了解 Office 365 组

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上次更新时间2月15日2019

Office 365 组是一种可与您使用的Office 365工具配合使用的服务, 以便您可以在撰写文档、创建电子表格、处理项目计划、安排会议或发送电子邮件时与您的团队成员进行协作。

本文将帮助用户了解什么是组,并提供一些后续步骤所需的有用链接。

有关 Office 365 组的最新消息和视频,请参阅 Office 博客

提示: 如果你要查找有关使用 outlook 联系人组向一组人员发送电子邮件的信息 (如一组朋友), 请参阅在 Outlook for PC 中创建联系人组或通讯组列表

什么是 Office 365 组?

使用Office 365中的组, 您可以选择希望与之协作的一组人员, 并轻松地为要共享的人员设置资源的集合。"共享 Outlook 收件箱"、"共享日历" 或 "文档库" 等资源, 用于协作处理文件。

你无需担心手动为所有这些资源分配权限, 因为将成员添加到组时会自动向其授予你的组提供的工具所需的权限。此外, 对于我们使用通讯组列表或共享邮箱执行的操作, 组是新的和改进的体验。

提示: 有关将传统通讯组列表升级到 Office 365 组的信息,请参阅本文

所提供的特定资源略有不同, 具体取决于团队要拥有的组体验。当你正在考虑选项时, 请务必记住, 一个大小很少适合所有。不同团队可能更倾向于采用不同的方式, Office 365具有可在团队所需的任何表单中实现协作的工具。

您可以从各种工具 (包括 outlook、outlook 网页版、outlook Mobile、SharePoint、Planner、团队等) 创建 Office 365 组。你选择的哪种工具取决于你正在处理的组类型。例如,在 Microsoft 这里, 我们将在创建一个围绕电子邮件和日历组织的组时从 Outlook 开始。如果组用于公司范围的通信, 我们通常会从 Yammer 开始。对于基于聊天的协作, 我们将从 Microsoft 团队启动我们的组。

创建组时, 你需要决定是希望它是专用组还是公共组。您的组织中的任何人都可以查看公共组中的内容, 并且组织中的任何人都能加入组。专用组中的内容只能由组成员查看, 希望加入专用组的人员必须由组所有者审批。

注意: 目前, 从 Outlook 网页版创建的组在默认情况下为私密。

组织外部的人员无法看到或访问公用组和专用组的内容,除非这些人已特别受邀为来宾

有关将组从公共更改为专用 (或相反) 的详细信息, 请参阅将 Office 365 组设为公共或专用。

所有者、成员和来宾

组所有者是组的审阅人。他们可以添加或删除成员并具有独有权限, 如从共享收件箱中删除对话的能力或更改组的不同设置。组所有者可以重命名组、更新说明或图片等。如果你熟悉 SharePoint 角色, 则组所有者是网站集管理员。

组成员是组织中使用组进行协作的常规用户。他们可以访问组中的所有内容, 但不能更改组设置。在 SharePoint world 中, 他们是网站成员。有关添加或删除组成员的信息, 请参阅在 Outlook 中添加和删除组成员

来宾与组成员类似, 但他们不在您的组织外部。默认情况下, 你的用户可以邀请来宾加入你的组, 并且你可以控制该设置。有关详细信息, 请参阅Office 365 组中的来宾访问

选择要使用的组类型:

如果你更喜欢共享收件箱模式, Outlook中的 "组" 体验就适合你。通过在 Outlook 中创建组, 你将获得:

  • 共享收件箱-您的成员之间的电子邮件对话。此收件箱具有电子邮件地址, 可以将其设置为接受来自组外部甚至组织外部的人员的邮件, 非常类似于传统的通讯组列表

  • 共享日历-用于安排与组相关的事件

  • SharePoint 文档库-用于存储和共享文件的组的中心位置

  • 共享的 OneNote 笔记本-用于收集想法、信息检索和信息

  • SharePoint 工作组网站-一个中央存储库, 用于提供与您的组相关的信息、链接和内容

  • Planner-用于分配和管理组成员中的项目任务

不必手动创建任何资源;创建组时会自动创建这些资源,并为组成员分配必要的权限,以便其可立即开始使用这些资源。

你可以通过熟悉的 Microsoft outlook 2016 桌面客户端, 通过 web 上的 outlook 2016 for Mac (仅共享收件箱) 或通过outlook mobile访问这些资源。您可以在 Outlook 桌面或 Web 上的左侧导航窗格中找到您的 Office 365 组。

您可以在 outlook 或 outlook 网页版中的左侧导航窗格中找到您的组

使用新的 Office 365 组的悬停卡, 可以快速访问共享组资源。只需将鼠标悬停在 Outlook 网页版或 SharePoint 中的组名称上。

新的 Office 365 组的图像悬停卡

我们协作故事的最新部分是Microsoft 团队。Microsoft 团队是团队的内部循环-一个持久的、基于聊天的工作区, 你可以在其中对具有重点、实时的主题或组内的特定子组进行非正式的实时对话。

Yammer为协作带来了企业社交体验。这有助于你在组织内建立新的连接和发现。它可以帮助您在公司范围内或在共同关注的领域中交流和讨论想法。

通过在 Yammer 中创建 Office 365 连接的组, 你将获得:

  • Yammer 组 - 进行对话和共享信息的公共位置

  • SharePoint 文档库 - 组用来存储和共享文件的中心位置

  • 共享 OneNote 笔记本 - 用于收集观点、研究和信息

  • SharePoint 团队网站 - 与组相关的信息、链接和内容的中央存储库

  • Planner - 用于在组成员间分配和管理项目任务

可以通过浏览器中的 Yammer,或使用 iOS、Android 或 Windows Phone 设备上的 Yammer 应用访问这些工具。

组实现了预期用途之后, 可将其删除以释放系统资源并将组从列出或显示中删除。请参阅:删除组。如果你不希望删除过期的组, 管理员可以设置过期策略, 以导致旧组过期并在指定的时间段后自动删除。请参阅: Office 365 组过期策略

注意: 此选项卡上的内容适用于管理员。

Office 365 组中有三种主要的预配模型: 打开、IT 指示灯或控制。每个都有其自己的优点。

模型

优点

打开 (默认值)

用户可以根据需要创建自己的组, 而无需等待或困扰它

IT-指示灯

用户从其请求组。它可以在选择最佳协作工具以满足其需求时进行指导

控制

仅限特定人员、团队或服务限制的组创建 (请参阅:控制谁可以创建 Office 365 组)

如果你想要控制你的 Office 365 组的命名方式, 可以使用命名策略强制组名称遵守特定标准, 包括前缀或后缀以及阻止不必要的名称。有关详细信息, 请参阅Office 365 组命名策略

每个组都至少有一个所有者可以添加或删除成员, 并对组及其内容执行一些基本的 curation。通常情况下, 所有者在 Outlook 中执行此操作。请参阅:在 Outlook 中添加和删除组成员。如果某个组的所有者 (或所有者) 离开组织, 则管理员可以为该组分配新的所有者。请参阅向孤立组分配新的所有者

此外, 如果你有Exchange Online 管理员权限, 则可以从 Office 365 管理中心管理组 (请参阅在 office 365 管理中心中管理组成员身份) 或 PowerShell (请参阅管理 office 365具有 PowerShell 的组

当你想要从你的租户中删除组时, 可能会有时间。有关如何删除组的信息, 请参阅:删除组。如果意外删除了某个组, 管理员可以将该组还原到最多30天, 请参阅:恢复已删除的 Office 365 组

如果你更喜欢管理 Office 365 组生命周期的一种更自动化的方法, 可以使用过期策略在特定时间间隔内使组过期。组的所有者将在组过期前收到一封电子邮件, 允许用户轻松地续订组 (如果仍需要)。请参阅: Office 365 组过期策略

组限制

最大值...

每组的所有者数

100

一名用户可创建的组数

250

管理员可创建的组数

最大默认租户限制为 500K

成员数

1000以上, 但仅1000可以同时访问组对话。

当在 Outlook 中访问大型组中的日历和对话时, 用户可能会注意到延迟

用户可以是其成员的组的数量

1,000

文件存储

每个订阅用户 1 tb + 10 GB + 购买的任何附加存储空间。你可以购买数量无限制的额外存储空间。

组邮箱大小

50 GB

Office 365组织可以拥有的默认最大组数目前为500000。

如果你计划使用 Azure Active Directory Connect 工具中的功能 "组回写", 则最大长度为448个字符 (与 "Description" 属性相关)。

有关 sharepoint online 存储的详细信息, 请参阅sharepoint online 限制sharepoint online 软件边界和限制

当你可以操作有关组使用的信息时, 管理 Office 365 组会更高效。Office 365 管理中心有一个报告工具, 可让你查看存储使用情况、您拥有的活动组的数量, 甚至用户使用组的方式。有关详细信息, 请参阅管理中心中的 Office 365 报表

Office 365 组为您提供了许多用于合规性信息保护电子数据展示的工具。

另请参阅

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