什么是自动保存?

自动保存

“早保存常保存”的做法已经过时了。现在有“自动保存”功能,每隔几秒钟就会自动保存一次,因此无需手动保存。此功能在适用于 Office 365 订阅者的 Excel 和 PowerPoint 2016 中均可用。

在 OneDrive、OneDrive for Business 或 SharePoint Online 上存储文件时,将启用自动保存。处理文件时,它将你的更改自动保存到云中。如果其他人处理同一文件,自动保存会让他们在数秒钟内看到你所做的更改。

注意: 更改原始文档或模板后,你是否会使用“文件”>“另存为”?如果是,建议更改使用“文件”>“保存副本”。这样,“自动保存”就不会用所做更改覆盖原始文件。如果“自动保存”用所做更改覆盖了原始文件,请参阅“我不希望保存更改,该怎么还原?”

“自动保存”功能是面向 Office 365 订阅者的 Excel 和 PowerPoint 2016 中提供的新功能。它将代为保存文件,无需你手动操作。

自动保存每隔几秒钟保存一次。但时间可能会因正在处理的内容而有所变化。

可以还原文件的先前版本。这会将较旧版本确定为当前版本。

单击文件名的光标,查看所有版本

在窗口顶部,单击文件名,然后单击“查看所有版本”。查看日期和时间以找到要还原的版本,然后单击“打开版本”。将打开另一个窗口。若要回退到此版本,请单击“还原”按钮。有关版本历史记录的详细信息,请参阅查看 Office 文件的历史版本

如果你是文件所有者,可以对 Excel 和 Word 文件添加“建议采用只读方式”设置。人们打开具有此设置的文件时,将获得一个提示,告诉他们文件作者建议以只读方式打开文件。若要为文件启用此设置,请转到“文件”>“保存副本”>“浏览”。然后单击“工具”>“常规选项”,并选中“建议采用只读方式”复选框。单击“确定”,然后以不同的名称保存该文件或覆盖当前文件。

也可通过其他方式保护文件不受他人编辑。如果文件在 OneDrive 上,可以更改此文件的权限。如果文件在 SharePoint 上,可以设置库以要求签出

“文件”>“保存副本”

从 OneDrive、OneDrive for Business 或 SharePoint Online 中打开文档时,“另存为”不在“文件”菜单上。在这些情况中,“保存副本”命令显示在“文件”菜单上。

你是否经常使用“另存为”?许多人习惯于处理文件时使用“‘文件‘>‘另存为‘”将所做的更改保存在副本中,而不是原始文件中。但是,启用自动保存后,所做的更改将不断保存到原始文件中。所以,如果你希望将更改应用于副本而不是原始文件,建议立即使用“文件”>“保存副本”。

从 OneDrive、OneDrive for Business 或 SharePoint Online 中打开文档时,“保存”不在“文件”菜单上。在这些情况中,默认启用自动保存,因此无需转到“文件”>“保存”。自动保存将保存文件。

如果你是 Office 365 订阅者,且安装了最新版的 Excel 和 PowerPoint 2016,自动保存将在左上角显示。如果不是订阅者,也无需担心,可使用自动恢复功能。自动恢复有助于在发生崩溃时保护文件。如果发生崩溃后重新打开文件,“文档恢复”窗格将显示包含最新更改的文件版本。有关如何启用该功能的详细信息,请参阅发生崩溃时帮助保护文件

处理保存在 OneDrive、OneDrive for Business 或 SharePoint Online 中的文件时,将启用自动保存。如果将文件保存到其他位置,将禁用自动保存。如果文件位于 SharePoint 本地网站、文件服务器中,或保存到本地路径(如 C:\),将发生这种情况。

其他原因也会导致自动保存被禁用。例如,如果文件是旧版格式,如 .xls、.ppt 或 .doc,将禁用自动保存。如果演示文稿处于幻灯片放映模式,或者工作簿包含密码保护,也将禁用自动保存。如果自动保存处于禁用状态,可以随时将鼠标悬停在自动保存开关上,工具提示会告诉你禁用的原因。

可通过两种方法执行此操作。一种方法是选择“文件”>“保存副本”,然后将文件保存到另一位置。通过这种方法可处理完全独立的文件副本。

另一种方法是在进行更改之前,关闭“自动保存”开关。如果更改是临时的而不保存,关闭该文件。然后,系统询问是否保存时,单击“”。

如果不想不断保存,并且不想向其他人显示所做的更改,可以关闭自动保存。然后,当你准备就绪后,单击“保存”可向处理该文件的其他人显示所做的更改。(或者,也可以重新打开“自动保存”开关,保存和共享所做的更改。)

对云端的文件,自动保存的默认设置始终为“启用”。但是,如果对某文件“禁用”自动保存,程序将记住,并且在每次重新打开该文件时保持禁用。如果对某文件,将其切换回“启用”,则程序将记住对该文件保持启用。

否。禁用自动保存后,自动恢复仍然可以正常工作。有关详细信息,请参阅发生崩溃时帮助保护文件。启用自动保存后,自动恢复未启用,但不要担心。文件每隔几秒钟就会保存到云中。因此,如果在云中编辑文件时发生崩溃,只需重新打开该文件。

否。但是,可以对某个文件“禁用”自动保存,程序将记住在每次重新打开该文件时保持禁用。如果对某个文件将其切换回“启用”,则它将记住对该文件保持启用。

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