从组、字段开始

字段和可能的关系

我们将从烦琐的细节开始

设计的下一步是列出每个表的字段。 在 Access 表中,列称为“字段”,各个记录称为“行”。 通常,表中的每个字段都与其他字段相关。 例如,在商务联系人数据表中,通常会有名字、姓氏、公司、电话号码等字段。 每个字段必须与其他字段相关,并且每个字段只能应用到商务联系人。 这组相关字段称为“关系”,这就是关系型数据库这一术语的由来。

您将通过确定每个组应捕获的特定信息来计划字段。 同样,也可以参考现有数据,包括电子表格、分类帐、甚至卡片文件。 此外,您还可以打开现有数据库(例如,某一 Access 数据库模板)来查看它使用了哪些字段。

对于您的资产数据库,您可能希望列出每个项目以及每个项目的相关信息(例如,购买日期和成本)。 在此过程中,尽量将每个字段减至其最小的逻辑单元。 在良好的设计中,一个字段代表一段数据,字段名可以明确标识数据。 例如,您的表应该用不同的字段分开表示名字和姓氏,因为这样可以更方便地查找和排序信息。

此外,您还应问问自己,是否需要记录国际数据。 如果需要,则需要表示“国家/地区”的字段,另外,还需要用“地区”代替“州”,用适用于该国家/地区的邮政编码代替美国的邮政编码。

在工作期间,您可能会发现自己希望在一个表中使用另一个表中的数据。 例如,图中显示“资产”组包含表示供应商和技术支持的字段。 这很正常,您将会了解需要表所具有的关联方式,我们将在后面稍微讲解一下这些关系。 现在,请包含您认为每个表应具备的所有字段。

注意    如果字段名包含多个词,请不要用空格分隔各词。 这些空格不利于创建其他组件,例如 Visual Basic for Applications 代码和一种称为“表达式”的公式。 如果需要在字段名中使用多个词,请删除空格并将每个词的首字母大写,或用下划线分隔各词。 您将在练习中看到这样做的效果。

最后,为消除您的疑虑,告诉您不用计划行。 当您在字段中输入数据时,就会自动生成行。

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