介绍自动存档中的删除和过期设置

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可以更改设置和选项来自定义自动存档。但是,过期项目和删除项目的设置可能会混淆。

自动存档在项目过期(即超过其龄期)时将项目从 Microsoft Outlook 中的原始位置移动到存档文件文件夹。不同类型的 Outlook 项目都具有默认龄期,这些龄期不会改变,除非手动更改其设置。

告诉我有关特定的 Outlook 项目过期时的详细信息

确定文件夹中项目过期或删除时间的默认龄期

文件夹

龄期

收件箱和草稿

6 个月

已发送邮件和已删除邮件

2 个月

发件箱

3 个月

日历

6 个月

任务

6 个月

备注

6 个月

日记

6 个月

联系人

不过期

注意: 对于您创建的文件夹,如果其中包含的项目类型与“收件箱”“日历”“任务”“便笺”“日记”中的项目类型相同,则这些文件夹具有相同的默认 6 个月龄期。

确定项目的龄期

项目类型

龄期开始时间

电子邮件

接收到的日期/时间或上次更改并保存邮件的日期,以较晚的日期为准。 邮件更改的示例是将邮件标记为已读或未读。

会议、事件或约会

上次更改项目的日期和保存项目的日期,以其中较晚的日期为准。不会自动存档定期项目。

任务

完成日期或上次更改并保存任务的日期。不会自动存档未标记为完成的任务。只有当分配给其他人的任务标记为完成时,才会存档这些任务。

便笺

上次更改和保存便笺的时间。

日记条目

日记条目的创建日期或上次更改并保存条目的日期。

联系人

默认情况下不存档联系人。但可以手动对其进行存档。

重要: 

  • 除非您更改了一个或多个自动存档设置,选择在项目过期时删除它们,否则项目会存储在其存档位置,而不会从项目存档位置删除。只能在将项目移动到项目存档位置之前自动删除项目,项目存档后,只能手动删除这些项目。

  • 如果选择永久删除项目的选项,则会在项目过期时自动将其删除,而不会对它们存档。例如,如果单击“删除过期项目(仅限于电子邮件文件夹)”,那么当“收件箱”、“发件箱”或“草稿”等所有电子邮件文件夹中的全部邮件到达其龄期末时,此选项将会删除这些邮件,而不会对它们存档。

更改自动存档设置

  1. “工具”菜单上,单击“选项”

  2. 单击“其他”选项卡,然后单击“自动存档”

  3. 单击所需设置,然后单击“确定”

包括的所有自动存档设置的说明的详细信息,请参阅使用自动存档备份或删除项目

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