了解如何添加、编辑或删除记录

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在数据库中保存的信息以表的形式存储,其中包含有关特定主题的数据,例如资产或联系人。表中的每条记录包含有关某个项目(如特定联系人)的信息。记录由字段(如姓名、地址和电话号码)组成。记录和字段通常也分别称作行和列。Microsoft Office Access 2007 允许您直接在数据表视图中添加、编辑或删除表中的记录。如果您设计并创建了选择查询,则可直接在通过运行查询而产生的数据表中查看并经常编辑记录。还可以创建基于任何表或查询的窗体,然后使用该窗体来添加或编辑记录。

本文内容

概述

添加一条新记录

查找记录以进行编辑或删除

编辑现有记录

删除记录

何时保存数据?

如何撤消更改

概述

在创建基于模板的数据库时,程序会自动为您创建初始表、查询和窗体。本文说明在使用通过 Access 提供的模板之一创建的数据库时如何添加、编辑和删除记录。

有关如何在通过 Access 所包括的模板创建的数据库之外的其他数据库中添加、编辑和删除记录的信息,请参阅以下文章:

有关如何使用收集和更新数据使用电子邮件功能的信息,请参阅文章添加数据收集通过电子邮件到 Access 数据库

要了解如何将数据导入到 Access 中,请参阅以下文章:

有关如何在表中添加新字段或列的信息,请参阅在表中插入、添加或创建新字段一文。

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添加新记录

有要跟踪的新项时,将需要向数据库中添加一项记录。例如,如果要记录一位新朋友或同事的信息,则需要向“联系人”表中添加一个新联系人。添加新记录时,Office Access 2007 会将该记录追加到表的末尾。

要添加记录,首先要打开一个表或窗体。有时候,打开数据库时会自动打开一个窗体。例如,当您打开根据“联系人”模板创建的某个数据库时,将自动打开“联系人列表”窗体。“联系人列表”窗体是“联系人”数据库的启动窗体。

“联系人列表”窗体

以下各节介绍了使用数据表视图或窗体视图添加新记录的几种方法。

使用模板的启动窗体

如果创建的新数据库基于 Access 所提供的模板,则第一次打开该数据库时通常会加载启动窗体。例如,如果创建的数据库基于“联系人”模板,则会加载“联系人列表”启动窗体。该启动窗体用作导航和使用数据库的启动点。许多模板(但不是全部模板)都允许您单击启动窗体上提供的用于添加新记录的按钮。例如,“联系人列表”窗体上有一个“新建联系人”按钮,“问题列表”窗体上有一个“新建问题”按钮。

“新建联系人”按钮周围带圆圈的“联系人列表”窗体

单击此类按钮时,将打开一个窗体,可在其中输入相应信息。例如,当您单击“新建联系人”按钮时,将打开“联系人详细信息”窗体。

使用“新建”按钮添加记录

  1. 单击“Office 按钮Office 按钮图像 ,然后单击“打开”。

  2. “打开”对话框中,选择并打开数据库。

  3. 当启动窗体出现时,请单击提供的用于添加新记录的按钮。

    例如,在“联系人列表”窗体中,单击“新建联系人”。此时将打开“联系人详细信息”窗体。

  4. 填写该窗体。在每个字段中输入信息,按 Tab 移至下一个字段,或按 Shift+Tab 移至上一个字段。

    注意: 要在支持多行文本的字段(例如“文本”字段或“备注”字段)中开始一个新行,请按 Ctrl+Enter。如果需要在更大的空间内进行编辑,可以打开“显示比例”框。要打开“显示比例”框,请单击要编辑的字段,以便光标显示在该字段中并且选中该字段。然后,按 Shift+F2。

  5. 输入完记录后,单击“确定”以保存信息;或者,如果要添加其他记录,请单击“保存并新建”(如果可用)。

如果使用“联系人列表”窗体,则可通过先单击“从 Outlook 添加”,然后从 Microsoft Office Outlook 2007 通讯簿中选择记录来添加新记录。

使用“从 Outlook 添加”按钮添加记录

有些模板包括一个“从 Outlook 添加”按钮,利用该按钮可以添加 Office Outlook 2007 通讯簿中的记录。请注意,此按钮是特定模板的功能,默认情况下,当您创建一个新的窗体或表时,此功能不存在。

  1. 单击“从 Outlook 添加”

  2. 如果显示“选择配置文件”对话框,请在“配置文件名称”框中选择一个配置文件名称,然后单击“确定”

    注意: 您可能会看到一个显示以下消息的对话框:“有一个程序正试图访问您保存于 Outlook 的电子邮件地址。是否允许该操作? 如果对此感觉意外,这可能是病毒导致,您应选择‘否’。”。单击了“从 Outlook 添加”后出现此对话框很正常,因此请不要单击“否”。如果计划选择多个联系人,可能要选中“允许访问”复选框,然后选择一个很短的时间段,例如 5 分钟。这样将指示 Outlook 在您指定的时间段内允许访问您存储的电子邮件地址。完成后,请单击“是”

  3. “选择要添加的名称”对话框中,双击要添加的名称,然后单击“确定”

    名称将添加至窗体中。

将联系人记录保存到 Outlook 通讯簿

有些模板包括一个“创建 Outlook 联系人”按钮,利用该按钮可以将记录保存为 Outlook 通讯簿中的联系人。请注意,此按钮是特定模板的功能,默认情况下,当您创建一个新的窗体或表时,此功能不存在。

  1. 单击“创建 Outlook 联系人”

  2. 如果显示“选择配置文件”对话框,请在“配置文件名称”框中选择一个配置文件名称,然后单击“确定”

  3. Outlook 会打开一个包含所选记录中的数据的新联系人窗体。请检查新联系人窗体中的数据,并做出所需的更改或添加。

  4. 在新联系人窗体的“联系人”选项卡上的“操作”组中,单击“保存并关闭”

某些模板将“另存为 Outlook 联系人”命令显示在功能区(功能区是 Microsoft Office Fluent 用户界面的一部分)中,利用该命令可以将联系人记录保存到您的 Outlook 通讯簿中。请注意,该命令是特定模板的功能,只有当您使用存储电子邮件地址的表,或者当您在基于特定模板的数据库中使用基于此类表的查询或窗体时,该命令才可用。

  1. 选择要保存为 Outlook 联系人的记录。

  2. “起始页”选项卡的“记录”组中,单击“其他”,然后单击“保存为 Outlook 联系人”

  3. 如果显示“选择配置文件”对话框,请在“配置文件名称”框中选择一个配置文件名称,然后单击“确定”

  4. Outlook 会打开一个包含所选记录中的数据的新联系人窗体。请检查新联系人窗体中的数据,并做出所需的更改或添加。

  5. 在新联系人窗体的“联系人”选项卡上的“操作”组中,单击“保存并关闭”

向启动窗体中添加记录

根据使用的模板,有时可以直接在启动窗体中输入信息。Access 通常会显示数据表中的所有现有信息。在记录选择器中的最后一行数据下面,是一条新的空白记录,还带有一个星号 (*)。在这条具有星号前缀的记录中输入信息。请注意,如果为所有字段都指定了默认值,则新记录将显示已指定的某些默认值。要快速到达表结尾处的新记录,可以单击“新(空白)记录”导航按钮,或者在“起始页”选项卡上的“记录”组中单击“新建记录”

  1. 单击“Office 按钮Office 按钮图像 ,然后单击“打开”。

  2. “打开”对话框中,选择并打开数据库。

  3. 当启动窗体出现时,如果不存在现有数据,请在出现的新空白记录中输入信息。如果存在现有信息,请执行下列操作之一:

    • 开始选项卡,在记录组中,单击新建

    • 单击“新(空白)记录”(如果可用)。

    • 在记录选择器中找到带星号的记录,并在此输入信息。

  4. 填写该记录。在每个字段中输入信息,按 Tab 移至下一个字段,或按 Shift+Tab 移至上一个字段。

    注意: 要在支持多行文本的字段(例如“文本”字段或“备注”字段)中开始一个新行,请按 Ctrl+Enter。如果需要在更大的空间内进行编辑,可以打开“显示比例”框。要执行此操作,请将光标置于要编辑的字段中,然后按 Shift+F2。

  5. 填写完所有字段后,按 Tab 移至新的空白记录。

    当您查看其他记录或关闭窗体时,Access 将保存您添加的新记录。

在导航窗格中使用表或窗体

除了可以通过模板的启动窗体来输入新记录外,还可以在导航窗格中打开表或窗体,然后输入新记录。

打开表或窗体

  • 在导航窗格中,双击要打开的项目(如果已在“导航选项”对话框中更改了“对象打开方式”,则只需单击一次)。

    表或窗体将在其默认视图中打开。

将显示所有现有信息,通常显示在数据表的行中。在这些行下面,是一条新的空白记录,该记录在记录选择器中显示一个星号。请在该行中输入新信息。

向表或窗体中添加记录   

当数据表或窗体出现时,如果不存在现有数据,请在出现的新空白记录中输入信息。如果存在现有信息,请执行下列操作之一:

  • 开始选项卡,在记录组中,单击新建

  • 单击“新(空白)记录”(如果可用)。

  • 在记录选择器中找到带星号的记录,并在该行中输入新信息。

填写完所有字段后,按 Tab 移至新的空白记录。

当您查看其他记录或关闭表或窗体时,Access 将保存您添加的新记录。

为什么有时 ID 号会跳过某一编号

创建设置为自动编号数据类型的字段时,Access 会自动在每条新记录中为该字段生成一个值。默认情况下,该值不断递增,因此每条新记录都会获得下一个可用的序列号。自动编号数据类型的用途是提供适合用作主键的值。

有关主键的详细信息,请参阅添加、设置、更改或删除主键一文。

从包含设置为自动编号数据类型的字段的表中删除某一行时,不会始终自动重用该行中自动编号字段内的值。因此,Access 生成的数字可能不是您所期望看到的数字,并且在 ID 号序列中可能会出现间断,这是由设计使然。您应该只依赖于自动编号字段中值的不唯一性,而不应该依赖于它们的序列。 

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查找记录以进行编辑或删除

必须先找到记录,然后才能进行编辑或删除。在只包含少数记录的表中,可以使用记录导航按钮在记录中导航,直到找到所需的记录。但在较大的表中,应该使用其他方法来查找所需的记录。

使用记录导航按钮

使用导航按钮可在记录之间导航。通过单击这些箭头按钮,可以导航到第一项、前一项、下一项或最后一项记录,还可以添加新记录。

导航按钮

1. 第一项记录

2. 前一项记录

3. 当前记录

4. 下一项记录

5. 最后一项记录

6. 新(空白)记录

7. 筛选器指示符

8. “搜索”

“当前记录”框中单击时,可以键入一个记录号,然后按 Enter 便可导航到该记录。该记录号从窗体或数据表的开头按顺序计数,并不对应于任何字段值。 

筛选器指示符按钮显示是否已应用筛选器。要删除筛选器,可在此按钮显示“已筛选”时单击它。类似地,如果此按钮显示“未筛选”,则可单击此按钮以应用您使用的上一个筛选器。

“搜索”框中输入文本时,随着您输入每个字符,将实时突出显示第一个匹配值。可以使用此功能快速搜索其值与您在“搜索”框中输入的内容相匹配的记录。

使用“查找和替换”对话框中的“查找”功能

可以使用“查找和替换”对话框中的“查找”功能查找匹配记录。找到匹配记录时,该记录将成为当前记录,您可以对其进行编辑或删除。

查找匹配记录

  1. 单击要搜索的字段。

  2. 在“开始”选项卡的“查找”组中,单击“查找”。或者按 Ctrl+F。

    键盘快捷方式 按 CTRL+F。

    随即显示“查找和替换”对话框。

  3. 单击“查找”选项卡。

  4. “查找内容”框中,键入要与之匹配的值。

  5. 可选择使用“查找范围”列表更改要搜索的字段,或搜索整个基础表。

  6. 可选择在“匹配”列表中选择“字段任何部分”。选择此选项可以提供可能达到的最大搜索范围。

  7. “搜索”列表中,选择“全部”,然后单击“查找下一个”

有关使用查找和替换对话框中的详细信息,请参阅文章使用查找和替换对话框中更改数据

应用筛选器

可以应用筛选器以将显示的记录限制于符合条件的记录。通过应用筛选器,您可以更加方便地查找要编辑或删除的记录。例如,要快速缩小所显示的记录的范围,可以右键单击要匹配其值的字段,然后单击快捷菜单底部的“等于”“不等于”“包含”“不包含”

基于选定内容应用筛选器

  1. 打开一个表或窗体。

  2. 要确保表或窗体未经过筛选,请在“起始页”选项卡上的“排序和筛选”组中单击“高级”,然后单击“清除所有筛选器”(如果该命令可用)。

  3. 导航到包含要用作筛选器部分的值的记录,然后单击该字段。要基于部分选定内容进行筛选,请只选择所需的字符。

  4. 开始选项卡的排序和筛选组中,单击所选内容,,然后单击您想要应用的筛选器。

    - 或 -

    右键单击该字段,然后单击快捷菜单底部的“等于”“不等于”“包含”“不包含”

  5. 要基于选定内容筛选其他字段,请重复步骤 3 和步骤 4。

要了解其他形式的筛选,请使用“起始页”选项卡上的“排序和筛选”组中的命令。

有关应用筛选器的详细信息,请参阅筛选器:限制视图中的记录数一文。

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编辑现有记录

有时候,可能要对现有记录进行更改,例如,更改地址。要编辑现有记录,需要先打开窗体或表,导航到要更改的记录,然后进行更改。 

打开表或窗体

  • 在导航窗格中,双击要打开的项目(如果已在“导航选项”对话框中更改了“对象打开方式”,则只需单击一次)。

    表或窗体将在其默认视图中打开。

打开窗体或表时,将显示所有现有信息,并且通常会选中(突出显示)第一项记录的第一个字段。如果在选中数据的情况下开始键入,您键入的字符将替换选定的数据。

替换字段中的值

  1. 选择要替换的字段内容。

    提示: 在数据表视图中,当鼠标指针变为加号 (+) 时,可以在某个字段的左边框附近单击,以选择该字段。

  2. 为该字段键入或选择新值。

    键入的字符或选择的值将替换该字段中的值。移至其他记录或关闭窗体或表时,将保存您所做的更改。

要在某个字段中输入信息,请单击该字段,然后将光标放在要插入信息的位置。当光标位于该字段中时,可使用箭头键移动光标。

注意: 通过按 Ctrl+分号 (;) 可在字段中插入当前日期。要插入当前时间,请按 Ctrl+Shift+冒号 (:)。

在字段中插入新信息

  1. 单击字段(或使用 Tab 键或箭头键导航到字段,然后按 F2)。

  2. 将光标放置在要输入信息的位置。

  3. 键入要插入的文本。如果键入错误,请按 Backspace。

    移至其他记录或关闭窗体或表时,Access 将保存您所做的更改。

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删除记录

删除记录时,将从表中永久性地删除信息。因此,在删除记录前应确保是要删除该记录。如果只需要删除某些信息而不是整项记录,请只选择要删除的数据,然后按 Delete。

删除记录

  1. 选择要删除的一项或多项记录。

    要选择记录,请单击该记录左侧的记录选择器(如果记录选择器可用)。

    要扩大或缩小选定内容,请拖动记录选择器(如果它可用),或按 Shift+向下键或 Shift+向上键。

  2. 按 Delete。

    - 或 -

    在“开始”选项卡上的“记录”组中,单击“删除”。

有关删除记录的详细信息,请参阅从数据库中删除一项或多项记录一文。

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何时保存数据?

在窗体或表中编辑数据时,当您导航到其他记录或关闭窗体或表时,将自动保存您所做的更改。编辑记录时,Access 会在记录选择器中当前记录的左侧显示一个铅笔符号。当您移至其他记录时,该铅笔符号将消失,表明您所做的更改已保存。

下表显示了您可能看到的一些记录选择器符号。

符号

含义

当前的记录指示符

这是当前记录;该记录在出现时已保存。当前记录由记录选择器中颜色的更改来指示。

已编辑的记录指示符

您正在编辑此记录;对该记录的更改尚未保存。

锁定的记录指示符

此记录已被其他用户锁定;您无法进行编辑。

新记录指示符

这是您可以在其中输入信息的新记录。

主键指示符

这是主键字段,其中包含可唯一标识记录的值。

注意: 如果要保存对记录的更改,而不移至其他记录,请在“起始页”选项卡上的“记录”组中单击“保存记录”

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如何撤消更改

如果键入的数据不正确,通常可以撤消更改。例如,在编辑字段中的数据时,可以单击“快速访问工具栏”上的“撤消”,或按 Esc 撤消更改。要撤消对记录的所有更改,请再次按 Esc。即使在保存更改或移至其他记录之后,仍然可以通过单击“快速访问工具栏”上的“撤消”来撤消对以前编辑的记录的更改。但是,只要开始编辑其他记录、应用或删除筛选器,或者切换到其他窗口或文档选项卡,您的更改即成为永久性的。

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