了解如何查找记录

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随着数据库的增长, 定位特定记录将更多的工作在数据表上快速浏览。 在本文中, 了解根据你的需求查找特定记录的五种方法。

想进行什么操作?

浏览所有记录

定位到指定的记录

搜索特定记录

筛选以查看有限数量的记录

创建查询以查找特定记录

浏览所有记录

如果要一次移动一条记录以查找特定记录, 您可以使用 TAB 键浏览记录。 你还可以使用记录导航按钮在数据表视图中的表中浏览记录。 记录导航按钮在表或窗体的底部可用。

导航按钮

1. 转到第一条记录

2. 转到上一条记录

3. "当前记录" 框

4. 转到下一条记录

5. 转到最后一条记录

6. 打开新的 (空白) 记录

7. 筛选器指示器

8. 搜索框

注意: 

  • 当您在 "当前记录" 框中单击时, 可以键入记录编号, 然后按 enter 导航到该记录。 记录编号按从窗体或数据表开始的顺序进行计数。 它不对应于任何字段值。

  • 若要确定是否应用了筛选器,请查看筛选器指示符按钮。 如果未应用筛选器或所有筛选器均已清除,它将显示“无筛选器”。 如果它显示“已筛选”,您可以单击此按钮来删除筛选器。 同样,如果它显示“未筛选”,您可以单击此按钮来应用所使用的上一个筛选器(如果有)。

  • 在“搜索”框中输入文本时,随着您输入每个字符,将实时突出显示第一个匹配值。 可以使用此功能迅速搜索具有匹配值的记录。

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定位到指定的记录

当你知道要查找的记录时, 你可以转到 Access 中的特定记录。 "转到" 框使您可以从下拉列表中选择特定记录, 并且通常会将其添加到窗体中。

"转到" 框

  • 若要导航到特定记录, 请单击 "转到" 框右侧的箭头, 然后从下拉列表中选择一条记录。

    注意: 如果你知道要导航到的记录的前几个字符, 可以在 "转到" 框中键入这些字符以帮助你快速找到该记录。

"转到" 框仅显示足以唯一标识每条记录的数据。 当您从列表中选择一条记录时, Access 会在窗体的主区域中显示该记录的其余数据。

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搜索特定记录

可以使用 "查找和替换" 对话框中的 "查找" 选项卡在表或窗体中搜索特定记录。 当要查找的记录满足特定条件 (如搜索词) 和比较运算符 (如 "等于" 或 "包含") 时, 这是用于查找特定记录的有效选项。

注意: 只有表格或窗体当前显示数据时, 才可使用 "查找和替换" 对话框。 即使没有可见记录, 也是如此, 因为已应用筛选器。

  1. 打开表或窗体, 然后单击要搜索的字段。

  2. 在“开始”选项卡的“查找”组中,单击“查找”或者按 Ctrl+F。

    将显示 "查找和替换" 对话框, 其中已选中 "查找" 选项卡。

  3. 在 "查找内容" 框中, 键入要搜索的值。

  4. 若要更改要搜索的字段或搜索整个基础表, 请在 "查找范围" 列表中单击相应的选项。

    提示: "匹配" 列表表示比较运算符 (如 "等于" 或 "包含")。 若要扩大搜索范围, 请在 "匹配" 列表中, 单击 "字段任何部分"。

  5. 在 "搜索" 列表中, 选择 "全部", 然后单击 "查找下一个"。

  6. 当突出显示要搜索的项目时, 单击 "查找和替换" 对话框中的 "取消" 以关闭该对话框。 突出显示符合您的条件的记录

有关如何使用 "查找和替换" 对话框的详细信息, 请参阅使用 "查找和替换" 对话框更改数据一文。

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筛选以查看有限数量的记录

当您只想查看满足特定条件和比较运算符的记录时, 您可以进行筛选以查看数量有限的记录。 例如, 若要快速缩小显示的记录, 请右键单击要匹配其值的字段, 然后选择快捷菜单底部的 "等于"、"不等于"、"包含" 或 "不包含"。 可以打开或关闭筛选器, 这使您能够轻松地在同一数据的已筛选和未筛选视图之间进行切换。 与搜索不同的是, 筛选器仅限制要显示的记录。

  1. 若要应用基于所选内容的筛选器, 请打开表或窗体。

  2. 若要确保表或窗体尚未筛选, 请在 "开始" 选项卡上的 "排序 & 筛选" 组中, 单击 "高级", 然后单击 "清除所有筛选器" (如果该命令可用)。

  3. 导航到包含要用作筛选器一部分的值的记录, 然后在列中单击 (在数据表视图中) 或控件 (在窗体、报表或布局视图中)。 若要基于部分选定内容进行筛选, 请仅选择所需的字符。

  4. 在 "开始" 选项卡上的 "排序 & 筛选" 组中, 单击 "选择", 然后单击要应用的筛选器。

  5. 若要根据所选内容筛选其他域, 请重复步骤3和4。

有关如何应用筛选器的详细信息, 请参阅文章应用筛选器以查看 Access 数据库中的选择记录

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创建查询以查找特定记录

可用于搜索和筛选记录的技术对于查找手头事例的特定记录非常有用。 但是, 你可能想要定期执行相同的搜索或筛选操作。 你可以创建一个查询, 而不是每次都要复制一组搜索和筛选器步骤。 查询是一种强大且灵活的定位特定记录的方式, 因为它允许您执行自定义搜索、应用自定义筛选器和对记录进行排序。 你可以创建自己的查询以帮助你专注于特定记录, 并回答特定的问题。 创建后, 可以保存和重复使用查询, 也可以在生成窗体和报表中使用。

使用查询进行搜索或筛选时, 可以使用基于要查找的数据类型的条件。 不同类型的信息存储为不同类型的数据。 例如, 生日存储为日期/时间数据, 而名称存储为文本数据。

有时, 你找不到已知存在的特定记录。 如果您在窗体或查询中查看记录, 而不显示特定字段的值, 则可能会发生这种情况。 以下示例演示了如何使用查询查找记录。

假设您使用的是通过使用 Access 问题模板来跟踪问题而创建的数据库。 "问题" 表中包含一个名为 "Status" 的字段, 用于指示特定问题是处于活动状态、已解决还是已关闭。 你可以创建一个查询, 该查询通过执行以下步骤来显示状态为 "已关闭" 的问题:

  1. 在“创建”选项卡上的“查询”组中,单击“查询设计”。

  2. 在 "显示表" 对话框中, 双击 "问题", 然后单击 "关闭"。

  3. 在 "查询设计器" 中, 双击 "问题" 表中的星号 (*)。 这有助于确保查询将显示其返回的记录中的所有字段。

    问题. *显示在设计网格的第一列中的 "字段" 行中。 这表示应返回 "问题" 表中的所有字段。

  4. 在 "查询设计器" 中, 双击 "问题" 表上的 "状态"。

    状态显示在设计网格的第二列中的 "字段" 行中。

  5. 在设计网格的第二列中, 清除 "显示" 行中的复选框。 这有助于确保查询不会显示 "状态" 字段。

    如果未清除 "状态" 列中的 "显示" 复选框, 则 "状态" 字段将在查询结果中显示两次。

  6. 在设计网格的第二列中, 在 "条件" 行中, 键入= "已关闭"。 这就是您的搜索条件。 这是确保查询将仅返回状态值为 "已关闭" 的记录的方法。

    注意: 在此示例中, 仅使用一个搜索条件。 你可以将多个搜索条件用于任何给定的搜索, 方法是向更多字段添加条件, 使用 "" 行以及下面的其他行。

    你的查询已准备好运行, 如下所示:

    查询设计网格

  7. 在“设计”选项卡上的“结果”组中,单击“运行”。

    注意: 除非您已经开始跟踪问题, 并因此在 "问题" 表中包含数据, 并且至少有一个问题的状态设置为 "已关闭", 否则查询不会返回任何结果。 但是, 您可以保存该查询, 并在将来的任何时间使用它。

  8. 按 Ctrl+S 保存该查询。

  9. 在 "另存为" 对话框中, 在 "查询名称" 字段中键入查询的名称, 例如 "已关闭的问题", 然后单击"确定"

现在, 你已有一个用于显示状态为 "已关闭" 的问题的查询。

若要了解有关如何创建查询以帮助您查找记录的详细信息, 请参阅创建简单的选择查询一文。

若要了解有关搜索和筛选条件的详细信息, 请参阅查询条件示例一文。

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