了解有关关键字语法的详细信息

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您可以使用保留和电子数据展示找到并激活保留和电子数据展示功能,则在其任何网站的过期策略根据挂起记录。您通常会制约诉讼、 审核或调查等事件的记录中使用此功能。组织可以使用保存以防止可能会从过期或被破坏之前对其它们是相关的事件已解决涉及到持续诉讼或调查的记录。

您可以使用搜索查找并保留到一次添加多个记录。您可以搜索记录跨多个网站,只要每个网站已启用保留和电子数据展示功能。若要在多个网站搜索记录,应在您的网站集激活首要网站的保留和电子数据展示功能。

本文内容

通过设置搜索条件查找的内容

了解如何编写查找内容的查询

通过设置搜索条件查找的内容

使用以下过程来指定您想要搜索的网站和到保留相关的搜索词。在您指定的搜索词,您可以包括单词,用引号括起来短语和使用关键字和属性的术语。

注意: 必须将承载才能使用保留功能的项目的所有网站激活保留和电子数据展示功能。如果看不到网站设置页面上的保留和电子数据展示选项,不会为网站激活的保留和电子数据展示的功能。

  1. 在包含您想要搜索的记录的网站上单击网站操作,然后单击网站设置

  2. 在网站设置页面上,在保留和电子数据展示部分中,单击发现并按住内容

  3. 在搜索和添加到保留页面上,在搜索条件部分中,单击选择网站

  4. 选择网站对话框中,单击您要在其中搜索记录添加到保留,该网站的名称,然后单击确定

  5. 在搜索框中,键入要用于帮助您查找相关记录,然后单击预览结果的关键字

注意: 若要了解更多有关关键字和关键字语法,请参阅了解可以编写查询来找到本文中的内容的部分。

  1. 在结果列表中后显示,在相关保留部分中;选择要应用于列表中的记录的保留。

  2. 单击“确定”

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了解如何编写查找内容的查询

您可以到保留在搜索条件部分中的页面上的搜索和添加中键入搜索词。下面是要添加您的条件时,请按照的一些基本规则︰

  • 内容查询可以包括字词、 用引号括起来的短语和使用关键字和属性的术语。包含空格的单独词语。

  • 在搜索和添加到保留页面的搜索词的文本框中允许 256 个字符的最大值。经常使用的单词,如,并通过,和一位数字将被忽略。

  • 当将短语括在引号中时,搜索返回包含您键入的短语的选定范围内的内容。

  • 当您键入空格分隔的单词时,搜索返回包含的所有单词,按任何顺序键入的内容。例如,若要查找"提示和技巧"和"技巧和提示",键入提示和技巧

  • 键入值以匹配属性中的属性︰ 值窗体。值并不区分大小写。

  • 属性值用引号引起来,若要查找精确匹配,或保留不带查找键入的字母开头的部分匹配的值。例如,如果您寻找文件名:"预算" (用引号),搜索将返回名为"Budget.xlsx"。搜索文件名︰ 预算(不包括引号) 也将返回的文件"Budget_Current.xlsx"和"Budget_Next.xlsx"。

  • 查询不能使用通配符,如星号 (*) 和问号 (?) 或布尔运算符如 AND 和 OR。

  • 搜索服务解释为"和"使用不同的属性的术语之间的间距例如,如果属性名为主题和文件类型可用,而您在主题中查找︰ 预算季度:"春季 2007年" filetype:xlsx,搜索将返回 Excel 2007 工作簿标记为该主题。

  • 搜索服务解释间距术语的使用相同的属性,为"或"。例如,如果作者属性,并且您可以查找作者︰"Jeff 价格" 作者:"王小姐 Beebe",搜索将返回由任何一个人创建的任何项。

  • 要排除某些财产值从搜索结果标记的内容,请将该属性的名称前减号 (-)。例如,如果可用技术属性,追加-技术︰ 移动查询将排除有关移动技术的内容从搜索结果。

注意: 查询必须包含要查找的术语。仅包含要排除术语的查询会生成错误消息。

  • 定义由您的管理员为关键字或其同义词的术语搜索时,该关键字定义和最佳匹配链接 (如果有) 被特色开头的搜索结果。

  • 在搜索结果中不包含列表项的附件。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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