  1. 单击“发送/接收”。

    请注意,将 Outlook 设置为“脱机工作”时,会突出显示该按钮。

    功能区上的“脱机工作”命令显示启动脱机模式

  2. 单击“从脱机工作返回到联机工作”。

    重新连接到服务器后,“脱机工作”按钮具有普通背景:

    功能区上的“脱机工作”命令显示联机

仍无法连接?如果可在 Outlook.com 等网站上使用该电子邮件帐户,请检查是否可使用该网站接收和发送新邮件。如果不能,请致电技术支持人员或电子邮件服务提供商获取帮助。

如果可在该网站上接收和发送邮件,则表示邮件服务器正常。但可能需要更新 Outlook,否则邮件帐户设置可能会出现问题。如果正在使用 Exchange 帐户,请检查更新并安装所有必需版本。(最好始终跟进更新版本。)

很着急?你可能需要重新创建电子邮件帐户。尝试创建新的邮件配置文件

希望脱机工作时

使用 Outlook 和邮件服务器联机工作时,新邮件到达时就会收到邮件,要发送的邮件会立即发送。但有时联机工作并不实用。例如,无可用的网络连接时。或者有可用的网络,但你并不想连接,因为你已超出流量套餐或者需付费。

在 Outlook 中,可灵活选择使用联机或是脱机,并且可自动或手动执行此操作。如果选择脱机工作,但已准备好手动开始发送/接收操作,则只需单击“发送/接收”>“发送/接收所有文件夹”即可。

Outlook 功能区图像

使用 Microsoft Exchange Server 帐户进行脱机工作

如果正在使用 Microsoft Exchange Server 帐户,则邮件会保存在服务器的邮箱中。连接到服务器并联机工作时,可使用 Outlook 中的所有功能,例如打开项目、在文件夹间移动项目以及删除项目。但在脱机工作时,无法访问该服务器上的任何项目。此时可使用计算机的脱机 Outlook 数据文件 (.ost) 中保存的脱机文件夹。

脱机 Outlook 数据文件 (.ost) 文件是 Exchange 邮箱的副本。联机工作时,此文件会自动与服务器同步从而使两个副本一致,在一个副本中进行的修改也会应用到另一个副本。如果无法建立到 Exchange 的连接,则可将 Outlook 配置成自动脱机启动。也可在联机和脱机连接状态之间手动切换,并选择让哪些 Exchange 文件夹在本地计算机上保持为最新。

如果使用 Exchange 帐户,推荐您使用缓存 Exchange 模式。如果使用缓存 Exchange 模式,脱机工作的大多数理由就不存在了。缺少网络连接这一问题您实际上是感觉不到的,因为您可以继续使用您的项目。

默认情况下,缓存 Exchange 模式会创建并使用脱机 Outlook 数据文件 (.ost),然后下载和维护所有邮箱文件夹中的项目的同步副本。可在自己的计算机上使用自己的信息,Outlook 会将该信息与服务器进行同步。

无论您是在办公室、在家里或者在飞机上,网络的变化或者可用性对您来说都是透明的。当您到 Exchange 的连接中断时,您可以继续使用您的数据。在连接恢复后,Outlook 将自动同步所做的更改,服务器上的文件夹和项目与您的计算机上的文件夹和项目又会完全一样了。到服务器的连接管理和保持数据的更新是由 Outlook 来处理的。不需要切换到脱机工作,也不需要一直尝试重新连接到服务器 - 一切都是自动完成的。 

缓存 Exchange 模式还使您免于设置发送/接收组,因为它会选取您希望脱机时可用的文件夹,并使这些文件夹保持同步。

仍然可能需要您来选择脱机工作的唯一情况是:当您希望更进一步控制要向您的 Exchange 邮箱的本地副本中下载哪些内容时。这可能包括以下情况:您正在使用根据传输的数据量来进行收费的连接或者服务。缓存 Exchange 模式会将所有内容保持为最新。脱机工作允许您使用发送/接收组来完善需要进行同步处理的信息的类型和数量。

如果未使用 Exchange 帐户,会怎么样?很多人使用来自 Internet 服务提供商 (ISP) 的 POP3/IMAP 帐户,或者使用基于 Web 的帐户,如 Outlook.com(以前称为 Hotmail)。

最快捷的脱机工作方式是使用默认的 Outlook 设置。如果想要自定义这些设置(包括脱机 Outlook 数据文件 (.ost) 的保存位置),请遵循自定义设置说明操作。

快速设置

  1. 在“发送/接收”选项卡上的“首选项”组中,单击“脱机工作”。

  2. 若要设置脱机 Outlook 数据文件 (.ost),请单击“确定”。

    默认情况下,“启动时提醒以便选择是否脱机或联机工作”复选框处于选中状态。如果想要在连接可用时始终让 Outlook 联机工作,请清除此复选框。

创建脱机 Outlook 数据文件 (.ost) 后,退出并重启 Outlook 时,必须将 Exchange 邮箱与新文件同步。最快速的操作方式如下:在“发送/接收”选项卡的“发送和接收”组中,单击“发送/接收所有文件夹”。

自定义设置

如果想要自定义脱机 Outlook 数据文件 (.ost) 设置(例如该文件在计算机上的保存位置),请执行下列操作:

  1. 如果尚未创建脱机 Outlook 数据文件 (.ost),请创建该文件。

    创建脱机 Outlook 数据文件 (.ost)

    1. 单击“文件”选项卡。

    2. 单击“帐户设置”,然后再单击“帐户设置”

    3. 在“电子邮件”选项卡上,选择 Exchange Server 帐户,然后单击“更改”。

    4. 单击“其他设置”

    5. 单击“高级”选项卡,然后单击“脱机文件夹文件配置”

    6. “文件”框中,键入要用作 .ost 文件的文件的路径。

      默认的文件名是 Outlook.ost。如果该文件已经存在,系统会提示您输入新的名称。

  2. 单击“文件”菜单,

  3. 单击“帐户设置”,然后再单击“帐户设置”

  4. “电子邮件”选项卡上,选择 Exchange 帐户,然后单击“更改”

  5. 单击“其他设置”

  6. 请执行下列操作之一:

    1. 始终脱机启动 Outlook     单击“手动控制连接状态”,然后单击“脱机并使用拨号网络”

    2. 每次启动 Outlook 时选择是脱机工作还是联机工作     单击“手动控制连接状态”,然后选中“选择启动时的连接类型”复选框。

    3. 始终连接到网络     单击“手动控制连接状态”,然后单击“与网络连接”

    4. Outlook 自动检测是否具有到服务器的连接     单击“自动检测连接状态”。如果 Outlook 不能连接到邮件服务器,它将自动以脱机模式启动。

      注意: 若要指定在通知您重试或脱机工作之前等待服务器响应的时间,请在“秒后服务器连接超时”框中键入数字。

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关于脱机工作

使用 Outlook 2007 和邮件服务器联机工作时,会在新邮件到达时接收到该邮件,并且要发送的邮件会立即发出。但是,联机工作有时并不实用。例如,由于所处位置导致有时可能无法使用网络联接;还有些情况是,虽然网络连接可用,但为避免产生连接费用,你并不想使用网络连接。

如果将您的帐户连接到 Exchange,则您的邮件会保存在服务器的邮箱中。当您连接到服务器并联机工作时,您可以使用 Outlook 中的所有功能,例如打开项目,在文件夹之间移动项目以及删除项目。但在脱机工作时,您将无法访问该服务器上的任何项目。此时需要使用您计算机上的脱机文件夹文件 (.ost) 中保存的脱机文件夹。

.ost 文件是您的 Exchange 邮箱的副本。联机工作时,此 .ost 文件会自动与服务器同步以使两个副本一致,在一个副本中所进行的修改也会应用到另一个副本。如果无法建立到 Exchange 的连接,则您可以将 Outlook 配置成自动脱机启动。也可以在联机和脱机连接状态之间手动切换并选择让哪些 Exchange 文件夹在本地计算机上保持为最新。

如果使用 Exchange 帐户,推荐您使用缓存 Exchange 模式。如果使用缓存 Exchange 模式,脱机工作的大多数理由就不存在了。缺少网络连接这一问题您实际上是感觉不到的,因为您可以继续使用您的项目。

默认情况下,缓存 Exchange 模式将创建并使用脱机文件夹文件 (.ost),然后下载并维护邮箱的所有文件夹中的项目的同步副本。您可以在自己的计算机上使用您的信息,Outlook 会将该信息与服务器进行同步。

无论您是在办公室、在家里或者在飞机上,网络的变化或者可用性对您来说都是透明的。当您到 Exchange 的连接中断时,您可以继续使用您的数据。在连接恢复后,Outlook 将自动同步所做的更改,服务器上的文件夹和项目与您的计算机上的文件夹和项目又会完全一样了。到服务器的连接管理和保持数据的更新是由 Outlook 来处理的。不需要切换到脱机工作,也不需要一直尝试重新连接到服务器 - 一切都是自动完成的。 

缓存 Exchange 模式还使您免于设置发送/接收组,因为它会选取您希望脱机时可用的文件夹,并使这些文件夹保持同步。

仍然可能需要您来选择脱机工作的唯一情况是:当您希望更进一步控制要向您的 Exchange 邮箱的本地副本中下载哪些内容时。这可能包括以下情况:您正在使用根据传输的数据量来进行收费的连接或者服务。缓存 Exchange 模式会将所有内容保持为最新。脱机工作允许您使用发送/接收组来完善需要进行同步处理的信息的类型和数量。

不使用 Exchange 帐户时会是什么情况呢?许多人使用从 Internet 服务提供商 (ISP) 获得的 POP3 或 IMAP 帐户,或使用 HTTP 帐户,比如 Microsoft Windows Live Mail。联机工作时,这意味着到邮件服务器的连接可用,Outlook 会为 Exchange、IMAP 和 HTTP 电子邮件帐户立即发送和接收邮件。对于 POP3 电子邮件帐户,如果选中“邮件设置”选项卡(“工具”菜单,“选项”命令)上的“联机情况下,立即发送”复选框,则邮件会立即发送。脱机工作时,所有帐户都使用“发送/接收组”对话框中的安排发送/接收时间。另外,对于 IMAP 电子邮件帐户,脱机时文件夹不可用。

脱机工作时,Outlook 仅会在您选择连接到邮件服务器时才会这样做。脱机时,Outlook 并不会尝试连接到您的邮件服务器以检查是否有新邮件、下载您标记进行下载的邮件头或发送邮件。

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具有 Microsoft Exchange 帐户时

必须重启 Outlook 2007 才可在联机工作和脱机工作之间切换。可考虑使用缓存 Exchange 模式,从而更灵活地在联机和脱机连接状态之间进行切换。

脱机工作最快捷的方式是使用默认的 Outlook 设置。如果想要自定义这些设置(包括在何处保存脱机文件夹文件 (.ost)),请遵循自定义设置说明。

快速设置

  1. “文件”菜单上,单击“脱机工作”

    “文件”菜单上的“脱机工作”命令

  2. 若要设置一个脱机文件夹文件 (.ost),请单击“确定”

    默认情况下,“启动时提醒以便选择是否脱机或联机工作”复选框处于选中状态。如果想要在连接可用时始终让 Outlook 联机工作,请清除此复选框。

创建 .ost 文件后,在退出并重新启动 Outlook 时,您必须使 Exchange 邮箱与该 .ost 文件同步。最快捷的做法如下:在“工具”菜单上,指向“发送/接收”,然后单击“全部发送/接收”

自定义设置

如果想要自定义脱机文件夹文件 (.ost) 设置(比如该 .ost 文件在您的计算机上的保存位置),请执行下列操作:

  1. 如果尚未创建脱机文件夹文件 (.ost),请创建。

    创建脱机文件夹文件 (.ost)

    1. “工具”菜单上,单击“帐户设置”

    2. “电子邮件”选项卡上,选择 Exchange 帐户,然后单击“更改”

    3. 单击“其他设置”

    4. 单击“高级”选项卡,然后单击“脱机文件夹文件配置”

    5. “文件”框中,键入要用作 .ost 文件的文件的路径。

      默认的文件名是 Outlook.ost。如果该文件已经存在,系统会提示您输入新的名称。

  2. “工具”菜单上,单击“帐户设置”

  3. “电子邮件”选项卡上,选择 Exchange 帐户,然后单击“更改”

  4. 单击“其他设置”

  5. 请执行下列操作之一:

    1. 始终脱机启动 Outlook     单击“手动控制连接状态”,然后单击“脱机并使用拨号网络”

    2. 每次启动 Outlook 时选择是脱机工作还是联机工作     单击“手动控制连接状态”,然后选中“选择启动时的连接类型”复选框。

    3. 始终连接到网络     单击“手动控制连接状态”,然后单击“与网络连接”

    4. Outlook 自动检测是否具有到服务器的连接     单击“自动检测连接状态”。如果 Outlook 不能连接到邮件服务器,它将自动以脱机模式启动。

      注意: 若要指定在通知您重试或脱机工作之前等待服务器响应的时间,请在“秒后服务器连接超时”框中键入数字。

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在缓存 Exchange 模式下使用 Exchange 帐户时

  • “文件”菜单上,单击“脱机工作”

    “文件”菜单上的“脱机工作”命令

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使用 POP3、IMAP 或 HTTP 帐户时

  • “文件”菜单上,单击“脱机工作”

    “文件”菜单上的“脱机工作”命令

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