介绍自动存档设置

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通过自动将项目移到存档位置,自动存档可帮助管理您的邮箱或您所使用的电子邮件服务器的空间。自动存档根据选项完成下面一项或两项操作:

  • 将项目从原始位置(通常是您的某个活动文件夹)移到存档文件夹。

    项目将移到何处?

    存档文件是一种 Outlook 数据文件 (.pst)。首次运行自动存档时,系统会自动创建存档文件。该文件的创建位置取决于计算机上运行的操作系统。

    • Windows 7     C:\Users\你的用户名\Documents\Outlook Files\archive.pst

    • Windows Vista     C:\Users\你的用户名\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    • Windows xp 中    C:\Documents 和 Settings\YourUserName settings\application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

      我找不到本文中列出的文件夹

      有些文件夹可能是隐藏的文件夹。若要在 Windows 中显示隐藏的文件夹,请执行下列操作:

      • 单击“开始”按钮,然后单击“控制面板”

      • 单击“文件夹选项”

        若要找到“文件夹选项”,请在窗口顶部的搜索框中键入“文件夹选项”。在 Windows XP 的控制面板中,在“地址”框中键入“文件夹选项”

      • “查看”选项卡上的“高级”设置列表中,在“文件和文件夹”下的“隐藏文件和文件夹”下,选中“显示隐藏的所有文件、文件夹和驱动器”

  • 将永久删除已超过其龄期的项目。

注意: 如果选择删除项目,则不会存档这些项目。如果选择存档项目,自动存档将无法删除这些项目。项目存档后,只能手动删除这些项目。

有关自动存档功能的详细信息,请参阅使用自动存档备份或删除项目

Outlook 项目的龄期

除非专门标记以排除超过其龄期的任何 Outlook 项目,否则这些项目将包含在下一自动存档中。Outlook 的各文件夹的默认龄期如下所示:

文件夹

龄期

收件箱和草稿

6 个月

已发送邮件和已删除邮件

2 个月

发件箱

3 个月

日历

6 个月

任务

6 个月

备注

6 个月

日记

6 个月

注意: 对于您创建的文件夹,如果其中包含的项目类型与“收件箱”“日历”“任务”“便笺”“日记”中的项目类型相同,则这些文件夹具有相同的默认 6 个月龄期。例如,为从同事那里收到的状态报告创建的邮件文件夹,或者为自己的联系人创建的联系人文件夹。

确定项目的龄期

项目类型

龄期开始时间

电子邮件

接收到的日期/时间或上次更改并保存邮件的日期,以较晚的日期为准。 邮件更改的示例是将邮件标记为已读或未读。

日历会议、事件或约会

上次更改项目的日期和保存项目的日期,以其中较晚的日期为准。不会自动存档定期项目。

任务

完成日期或上次更改并保存任务的日期。不会自动存档未标记为完成的任务。只有当分配给其他人的任务标记为完成时,才会存档这些任务。

便笺

上次更改和保存便笺的时间。

日记条目

日记条目的创建日期或上次更改并保存条目的日期。

联系人

默认情况下不存档联系人。但可以手动对其进行存档。

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自动存档设置和选项

有关自定义自动存档时可以应用的设置和选项,请参阅下面的说明。

“自动存档设置”对话框

自动存档时间间隔为 n 天    选择运行自动存档的频率。同时存档很多项目可能会使计算机的性能下降。因此,最好较频繁地使用自动存档,以减少处理的项目数。

若要禁用自动存档功能,请清除“自动存档时间间隔为 n 天”复选框。

运行自动存档前提示:选择是否希望在自动存档处理 Outlook 项目前显示提醒消息。显示提示时,可以在提醒消息上单击“否”取消自动存档会话。

删除过期项目(仅限于电子邮件文件夹):默认情况下将禁用此选项。选中此复选框可以在超过龄期后删除邮件。

存档或删除旧项目:如果要设置或更改后续设置,请选择此选项。如果清除此复选框,系统将使用默认设置运行自动存档。

在文件夹列表中显示存档文件夹:选中此复选框可以在导航窗格中随其他工作文件夹一起列出存档文件夹。如果未使用此选项,仍可以打开存档文件夹 - 单击“文件”选项卡,然后在“打开”选项卡上单击“打开 Outlook 数据文件”

清除早于所示时间的项目:指定项目存档的龄期(以天、周或月为单位)。可配置的时间范围从 1 天到 60 个月。

将旧项目移至:选中此复选框可以存档旧项目(而不是自动删除旧项目)。该框中显示默认文件夹。若要使用其他文件夹,请在该框中输入文件夹位置或单击“浏览”。选择此选项将清除选择的“永久删除项目”选项。

永久删除项目:选中此选项将删除所有过期项目。不会移动这些项目,也不会保留任何存档副本。选择此选项将清除选择的“将旧项目移至”选项。

立即将这些设置应用到所有文件夹:选择此选项可向所有文件夹应用自动存档设置(包括您所做的更改)。若要为一个或多个文件夹指定唯一设置,请不要选择此选项。相反,请右键单击文件夹,单击“属性”,然后转至“自动存档”选项卡,以便为要更改的每个文件夹更改设置。

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