了解如何使用辅助功能在 Excel 中导航

了解如何使用辅助功能在 Excel 中导航

朗读符号与屏幕阅读器内容的标签。本主题介绍如何在 Office 中使用屏幕阅读器

本文属于Office 辅助功能内容集,适用于将屏幕阅读器程序与 Office 产品结合使用的用户。若要获取更多常规帮助,请参阅 Office 支持主页

Office 365 中的 Excel for Windows 桌面版包括便于行动不便、视力不佳或具有其他残疾的用户处理文件的辅助功能。这意味着可以通过 Excel 键盘快捷方式和 Windows 功能键、讲述人或 JAWS 等屏幕阅读器,或 Windows 语音识别等语言识别工具来使用 Excel 2016。

许多辅助功能(如屏幕阅读器、语音识别工具和颜色对比度工具)是特定于平台(如 Windows、Mac 或 Android)的。若要深入了解设备中的辅助功能设置和功能,请参阅将设备设置为使用 Office 365 中的辅助功能。若需有关在 Excel for Windows 桌面应用中执行常见任务的帮助,请参阅 Excel 的辅助功能支持

了解 Excel 的布局

在 Excel 中,工作簿名称位于屏幕顶部中央。应用控件(例如“最小化”和“关闭”)位于右上角。默认情况下,“快速访问工具栏”位于屏幕左上角。此工具栏可以自定义并包含常用的命令,例如“保存”、“撤销”和“恢复”。

该工具栏下方是一组功能区选项卡,如“开始”、“插入”、“公式”、“数据”、“审阅”和“Power Pivot”。当你选择选项卡时,特定于选项卡的功能区将显示在该选项卡下方。每个功能区包含按组整理的命令。例如,如果选择“插入”选项卡,将显示功能区。在此功能区中,可选择不同项目(例如表格、图表、超链接或插图)插入工作表。

活动工作表的单元格网格将出现在功能区下方并构成页面的主要部分。一些命令(如“审阅”或“查找”)会在工作表中心打开一个窗口。其他命令(如“共享”)会在工作表左侧或右侧打开一个窗格。

单元格网格下方有一栏,其包含工作簿中每个工作表的表选项卡。可以滚动浏览此选项卡行以选择工作表。当前选定的工作表称为“活动工作表”。

Excel 窗口的底部是状态栏。状态栏的右侧是用于查看工作表的命令(例如以“普通”视图或“分页预览”查看)和“缩放”级别滑块控件和按钮。选择一组单元格时,状态栏将显示所选单元格的平均值、计数和数字总和。通过自定义 Excel 汇总数据的方式便可以更改状态栏上列出的内容。若要自定义状态栏,请按 F6 直到听到“状态栏,工具栏”。(在“讲述人”中将听到“打开,‘普通’按钮”。按 Shift+F10。在“自定义状态栏”菜单上,使用向上键和向下键选择需要的选项(如“数值计数”、“最大值”、“最小值”和“Scroll Lock”),然后按 Enter。

仅使用键盘进行导航

若要在 Excel 中浏览屏幕元素(工作表、功能区、任务窗格(如果已打开)和状态栏/工具栏),请按 F6(向前)和 Shift+F6(向后)。

  • 若要在打开了多个工作簿窗口时切换到下一个工作簿窗口,请按 Ctrl+F6。

  • 若要在表格中的单元格或列之间移动,请按 Tab 键(向前)和按 Shift+Tab(向后)或使用箭头键。若要选择一个单元格,请将焦点移动到该单元格。

  • 若要在菜单或列表中浏览,按向上箭头键或向下箭头键,若要选择内容,请按 Enter。若要退出菜单或模式,请按 Esc。

  • 若要在打开的工作簿中移动到下一个或上一个工作表,请按 Ctrl+Page Down 或 Ctrl+Page Up。

提示: 若要将焦点快速移动到图像或文本框等第一个浮动的形状,请按 Ctrl+Alt+5。然后,若要在浮动的形状之间循环切换,请按 Tab 键。若要返回普通导航,请按 Esc。

有关详细信息,请参阅面向 Windows 的 Excel 键盘快捷方式和功能键

可使用 Windows 中的内置屏幕阅读器“讲述人”或第三方屏幕阅读器(如 JAWS)。有关通过屏幕阅读器使用 Excel 的信息,请参阅获取在 Excel 2016 中使用屏幕阅读器的帮助

使用操作说明搜索

若要快速查找命令,请使用“操作说明搜索”。若要了解有关“操作说明搜索”功能的详细信息,请观看此视频:使用“操作说明搜索”通过屏幕阅读器和键盘快速完成任务

若要使用”操作说明搜索”查找命令,请按照下列步骤进行操作:

  1. 选择要在其中执行操作的单元格或单元格区域。

  2. 按 Alt+Q 跳转到“操作说明搜索”编辑字段。

  3. 键入所需命令。例如,键入“项目符号”。

  4. 使用向下键浏览结果,按 Enter 选择其一。

Office 365 的 Excel 2016 for Mac 中有一些工具和功能可帮助残疾人士。其中包括 Word 2016 for Mac 中的键盘快捷方式,用于在不使用鼠标的情况下访问命令。如果你有视力残疾,Word 支持 VoiceOver。

很多辅助功能设置特定于 Mac OSX 操作系统,如内置屏幕阅读器、VoiceOver。若要详细了解设备中的辅助功能设置和功能,请参阅将设备设置为使用 Office 365 中的辅助功能。若需有关在 Excel for Mac 中执行常见任务的帮助,请参阅 Excel 的辅助功能支持

了解 Excel for Mac 的布局

当你打开 Excel 2016 for Mac 时,Excel 菜单将显示在屏幕顶部,其菜单项添加到 Apple 菜单之后。在菜单下的工具栏中,居中显示你的文档名称。“快速访问工具栏”位于屏幕左上角。此工具栏包含常用的命令,如“保存”、“撤消”和“恢复”。“搜索”框和共享选项图标位于同一行,且位于屏幕右侧。其下方是“帮助改进 Office”菜单。

在此工具栏下,你会找到一组功能区选项卡,如“插入”和“查看”。功能区位于该选项卡所在行的下方。当你选择选项卡时,将显示特定于选项卡的功能区。每个功能区包含按组整理的命令。例如,“插入”选项卡会切换到让你选取不同项(如表格或图片)插入到文档中的功能区。

在功能区中,找到“名称”框和“公式”栏。“名称”框显示工作表中当前所选单元格的名称或位置。“公式”栏包含当前单元格的内容,允许输入文本或 Excel 将遵循的计算公式。

在此之下是工作簿,其中打开了当前工作表。工作表占据了大部分屏幕。新的工作表包含一个空白单元格的网格。工作表的顶部是列标题,即用于指定列的字母或字母组合。工作表左侧,行号排列至工作表最后一行,每行一个编号,从 1 开始。前文所述的“名称”框通过列字母和行号来标识单元格,如 C3。

最后,工作表的左下方是一组选项卡,工作簿中每张工作表对应一张选项卡,外加一个用于添加新工作表的按钮;右侧是状态栏,以及更改页面布局、缩放等按钮。

在 Excel for Mac 中导航

打开工作簿时,焦点默认位于当前工作表中。若要访问其他区域,请按 Fn+F6。或者,打开 VoiceOver,按 VO+向左键和 VO+向右键。按 Fn+F6 循环浏览界面各区域:

  • “打开”按钮/顶部工具栏

  • 功能区上的当前选项卡

  • 工具栏上的“名称”框

  • 工作表

  • 状态栏上的“就绪”按钮

默认情况下,许多键盘向功能键分配特殊功能。若要将功能键用于其他目的,需要按 Fn+该功能键。如果你不希望每次使用功能键时都必须按 Fn 键,可以更改你的 Apple 系统偏好设置。

在工作簿中导航

  • 若要插入新工作表,请按 Fn+Shift+F11。(仅当解除为 F11 键分配的默认功能时,这一组合键才有效。)

  • 若要移动到工作簿中的下一个工作表,请按 Option+向右键。

  • 若要移动到工作簿中的上一个工作表,请按 Option+向左键。

在工作表中导航

若要移动到工作表中开始工作,请按 Fn+F6,直到到达工作表。

  • 若要在工作表中各单元格之间移动,请按箭头键。(请注意,当你单元格之间移动时,VoiceOver 不一定朗读其名称)。

  • 若要在当前单元格中输入文本或公式,请键入文本或公式。

  • 若要编辑当前单元格,请按 F2,然后使用箭头键移动到要编辑的位置。完成编辑后,退出单元格,按 Return。

  • 若要选择单元格区域,请将焦点放置在要开始选择区域的单元格,然后按住 Shift 键,同时按箭头键来选择单元格。

使用上下文菜单

上下文菜单包含多种常用操作,比如剪切、复制、粘贴和清除。若要打开上下文菜单,请将焦点置于某个单元格,并按 Fn+Shift+F10。

当你选择操作之后,上下文菜单将自动关闭。若要在不选择操作的情况下退出上下文菜单,请按 Esc。

iPad 和 iPhone 上的 Office 365 Excel 可使用设备上的辅助功能,如 VoiceOver。可使用笔势或外部键盘。

若要详细了解设备中的辅助功能设置和功能,请参阅将设备设置为使用 Office 365 中的辅助功能。  若需有关在 Excel for iOS 中执行常见任务的帮助,请参阅 Excel 的辅助功能支持

了解 Excel for iOS 的布局

当在 Office 365 的 Excel 2016 for iOS 中打开工作簿时,其名称显示在屏幕顶部,状态栏屏幕下方的居中位置。下面是 Excel 菜单栏,其中包括功能区选项卡。你的工作簿位于编辑栏下方。

  • 使用单元格和公式时,若要选择一个单元格,请点击。

  • 若要显示屏幕键盘,并且将插入点移到编辑栏以在其中编辑单元格内容,请双击。

  • 若要转到工作簿中的其他工作表,请使用屏幕底部的选项卡。

在 Excel for iOS 中导航

有多种方法可在 Excel for iPad 或 Excel for iPhone 中导航:键盘快捷方式、VoiceOver 以及屏幕键盘。快捷方式的上下文菜单也可能会有帮助。

使用键盘快捷方式导航

若要使用键盘快捷方式导航,请参阅以下有关使用外部键盘的实用文章(包含快捷键列表):

使用 VoiceOver 时进行导航

VoiceOver 可帮助你在 Excel 中移动,同时读出屏幕上项目的名称。例如,若要设置自己的方向,请在屏幕顶部的居中位置附近滑动手指,直到听到工作簿名称。下面将会显示出 Excel 菜单栏和功能区。移动 VoiceOver 光标时,你将听到按钮和功能区选项卡的名称。

以下是 VoiceOver 导航提示:

  • 若要在工作表中查找文本或要查找并替换文本,请使用功能区右侧的“搜索”按钮。

  • 当 VoiceOver 光标位于编辑栏时(功能区下方),VoiceOver 将语音提示“编辑内容”。

  • 若要听取工作表行号,请用手指沿左边缘向下滑动。若要听取列字母,请在编辑栏下方用手指向右滑动。

  • 若要使用单元格,请点击工作表内的任意位置。你将听到单元格名称。

  • 若要在工作表中滚动,请使用三根手指上下轻扫到或从左到右轻扫。滚动时,VoiceOver 将识别单元格区域。

  • 若要查找当前工作簿中的所有工作表,请使用屏幕左下方的工作表选项卡。右下角的 Sum 选项指示当前所选单元格区域的总和。

使用屏幕键盘

编辑单元格时,屏幕下半部分将会显示出键盘。有两种可用键盘:标准的 Apple 键盘和自定义公式键盘,后者可用于快速访问公式的数字和符号。

两种键盘的使用方法如下:

  • 若要切换到公式键盘,在屏幕右侧的中间位置点击“123”按钮。如果正在使用 VoiceOver,请轻扫直到听到“公式键盘,按钮”,然后双击。

  • 若要切换到标准键盘,请双击“Abc”按钮。如果正在使用 VoiceOver,请轻扫直到听到“标准键盘,按钮”,然后双击该按钮。

  • 若要关闭键盘,请在屏幕的右下角双击键盘图标。如果正在使用 VoiceOver,当选中此按钮时,你将听到“隐藏键盘”。双击按钮。

使用上下文菜单

当你点击并按住单元格、编辑栏、文本框或其他对象时,快捷菜单(也称为上下文菜单)将会弹出。它使你可以快速访问常用命令,如“剪切”、“复制”、“粘贴”和“清除”。

当 VoiceOver 处于打开状态时,若要打开快捷菜单,请移动到想要编辑的单元格或对象,然后用两根手指双击。可使用标准的 VoiceOver 轻扫手势浏览该菜单,然后选择各选项。

选择某个选项或选择其他单元格后,快捷菜单将会关闭。

Excel for Android 包括方便行动不便、视力不佳等残障人士使用的辅助功能,以便创建电子表格、筛选数据、处理图表等。若要详细了解特定于平台的辅助功能设置和功能,请参阅设置设备以使用 Office 365 中的辅助功能

注释: 

  • Office 365 的新增功能是逐渐向 Office 365 订阅者发布的,因此你的应用可能还没有这些功能。若要了解如何更快速地获取新增功能,请访问我何时能够获得 Office 2016 for Office 365 中的最新功能?

  • 有关 Excel for Android 中触控功能的信息,请转到 Excel for Android 触控指南

  • 本主题假定你使用内置 Android 屏幕阅读器 TalkBack。若要深入了解如何使用 TalkBack,请转到 Android 辅助功能

  • 本主题假定你在 Android 手机上使用此应用。对于 Android 平板电脑,某些导航和手势可能有所不同。

本主题内容

了解 Excel for Android 的布局

在 Office 365 上打开 Excel for Android 时,文件名会显示在顶部栏。Excel 菜单栏显示在名称下方,其中包含功能区选项卡,如“开始”和“插入”。在右侧的同一栏上,可找到“共享”、“撤消”和“恢复”按钮。

选择一个选项卡时,将显示特定于此选项卡的功能区。每个功能区包含按组分布的命令。例如,选择“插入”选项卡可切换到允许向文档中插入表格或图片的功能区。

在功能区中,找到“名称”框和“公式”栏。“名称”框显示工作表中当前所选单元格的名称或位置。“公式”栏包含当前单元格的内容,允许输入文本或 Excel 将遵循的计算公式。

在此之下是工作簿,其中打开了当前工作表。工作表占据了大部分屏幕。新的工作表包含一个空白单元格的网格。工作表的顶部是列标题,即用于指定列的字母或字母组合。工作表左侧,行号排列至工作表最后一行,每行一个编号,从 1 开始。前文所述的“名称”框通过列字母和行号来标识单元格,如 C3。

最后,工作表的左下方是一组工作表选项卡,工作簿中每张工作表对应一张选项卡,外加一个用于添加新工作表的按钮。右侧是状态栏,其中有用于更改页面布局、缩放等的按钮。

在 Excel for Android 中导航

Excel for Android 针对触控进行了优化。若要获取有关在 Excel 中使用触控的帮助,请参阅 Excel for Android 触控指南

若要了解通过外部键盘使用的 Excel for Android 中的键盘快捷方式,请参阅将外部键盘与 Excel for Android 配合使用

另请参阅

在 Excel 工作表中利用屏幕阅读器插入表格

在 Excel for Android 中使用 TalkBack 对表格进行排序和筛选

使用 TalkBack 在 Excel for Android 中执行基础任务

设置设备以使用 Office 365 中的辅助功能

使 Excel 电子表格易于访问

适用于 Windows 10 的 Excel Mobile 应用包括方便残疾人士创建电子表格、筛选数据、处理图表等等的辅助功能。例如,盲人或弱视用户可以使用屏幕阅读器,通过大声的朗读来获得关于用户界面 (UI) 的信息。行动有障碍的用户可以使用键盘快捷方式或语音识别工具来代替鼠标。

若要详细了解设备中的辅助功能设置和功能,请参阅将设备设置为使用 Office 365 中的辅助功能。 若需有关在 Excel Mobile for Windows 10 中执行常见任务的帮助,请参阅 Excel 的辅助功能支持

注意: 有关触控的信息,请参阅 Excel Mobile for Windows 10 触控指南

了解 Excel Mobile for Windows 10 的布局

启动 Excel Mobile 时,将在应用窗口左侧显示导航窗格,可在其中选择现有文件。若要创建新工作簿,可使用窗口右侧显示的模板列表。选择模板或从导航窗格中打开现有文件后,可在 Excel Mobile 的主区域中移动以选择所需的操作。

在 Excel Mobile 中打开工作簿时,顶部会有一个标题栏。其中包含功能区选项卡的名称,如“文件”、“开始”和“插入”。还包含“操作说明搜索”搜索框,可用于查找命令或获取帮助。在顶部栏的右侧,可找到“共享”、“撤消”和“恢复”按钮。

顶部栏下方是“名称”框和“编辑”栏。

  • 如果将所选单元格、表格、图表或其他对象分配给了用户,则“姓名”框中将显示姓名。如果未分配,则将显示单元格的位置(如“C2”)或通用标签,如“Table3”。

  • 编辑”栏显示单元格内容,可能是值或是公式。

名称”和“公式”框下方是主工作簿。工作簿是一个网格,其中用数字标记行,用字母字符标记列。使用行和列标签可定位单元格,例如“C2”单元格位于第 C 列和第 2 行的交叉处。

最后,在页面底部和工作簿网格下方,可找到一行工作表选项卡。工作表中每个工作簿对应一个选项卡,不过通常仅会显示几个选项卡。工作表选项卡旁边有一个按钮,可用于添加其他工作簿及与其关联的工作表选项卡。还有一个函数栏,用于显示“Sum”等函数。

使用键盘进行导航

下面是一些 Excel Mobile 的常用键盘快捷方式:

  • 若要在 UI 元素中向前移动,请按 Tab 键。若要后移,请按 Shift+Tab。对于某些元素,你也可以使用箭头键。

  • 若要选择功能区上当前显示的选项卡,请按 Alt。在按 Alt 后,若要立即直接移到“文件”菜单,请按 Shift+Tab。若要在功能区选项卡之间移动,请按向左键和向右键,或按 Ctrl+Tab。若要移至每个选项卡上的选项,请按向下键,若要移回选项卡,请按向上键。若要选择某个选项,请按 Enter 或空格键。

  • 若要显示单元格的快捷菜单,请按 Shift+F10。

有关 Excel Mobile 的专门键盘快捷方式的信息,请转到在 Excel Mobile for Windows 10 中通过外部键盘使用键盘快捷方式。有关通过屏幕阅读器使用 Excel Mobile 的信息,请参阅 Get started using a screen reader in Excel Mobile for Windows 10(在 Excel Mobile for Windows 10 中使用屏幕阅读器入门)。

使用操作说明搜索

若要快速查找命令,请使用“操作说明搜索”。若要了解有关“操作说明搜索”功能的详细信息,请观看此视频:使用“操作说明搜索”通过屏幕阅读器和键盘快速完成任务

若要使用”操作说明搜索”查找命令,请按照下列步骤进行操作:

  1. 选择要在其中执行操作的单元格或单元格区域。

  2. 按 Alt+Q 跳转到“操作说明搜索”编辑字段。

  3. 键入所需命令。例如,键入“项目符号”。

  4. 使用向下键浏览结果,按 Enter 选择其一。

Excel Online 包括一些可让行动不便、视力不好的用户或其他残障人士易于处理文件的辅助功能。这意味着可以使用键盘快捷方式、屏幕阅读器或语音识别工具来操作 Excel Online。

若要详细了解设备中的辅助功能设置和功能,请参阅将设备设置为使用 Office 365 中的辅助功能。  若需有关在 Excel Online 中执行常见任务的帮助,请参阅 Excel 的辅助功能支持

了解 Excel Online 的布局

Excel Online 在浏览器中运行。可以选择两种视图:“阅读”视图和“编辑”视图。Excel Online 窗口看起来稍有不同,根据所用视图的不同可使用不同的命令。

  • 在“阅读视图”中,可以查看、打印、共享、刷新数据连接、重新计算工作簿和对工作簿进行注释。默认情况下,Excel Online 采用阅读视图打开。

    在“阅读”视图中,在窗口的顶部,“Excel Online”列在标题栏中。标题栏的左边缘是应用启动器和控件,该控件包含链接到 Microsoft 服务和 Office Online 应用程序(包括邮件、日历、OneDrive、Excel、PowerPoint 等)的磁贴。

    标题栏下方是一个工具栏,包含位于右侧的一组命令(编辑工作簿、打印、共享、数据等)和位于中心的工作簿名称(如果浏览器宽度允许)。

  • 若要从“阅读视图”切换至“编辑视图”,请按住 Ctrl+F6,直到听到“Excel Online”。然后再次按下 Ctrl+F6,移动至包含工作簿的文件夹的名称处。按 Tab 键移动到“编辑工作簿”按钮,按 Enter,然后使用向下键选择“在 Excel Online 中编辑”。

    在“编辑视图”中,可更改工作簿。在此视图中,在 Excel Online 窗口顶部,标题栏包括位于左侧的应用启动器、应用程序名称(“Excel Online”)、位于右侧的“共享”按钮和位于中心的工作簿名称(如果浏览器宽度允许)。

    标题栏下方是整理到选项卡中的工具栏:Excel 中的“文件”、“开始”、“插入”、“数据”、“审阅”、“视图”和“打开”。功能区位于该选项卡行的下方。当你选择选项卡时,将显示特定于选项卡的功能区。每个功能区中都包含按组整理的命令。例如,如果选择“插入”选项卡,将显示一个功能区。在此功能区中,可选取不同的项目(如表格、图表、超链接或注释)插入工作簿。

在阅读视图和编辑视图下,工作簿的活动工作表位于命令集之后。工作表的单元格网格占据了大部分页面。一些命令(如“转到”命令或“查找”命令)在工作表中心打开一个窗口。其他命令(如查看或插入注释)则打开工作表右侧或左侧的窗格。

单元格网格下方有一栏,其包含工作簿中每一个工作表的选项卡。可以滚动浏览此选项卡行以选择工作表。当前选定的工作表称为“活动工作表”。

Excel Online 窗口的底部是状态栏。选择一组单元格时,状态栏将列出所选单元格中数字的当前平均值、计数和总和。通过自定义 Excel 汇总数据的方式可以更改状态栏列出的内容。按 Tab 键移动到“自定义状态栏”菜单,然后按 Enter。在快捷菜单中,使用向下箭头键选择一个选项(例如,“数值计数”、“最大值”或“最小值”),然后按 Enter。

使用键盘快捷方式导航

  • 若要查找有关键盘快捷方式的信息,请参阅 Excel Online 中的键盘快捷方式

  • 若要在浏览器地址栏和 Excel Online 中的工作簿内容之间移动,请按 F6。

  • 若要在 Excel Online 中的区域(功能区、工作表、工作表选项卡栏和状态栏)内循环切换,请按 Ctrl+F6。

  • 要移至工作簿中的其他工作表,按 Ctrl+Alt+PgUp 或 Ctrl+Alt+PgDn。

  • 若要移动到工具栏上的其他选项卡或在功能区上的命令之间移动,请按 Tab 键(向前)或按 Shift+Tab(向后)。

  • 若要选择某个项目,请按 Enter。若要选择某个单元格,请将焦点置于其上。

  • 若要在菜单或列表中浏览,按向上箭头键或向下箭头键,若要选择内容,请按 Enter。

  • 若要在单元格网格周围移动,请使用 Tab 键、箭头键或键盘快捷方式。

  • 若要退出菜单或模式,请按 Esc。

使用操作说明搜索

若要快速查找命令,请使用“操作说明搜索”。若要了解有关“操作说明搜索”功能的详细信息,请观看此视频:使用“操作说明搜索”通过屏幕阅读器和键盘快速完成任务

若要使用”操作说明搜索”查找命令,请按照下列步骤进行操作:

  1. 选择要在其中执行操作的单元格或单元格区域。

  2. 按 Alt+Q 跳转到“操作说明搜索”编辑字段。

  3. 键入所需命令。例如,键入“项目符号”。

  4. 使用向下键浏览结果,按 Enter 选择其一。

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