什么是文档中心网站?

什么是文档中心网站?

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SharePoint 提供了一种可缩放的功能丰富的内容管理体验。如果要管理大量的文件, 请考虑使用文档中心网站模板。此模板针对大规模文档管理进行了优化。它可以节省时间并帮助提高效率。模板中包含版本、文档 id、文档集、元数据导航和内容类型。

文档中心网站适用于以下情形:

  • 创作环境    在“文档中心”创作环境中,用户可以创建和编辑数千个存储在中心库中的文档或媒体资产。

  • 内容存档    在内容存档(例如知识库)中,用户可以存储或查看文档。

本文将向你介绍文档中心网站模板中的功能。

若要创建文档中心, 请参阅使用模板创建不同类型的 SharePoint 网站

文档中心网站有哪些内容?

"文档中心" 网站模板包含的功能使创建和管理大型文档集变得更轻松和高效。在大多数情况下, 网站所有者可以单独添加其中的每个功能。"文档中心" 网站模板将自动启用建议的文档管理功能。以下部分简要介绍了这些功能。

你可以将文档中心网站用作创作环境或内容存档。在创作环境中, 用户经常签入和签出文件并为这些文件创建文件夹结构。启用了版本控制, 保留了每个文档的早期版本。此外, 工作流可以控制文档生命周期。

相比之下, 几乎不会在内容存档中进行创作。仅限用户查看或上传文档。文档中心网站模板支持创建名为知识库存档的内容存档类型。通常情况下, 知识文库包含文档的单个版本, 网站可以扩展到数百万个文件。在典型的方案 (例如大型组织的技术支持中心) 中, 成千上万的人可能会访问内容, 主要是阅读内容。只有一些会将新内容上载到网站。

以下各项介绍了一些可包含在文档中心网站中的 SharePoint 功能。除这些功能外, 某些组织自定义文档中心的外观和导航。一些 "添加自定义 Web 部件"。

托管元数据是一种用于为 SharePoint 中的文档指派特定术语的系统。随后,您可以使用这些术语对文档进行分类。您还可以使用元数据为用户创建功能强大的导航工具,以帮助他们快速查找所需的内容。

例如, 假设您的公司有一个知识库, 其中包含帮助用户解决产品问题的文章。你可能会创建元数据术语, 以使用户能够按产品、问题类型或其他属性筛选信息。

在文档中心网站中, 每个内容将获取与文档位置无关的唯一 ID, 如 URL 链接。这意味着, 如果你移动或重命名文档, 该 ID 将保持不变。你可以使用 ID 为文档创建永久链接, 并最大程度地减少断开的链接。

将在文档中心网站中自动启用版本。这意味着你将自动拥有文件的所有不同版本的历史记录。例如, 在文档审阅过程中, 这意味着你有一个记录, 其中包含在审阅周期中输入的所有更新。你可以跟踪更新、联系响应方等。此外, 如果项目的当前版本出现问题, 你可以快速恢复到最后一项已知良好的版本。

内容类型是一组特定类型的内容, 其中包含内容的一组设置。当有人创建已定义内容类型的文档时, 它会自动获得该内容类型的所有相应设置。文档中心可能包含内容类型的集合-不同类型的文档、视频、模板等。

文档中心网站中不会自动包含内容管理器, 但很多用户添加了它。内容管理器是一种 SharePoint 功能, 可用于管理项目的整体组织和结构。通过使用元数据或内容类型, 内容管理器可以将文档和其他项目自动路由到特定位置。例如, 在知识库中, 您可能会让内容组织者自动将所有新提交路由到一个特殊的库, 以便为特定产品收集文章。

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