为 SharePoint 库启用和配置版本控制

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当您设置库问题版本控制时, 必须做出的众多决定之一。是否希望每次在编辑时保留每个项目或文件的版本?如果是, 有多少个版本?你是否只想跟踪主要版本, 或同时跟踪主要版本和次要版本?您是否希望所有网站用户都能看到所有草稿版本, 或者他们仅对具有 "设计" 或 "完全控制" 权限的始发者和用户可见?在上述每种情况下所做的决策取决于库中项目和文件的类型和重要性、每个项目或文件的用途、用户组的需求以及必须维护的安全级别。

本文内容

为什么启用版本控制?

版本控制设置-如何工作

在库中启用版本控制

从库中删除版本控制

视频: 在库中启用版本控制

为什么启用版本控制?

在库中启用版本控制后, 您可以跟踪和管理信息的变化。如果需要, 你可以查看早期版本并恢复它们。这非常方便, 例如, 如果文件损坏或用户发现文件的早期版本可能比以后更准确。出于法律原因或审核目的, 某些组织保留其文件的多个版本。默认情况下, 版本控制处于关闭状态。若要启用和实施版本控制决定, 您必须具有 "完全控制" 或 "设计" 权限。

你可能还希望同时跟踪文件的主要版本和次要版本。例如, 如果你想要了解法律观点的发展情况, 或者要了解当前正在开发的新计划的想法, 这将非常有用。主要版本可以表示文档已准备好供广大受众审阅, 而次要 (草稿) 版本是一个正在进行的工作, 但尚未准备好用于宽循环。

主要版本是指自上次主要版本后有明显变化的版本, 它由一个整数 (例如2.0 主要版本) 标识为对库具有访问权限的所有用户通常可见。次要版本是指自上一主版本后仅具有适度更改的版本。它由十进制数 (如 2.1) 标识。通常情况下, 只有进行了更改的用户和具有 "完全控制" 或 "设计" 权限的用户才能看到次要版本。但是, 您可以将库设置为允许所有网站用户查看所有可用草稿。

注意:  主要版本和次要版本只适用于库,不适用于列表。

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版本控制设置 – 工作原理

"版本控制设置" 对话框包含四个主要部分, 其中一些不与版本控制完全相关。每个部分在设置库时都需要做出决定。当然, 如果你有必要的权限, 你可以在以后更改设置。

  • "内容审批" 部分   。使用此部分可确定是否需要提交到库的项目的内容审批。

  • "文档版本历史记录" 部分   。使用此部分可选择可用的各种版本控制选项。下表列出了每个选项以及选择它的影响。

选择

影响

无版本控制

只有项目或文件的最新版本可供网站用户使用。这是默认设置

创建主要版本

将为每个主要版本创建和保留版本。 次要版本既不会创建也不能维护。

创建主要版本和次要 (草稿) 版本

文件签入时创建和跟踪主要版本和次要版本。正在处理该文件的人员必须在签入期间指示该文件是主要版本还是次要版本。

保留以下数量的主要版本

如果此可选设置的复选框处于选中状态, 则其下方的数字表示库中保留了多少个主要版本。例如, 如果该数字为 25, 则在创建26个版本时, 将删除最早的版本。然后, 只有版本2-26 可用。如果你阻止来自 proliferating 的版本数, 则可以更轻松地管理库。但是, 如果保留每个版本或大量版本非常重要, 则要么应用一个极大的限制, 要么不应用任何限制。

保留以下数量的主要版本的草稿

如果选择此可选设置, 框中的数字将决定保留的草稿版本数。例如, 你可能决定要保留25个主要版本, 但你只需要最新的五个版本的草稿。 除非你有法律或其他特殊要求, 否则你可能无需保留所有主要版本的所有草稿。

  • "草稿项目安全性" 部分   。使用此部分可确定哪些用户可以查看库中的草稿项目。你可以允许对库具有 "读取" 权限的任何用户查看它们, 也可以将视图限制为仅可编辑项目的用户, 或者仅限可对项目和审批项目的人员的作者。如果你选择限制视图, 则只有指定的查看者可以查看次要版本 (草稿)。其他用户只能看到主要版本。

  • "需要签出" 部分   。使用此部分可以指定用户是否必须先签出文件, 然后才能对其进行更改。

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在库中启用版本控制

  1. 导航到您打算使用的库。如果 "快速启动" 窗格中未显示 "库名称", 请单击 "所有网站内容", 然后选择您的库的名称。

  2. 在功能区上的 "库工具" 组中, 单击 "" 选项卡。

  3. 单击 "库设置" SharePoint Foundation 库功能区上的“库设置”按钮

  4. 在 "库设置" 页面上的 "常规设置" 下, 单击 "版本控制设置"。"版本控制设置" 对话框随即打开。

  5. 在 "文档版本历史记录" 部分中, 选择下列选项之一:

    • 创建主要版本-如果选择此设置, 则可以将限制设置为主要版本数。

    • 创建主要版本和次要 (草稿) 版本–如果选择此项, 则可以为要为其保留草稿的主要版本数和版本数设置限制。

  6. 可选: 限制要保留的版本数。

    • 如果要限制库中保留的版本数, 请选中 "保留以下数量的主要版本" 复选框。否则, 请不要选中它。在紧挨在复选框下方的框中, 输入要保留的版本数。

    • 如果要限制保留的草稿数量, 请选中 "保留以下数量的主要版本的草稿" 复选框。仅当选择了 "创建主要版本和次要 (草稿) 版本" 选项时, 此选项才可用。在紧挨在复选框下方的框中, 输入要为其保留草稿的版本数。

  7. 可选: 确定应允许哪些用户查看文档库中的草稿项目。在 "草稿项目安全性" 部分中, 选择以下选项之一。

    • 任何可读取项目的用户。如果选择此操作, 则允许访问具有网站的 "读取" 权限的任何人。当在 "文档版本历史记录" 部分中选择 "创建主要版本和次要 (草稿) 版本时, 此选项可用。

    • 仅限可编辑项目的用户。选择此 "" 以将草稿视图限制为具有编辑权限的用户。当在 "文档版本历史记录" 部分中选择 "创建主要版本和次要 (草稿) 版本时, 此选项可用。

    • 仅限可批准项目的用户 (以及项目的作者)。选择此选项可将视图限制为仅包含项目的原始作者以及具有审批库中项目的权限的人员。当 "内容审批" 部分设置为"是"时, 此选项可用。

  8. 可选: 确定是否需要在此库中签出。默认情况下不需要它。如果要更改默认值, 请在 "需要签出" 部分中选择"是"

  9. 单击"确定"以关闭对话框并返回到 "文档库设置" 页面。

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从库中删除版本控制

你可以在一段时间后确定你的库不需要该版本控制。如果你有完全控制或设计权限, 则可以从库中删除版本控制。

  1. 导航到您打算使用的库。如果 "快速启动" 窗格中未显示 "库名称", 请单击 "所有网站内容", 然后选择您的库的名称。

  2. 在功能区上的 "库工具" 组中, 单击 "" 选项卡。

  3. 单击 "库设置" SharePoint Foundation 库功能区上的“库设置”按钮

  4. 在 "库设置" 页面上的 "常规设置" 下, 单击 "版本控制设置"。

  5. 在 "版本控制设置" 对话框的 "文档版本历史记录" 部分中, 选择 "无版本控制"。这将删除你之前在此部分中创建的任何条目。

  6. 单击"确定"以关闭对话框并返回到 "文档库设置" 页面。

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视频: 在库中启用版本控制

在此视频演示中, 你将了解如何在库中启用和配置版本控制。此外, 你还将看到其他设置 (例如, 所需的签出或所需审批) 会影响版本控制在库中的工作方式。

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