介绍自动存档设置

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自动存档可帮助管理您的邮箱中的空格或电子邮件服务器上您使用的通过自动将项目移到存档位置。自动存档执行一项或两个下列操作中的文件夹,具体取决于条件的项目设置。

  • Outlook 将项目移到存档文件,从其原始位置,通常一工作文件夹中删除它们。

    Outlook 会在其中移动我的项目?

    存档文件是一种特殊类型的数据文件,个人文件夹文件 (.pst)。第一次自动存档的运行,Outlook 创建的存档文件自动在以下位置︰

    • Windows Vista     C:\Users\你的用户名\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    • Microsoft Windows xp 中    C:\Documents 和 Settings\YourUserName settings\application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    Outlook 首次存档项目之后,您可以在您 Outlook 文件夹列表,它位于导航窗格存档文件夹中直接访问文件中的项目。您也可以创建您自己的存档文件的各个文件夹。

    注意: 如果看不到Local Settings本地文件夹,它们可能隐藏它。

    如何显示隐藏的文件夹?

    • Windows Vista   

      1. 单击“开始”按钮,然后单击“控制面板”

      2. 单击“外观和个性化”

        注意: 如果您使用控制面板经典视图,请双击“文件夹选项”,然后转至步骤 4。

      3. 单击“文件夹选项”

      4. “查看”选项卡上的“高级设置”下,滚动至“文件和文件夹”下的“隐藏文件和文件夹”,然后选中其下的“显示隐藏的文件和文件夹”

    • Windows XP   

      1. 单击“开始”按钮,然后单击“控制面板”

      2. 单击“文件夹选项”

        文件夹选项

      3. 单击“查看”选项卡,然后单击“显示所有文件和文件夹”选项。

    存档文件是一种特殊类型的数据文件,个人文件夹文件 (.pst)。第一次自动存档的运行,Outlook 创建的存档文件自动在以下位置︰

    • Windows Vista     C:\Users\你的用户名\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    • Microsoft Windows xp 中    C:\Documents 和 Settings\YourUserName settings\application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

      Outlook 首次存档项目之后,您可以在您 Outlook 文件夹列表,它位于导航窗格直接从存档文件夹访问该文件中的项目。您也可以创建您自己的各个文件夹的存档文件。

      注意: 如果看不到Local Settings本地文件夹,它们可能来隐藏它。

      如何显示隐藏的文件夹?

      • Windows Vista   

        1. 单击“开始”按钮,然后单击“控制面板”

        2. 单击“外观和个性化”

          注意: 如果您使用控制面板经典视图,请双击“文件夹选项”,然后转至步骤 4。

        3. 单击“文件夹选项”

        4. “查看”选项卡上的“高级设置”下,滚动至“文件和文件夹”下的“隐藏文件和文件夹”,然后选中其下的“显示隐藏的文件和文件夹”

      • Windows XP   

        1. 单击“开始”按钮,然后单击“控制面板”

        2. 单击“文件夹选项”

          文件夹选项

        3. 单击“查看”选项卡,然后单击“显示所有文件和文件夹”选项。

  • 自动存档永久删除过期的项目。过期的项目是已通过其帐龄期间的项目。

    告诉我有关特定Microsoft Outlook项目过期时的详细信息

    确定文件夹中项目过期或删除时间的默认龄期

    文件夹

    龄期

    收件箱和草稿

    6 个月

    已发送邮件和已删除邮件

    2 个月

    发件箱

    3 个月

    日历

    6 个月

    任务

    6 个月

    备注

    6 个月

    日记

    6 个月

    注意: 文件夹,您创建包含相同类型的项目的收件箱日历任务备注,或者日记具有相同的默认、 六个月帐龄期间,例如,您为您创建的个人联系人的状态报告收到来自同事或联系人文件夹中创建一个电子邮件文件夹。

    确定项目的龄期

    项目类型

    龄期开始时间

    电子邮件

    接收日期/时间或上次更改并保存邮件的时间,以其中较晚的日期为准。

    日历会议、事件或约会

    上次更改项目的日期和保存项目的日期,以其中较晚的日期为准。不会自动存档定期项目。

    任务

    完成日期或上次更改并保存任务的日期。不会自动存档未标记为完成的任务。只有当分配给其他人的任务标记为完成时,才会存档这些任务。

    便笺

    上次更改和保存便笺的时间。

    日记条目

    日记条目的创建日期或上次更改并保存条目的日期。

    联系人

    默认情况下不存档联系人。但可以手动对其进行存档。

您可以自定义这些设置,以满足您的存储需要的条件。有关详细信息,请参阅下面的说明或更深入了解一下自动存档,请参阅使用自动存档备份或删除项目

即将过期项目和删除项目的设置可能特别引起混乱。

告诉我有关即将过期和 deleing 项目的详细信息。

  • 除非您更改了一个或多个自动存档设置,选择在项目过期时删除它们,否则项目会存储在其存档位置,而不会从项目存档位置删除。只能在将项目移动到项目存档位置之前自动删除项目,项目存档后,只能手动删除这些项目。

  • 如果选择永久删除项目的选项,则会在项目过期时自动将其删除,而不会对它们存档。例如,如果单击“删除过期项目(仅限于电子邮件文件夹)”,那么当“收件箱”、“发件箱”或“草稿”等所有电子邮件文件夹中的全部邮件到达其龄期末时,此选项将会删除这些邮件,而不会对它们存档。

设置和自动存档的选项

有关自定义自动存档时可以应用的设置和选项,请参阅下面的说明。

自动存档设置

1.自动存档的运行每个选择您希望自动存档运行频率。同时存档的许多项目可能会降低您的计算机性能。因此,它是时间的更好地选择的自动存档过程会缩短段。您应考虑多少个项目通常在给定期间接收和相应地调整时间范围。

运行自动存档前提示   如果您希望 Outlook 自动存档处理您的 Outlook 项目之前显示提醒消息,请选择此选项。当您看到的消息时,可以单击取消该自动存档会话。

2。删除过期项目 (仅适用于电子邮件文件夹)默认情况下未选中此选项。您可以选择让其帐龄期间已过期时删除的电子邮件。您的收件箱和草稿项目的默认期间的六个月和三个月您发送的项目,但您可以更改这些期间使用清除早于项目选项。

告诉我有关特定Microsoft Outlook项目过期时的详细信息

确定文件夹中项目过期或删除时间的默认龄期

文件夹

龄期

收件箱和草稿

6 个月

已发送邮件和已删除邮件

2 个月

发件箱

3 个月

日历

6 个月

任务

6 个月

备注

6 个月

日记

6 个月

注意: 创建包含相同类型的项目作为收件箱日历任务笔记中,或日记的文件夹具有相同的默认、 六个月帐龄期间。

确定项目的龄期

项目类型

龄期开始时间

电子邮件

接收日期/时间或上次更改并保存邮件的时间,以其中较晚的日期为准。

日历会议、事件或约会

上次更改项目的日期和保存项目的日期,以其中较晚的日期为准。不会自动存档定期项目。

任务

完成日期或上次更改并保存任务的日期。不会自动存档未标记为完成的任务。只有当分配给其他人的任务标记为完成时,才会存档这些任务。

便笺

上次更改和保存便笺的时间。

日记条目

日记条目的创建日期或上次更改并保存条目的日期。

联系人

默认情况下不存档联系人。但可以手动对其进行存档。

3。存档或删除旧项目选择此选项,如果您希望您的 Outlook 项目存档,和时到达帐龄期间的末尾,然后删除。选择其他设置,以将应用于存档和删除。

4。显示在文件夹列表中的存档文件夹选择已与您的其他工作文件夹的导航窗格中列出的存档文件夹。在主存档文件夹,您可以打开子文件夹,并查看您已存档的项目。在查看您已存档的项目时,您可以验证正确的项目进行存档,也可以将所需的任何项目拖回工作文件夹。

5。清除早于项目的选择,当您希望您的项目存档,在天、 周数,或月份的默认配置。您可以配置向上 60 个月内的一天一段。"清理"指的是存档 — 存储 — 的项目。并不意味着"删除"除非您选中了该设置文件夹的其他位置。

6。移动到旧项目的默认设置此位置不同的计算机运行 Windows Vista 和 Windows XP 操作系统的系统。如果您想要设置其他目标已存档的项目,您可以通过浏览找到并设置的其他位置。项目之后其帐龄期间移到此位置。

  • Windows Vista     C:\Users\你的用户名\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

  • Microsoft Windows xp 中    C:\Documents 和 Settings\YourUserName settings\application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

注意: 除非您打开的文件夹,并手动删除它们不会删除自定义位置中存档的项目。

7。永久删除邮件此选项立即删除过期的项目,而不是将其移动到默认位置,如您指定的另一个文件夹或已删除邮件文件夹。

8。应用到所有文件夹现在这些设置此选项将应用自动存档设置,包括您的更改,所有文件夹。若要指定一个或多个文件夹的不同设置,请选择此选项。相反,使用按钮如下所示,介绍如何为各个文件夹指定设置的说明。对特定文件夹所做的更改仅应用于这些文件夹。

9. 保留策略信息 在您的组织中,系统管理员可能设置保留策略来决定何时以及如何自动存档邮箱项目。您可以在此处查看策略,但如果没有适当权限,则无法对其进行更改。

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