为 Word 邮件合并准备 Excel 2016 数据源

为 Word 邮件合并准备 Excel 2016 数据源

你已构建联系人列表以及要用于 Word 邮件合并的其他数据。如果你的数据源是现有 Excel 电子表格,则只需为邮件合并准备数据。但如果你的数据源是制表符分隔 (.txt) 或逗号分隔值 (.csv) 文件,则需要先将数据导入到 Excel,然后将其准备用于邮件合并。

注意: 在早期版本的 Excel 中,你可能已结合 Word 中的分步邮件合并向导使用了动态数据交换 (DDE)。Excel 不再支持 DDE。如果你希望我们在 Excel 的下一版本中纳入此功能,请在 Excel 意见箱中留下评论。

步骤 1:在 Excel 中准备数据源

若已使用 Excel 电子表格作为 Word 中邮件合并的数据源,请转到本主题中的步骤 2。如果数据源为 .txt 或 .csv 文件例如包含 Gmail 联系人的此文件),请使用“文本导入向导”来设置 Excel 中的数据。

  1. 打开 Excel。

  2. 在“数据”选项卡上,选择“获取外部数据”>“自文本”。

    “数据”选项卡上已突出显示“从文本”选项。

  3. 选择所需的 .txt 或 .csv 文件,然后选择“导入”。

  4. 在“文本导入向导”的“原始数据类型”窗格中,选择“分隔符”。

    Excel 从文本中获取外部数据 - 文本导入向导步骤 1(共 3 个步骤)

  5. 如果要导入的文件包含标题,请选择“预览”窗格上方的“我的数据具有标题”复选框,然后选择“下一步”。

  6. 在“分隔符”窗格中,选择与数据所用的分隔符相匹配的复选框(如制表符或逗号),然后选择“下一步”。

    “文本导入向导”中已突出显示“分隔符”的选项。

    提示: “数据预览”窗格显示表格格式下的结果的样式。

  7. 在“数据预览”下,选择包含邮政编码的列,然后在“列数据格式”中选择“文本”。

    “文本导入向导”中已突出显示“列”数据格式的“文本”选项。

    注意: 每次将数据格式(常规、文本或日期)应用到某一列时,格式的名称都会在该列的表格标题中显示。

  8. 选择要更改的列和要应用的数据格式,根据需要重复步骤 7。

  9. 选择“完成”。

  10. 在“导入数据”对话框中,接受“现有工作表”和单元格地址的默认设置,然后选择“确定”。

    在“导入数据”对话框中,选择将数据放入现有工作表、默认设置或新工作表中

    警告: “导入数据”对话框中的单元格地址显示当前所选的单元格。从已命名的单元格地址开始导入数据。

  11. 使用新文件名称保存电子表格。

成功导入 .txt 或 .csv 文件后,转到步骤 2。

步骤 2:准备数据源

在要用于 Word 邮件合并中的邮件列表的 Excel 数据源中,确保数值数据列的格式列正确无误。例如,用数字设置列格式以匹配特定类别(如货币)。

如果选择百分比作为类别,请注意百分比格式将使单元格值乘以 100。如果想要避免乘法因素。请将百分比列的格式设置为文本。此外,包含邮政编码的列需要将格式设置为文本,以便在邮件合并过程中保留数据。如果格式未设置为文本,则编码中的前导零(如 00399)在邮件合并期间遭到删除。

  1. 打开 Excel 数据源,然后选择包含邮政编码的列。

  2. 在“开始”选项卡的“数字”组中,选择“数字格式”(常规)框向下箭头,然后选择列表中的选项。

    在 Excel“主页”选项卡的“数字”组中,选择“常规”框中的向下箭头,从而选择要使用的数字格式。

请确保在合并字段的前面或后面添加了适当的符号。例如,下面是货币和百分比值在省略符号后的显示方式。

邮件合并文档显示“你贡献了 50.00”和“给了你 20 的折扣”。

如果包含符号,则数字的意义更明确。

邮件合并结果文档显示“你贡献了 $50.00”和“给了你 20% 的折扣”。

在邮件合并文档中的合并字段前面或后面添加符号,如下所示:

示例邮件合并文档,其中名为“捐赠”的字段前面有美元符号,名为“百分比”的字段后接百分号。

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